QUERY DATABASE

Microsoft Query este un instrument de interogarea bazelor de date inclus în Excel, care îti permite sa beneficiezi de tot ce îti poate oferi baza ta de date.

Microsoft Query este o interfata cu o baza de date, mult mai puternica decât Query Wizard (despre care ai învatat lectia anterioara), din urmatoarele motive:

n     717c28h      717c28h      717c28h      717c28h    Desi poti prelua coloane din diferite tabele folosind Query Wizard, procesul este mai usor înteles în Microsoft Query deoarece poti vedea grafic relatiile dintre tabele si poti previzualiza datele.

n     717c28h      717c28h      717c28h      717c28h    Folosind Microsoft Query poti adauga mai multe criterii (si mai complexe) pentru a stabili ce linii vor fi returnate în Excel.

n     717c28h      717c28h      717c28h      717c28h    Cu Microsoft Query, în interogare poti efectua operatii cum ar fi numararea sau însumarea înregistrarilor returnate sau poti prelua doar valorile cele mai mici sau cele mai mari dintr-o coloana.

n     717c28h      717c28h      717c28h      717c28h    Microsoft Query îti permite sa scrii interogari de baze de date direct în SQL (Structured Query Language) - limbaj specializat de programare, dezvoltat special pentru dezvoltarea interogarilor de baze de date.

Lista urmatoare descrie circumstantele în care trebuie sa folosesti Microsoft Query în loc de Query Wizard:

n     717c28h      717c28h      717c28h      717c28h    Doresti sa lucrezi cu mai multe tabele.

n     717c28h      717c28h      717c28h      717c28h    Trebuie sa creezi asocieri proprii (relatii între tabele).

n     717c28h      717c28h      717c28h      717c28h    Trebuie sa adaugi criterii complexe pentru filtrarea înregistrarilor returnate.

n     717c28h      717c28h      717c28h      717c28h    Trebuie sa vezi operatii cum ar fi contorizari sau sume.

n     717c28h      717c28h      717c28h      717c28h    Doresti sa îti scrii propriile interogari de baze de date folosind SQL.

Pentru a lansa Microsoft Query executa secventa Data\Get External Data\New Database Query (Interogare noua pe baza de date). Din caseta de dialog Choose Data Source, selecteaza o sursa de date sau creaza o noua interogare. Înainte de a executa click pe OK verifica sa fie deselectata optiunea Use the Query Wizard to Create/Edit Queries. Apoi alege OK si va fi lansata aplicatia Microsoft Query.

Daca nu ai selectat un tabel prestabilit atunci când ai definit sursa de date, primul lucru despre care vei fi întrebat când lansezi Microsoft Query este ce tabel doresti sa folosesti în interogare. Trebuie sa remarci ca, în timp ce Query Wizard trece direct la selectarea coloanelor din interiorul tabelului, Microsoft Query este proiectat sa lucreze înca de la început cu mai multe tabele. Microsoft Query pleaca de la ipoteza ca doresti o imagine mai mare si va cuprinde un domeniu mult mai larg din baza de date, comparabil cu posibilitatile Query Wizard.

Pentru a selecta tabele suplimentare pe care vrei sa le apelezi, executa click pe butonul Add Table(s) din mijlocul barei de instrumente. Va aparea caseta Add Tables. Selecteaza primul tabel dorit din lista Table a casetei de dialog si apoi executa click pe butonul Add sau executa pur si simplu dublu click pe tabelul dorit. Microsoft Query afiseaza o mica fereastra în panoul interogarii, în care prezinta numele tabelului împreuna cu titlurile coloanelor din acel tabel. Dupa ce ai adaugat primul tabel, caseta Add Tables ramâne deschisa. O poti închide sau poti selecta si alte tabele care sa fie incluse în interogare. Daca vrei sa ai o viziune de ansamblu asupra unei firme, de exemplu, atunci daca doresti informatii despre personal le poti prelua din tabelul cu numele angajatilor si adresele lor, daca vrei sa stii fiecare din ei în ce departamente sunt angajati preiei datele din tabelul departamente iar daca vrei sa stii fiecare ce salariu are preiei datele din tabelul cu angajatii. Daca vrei sa stii un anumit angajat în ce departament lucreaza si ce salariu primeste, atunci datele trebuie sa le preiei atât din tabelul cu departamente cât si din cel cu angajati. Daca te gasesti într-o astfel de situatie selecteaza fiecare tabel pe care doresti sa-l incluzi în interogare si executa click pe Add.

Pentru a combina informatii din mai multe tabele trebuie sa conectezi tabele unul cu celalalt, folosind relatii denumite asocieri. În figura care urmeaza vei vedea cum Microsoft Query a conectat tabele unul cu celalalt folosind o linie între ele. Aceste linii reprezinta asocieri.

Microsoft Query creaza automat asocieri între doua tabele atunci când observa ca un tabel are o coloana cu acelasi nume ca si coloana index speciala dintr-un alt tabel, denumita cheie primara. (Microsoft Query evidentiaza cheile primare cu aldine).

Daca Microsoft Query nu reuseste sa gaseasca asocieri între tabele, trebuie sa le adaugi personal. Selecteaza o coloana dintr-un tabel si trage si plaseaza numele acestei coloane peste numele coloanei corespunzatoare dintr-un alt tabel (în bazele de date aceasta coloana se numeste cheie externa). Va aparea o linie de asociere.

Numele de coloana nu trebuie sa fie identice pentru a participa la o asociere, ele trebuie doar sa contina aceleasi date. O buna regula de proiectare a bazelor de date este sa dai coloanelor ce contin aceeasi informatie aceleasi nume, deoarece numele identice reprezinta o indicatie foarte buna ca respectivele doua coloane pot fi asociate.

Obs. Microsoft Query te va avertiza daca încerci sa asociezi doua coloane cu tipuri diferite de date. Acesta este un semn sigur ca nu trebuie sa asociezi cele doua tipuri de date.

Nu ai nevoie de mai multe asocieri între tabele - una este suficienta. În cazul în care creezi accidental o asociere pe care nu o doresti, executa dublu click pe linia ei pentru a afisa caseta de dialog Joins. Corecteaza asocierea dupa necesitati sau selecteaz-o din lista Joins in Query si executa click pe butonul Remove.

Daca ai selectat corect tabelele (si ai creat corect relatiile între ele, daca apelezi la mai multe tabele) trebuie sa selectezi care sunt coloanele pe care doresti sa le returnezi în Excel.

Tot ce trebuie sa faci este sa tragi numele de coloane dorite în jumatatea inferioara a ferestrei Microsoft Query.

Daca doresti sa elimini o coloana din interogare plaseaza indicatorul mouse-ului peste numele coloanei. În panoul de date indicatorul se va transforma într-o sageata orientata în jos, daca te gasesti în zona corecta. Selecteaza cu un click coloana si apoi apasa tasta Delete. Fii atent sa nu încerci eliminarea unei coloane din interogare prin evidentierea numelui în panoul de tabele si apasarea tastei Delete. Vei sterge de fapt, întregul tabel din interogare, ceea ce te va întârzia foarte mult.

În acest exemplu vom prelua o lista de angajati, departamentele unde lucreaza, adresele lor si salariile fiecarei persoane în parte.

Ordinea în care coloanele vor aparea în Excel este aceeasi cu cea din Microsoft Query. Poti trage si plasa câmpuri, adaugate pentru a rearanja ordinea coloanelor. Executa click pe numele de câmp pentru a-l selecta si apoi trage-l si plaseaza-l în ordinea dorita.

Daca derulezi pâna la capatul listei de date si executi click pe ultima înregistrare, vei vedea câte linii vor fi returnate în Excel.

Poti restrânge numarul de înregistrari returnate în Excel prin adaugarea de criterii (diferite restrictii) în interogare. Executa click pe butonul Show/Hide Criteria pentru a afisa fereastra de criterii.

Vei adauga criteriile selectând câmpul pe care vrei sa-l restrictionezi din lista derulanta Criteria Field si apoi introducând în caseta Value, de sub Criteria Field o valoare la care doresti sa limitezi respectivul câmp. În figura care urmeaza poti selecta numai acele înregistrari care reprezinta persoanele ce sunt angajate la departamentul PAPETĂRIE.

Poti introduce direct o valoare sau poti executa dublu click pe caseta Value pentru a afisa caseta de dialog Edit Criteria care îti prezinta o gama larga de conditii pe care le poti introduce, inclusiv câteva conditii foarte convenabile cum ar fi "Begins With" (Începe cu), "Contains" (Contine) sau "Is Between" (Este între). Optiunea Value îti permite sa alegi una din valorile din câmp fara a mai trebui sa o introduci direct (ceea ce poate duce la aparitia erorilor de scriere).

Nu lua în seama caracterele ciudate  - simbolurile % si # - pe care Microsoft Query le poate plasa în caseta Value atunci când utilizezi caseta de dialog Edit Criteria; fac parte din sintaxa corecta SQL si sunt necesare în baza de date.

Daca nu doresti sa vezi doar datele bune ci si informatiile generale cum ar fi numarul de bucati vândute dintr-un produs sau ce tip de produse a vândut, Microsoft Query poate efectua automat cinci tipuri de operatii asupra datelor: suma, medie, contorizare, valori minime si valori maxime.

Pentru a adauga aceste operatii executa click în coloana de date în care vrei sa efectuezi calculele si apoi executa click pe butonul Cycle Through Totals . Microsoft Query va parcurge toate operatiile disponibile; e suficient sa executi click atunci când ajungi la cea dorita. Poti adauga un anumit câmp de mai multe ori si poti utiliza operatii diferite pentru fiecare.

Poti sorta datele înainte de a le returna executând click oriunde în coloana de date pe care vrei sa o sortezi si apesi apoi pe unul din butoanele de sortare ascendenta sau descendenta din bara de instrumente.

Când obtii forma finala dorita a interogarii executa click pe butonul Return Data pentru a închide Microsoft Query si a trimite datele în Excel. Precizeaza unde doresti sa plasezi datele si, dupa ce ai executat din nou click pe OK, ai terminat.

În momentul în care ai creat o foaie de calcul în Excel cu informatii dintr-o baza de date, informatiile istorice, de sine statatoare nu se vor modifica, dar datele operationale se vor modifica la fiecare ora.

Nu exista nici o cale de a sti daca datele din foaia de calcul Excel corespund cu ceea ce se gaseste în mod curent în baza de date, dar este foarte usor de actualizat foaia de calcul astfel încât ea sa aiba cele mai recente date. Alege Data\Refresh Data; executa click oriunde în setul de date returnat si alege Refresh Data sau executa click oriunde în date si apoi apesi pe butonul Refresh Data din bara de instrumente External Data .

De asemenea, poti configura Excel astfel încât sa actualizeze automat o interogare în locul tau. Alege Data\Get External Data\Data Range Properties în timp ce cursorul se gaseste în datele interogarii (acest lucru este important - în caz contrar, optiunea nu va fi activata). Apasarea butonului Data Range Properties din bara de instrumente External Data executa aceeasi comanda. Va aparea caseta de dialog prezentata în figura urmatoare.

Poti configura parametrii din sectiunea Refresh Control pentru a stabili la câte minute sa reîmprospateze Excel interogarea, pentru a stabili ca actualizarea sa aiba loc de fiecare data când deschizi fisierul Excel sau ambele optiuni.

Dupa ce ai lucrat pentru un anumit timp cu instrumentele de interogare din Excel vei fi construit o colectie destul de mare de interogari salvate. Oricare dintre aceste interogari poate fi usor rulata dintr-un registru de calcul daca alegi Data\\Get External Data\Run Saved Query si apoi selectezi interogarea salvata din lista de fisiere care apare.

Ce se întâmpla daca parcurgi toti acesti pasi si apoi descoperi ca în interogare ar mai fi trebuit sa introduci o coloana? Nici o problema. Trebuie doar sa editezi interogarea pentru a efectua modificarea.

Alege Data\Get External Data\Edit Query în timp ce cursorul se gaseste în setul de date al interogarii (sau executa click pe butonul Edit Query din bara de instrumente External Data) si Excel va lansa instrumentul utilizat la crearea interogarii cu interogarea gata de a fi editata.

Poti edita o interogare salvata alegând Data\Get External Data\New Database Query si selectând fisa Queries din fereastra Choose Data Source. Vei vedea o lista cu interogarile salvate. Executa click pe cea pe care doresti sa o editezi si apoi alege Open iar aceasta va fi deschisa pentru editare.

De asemenea, poti executa click dreapta pe orice celula cu date din interogare si poti alege sa editezi interogarea, sa afisezi caseta de dialog Extenal Data Range Properties sau sa reîmprospatezi datele.