Marea putere a aplicatiei Microsoft Excel consta în multiplele posibilitati de analiza a datelor. Aceste proceduri contin componente pentru gestionarea datelor, analiza statistica a datelor, concentrarea datelor, reprezentari grafice etc. O mare parte dintre aceste proceduri sunt prezentate în continuare.
Trebuie remarcat ca, datorita posibilitatii de programare în Visual Basic, procedurile de analiza a datelor sunt practiv nelimitate, o serie întreaga de companii dezvoltatoare de software fiind axate pe creare unor noi componente.
Prin lista se întelege o serie de linii succesive într-o foaie de calcul, fiecare coloana din lista continând date cu aceeasi semnificatie logica. De exemplu, o lista de clienti poate contine o coloana cu numele, o coloana cu prenumele, o coloana cu numarul de telefon si o coloana cu valoarea comenzii.
Prima linie a unei liste este interpretata drept antetul listei si este recomandabil ca ea sa contina denumirile coloanelor.
Microsoft Excel dispune de proceduri prin care informatia dintr-o lista poate fi localizata dupa anumite criterii (de exemplu gasirea numarului de telefon al unui client), poate fi ordonata (de exemplu ordonarea alfabetica a listei clientilor), poate fi totalizata (de exemplu calcularea automata a totalului comenzilor unui client) etc. Din acest punct de vedere, multe dintre operatiunile elementare asupra unei baze de date pot fi efectuate pentru o lista Excel.
O lista este de altfel recunoscuta automat drept o baza de date prin
Coloanele listei sunt câmpuri ale bazei de date
Etichetele de coloane sunt denumirile câmpurilor
Fiecare linie din lista (cu exceptia primei linii) este o înregistrare.
Pentru ca o zona dreptunghiulara cu date sa fie recunoscuta drept lista trebuie (sau este recomandabil) ca:
Liniile si coloanele listei trebuie sa fie adiacente, cu alte cuvinte se va evita lasarea unor linii sau coloane libere.
Domeniul listei trebuie sa fie înconjurat de linii si coloane libere (în caz contrar se va considera ca lista include si informatia adiacenta, care, de regula, este altfel structurata)
Linia de antet se va diferentia prin format (culoare, fundal, font) si nu prin separarea cu o linie goala.
Este recomandat ca o foaie de calcul sa contina o sigura lista (anumite operatiu 747h720h ni nu se pot efectua simultan pe mai multe liste din aceeasi foaie, dar se pot efectua simultan pe liste din foi diferite).
Datele importante se vor plasa în coloanele din interiorul listei si nu pe extremitati.
La introducerea informatiilor text se va evita tastarea unor spatii initiale sau finale, în caz contrar sortarea si cautarea pot sa nu produca rezultatele dorite (un spatiu este considerat ca apartinând unei constante text).
Pentru a aplica o operatiune specifica, lista trebuie sa fie selectata în prealabil.
Selectarea se poate efectua total, prin procedeul uzual, dar acest fapt nu este necesar. Este însa suficient ca celula activa sa fie în interiorul listei pentru ca domeniul listei sa fie identificat în mod corect.
Ordonarea unei liste dupa anumite criterii este o operatiune utila atât în analiza datelor cât si pentru prezentarea datelor. Se pot ordona liniile (înregistrarile) listei sau coloanele (operatiune mai rara în practica) potrivit valorilor din coloane, respectiv linii specificate de utilizator.
Este posibila, de asemenea, ordonarea valorilor dintr-o linie sau coloana, independent de datele adiacente, daca în prealabil se selecteaza total celulele respective si se raspunde adecvat la dialogul afisat în acest caz de Excel (întrebarea este daca sa se extinda selectia la datele adiacente si se va raspunde negativ pentru o sortare partiala).
Datele pot fi sortate în ordine alfabetica, numerica (dupa valoare) sau calendaristica, în ordine crescatoare sau descrescatoare, dupa una sau mai multe coloane.
La sortarea informatiilor de tip text, Microsoft Excel ordoneaza de la stânga la dreapta, caracter dupa caracter.
Sortarea ascendenta a textului este bazata pe ordinea
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 ' - (spatiu) ! " # $ % & ( ) * , . / : ; ? @ [ \ ] ^ _ ` ~ + < = >
A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z
Sortarea ascendenta a numerelor este de la cel mai mic numar negativ la cel mai mare pozitiv.
Ordinea valorilor logice este FALSE TRUE.
Valorile eroare sunt egale (indiferent de tipul erorii).
Celulele goale sunt întotdeauna ordonate ultimele (indiferent de ordinea crescatoare sau descrescatoare).
Este posibil sa se aleaga, pentru informatii cu semnificatii locale, ordinea data de o lista creata de utilizator (meniul Tools, Options, Custom lists, vezi explicatiile date anterior).
Sortarea este condusa de parametrii fixati în dialogul Sort Options (afisat prin comanda Sort din meniul Data si actionarea butonului Options).
First key sort order - în lista derulanta se selecteaza ordinea de sortare (Normal sau dupa o lista definita de utilizator),
Case sensitive - se marcheaza daca ordonarea face diferenta între litere mari si mici,
Orientation - se fixeaza sortarea liniilor (Sort top to bottom) sau coloanelor (Sort left to right).
Dupa fixarea optiunilor, acestea ramân valabile pâna la urmatoarea modificare. Optiunile sunt permise doar pentru prima cheie de sortare (cheia principala).
Aranjarea listei dupa valorile dintr-o coloana (se modifica totusi ordinea tuturor liniilor, cu pastrarea alinierilor pe orizontala) se poate realiza prin actionarea uneltelor dedicate:
Click pe o celula din coloana dorita
Click Sort Ascending sau Sort Descending
,
Ordonarea poate fi efectuata dupa mai multe coloane (chei de sortare). În acest tip de sortare este importanta fixarea prioritatilor pentru coloane: liniile vor fi ordonate dupa prima coloana indicata, în caz de egalitate dupa prima coloana se ordoneaza dupa a doua coloana indicata, în caz de egalitate dupa primele doua coloane se ordoneaza dupa a treia coloana.
Se selecteaza lista (eventual doar prin pozitionarea celulei active în lista)
Se da comanda Sort din meniul Data. Este afisat dialogul Sort.
În listele derulante Sort by si Then by se aleg, în ordine, coloanele (câmpurile) de sortare.
Pentru fiecare cheie de sortare se fixeaza în grupul de butoane radio alaturat ordinea de sortare: crescatoare (Ascending) sau descrescator (Descending). Nu este necesar ca ordinea sa fie aceeasi pentru toate câmpurile.
În grupul My list has se specifica daca lista are linie antet (linia cu denumirile câmpurilor - Header row) sau nu dispune de antet (No header row). În primul caz se vor sorta doar înregistrarile reale (liniile 2 - .) din lista.
Butonul Options afiseaza dialogul Sort Options (explicat anterior).
Observatie 1. Daca se doreste sortarea listei dupa mai mult de trei coloane se alege urmatorul mecanism:
- se stabileste ordinea de prioritate a cheilor de sortare (de la cea mai importanta la cea mai putin importanta);
- se efectueaza sortarea dupa cele mai putin importante trei coloane;
- se continua cu urmatoarele trei coloane de prioritate mica s.a.m.d.
Observatie 2. Daca liniile sortate apartin unui outline (vezi subiectul respectiv), atunci sortarea pastreaza gruparile existente.
La sortare se poate inversa rolul liniilor si al coloanelor. Tot ceea ce s-a spus la ordonarea liniilor se pastreaza, schimbând "linii" în "coloane" si invers, daca se marcheaza în Sort Options caseta de control Sort left to right, dupa care se fixeaza analog liniile care au rolul de chei de sortare.
Deoarece anumite informatii care se prezinta drept texte (de exemplu: luni, marti, miercuri, joi etc.) nu pot fi ordonate ca text, neproducând ordinea corecta, se alege ordonarea dupa liste implicite sau create de utilizator.
Se selecteaza lista.
Se da comanda Sort din meniul Data.
Click Options.
Sub First key sort order se alege lista care da ordinea dorita si apoi OK.
Se continua în mod uzual cu fixarea celorlalte chei de sortare.
Observatie. Ordinea listei selectate în First key sort order se aplica doar coloanei mentionate în zona Sort by. Pentru a aplica ordini definite la mai multe coloane, fiecare coloana va fi ordonata separat, în ordinea inversa a prioritatilor.
Întelegem prin operatiunea de filtrare a informatiilor procesul prin care se selecteaza dintr-o lista doar acele înregistrari care satisfac anumite conditii impuse de utilizator. Procesul este, în buna parte, similar procesului de interogare a unei baze de date.
Comanda principala este Filter din meniul Data, dar sectiunile urmatoare vor mai trata subiecte care se pot înscrie în acelasi proces de filtrare (comanda Form, comanda Outline etc.).
Trebuie retinut ca o operatiune de filtrare presupune stabilirea unor criterii de selectie, care se pot defini ca o entitate distincta (într-o zona separata a foii de calcul) sau se pot selecta dintr-o suita de criterii creata în mod automat de catre Microsoft Excel prin analiza informatiilor din lista.
Accesul la principalele instrumente de selectare a informatiilor se realizeaza prin comanda Filter din meniul Data. Submeniul afisat dispune de trei noi comenzi
- AutoFilter, explicata în continuare.
- Show All, prin care se afiseaza toate înregistrarile listei (anuleaza filtrarile active).
- Advanced Filter, explicata în continuare.
Operatiunea
cea mai rapida de regasire a unor informatii dintr-o
lista se realizeaza prin succesiunea de comenzi Filter (din meniul Data)
urmata de AutoFilter (din
submeniul afisat). Ca urmare a comenzii, fiecare denumire de câmp apare pe
foaia de calcul însotit de un buton de lista derulanta, ca în
figura alaturata.
Prin actionarea butonului de derulare apare o lista de optiuni, primele trei fiind standard: (All), (Top 10.), (Custom.), urmate de lista valorilor existente în coloana respectiva a listei.
Selectarea unei valori din lista derulanta produce afisarea doar a acelor înregistrari care au ca valoare a câmpului valoarea selectata (în acest mod se realizeaza filtrarea).
Selectarea intrarii (All) produce afisarea tuturor înregistrarilor (anularea filtrarii pentru câmpul respectiv).
Selectarea intrarii (Top 10.) este posibila pentru câmpuri numerice si arata doar primele înregistrari, în ordinea crescatoare sau descrescatoare a valorilor, ordinea fiind fixata într-un dialog intermediar. Se poate alege si numarul înregistrarilor afisate (nu este obligatoriu 10).
Selectarea intrarii (Custom.) afiseaza un dialog care permite stabilirea unei conditii de filtrare mai complexe (de exemplu doar înregistrarile cu salariatii care au salariu mai mic de 1000000 de lei dar mai mare sau egal cu 700000 de lei).
În primul grup de optiuni se fixeaza prima conditie prin alegerea operatorului în prima zona si valorii de comparatie în a doua zona. Se alege operatorul logic dintre conditii (daca exista o a doua conditie) prin butoanele radio, dupa care se fixeaza a doua conditie.
Conditia compusa realizata astfel se aplica doar câmpului pe care se stabileste filtrarea curenta.
Observatie. Pentru a realiza o filtrare care implica mai multe câmpuri (de exemplu angajatii care au salariu mai mic de un milion de lei si au mai mult de doi copii) se stabileste câte un filtru pe fiecare câmp. Actiunea comuna produce selectarea dorita (o data aplicat filtrul pentru o coloana, orice alta filtrare ulterioara se aplica doar înregistrarilor deja selectate).
Prin comanda Advanced Filter este posibil ca înregistrarile selectate sa fie copiate în alta locatie din foaia de calcul. Un alt avantaj este acela al vizibilitatii conditiilor prin faptul ca se defineste o zona, numita în general Criteria, care contine conditiile de filtrare pentru toate coloanele dorite. Lista trebuie sa aiba obligatoriu etichete de coloane pentru a aplica aceasta procedura. Pasii urmati sunt
v Definirea criteriilor de filtrare.
Se copie etichetele coloanelor implicate în filtrare
Se alipesc într-o prima linie a zonei care va fi zona Criteria.
În liniile urmatoare se scriu conditiile de filtrare (vezi explicatiile care urmeaza).
v Comanda Advanced Filter.
Se selecteaza lista (eventual doar prin pozitionarea celulei active în lista).
Comanda Filter din meniul Data si apoi Advanced Filter.
Se aleg optiunile dorite (vezi figura care urmeaza).
Se actioneaza OK.
Este obligatoriu ca zona de criterii sa fie separata prin cel putin o linie (coloana) goala de lista propriu-zisa (altfel identificarea automata a listei este gresita).
Este recomandabil ca zona de criterii sa fie sub lista. Aranjarea criteriilor pe linii comune cu lista poate produce neajunsuri prin ascunderea în urma filtrarii a acestor linii.
Dialogul Advanced Filter este prezentat în figura urmatoare.
În grupul Action se alege modul de efectuare a filtrarii: Filter the list, in-place produce filtrarea listei pe loc (prin ascunderea liniilor neselectate), Copy to another location produce copierea înregistrarilor selectate în alta zona a foii de calcul.
În List range se specifica domeniul ocupat de lista. De regula acest domeniu este stabilit automat, dar este posibil sa se specifice un subdomeniu, daca nu se doreste filtrarea întregii liste.
În Criteria range se specifica domeniul ocupat de criteriile de filtrare. Daca în foaie exista o zona denumita Criteria, adresa zonei apare automat în Criteria range.
În Copy to se specifica domeniul în care se copie înregistrarile selectate (daca este marcata optiunea Copy to another location. Este suficient sa se indice doar coltul din stânga sus al zonei receptoare.
Caseta de control Unique records only se marcheaza daca se doreste ca selectia obtinuta în urma filtrarii sa contina înregistrari unice.
Conditiile de filtrare se aranjeaza într-o lista având ca linie de antet denumirile coloanelor (câmpurilor), din lista care se filtreaza, pentru care se definesc conditiile. Pentru o conditie creata ca rezultat al unei formule nu trebuie sa existe, totusi, denumire.
Toate conditiile scrise pe aceeasi coloana se refera la coloana cu denumirea din antet.
Conditii care se scriu pe aceeasi linie trebuie sa fie îndeplinite simultan (operatorul logic "si").
Conditiile care se scriu pe linii diferite se considera legate prin operatorul logic "sau" (deci sunt selectate înregistrarile care îndeplinesc cel putin o linie de conditie din criterii).
|
Nume |
|
Beethoven |
|
Berlioz |
|
Bach |
Sunt selectate înregistrarile care au în coloana Nume una dintre valorile Beethoven, Berlioz, Bach. Este de observat ca doua valori se pot indica si în Auto Filter.
|
Nume |
Simfonii |
Anul |
|
Beethoven |
>5 |
<1900 |
Se obtin înregistrarile care contin la Nume valoarea Beethoven, care la Simfonii au o valoare mai mare decât 5 si care are Anul mai mic de 1900. Se observa ca între conditii exista cuvântul "si", semnificând îndeplinirea simultana a conditiilor.
|
Nume |
Simfonii |
Anul |
|
Beethoven | ||
|
>5 | ||
|
<1900 |
Sunt selectate înregistrarile care au la Nume valoarea Beethoven, cele care au la Simfonii o valoare mai mare decât 5 si cele care au Anul mai mic decât 1900.
|
=Anul>1900 |
Se pot utiliza denumirile coloanelor din lista, se remarca lipsa denumirii în antetul coloanei din zona de criterii. Rezultatul filtrarii este corect chiar daca în foaia de calcul apare o eroare (#NAME?) la scrierea conditiei deoarece anumite denumiri nu sunt definite prin Insert Names.
Microsoft
Excel dispune de o componenta dedicata introducerii dirijate a
înregistrarilor într-o lista si a navigarii între
înregistrarile care îndeplinesc o anumita conditie. Desi
pentru liste de mici dimensiuni componenta pare a fi declasata de operarea
uzuala din foaia de calcul, utilitatea se vede pentru liste de dimensiuni
mai mari, care depasesc, sa spunem, 2 ecrane.
Comanda principala este Form din meniul Data, atunci când lista este selectata. Se afiseaza un dialog construit dinamic de mediul Excel, adaptat la lista procesata. Un exemplu este oferit de figura urmatoare.
Se observa ca în partea din stânga se însiruie zone de editare cu denumirile câmpurilor din lista (în cazul exemplului nume, prenume si telefon), dotate inclusiv cu shortcut-uri.
În partea din dreapta sunt butoanele care permit operatiile uzuale pentru înregistrari, primul mesaj aratând a câta înregistrare este afisata din numarul total.
New - se furnizeaza o înregistrare vida, ale carei câmpuri pot fi completate în zonele respective. Navigarea între acestea se poate efectua cu TAB, mouse, shortcut (ALT+litera subliniata). Înregistrarea este creata atunci când se termina cu o noua comanda New sau cu ENTER.
Delete - se sterge îngistrarea curenta (cea afisata).
Restore - se poate reface starea initiala a înregistrarii daca s-a modificat vreo valoare. Nu are legatura cu anularea stergerii unei înregistrari (stergerea este permanenta).
Find Prev - trece la înregistrarea precedenta, daca exista.
Find Next - trece la înregistrarea urmatoare, daca exista.
Criteria - permite trecerea
formularului în starea de filtrare a informatiilor. În aceasta stare,
zonele de editare devin zone în care se pot scrie sabloane de cautare
(cautare dupa model). Prin butoanele Find Prev si Find Next
se poate atunci naviga doar între întregistrarile care îndeplinesc
conditiile de filtrare. În figura alaturata este prezentat un
exemplu de cautare. Se observa mesajul Criteria (pentru starea formularului), New este inhibata, Clear
produce anularea sablonului, Restore,
Find Prev si Find Next au
functiile explicate mai sus iar Form
este butonul prin care se revine la starea de formular de culegere de date.
Exemplul din imagine produce filtrarea si navigarea între
înregistrarile care au în câmpul Nume
valori care încep cu "Dum". În cazul în care se completeaza
si celelalte câmpuri, conditiile se verifica simultan
(operatorul logic "si"). Dupa stabilirea filtrului, comanda
Find Prev sau Find Next pozitioneaza formularul pe prima înregistrare
care satisface conditia (în sensul de parcurgere selectat), trece
formularul în starea formular de culegere, dar filtrul ramâne activ
pâna când se trece în Criteria
si se da comanda Clear care
anuleaza filtrul impus.
În analiza datelor sunt foarte frecvente situatiile în care este necesar sa se calculeze anumite functii pentru fiecare categorie de înregistrari ale unei liste. De exemplu,
- câstigul mediu pentru fiecare compartiment al unei întreprinderi;
- numarul de clienti din fiecare zona geografica;
- valoarea totala a marfurilor din stoc, pe categorii etc.
În asemenea situatie este normal ca un câmp al înregistrarii sa realizeze clasificarea înregistrarilor (sectia, zona geografica, categoria de marfa etc.), lipsa acestei informatii facând imposibila calcularea automata a functiilor totalizatoare.
Din exemplele de mai sus se observa ca o functie totalizatoare poate fi
- adunarea,
- numararea,
- media aritmetica,
- valoarea extrema (maxima sau minima),
- o alta functie statistica.
Pentru a realiza includerea automata în lista a rezultatelor functiilor totalizatoare se parcurg pasii:
- se ordoneaza lista dupa câmpul clasificator (încât toate înregistrarile care apartin unei categorii sa fie situate grupat);
- se selecteaza lista;
-
se da comanda Subtotals din
meniul Data. Ca urmare se
afiseaza dialogul Subtotal
prezentat în figura alaturata si explicat în continuare.
At each change in - se fixeaza pe câmpul care realizeaza clasificarea (la fiecare schimbare în valoarea acestui câmp se introduce un subtotal.
Use function - se selecteaza din lista derulanta functia de totalizare.
Add subtotal to - se marcheaza câmpurile pentru care se calculeaza totalizarile.
Replace current subtotals - se marcheaza daca lista are deja subtotaluri, care se elimina.
Page break between groups - se marcheaza daca, la tiparire, fiecare grup apare pe o pagina noua.
Summary below data - se marcheaza pentru includerea unui total general. Acesta este obtinut din înregistrari si nu din subtotalurile intermediare.
Remove All - actionarea acestui buton elimina toate subtotalurile din lista selectata.
Ca
rezultat al comenzii se restructureaza linii listei prin inserarea
liniilor de total iar structura obtinuta
este dotata cu instrumentul outline (explicat într-o sectiune
separata). Un exemplu este prezentat în figura urmatoare.
Se observa ca la fiecare schimbare în câmpul nume (selectat în optiunea At each change in) se calculeaza un total pentru câmpul valoare (marcat în Add subtotal to). La sfârsitul listei a fost calculat si totalul general (efectul marcarii optiunii Summary below data).
Este de mentionat, în final, ca modificarea înregistrarilor listei duce în mod automat la recalcularea totalurilor.
În situatia în care structura datelor dintr-o lista este complicata prin introducerea unor coloane sau linii totalizatoare (de tipul subtotalurilor discutate anterior), este utila, ca instrument de analiza, afisarea, la un moment dat, doar a rezultatelor sintetice. Se realizeaza astfel separarea informatiilor esentiale de detalii care pot sa îngreuneze receptarea corecta a situatiilor prelucrate.
Procedura oferita de Microsoft Excel pentru situatia discutata este cea de outline si consta în dotarea foii de calcul cu o serie de simboluri grafice active prin actionarea carora se ascund sau se vizualizeaza detalii de un anumit nivel.
Observatie. Termenul outline poate fi tradus prin trasare, conturare, schitare etc., dar pentru a crea (psihologic) imaginea complexitatii operatiunii vom utiliza frecvent termenul original.
Pentru a putea fi analizata în mod automat si a se realiza trasarea, foaia de calcul trebuie sa fie organizata, pe portiunea listei implicate, într-un mod sistematic prin includerea unor linii/coloane de totalizare. Formulele care compun o linie/coloana totalizatoare trebuie sa se refere la celule dispuse într-un acelasi mod (în aceeasi directie) si sa fie fie plasate într-o aceeasi parte fata de detalii (toate la stânga sau toate la dreapta, toate deasupra sau toate sub).
Un outline se poate realiza automat prin:
- selectarea domeniului prelucrat
- comanda Group and Outline din meniul Data
- comanda Auto Outline din submeniul afisat de comanda precedenta.
Pe laturile foii de calcul se afiseaza simbolurile de outline explicate în continuare.
Row Level Bar (bara de nivel pentru
linii), cu imaginea alaturata, pe care se remarca o linie în
forma de paranteza patrata care grupeaza liniile
detaliu (utilizate în formula totalizatoare) si linia totalizatoare.
Liniile detaliu sunt indicate prin puncte iar linia totalizatoare este
indicata de butonul de control de la extremitatea simbolului. Butonul de
control, de tip comutator, poate fi actionat cu mouse-ul si contine
în forma extinsa semnul "-", care se transforma în
"+" pentru forma restrânsa.
Column Level Bar (bara de nivel pentru
coloane), cu imaginea alaturata, asemanatoare barei de
nivel pentru linii dar asezata orizontal.
Level Symbol (simbol de nivel), grupate
pe verticala si orizontala în coltul stânga sus al foii de
calcul, câte un simbol pentru fiecare nivel de totalizare. Fiecare simbol este
un buton de control, vizibil în figura alaturata, si poate fi
actionat cu mouse-ul. Pe fiecare simbol de nivel este trecut
numarul nivelului respectiv (1 este pentru nivelul maxim).
Imaginea alaturata arata un outline realizat automat. Se remarca în structura datelor detaliile (datele privind vânzari în fiecare magazin al unei retele), liniile si coloanele totalizatoare.
Se observa ca, pentru simplitate, s-a ales o structura de date initiale care are doar doua nivele: detalii si totaluri. Se pot însa introduce pâna la opt niveluri multiple de outline (de exemplu s-ar putea grupa magazinele si pe un nivel intermediar al zonei, s-ar pute introduce un supranivel prin apartenenta retelei de magazine la un grup comercial cu multiple activitati etc.). Fiecare grup ar dispune atunci de barele de nivel si de simbolurile de nivel proprii.
Pentru date structurate în modul prezentat la trasarea automata, se poate realiza gruparea detaliilor prin operatiunile:
- selectarea liniilor (coloanelor) care contin detaliile,
- comanda Group and Outline din meniul Data,
- comanda Group din submeniul meniul afisat.
Ca urmare a procedurii se afiseaza simbolurile de outline respective.
Operatiunea se continua pentru urmatorul grup s.a.m.d.
Este recomandabil sa se efectueze mai întâi gruparea detaliilor pentru obtinerea nivelului 2, apoi pentru obtinerea nivelului 3 etc.
Microsoft Excel presupune în mod implicit ca liniile totalizatoare sunt situate dedesubtul liniilor cu detalii iar coloanele totalizatoare sunt situate la dreapta coloanelor cu detalii. Aceste valori pot fi modificate prin succesiunea de comenzi
- Group and Outline din meniul Data,
- Settings din submeniul afisat.
Se obtine dialogul Outline Settings în care se pot marca zonele din Direction:
Summary rows below detail - pentru totaluri situate sub liniile de detalii;
Summary columns to right of detail - pentru totaluri situate la dreapta coloanelor de detalii.
Simbolurile grafice de outline pot vizualizate sau ascunse potrivit casetei de control Outline symbols din fisa View a dialogului afisat la Options din meniul Tools. Se recomanda totusi vizualizarea acestor simboluri pentru o mai usoara operare cu un outline.
Un outline poate fi în starea extinsa în care sunt vizibile atât detaliile unui anumit nivel cât si totalizarea respectiva, sau în starea restrânsa în care sunt vizibile doar totalizarile. Trecerea dintr-o stare în cealalta se realizeaza prin actionarea controalelor din barele/simbolurile de nivel sau prin comenzi (meniul Data, comanda Group and Outline etc.).
Actiunile specifice sunt sistematizate în continuare.
|
Pentru a vizualiza |
Click/Comanda |
|
Detaliile dintr-un grup |
Controlul cu "+" de pe bara de nivel respectiva, sau Plasarea în grup si comanda Show Detail din submeniul afisat prin Group and Outline din meniul Data. |
|
Un nivel |
Simbolul de nivel respectiv |
|
Toate detaliile dintr-un outline |
Simbolul de nivel corespunzator nivelului cel mai de jos (marcat cu numarul maxim de nivel) |
|
Pentru a ascunde |
Click/Comanda |
|
Detaliile dintr-un grup |
Controlul cu "-" de pe bara de nivel respectiva, sau Plasarea în grup si comanda Hide Detail din submeniul afisat prin Group and Outline din meniul Data. |
|
Un nivel |
Simbolul de nivel precedent (de exemplu, pentru a ascunde nivelul 3 se actioneaza simbolul 2). |
|
Toate detaliile dintr-un outline |
Simbolul de nivel corespunzator nivelului cel mai de sus (marcat cu numarul minim de nivel). |
Este posibil sa se elimine gruparea corespunzatoare unei bare de nivel prin
- selectarea liniilor/coloanelor dorite,
- comanda Group and Outline din meniul Data
- comanda Ungroup din submeniul afisat.
Pentru
eliminarea completa a unei trasari se va utiliza comanda Clear Outline
din submeniul afisat prin comanda Group
and Outline. În acest mod se elimina doar simbolurile de outline,
fara stergerea detaliilor sau a liniilor/coloanelor
totalizatoare.
În imaginea alaturata se poate vedea efectul onor operatiuni de ascundere a detaliilor din outline-ul prezentat într-o imagine anterioara. Sunt vizibile doar liniile/coloanelor totalizatoare si se observa transformarea barelor de nivel doar în butoanele care permit expandarea grupurilor.
|
