TIPARIREA SI PREVIZUALIZAREA REGISTRILOR DE CALCUL

Deoarece listele cresc si doar o parte a informatiei trebuie vizualizata la un moment dat, EXCEL îti permite sa-ti construiesti moduri de vizualizare personalizate care sa prezinte doar datele relevante la un moment dat. Poti chiar denumi aceste moduri de vizualizare în functie de situatie.

În tabelul urmator se prezinta o situatie a vânzarilor dintr- 252c27c o luna, pe departamente. Pentru a ascunde informatia de sustinere si a vizualiza numai subtotalurile, poti crea o vizualizare personalizata, parcurgând pasii:

Stabileste vizualizarea pe care doresti sa o salvezi ca personalizata. (Sa ramâna vizibile doar totalurile pe departamente)

Executa secventa View\Custom View pentru a deschide caseta de dialog Custom View.

Alege Add pentru a deschide caseta de dialog Add View.

Introdu un nume pentru noua vizualizare personalizata.

Executa click pe OK.

Rezultatul aplicarii modului de vizualizare nou creat este urmatorul:

Vizualizarile personalizate sunt salvate cu registrul de calcul . Pentru a vedea o vizualizare personalizata, deschide registrul de calcul si selecteaza View\Custom View Selecteaza vizualizarea dorita din caseta de dialog care se deschide si executa click pe Show. Pentru a sterge o vizualizare personalizata, selecteaza numele vizualizarii si executa click pe Delete.

Vizualizarile personalizate stocheaza urmatoarele informatii:

Dimensiunea/pozitia ferestrei, inclusiv împartirile în mai multe panouri si panourile blocate.

Coloanele, liniile si foile ascunse din registrul de calcul.

Latimile coloanelor.

Optiunile de afisare.

Celulele selectate, daca exista.

Criteriile de filtrare a listei.

Caseta de dialog Add View îti ofera si posibilitatea de salvare a parametrilor de tiparire, a liniilor ascunse si a parametrilor de filtrare.

Crearea rapoartelor de personalizare cu ajutorul aplicatiei Report Manager (Manager de rapoarte) este similara realizarii unei vizualizari personalizate. Deoarece aplicatia Report Manager centralizeaza într-un singur loc toate rapoartele tale denumite, ea este utila atunci când realizezi rapoarte folosind zone diferite ale unei foi de calcul sau chiar mai multe foi de calcul din acelasi registru. În cazul în care, cu ajutorul unei vizualizari personalizate ascunzi zone dintr-o foaie de calcul în scopul realizarii unui raport, Excel retine modul în care a fost structurat raportul respectiv.

Report Manager este un program de completare ce însoteste programul Excel. În cazul în care optiunea Report Manager nu apare în meniul View, executa secventa Tools\Add-Ins (Componente incluse la cerere), selecteaza Report Manager în caseta de dialog Add-Ins si executa click pe OK.

Pentru a adauga un raport trebuie sa parcurgi pasii:

Executa secventa View\Report Manager. În caseta de dialog Report Manager executa click pe Add.

În caseta de dialog Add Report introdu un nume pentru raportul tau personal.

Creaza un raport completând informatiile din caseta de dialog. Lista de mai jos descrie optiunile:

n           Report Name. Creaza un nume pentru raportul personal.

n           Section to Add. Îti permite sa selectezi o sectiune[1] din registrul de calcul pentru a o adauga la raportul ce se va crea.

n           Sheet. Îti permite sa selectezi foaia care contine datele pe care doresti sa le incluzi în sectiune.

n           View[2]. Selecteaza o vizualizare personalizata din foaia selectata pentru sectiunea pe care doresti sa o adaugi.

n           Scenario. Adauga la un raport un scenariu denumit.

n           Add. Dupa ce ai selectat criteriul executa click pe Add pentru a-l adauga la sectiunea din lista acestui raport.

n           Sections in this Report. Prezinta sectiunile din raport în ordinea în care vor fi tiparite.

n           Move Up. Modifica ordinea sectiunilor deplasând în sus sectiunea selectata.

n           Move Down. Modifica ordinea sectiunilor deplasând în jos sectiunea selectata.

n           Delete. sterge sectiunea selectata.

n           Use Continous Page Number. Daca validezi aceasta optiune, pe rapoartele tiparite vor fi folosite numere de pagina consecutive, în functie de ordinea sectiunilor.

Pentru a putea tipari, la un moment dat, continutul a mai multor foi de calcul atunci toate acele foi de calcul trebuie grupate. Pentru a grupa mai multe foi de calcul trebuie sa executi secventa:

Executa click pe prima pagina pe care doresti sa o tiparesti.

Ţine tasta CTRL apasata daca vrei sa selectezi foi care nu se succed si executa click pe fiecare din foile pe care doresti sa le selectezi.

Ţine tasta SHIFT apasata si executa click pe ultima foaie de calcul pe care o doresti selectata, daca toate foile de calcul pe care doresti sa le selectezi sunt succesive.

Pentru a vizualiza continutul foilor de calcul selectate, înainte de a le tipari, executa click pe butonul   Print Preview din bara standard sau executa secventa File\Print Preview. Dupa ce ai intrat în modul de previzualizare înaintea tiparirii, apasa succesiv butonul Next pentru a putea vizualiza continutul tuturor paginilor.

Pentru a tipari foi de calcul multiple trebuie sa le selectezi, dupa cum ai vazut anterior si apoi executi secventa File\Print. În caseta de dialog care apare activeaza comanda Active Sheet(s) din sectiunea Print What, dupa care executa click pe butonul OK.

Pentru a tipari întregul registru de calcul, nu este necesar sa selectezi toate foile de calcul pentru a le grupa, ci este suficient sa executi secventa File\Print si din sectiunea Print What alege optiunea Entire Workbook.