Tiparirea si previzualizarea registrilor de calcul

Deoarece listele cresc si doar o parte a informatiei trebuie vizualizata la un moment dat, EXCEL iti permite sa-ti construiesti moduri de vizualizare personalizat 121e42b e care sa prezinte doar datele relevante la un moment dat. Poti chiar denumi aceste moduri de vizualizare in functie de situatie.

In tabelul urmator se prezinta o situatie a vanzarilor dintr-o luna, pe departamente. Pentru a ascunde informatia de sustinere si a vizualiza numai subtotalurile, poti crea o vizualizare personalizat 121e42b a, parcurgand pasii:

Stabileste vizualizarea pe care doresti sa o salvezi ca personalizata. (Sa ramana vizibile doar totalurile pe departamente)

Executa secventa ViewCustom View pentru a deschide caseta de dialog Custom View.

Alege Add pentru a deschide caseta de dialog Add View.

Introdu un nume pentru noua vizualizare personalizat 121e42b a.

Executa click pe OK.

Rezultatul aplicarii modului de vizualizare nou creat este urmatorul:

Vizualizarile personalizate sunt salvate cu registrul de calcul . Pentru a vedea o vizualizare personalizat 121e42b a, deschide registrul de calcul si selecteaza ViewCustom View Selecteaza vizualizarea dorita din caseta de dialog care se deschide si executa click pe Show. Pentru a sterge o vizualizare personalizat 121e42b a, selecteaza numele vizualizarii si executa click pe Delete.

Vizualizarile personalizate stocheaza urmatoarele informatii:

Dimensiunea/pozitia ferestrei, inclusiv impartirile in mai multe panouri si panourile blocate.

Coloanele, liniile si foile ascunse din registrul de calcul.

Latimile coloanelor.

Optiunile de afisare.

Celulele selectate, daca exista.

Criteriile de filtrare a listei.

Caseta de dialog Add View iti ofera si posibilitatea de salvare a parametrilor de tiparire, a liniilor ascunse si a parametrilor de filtrare.

Crearea rapoartelor de personalizare cu ajutorul aplicatiei Report Manager (Manager de rapoarte) este similara realizarii unei vizualizari personalizate. Deoarece aplicatia Report Manager centralizeaza intr-un singur loc toate rapoartele tale denumite, ea este utila atunci cand realizezi rapoarte folosind zone diferite ale unei foi de calcul sau chiar mai multe foi de calcul din acelasi registru. In cazul in care, cu ajutorul unei vizualizari personalizate ascunzi zone dintr-o foaie de calcul in scopul realizarii unui raport, Excel retine modul in care a fost structurat raportul respectiv.

Report Manager este un program de completare ce insoteste programul Excel. In cazul in care optiunea Report Manager nu apare in meniul View, executa secventa ToolsAdd-Ins (Componente incluse la cerere), selecteaza Report Manager in caseta de dialog Add-Ins si executa click pe OK.

Pentru a adauga un raport trebuie sa parcurgi pasii:

Executa secventa ViewReport Manager. In caseta de dialog Report Manager executa click pe Add.

In caseta de dialog Add Report introdu un nume pentru raportul tau personal.

Creaza un raport completand informatiile din caseta de dialog. Lista de mai jos descrie optiunile:

n        Report Name. Creaza un nume pentru raportul personal.

n        Section to Add. Iti permite sa selectezi o sectiune[1] din registrul de calcul pentru a o adauga la raportul ce se va crea.

n        Sheet. Iti permite sa selectezi foaia care contine datele pe care doresti sa le incluzi in sectiune.

n        View[2]. Selecteaza o vizualizare personalizat 121e42b a din foaia selectata pentru sectiunea pe care doresti sa o adaugi.

n        Scenario. Adauga la un raport un scenariu denumit.

n        Add. Dupa ce ai selectat criteriul executa click pe Add pentru a-l adauga la sectiunea din lista acestui raport.

n        Sections in this Report. Prezinta sectiunile din raport in ordinea in care vor fi tiparite.

n        Move Up. Modifica ordinea sectiunilor deplasand in sus sectiunea selectata.

n        Move Down. Modifica ordinea sectiunilor deplasand in jos sectiunea selectata.

n        Delete. Sterge sectiunea selectata.

n        Use Continous Page Number. Daca validezi aceasta optiune, pe rapoartele tiparite vor fi folosite numere de pagina consecutive, in functie de ordinea sectiunilor.

Pentru a putea tipari, la un moment dat, continutul a mai multor foi de calcul atunci toate acele foi de calcul trebuie grupate. Pentru a grupa mai multe foi de calcul trebuie sa executi secventa:

Executa click pe prima pagina pe care doresti sa o tiparesti.

Tine tasta CTRL apasata daca vrei sa selectezi foi care nu se succed si executa click pe fiecare din foile pe care doresti sa le selectezi.

Tine tasta SHIFT apasata si executa click pe ultima foaie de calcul pe care o doresti selectata, daca toate foile de calcul pe care doresti sa le selectezi sunt succesive.

Pentru a vizualiza continutul foilor de calcul selectate, inainte de a le tipari, executa click pe butonul   Print Preview din bara standard sau executa secventa FilePrint Preview. Dupa ce ai intrat in modul de previzualizare inaintea tiparirii, apasa succesiv butonul Next pentru a putea vizualiza continutul tuturor paginilor.

Pentru a tipari foi de calcul multiple trebuie sa le selectezi, dupa cum ai vazut anterior si apoi executi secventa FilePrint. In caseta de dialog care apare activeaza comanda Active Sheet(s) din sectiunea Print What, dupa care executa click pe butonul OK.

Pentru a tipari intregul registru de calcul, nu este necesar sa selectezi toate foile de calcul pentru a le grupa, ci este suficient sa executi secventa FilePrint si din sectiunea Print What alege optiunea Entire Workbook.