Prelucrarea foilor de calcul cu Microsoft Excel XP/2003

Prelucrarea foilor de calcul

cu Microsoft Excel XP/2003

CUPRINS

Introducere: Pasii principali în prelucrarea de foi de calcul; Salvarea continutului foilor de calcul în alte formate (txt, html)

Operatii de baza pe o foaie de calcul: Inserarea de date; Selectarea de date; Copierea, mutarea si stergerea de date; rânduri si coloane

Formule si functii: Formule matematice simple; Folosirea de functii simple

Aranjarea datelor în foile de calcul

Tiparirea documentelor de tip foaie de calcul

Importarea de obiecte în foile de calcul: fisiere text, grafice, fisiere cu imagini

Reprezentarea grafica a datelor din foile de calcul

4.1 Introducere

Ce este Excel-ul ?

Excel este un pachet de programe de lucru cu tabele de calcul (spreadsheet în englez ) ce poate fi folosit în diverse calcule economice ce implica prelucrari de date ce interactioneaza între ele.

Orice foaie de calcul este împârtita într-o retea rectangulara de rânduri si coloane. Fiecare dreptunghi al acestei retele, se numeste celula si poate sa contina date numerice, date de tip data si timp, siruri de caractere.

Foile de calcul individuale pot fi combinate si legate între ele. Ele pot fi inserate în documente produse de prin programe cum sunt procesoarele de texte sau pachetele de programme de desen. De asemenea, ele pot fi folosite pentru transformarea informatiei numerice în prezentari sub forma grafica, sub forma de grafice prin puncte, grafice cu bare (histograme), diagrame cu sectoare de cerc etc., care sunt mai sugestive.

Crearea unei foi de calcul

La deschiderea aplicatiei Microsoft Excel XP/2003, se creeaza în mod automat o noua carte de lucru (workbook) având un nume generat automat. Cartea de lucru contine în mod implicit 3 foi de lucru, ulterior putându-se adauga noi foi de calcul sau elimina din foile existente.

Operatiile de salvare si deschidere actioneaza asupra cartilor de calcul si nu asupra foilor de calcul, acestea fiind cuprinse în cartea de calcul.

Pentru crearea 16216s1823q unei noi carti de calcul Excel apelati la comanda Nou din meniul Fisier.

Salvarea unei foi de calcul

Pentru a se pastra modificarile aduse unei foi de calcul cartea care contine foaia modificata trebuie salvata. Salvarea se realizeaza respectând urmatorii pasi:

La prima salvare a cartii va trebui sa indicati un nume si o locatie unde fisierul este salvat si înregistrat. Dupa aceasta prima salvare prin apasarea butonului Save modificarile aduse fisierului Excel XP vor fi salvate în fisierul cu numele si locatia data la prima salavare. Daca se doreste ulterior o modificare a locatiei sau a numelui de fisier se procedeaza astfel :

Din noua fereastra de dialog puteti sa salvati fisierul sub un alt nume si/sau într-o alta locatie.

Deschiderea unei foi de calcul

Deschiderea unei carti de calcul se realizeaza respectând urmatorii pasi :

Sau

Salvarea continutului foilor de calcul în alte formate

O carte Excel poate fi salvata si în alte formate decât formatul nativ xls, cum ar fi: format text, format csv sau format html.

4.2. Operatii de baza pe o foaie de calcul

Deplasarea în cadrul unei foi de calcul

Deplasarea în cadrul unei foi de calcul se poate face cu ajutorul mouse-ului prin clic cu mouse-ul pe celula pe care doriti sa va pozitionati sau cu ajutorul tastaturii folosind sagetile de pe tastatura.

Fiecare celula are o adresa unica, adresa formata din litera ce identifica coloana urmata de numarul rândului. Pentru o deplasare rapida în cadrul foii de calcul se poate folosi comanda Salt la.. din meniul Edit sau apasarea pe tasta F5. În noua caseta de dialog introduceti adresa celulei pe care doriti sa va pozitionati.

Inserarea de date

Inserarea informatiilor într-o foaie Excel se face  respectând urmatorii pasi :

pozitionarea în celula ce trebuie completata cu informatii;

introducerea informatiei de la tastatura.

Într-o celula Excel se pot introduce urmatoarele tipuri de informatii : Text, Data, Ora, Numere

Selectarea celulelor

Anumite operatii cer mai întâi selectarea unor celule. Selectia celulelor poate fi realizata prin mai multe metode:

1) Pentru celule adiacente

a)      Plasati cursorul mouse-ului în unul din colturile domeniului de selectat, faceti clic pe butonul din stânga mouse-ului si tinându-l apasat mutati cursorul mouse-ului în coltul opus al domeniului dorit a fi selectat, apoi eliberati butonul mouse-ului.

b)      Plasati cursorul mouse-ului în unul din colturile domeniului de selectat, faceti clic pe butonul din stânga al mouse-ului si tinând apasata tasta SHIFT, deplasati cursorul mouse-ului în coltul opus al domeniului de selectat si apasati din nou butonul din stânga al mouse-ului.

c)      Plasati cursorul mouse-ului in unul din colturile domeniului de selectat, faceti clic pe butonul stâng al mouse-ului, apasati tasta F8, mutati cursorul mouse-ului în coltul opus al domeniului de selectat si faceti clic din nou pe butonul stâng al mouse-ului. Apasati din nou tasta F8.

2) Pentru celule neadiacente

a)      Plasati cursorul pe prima celula ce trebuie selectata apoi tinând apsata tasta CTRL faceti clic pe fiecare din celulele ce trebuie sa fie selecate. În final eliberati tasta CTRL.

Oricarui domeniu selectat i se poate atribui un nume, acest nume putând fi folosit ulterior pentru a referi domeniul.

Atribuirea de nume pentru celule sau domenii

Pentru a denumi un domeniu de celule selectate se selecteaza celulele dorite a fi denumite, se face clic pe meniul Inserare si din submeniul afisat se alege optiunea Nume si apoi comanda Definire , unde puteti specifica un nume pentru celulele selectate.

Eliminarea numelor domeniilor

Pentru a elimina o denumire a unui domeniu de celule se selecteaza comanda Definire din meniul Inserare, se selecteaza numele domeniului dorit a fi sters si se face clic pe comanda stergere.

Copierea datelor

Copierea datelor dintr-o foaie Excel se realizeaza respectând urmatorii pasi:

Se selecteaza celulele ce contin informatia ce trebuie copiata;

Se alege comanda Copiere din meniul Editare ;

Se selecteaza celula destinatie ;

Se da comanda Lipire.

Mutarea datelor

Mutarea datelor într-o foaie Excel se realizeaza respectând urmatorii pasi:

Selectati datele ce vor fi mutate;

Alegeti comanda Decupare din meniul Editare.

Selectati zona destinatie printr-un clic pe o celula;

Alegeti comanda Lipire din meniul Editare.

Operatiile de copiere si mutare a datelor pot fi realizate si cu ajutorul mouse-ului prin metoda numita Drag & Drop astfel:

Se selecteaza informatia dorita a fi copiata sau mutata

Pentru copiere :

q       se tine apasata tasta Ctrl si se deplaseaza domeniul de celule selectat prin pozitionarea mouse-ului pe conturul selectiei si tragerea mouse-ului

Pentru mutare

q       se deplaseaza domeniul selectat prin tragerea lui cu ajutorul mouse-ului într-o noua pozitie fara a tine apasata vreo tasta în timpul acestei operatii ;

3) Se eliberarea butonului stânga al mouse-ului

stergerea datelor

Excel face diferenta între continutul unei celule si formatul acesteia. Continutul unei celule desemneaza informatia înregistrata în celula. În schimb formatul desemneaza tipul datelor înregistrate (numere, date calendaristice, text) dar si modul în carea acestea sânt afisate (îngrosat, italic, subliniat, alinierea la stânga, alinierea la dreapta, font-ul folosit, dimensiunea acestuia, culoarea etc). Astfel ca în momentul în care doriti sa stergeti o informatie dintr-o celula puteti opta pentru a sterge : formatul, continutul sau formatul si continutul. Pentru a specifica ce anume doriti sa stergeti selectati din meniul Editare - > Golire optiunea :

Totala (stergerea atât a continutului cât si a formatului existent în celula respectiva)

Formate (stergerea elementelor de formatare existente în celula selectata)

Cuprins (stergerea continutului din celula selectata

stergerea celulelor

In anumite situatii aveti nevoie de stergerea informatiei existente în celule cu tot cu celulele respective.

Pentru a sterge atât informatia cât si celulele care contin informatia respectiva selectati celula-celulele în cauza apoi alegeti din meniul Editare comanda stergere. Apare o caseta de optiuni în care puteti specifica modul în care se vor deplasa celulele din vecinatatea domeniului sters.

Rânduri si coloane

O foaie Excel reprezinta o retea rectangulara de rânduri si coloane. Rândurile sânt numerotate de la 1 pâna la 65536, iar coloanele cu litere ale alfabetului englez începând cu A pâna la Z, urmate apoi de combinatii de litere AA, AB, AC, ., AZ, BA, BB ...BZ , ...,IA, IB, ., IV.

Fiecare celula este identificata în mod unic printr-o expresie de forma :

Numefoaie!NumeColoanaNumarLinie.

Modificarea latimii unei coloane sau a mai multor coloane.

q       Selectati coloana sau coloanele a caror latime trebuie modificata prin clic pe numele coloane (A, B, C) daca este numai una ; 

q       Clic cu mouse-ul pe prima coloana pe care doriti sa o modificati , apasati tasta SHIFT daca sunt mai multe coloane consecutive apoi clic pe ultima coloana dorita a fi cuprinsa în selectie ;

q       Deplasati cursorul mouse-ului în antetul coloanelor (unde sunt numele coloanelor)  la granita dintre doua coloane ;

q       Prin operatia de Drag&Drop redimensionati latimea coloanelor .

Modificarea latimii unui rând

q       Selectati rândul sau rândurile dorite a fi redimensionate

q       Pozitionati cursorul mouse-ului la granita dintre doua rânduri

q       Redimensionati înaltimea rândurilor prin operatia de Drag&Drop

Ascunderea unui rând sau a unei coloane

q       Selectati rândurile sau coloanele pe care doriti sa ascundeti.

q       În meniul Format, pozitionati indicatorul pe Rând sau Coloana, apoi faceti clic pe Ascundere

Afisarea unui rând ascuns sau a unei coloane ascunse

q       Selectati un rând sau o coloana de fiecare parte a rândurilor sau coloanelor ascunse pe care le doriti afisate.

q       În meniul Format, pozitionati indicatorul mausului pe Rând sau Coloana, apoi faceti clic pe Reafisare

Inserarea unor coloane sau rânduri

q       Selectati rândul sau coloana în fata careia trebuie facuta inserarea;

q       Selectati meniul Inserare

q       Alegeti optiunea Rânduri sau Coloane dupa cum vreti sa inserati un rând sau o colana.

q       Noul rând sau noua coloana va apare imediat în foaia de calcul, rândurile sau coloanele fiind automat renumerotate

4.3. Formule si functii

Formule

O formula este o informatie care se introduce într-o celula dintr-o foaie de calcul si care permite calcularea dinamica a unor valori. O formula poate contine numere, text, operatori, adrese relative si/sau absolute de celule, functii si alte formule. Daca o valoare referita de o formula este modificata, atunci Excel va reevalua automat formula în cauza.

Despre operatori de calcul

Operatorii indica tipul de calcul pe care doriti sa-l efectuati cu elementele unei formule. Microsoft Excel dispune de patru tipuri diferite de operatori: aritmetici, de  comparatie, text si referinte.

Operatori aritmetici   Pentru a efectua operatii matematice de baza, cum sunt adunarea, scaderea, înmultirea, sau producerea de rezultate numerice prin evaluarea unor expresii, utilizati urmatorii operatori aritmetici.

Operatori de comparare.   Este posibil sa comparati doua valori cu operatorii urmatori. Când doua valori sunt comparate utilizând acesti operatori, rezultatul este o valoare logica, fie TRUE, fie FALSE.

Formulele sunt expresii matematice care efectueaza calcule cu valorile din foaia de lucru. O formula începe cu semnul egal (=). De exemplu, formula urmatoare înmulteste 2 cu 3, apoi aduna 5 :

Functii

Functiile sunt formule predefinite care efectueaza calcule utilizând anumite valori, numite argumente, într-o anumita ordine, sau structura. Functiile pot fi utilizate pentru efectuarea unor calcule simple sau complexe. De exemplu, functia SUM( A1 :A12) calculeaza suma valorilor din domeniul A1:A12.

Structura unei functii

Specificarea unei functii începe cu semnul egal (=), urmat de numele functiei, o paranteza deschisa, argumentele functiei separate de punct si virgula si o paranteza închisa.

Numele functiei. Faceti clic pe o celula, apoi apasati SHIFT+F3 pentru a obtine o lista de functii disponibile.

Argumente. Argumentele pot fi numere, siruri de caractere, valori logice ca TRUE sau FALSE, matrice, valori de eroare ca #N/A sau referinte la celula. Argumentul precizat trebuie sa produca o valoare corecta. Argumentele pot fi si constante, formule sau alte functii.

Descrierea argumentelor. La tastarea functiei apare descrierea sintaxei si a argumentelor. De exemplu, când tastati =Sum() apare descrierea functiei. Descrierea apare numai pentru functiile predefinite.

Introducerea formulelor

La crearea unei formule care contine o functie, caseta de dialog Inserare functie ajuta la introducerea functiilor în celulele unei foi de lucru. Pe masura ce se introduce o functie în formula, caseta de dialog Inserare functie afiseaza numele functiei, fiecare argument al acesteia, o descriere a functiei si a fiecarui argument, rezultatul curent al functiei si rezultatul curent al evaluarii întregii formule.

Copierea si mutarea formulelor

O formula se poate copia si utiliza în alte celule sau se poate muta într-o alta celula din foaia de calcul curenta sau chiar din alte foi de calcul. Copierea sau mutarea unei formule se face cu aceleasi metode ca cele cu care se face copierea sau mutarea datelor, doar ca din meniul Editare se alege comanda Lipire Speciala. Daca formulele copiate sau mutate nu contin adrese relative de celule sau domenii atunci prin copiere sau mutare ele nu sunt modificate.

Daca formulele contin adrese relative de celule, atunci prin copiere sau mutare acestea pot fi modificate. Ceea ce se modifica sunt adresele relative de celule. In formulele modificate noile adrese relative se obtin în functie de pozitia din foaia de calcul unde acestea au fost copiate sau mutate.

Daca se muta sau se copie un domeniu ce contine atât o formula de calcul cât si date referite prin adrese relative atunci formula se va modifica în functie de noua pozitie a domeniului în foaia de calcul.

Exemplu :

q       În celula A4 este formula  =A1 + A2 + 1500"

q       Prin mutarea datei din celula A1 în celula C2, formula din celula A4 devine "=C2+A2+1500"

Daca se muta numai celula ce contine formula cu adrese relative nu si datele referite atunci în noua pozitie formula ramâne nemodificata.

Exemplu

q       În celula A4 este formula  "=A1+A2+1500"

q       Prin mutarea formulei din celula A4 în celula D4, formula din celula D4 ramâne neschimbata.

Copierea rezultatului evaluarii unei formule

Daca trebuie copiat într-o celula sau într-un domeniu doar valoarea rezultata din evaluarea unei formule nu si formula atunci procedati astfel.

Selectati celula care contine formula al carei rezultat trebuie copiat;

Alegeti optiunea Copiere din meniul Editare;

Selectati celula sau domeniul unde rezultatul evaluarii formulei trebuie copiat;

Alegeti din meniul Editate optiunea Lipire Speciala.   Pe ecran se va afisa cutia de dialog Lipire Speciala.

Din acesta cutia cu optiuni alegeti optiunea Valori.

Actionati butonul OK

4.5. Tiparirea documentelelor de tip foaie de calcul

Imediat ce ati terminat o foaie de calcul, o puteti tipari pe imprimanta. Puteti tipari foaia în întregime sau doar numai unele parti ale acesteia. Comenzile pentru a realiza aceasta operatie se afla în meniul Fisier:

Optiunea Initializare pagina. permite definirea parametrilor paginilor care trebuie tiparite. Pentru a specifica aceste informatii:

q       Selectati Fisier, Initializare pagina;

q       Apare pe ecran fereastra de dialog Initializare pagina

In cadrul ferestrei de dialog afisate sunt disponibile urmatoarele optiuni :

Optiunile se selecteaza printr-un simplu clic cu mouse-ul pe numele optiunii.

Optiunea Pagina

Aceasta optiune permite specificarea unor informatii privind orientarea paginilor (Tip Portret sau Tip Vedere), scalarea acestora (Ajustare la sau Potrivire la), dimensiunea hârtiei (Dimeniune hârtie), calitatea tiparirii (Calitatea imprimarii), si modul de numerotare a paginilor (Numarul primei pagini).

De exemplu, daca selectati comanda Ajustare la, atunci Ecxel va încerca sa afiseze foaia de calcul selectata pe numarul de pagini specificat aici.

Este recomandat ca înainte de a tipari efectiv o foaie de calcul sa examinati, prin afisare pe ecran, modul cum se va tipari foaia de calcul. Pentru a face acest lucru actionati butonul Examinare din fereastra Initializare pagina optiunea Pagina.

Optiunea Margins

Aceasta optiune va permite sa modificati limitele paginii în raport cu foaia de calcul de tiparit. Orice modificare de pozitie efectuata este vizibila imediat în zona Examinare. De înadata ce sunteti multumit de modul în care arata pagina, selectati printr-un simplu clic o alta optiune, actionati butonul OK pentru a iesi din fereastra de dialog Initializare pagina.

Optiunea Antet/Subsol

Optiunea Antet/Subsol va permite sa alegeti între a folosi un antet de pagina cu structura predefinita sau sa creati un antet de pagina cu o structura particulara.

Adaugarea unui antet sau a unui subsol predefinit

1. Faceti clic pe foaia de lucru.
2. În meniul Vizualizare, faceti clic pe Antet si subsol.
3. În casetele Antet sau Subsol, faceti clic pe antetul sau subsolul dorit.

Adaugarea unui antet sau subsol personalizat

Pentru fiecare foaie de lucru poate fi creat un singur antet si un singur subsol particularizate. Un antet sau un subsol particularizat nou creat va înlocui orice antet sau subsol particularizat din foaia de lucru.

1. Faceti clic pe foaia de lucru.
2. În meniul Vizualizare, faceti clic pe Antet si subsol
3. Pentru a baza un antet sau un subsol particularizat pe unul existent, faceti clic pe antetul sau subsolul respectiv în casetele Antet sau Subsol.
4. Faceti clic pe Antet particularizat sau Subsol particularizat.
5. Faceti clic pe caseta Sectiune stânga, Sectiune centrala sau Sectiune dreapta, apoi faceti clic pe butoane pentru inserarea informatiei referitoare la antet sau la subsol pentru acea sectiune.

Optiunea Foaie

Optiunea Foaie va permite sa definiti zona din foaie de calcul ce trebuie tiparita (se defineste ca un domeniu de celule) (Zona de imprimat), titlurile de coloane (Imprimare titluri), precum si alte optiuni de tiparire specifice (Imprimare si Ordinea paginilor)

Definirea zonei de tiparit

Implicit Excel stabileste ca zona de tiparit întreaga zona din foaia de calcul situata între celulele ocupate. Pentru a selectat o alta zona de tiparit trebuie sa procedati astfel :

q       Clic pe meniul   Fisier,

q       Alegeti optiunea Zona de imprimat ,

q       Alegeti comanda Stabilire zona de imprimat.

q       Selectati zona de celule dorita a fi listata la imprimanta.

Dupa ce zona de tiparit a fost selectata, Excel insereaza automat marcaje de pagini. Acestea indica pe ecran locul unde urmatoarele pagini de tiparit încep si unde se termina. Puteti introduce alte marcaje de pagina astfel :

q       Selecteaza celula ce urmeaza imediat dupa locul care doriti sa inserati un marcaj de pagina.

q       Selectati din meniul Inserare, optiunea Sfârsit de pagina

q       Aceasta va insera un marcaj de pagina pe orizontala si pe verticala (afisat ca o linie puncatata )

Pentru a insera un marcaj de pagina pe orizontala :

q       selectati rândul ce urmeaza imediat dupa locul în care doriti sa inserati un marcaj de pagina facând clic pe numarul acestuia

q       selectati din meniul Insereaza , optiunea Sfârsit de pagina,

Pentru a insera un marcaj de pagina pe verticala:

q       selectati coloana ce urmeaza imediat dupa locul în care doriti sa inserati un marcaj de pagina facând clic pe numele acesteia (A,B,C etc)

q       selectati din meniul Insereaza , optiunea Sfârsit de pagina,

Pentru a elimina marcajele de pagina

q       selectati celula unde marcajul de pagina a fost inserat

q       selectati din meniul Insereaza , optiunea Sfârsit de pagina,

Optiunea Examinare înaintea imprimarii va permite sa examinati modul în care vor arata paginile din foaia de calcul ce vor fi tiparite. Afisarea acestora se face pe ecranul calculatorului. Daca forma nu convine atunci se poate reveni imediat asupra optiunilor de tiparire. Pentru a initia secventa de examinare a modului de afisare a foii de calcul procedati astfel :

q       Actionati butonul Examinare inaintea imprimarii   , situat pe bara de comenzi rapide

q       Selectati  din meniul Fisier optiunea Examinare inaintea imprimarii

Apare o fereastra cu urmatoarele optiuni:

Tiparirea efectiva a unui document Excel

In momentul in care sunteti mutumiti de modul in care arata documentul de tiparit, dupa ce ati folosit optiunile prezentate mai sus, puteti efectiv sa tipariti pe imprimanta. Pentru a face acest lucru procedati astfel :

q       Selectati din meniul Fisier optiunea Imprimare

Apare o fereastra de dialog

In functie de optiunea activata în sectiunea De imprimat se poate tipari :

q       Domeniul de celule selectat, optiunea Selectie

q       Foaia curenta sau grupul de foi curent, optiunea Foile active

q       Totul, daca optiunea Tot registrul de lucru este selectata

Se pot tipari una sau mai multe copii pentru document (sectiunea Numar de copii).

Actionarea butonului OK trimite documentul spre a fi tiparit. Actionând direct pe butonul , ce apare pe bara de scule, se va tipari direct întreaga carte de lucru, fara a mai afisa cutia de dialog Imprimare.

4.6. Inserare obiecte într-o foaie de calcul

Intr-o foaie de calcul Excel se pot insera diferite tipuri de obiecte. Definim în acest caz obiectul ca fiind un fisier cu o anumita extensie. Astfel putem insera într-o foaie de calcul Excel urmatoarele tipuri de obiecte : fisiere Word, fisiere Excel, imagini, grafice etc.

Exista doua metode pentru inserarea unui obiect în foaia de calcul :

Obiectul este deja creat si salvat într-un fisier cu o anumita extensie si nume ;

Obiectul nu este creat înca, prin inserarea lui în cadrul un foi de calcul se va construi si continutul obiectului.

Pentru a insera un obiect care exista într-o foaie de calcul procedati astfel :

q       clic pe meniul Inserare

q       alegeti optiunea Obiect

q       în fereastra de dialog alegeti optiunea Creare din fisier

q       clic pe butonul Rasfoire

q       alegeti fisierul dorit a fi inserat ca obiect în foaia de calcul excel

Pentru a insera un obiect în foaia de calcul , obiect care nu este creat în momentul inserarii lui procedati astfel.

Inserarea unei poze din ClipGalary

clic pe optiunea Imagine   din meniul Inserare ;

alegeti optiunea Miniatura ;

în partea din dreapta a ecranului puteti insera una din imaginile existenta în biblioteca de imagini Clip Galary

Inserarea unei organigrame

clic pe optiunea Imagine din meniul Inserare

alegeti optiunea Organigrama ;

Este inserat un obiect în cadrul foii de calcul, obiect ce permite crearea de organigrame ;

Urmati indicatiile furnizate de acest utilitar

Importarea unei foi carte de lucru excel existenta:

Se face prin operatia de copiere sau mutare a unei foi de calcul

Procedati astfel

Deschideti ambele registre de calcul (registrul destinatie si registrul sursa)

Deschideti cartea excel ce contine foaia de calcul dorita a fi copiata ;

Clic cu butonul drept al mouse-ului în zona numelor de foi de calcul

Alegeti din meniu optiunea Mutare sau copiere ;

Selectati foaia de calcul dorita a fi copiata sau mutata în al doilea registru ;

a)      pentru operatia de mutare

alegeti din caseta numita în Registru registrul destinatie .

apasati tasta OK;

b)      pentru operatia de copiere

bifati optiunea Crearea unei copii;

alegeti din caseta numita în Registru registrul destinatie .

clic pe butonul OK

Pentru aducerea datelor din alte fisiere sau carti de calcul se foloseste o aplicatie a pachetului Office numita Microsoft Query.

Aplicatia permite aducerea unor informatii din surse de date externe programului Excel, cum ar fi : MS Access, Microsoft SQL 2000, fisiere text,  fisiere .csv, cu date exportate din alte programe etc.

4.7. Reprezentarea grafica a datelor din foile de calcul

Graficele sunt foarte utile pentru prezentarea informatiilor pentru a fi usor interpretate ; tendintele devin evidente si identificabile. Grafice au un impact pozitiv fata de numere.

Crearea unui grafic

Caz 1 : Pentru un domeniu de celule adiacente

Selectia unei celule din domeniul de valori

Apasarea tastei F11 ;

Se va crea o noua foaie în partea stânga a celei care contine sursa graficului., foaie ce va contine graficul cu un format implicit.

Caz 2 : Pentru un un domeniu de celule neadiacente

Se selecteaza doar celulele ce contin informatia dorita a fi reprezentata grafic si se reiau pasii de la cazul Cazul 1

O alta metoda de creare a graficului consta în apelarea la un asistent. Pentru a apela asistentul respectati urmatorii pasi :

Selectati o celula din domeniul de valori în cazul în care celulele sunt adiacente sau selectati toate celulele neadiacente ce compun sursa graficului.

Alegeti optiunea Diagrama din meniul Inserare.

Se activeaza un asistent care consta în parcurgerea urmatorilor pasi :

q       Pas 1. Alegerea tipului de diagrama. In acest pas se selecteaza un anumit tip de reprezentare grafica a informatiilor (Coloane, Puncte, Pie etc)

q       Pas 2. Stabilirea datele sursa ale diagramei. In acest pas se stabilesc seriile numerice ce vor fi reprezentate în grafic. In acest pas puteti sa  a) stergeti din seriile de date prin selectie si apasarea butonului Eliminare, b) adaugati noi serii de date prin apasarea butonului Adaugare.

q       Pas 3. Stabilirea optiunilor diagramei

In aceasta etapa se pot stabili diferite elemente de formatare a graficului cum ar fi :

a)      Titlul graficului ;

b)      Afisarea sau eliminarea axelor graficului;

c)      Adaugarea de linii pentru valorile de pe axa OY pentru a citire mai usoara a valorilor reprezentate în grafic ;

d)      Pozitionarea legendei în cadrul graficului;

e)      Adaugarea de etichete pentru seriile din grafic

f)        Adaugarea sursei de valori a graficului

q       Pas 4. Amplasarea diagramei.

Puteti stabili unde doriti sa pozitionati graficul :

a)      Optiunea Ca foaie noua permite amplasarea graficului pe o noua foaie

b)      Optiunea Ca obiect în permite amplasarea graficului pe una din foile existente. In acesta situatie alegeti din lista de valori, numele foiii ce va stoca graficul.

c)      Clic pe butonul Terminare

Formatarea graficului

De cele mai multe ori dupa creare graficul necesita diferite operatii de formatare pentru ca informatiile vizuale sa fie cât mai clare. Pentru formatarea unui grafic puteti apela la unul dintre urmatoarele instrumente :

Meniul Diagrama

Bara de comenzi rapide numita Diagrama

Folosind meniul Diagrama 

Meniul Diagrama este un meniu dinamic. Acest meniu este disponibil numai daca se selcteaza graficul. In caz contrar în locul lui apare meniul Date.

Primele 4 optiuni din meniu reprezinta cei patru pasi parcursi cu ajutorul asistentului, pasi ce au fost prezentati mai sus

Optiunea Adaugare Date permite sa adaugati la graficul existent noi serii de date. Pentru aceasta respectati urmatorii pasi :

Clic pe optiunea Adaugare Date din meniul Diagrama;

Selectati  noua/noile serii de date

Apasati butonul OK;

Folosind bara de comenzi rapide Diagrama

In mod implicit aceasta bara de comenzi nu este disponibila. Pentru a o activa respectati urmatorii pasi :

Clic pe optiunea Bare de instrumente din meniul Vizualizare

Bifati optiunea Diagrama

Pentru ca optiunile de pe aceasta bara sa fie active trebuie sa selectati graficul

Laborator

1. Deschideti fisierul LaboratorExcel din MyDocuments\Curs\Laboratoare\Excel.

2. In foaia numita tabel adaugati informatii legate de cheltuielile pe trimestrul 4

3. Copiati coloana cheltuieli în partea dreapta a coloanei Venituri

4. stergeti coloana cheltuieli initiala

5. Inserati o noua linie între liniile  7 si 8 pentru a introduce informatii legate de cheltuieliele si veniturile din trimestrul al 2 - lea.

6. Introduceti în noua linie creata urmatoarele informatii
   
   
   

7. Mutati tabelul în zona cu urmatoarea adresa : D15 :F19

8. Formatati antetul tabelului astfel : Bold, Italic, Underline.

9. Creati pentru primul trimestru urmatoarea formula în coloana Profit = Venituri - Cheltuieli.

10. Copiati formula si pentru celelalte trimestre

11. Aduceti în foaia de calcul Tabel un fisier imagine aflat în urmatoarea locatie :
    MyDocuments\Curs\Laboratoare\Excel\Imagine.bmp.

12. Marcati Tabelul pentru tiparirea la imprimanta.

13. Creati un grafic care are ca sursa tabelul creat anterior

14. Salvati cartea Excel în format html.

15. Vizualizati fisierul salvat in format html cu ajutorul aplicatiei Internet Explorer