Prezentarea programului Excel

Prezentarea programului Excel

Pornirea si parasirea programului

Pornirea:

Start, Programs, Microsoft Excel;

Start, New Office Document, Blank Workbook;

Cu ajutorul pictogramei de pe Desktop asociata programului Excel, memorat in fisierul Program FilesMicrosoft OfficeOffice10Excel.exe;

Adaugarea pictogramei Excel la dosarul Startup in vederea lansarii automate la incarcarea sistemului de operare.

Cu ajutorul pictogramei de pe Desktop asociata unui document .XLS;

Localizarea fisierului .XLS prin Windows Explorer sau My Computer si dublu clic pe numele sau.

Parasirea:

File, Exit;

Activarea butonului de pe bara de nume;

Clic dreapta pe butonul de pe bara de stare asociat programului Excel si Close;

Combinatia Alt+F4.

Registrul si elementele sale

Bara de titlu cu cele patru butoane.

Bara de meniuri - tipuri de comenzi, pictogramele comenzilor si butoanele barelor de instrumente, combinatiile de taste, meniurile contextuale.

Barele de instrumente - adaugarea si eliminarea barelor si a butoanelor. Butoanele barelor de instrumente Standard si Formatting.

Bara de formule cu zonele: Name Box (Functions cand se introduce '=' in celula curenta) , Cancel , Enter , Insert Function si Formula Bar (caseta cu continutul celulei curente - date sau formule) .

Randurile (articolele) numerotate de la 1 la 65536 si coloanele (campurile) numite prin literele alfabetului englez, de la A la Z, apoi de la AA la AZ, pana la IV (256 campuri).

Barele de defilare.

Etichetele foilor de lucru si butoanele de derulare . Numarul foilor de lucru dintr-un registru se stabileste in fereastra Options, subfereastra General, sectiunea Sheets in new workbook. Accesul la fereastra Options: Tools, Options . Modificarea este operationala la urmatoarea deschidere a mediului Excel si ramane astfel pana la o alta interventie.

Operatii asupra foilor de lucru:

Adaugarea unei foi la stanga foii active: Insert, Worksheet;

Adaugarea unei foi la stanga unei foi oarecare: clic dreapta pe eticheta foii si Insert;

Modificarea numelui foii active: Format, Sheet, Rename si introducerea noii denumiri;

Modificarea numelui unei foi oarecare: clic dreapta pe eticheta foii si Rename (sau dublu clic) si introducerea noii denumiri;

Schimbarea pozitiei unei foi prin tragerea ei cu mouse-ul;

Gruparea foilor de lucru in vederea crearii sau formatarii de foi identice:

foi separate: Ctrl+clic;

grup de foi: clic pe prima, apoi Shift+clic pe ultima din grup;

toate foile registrului: clic dreapta pe oricare eticheta si Select All Sheets;

Separarea foilor grupate:

clic pe orice eticheta de foaie care nu apartine grupului sau

clic dreapta pe orice eticheta a grupului si Ungroup Sheets.

Bara de stare cu informatii in functie de context.

Panoul de sarcini al registrului utilizat pentru cresterea randamentului de lucru. Este prezent la pornirea programului Excel daca este validata caseta Startup Task Pane, din fereastra de dialog Options (Tools, Options,  View, Show). Se poate activa prin View, Task Pane si se poate dezactiva prin View, Task Pane sau View, Toolbars, Task Pane.

Caseta de asistenta   plasata in partea dreapta-sus a ferestrei Excel, pentru acces la serviciul de asistenta.

Sugestii si asistenta

Sugestia de ecran (Screen Tip) - caseta de text asociata unui element din fereastra, afisata temporar la apropierea cursorului mouse-ului de obiect.

Asistenta contextuala, activata prin combinatia Shift+F1, duce la aparitia cursorului de informare contextuala .

Serviciul de asistenta completa, activat prin comanda Microsoft Excel Help a meniului Help sau prin F1.

Meniurile Excel, tipuri de comenzi

Meniuri:

Normale continand toate comenzile (Tools, Customize, Options, activare Always show full menus);

Adaptive continand comenzile frecvent folosite (Tools, Customize, Options, dezactivare Always show full menus);

Contextuale.

Comenzi:

Directe pentru lansarea unor actiuni;

Urmate de puncte de suspensie - deschid ferestre de dialog;

Urmate de simbolul - deschid submeniuri;

Corespunzatoare unor butoane de pe barele de instrumente;

Corespunzatoare unor combinatii de taste.

Pozitionarea in celulele foii de lucru

Combinatii de taste:

Tab - o celula la dreapta

Shift+Tab - o celula la stanga

Enter - o celula in jos (vezi Tools, Options, Edit, Move selection after Enter)

Ctrl+Home - pozitionare in celula A1

Ctrl+End - pozitionare in ultima celula cu informatii

Home - pozitionare la inceputul randului curent

Page Up - deplasare in sus cu un ecran

Page Dn - deplasare in jos cu un ecran

Alt+Pg Up - deplasare la stanga cu un ecran

Alt+Pg Dn - deplasare la dreapta cu un ecran

Ctrl+Pg Up - deplasare la foaia de lucru precedenta

Ctrl+Pg Dn - deplasare la foaia de lucru urmatoare

Ctrl(End)+↑ - deplasare la partea superioara a foii de lucru

Ctrl(End)+↓ - deplasare la partea inferioara a foii de lucru

Ctrl(End)+← - deplasare la stanga foii de lucru

Ctrl(End)+→ - deplasare la dreapta foii de lucru

Caseta Name Box pentru pozitionare la o anumita celula. Clic pe caseta, introducere adresa celula si Enter.

Comanda Go To, pentru acces la fereastra de dialog Go To, lansata prin:

Meniul Edit;

Tasta F5;

Combinatia Ctrl+G.

Comanda Special a ferestrei de dialog Go To deschide fereastra de dialog Go To Special, care permite selectarea celulelor cu un anumit continut.

Lucrul cu celule

Generalitati

Continutul celulelor: siruri de caractere avand lungime maxima 65000, numere, formule, date calendaristice, imagini sau combinatii ale acestora;

Textele, numerele si formulele sunt afisate pe bara de formule;

Celula activa este marcata prin indicatorul de celula si are adresa si continutul in bara de formule;

Introducerea se poate incheia prin Enter, Tab sau prin clic pe butonul Enter ; anularea introducerii se face cu ajutorul tastei Esc sau prin clic pe butonul Cancel ;

Stergerea continutului celulei active se face prin apasarea tastei Delete sau printr-o reintroducere.

Despre introducerea textelor:

Alinierea se face implict la stanga;

Textele lungi sunt aparent trunchiate;

Formatarea prestabilita este Arial 10 (vezi Tools, Options, General);

Textul asemanator cu unul introdus anterior este completat automat;

Etichetarea randurilor si coloanelor cu numele articolelor si ale campurilor.

Despre selectii:

O celula: clic pe celula respectiva;

Mai multe celule neinvecinate: clic pe prima celula, Ctrl+clic pe celelalte;

O zona: clic pe celula dintr-un colt al zonei, Shift+clic pe celula din celalalt capat al diagonalei;

Un rand/coloana: clic pe numarul randului/numele (litera/grupul de litere) campului;

Mai multe randuri/coloane neinvecinate: clic pentru primul rand/coloana, Ctrl+clic pentru celelalte;

Un grup de randuri/coloane: clic pentru primul rand/prima coloana, Shift+clic pentru ultimul numar de rand/nume de camp din grup;

Foaia de lucru: clic pe butonul Select All aflat in coltul din stanga sus al foii de lucru.

Latimea coloanelor si inaltimea randurilor:

Selectare coloane/randuri, Format, Column/Row, Autofit;

Selectare coloane/randuri, Format, Column, With/Row, Height;

Cursor mouse pe linia din dreapta numelui coloanei () sau pe linia de sub numarul randului ( ) si tragere.

Salvarea datelor

Salvare normala:

File, Save;

File, Save As, alegere Save in, alegere Save as type, completare File name si Save;

Ctrl+S;

Alt+F2

Clic pe butonul Save al barei de instrumente standard;

Salvare cu parola: File, Save As, Tools, General Options, completare Password to Open si Password to Modify, Advanced, alegere tip de criptare, OK, OK.

Salvare automata: Tools, Options, Save, Settings, Save AutoRecover info every . minutes;

Comutarea intre registrele deschise

Alegerea registrului din meniul Window;

Ctrl+F6 registrul urmator;

Ctrl+Shift+F6 registrul anterior;

Blocarea coloanelor si randurilor

Randuri: clic pe numarul randului urmator celor care se blocheaza, Window, Freeze Panes;

Coloane: clic pe numele coloanei din dreapta celor care se blocheaza, Window, Freeze Panes;

Eliminarea blocarii: Window, Unfreeze Panes;

Coloanele sau randurile blocate raman vizibile la scrolling. De obicei se blocheaza coloanele sau randurile de titlu.

Divizarea ecranului

In doua: selectare linie/coloana, Window, Split;

In patru: selectare celula, Window, Split;

Eliminarea divizarii: Window, Remove Split sau dublu clic pe o bara de divizare (intersectia barelor) sau tragerea barelor la marginea foii de lucru.

Ascunderea si afisarea coloanelor si randurilor

Ascunderea coloanelor si randurilor:

Tragere cu mouse-ul sau pana la disparitia coloanelor sau randurilor;

Selectare coloane sau randuri, Format, Column sau Row, Hide;

Selectare coloane sau randuri, clic dreapta pe selectie, Hide.

Afisarea coloanelor si randurilor ascunse:

Cursorul mouse-ului pe linia de separare groasa dintre coloane sau randuri si dublu clic;

Selectarea a doua coloane sau randuri aflate de o parte si de alta a zonei ascunse, Format, Column/Row, Unhide sau clic dreapta pe selectie si Unhide.

Sfaturi practice

Foaie de lucru fara grila:

Tools, Options, View, Window options, Gridlines;

Selectare foaie de lucru (Select All), clic pe butonul Fill Color al barei de instrumente Formatting si alegere White.

Scrierea textului dintr-o celula pe mai multe randuri cu ajutorul combinatiei Alt+Enter.