Operatiunea de tiparire a foilor de calcul este, de regula, punctul final al crearii unui document Excel. Într-o lume a vizualului, cum este cea în care traim, aspectul final al documentului tiparit este foarte important, cu implicatii decisive în comunicarea informatiilor. Din acest considerent, Microsoft Excel dispune de un mecanism suficient de complex dedicat operatiunii de tiparire.
Este însa de mentionat ca tot mai multe caiete Excel sunt proiectate pentru lucrul on-line, eventual pentru postarea ca document Web, ceea ce nu exclude total tiparirea lui în diferite faze de utilizare.
Pentru a ajunge la un document tiparit este recomandat sa se parcurga etapele:
- formarea documentului pe ecran,
- adaugarea de anteturi si picioare de pagina,
- repetarea titlurilor pe fiecare pagina,
- stabilirea formatului hârtiei,
- previzualizarea documentului si ajustarea marginilor hârtiei,
- verificarea salturilor de pagina.
Dintre aceste etape, prima este obiectul sectiunilor precedente. Toate celelalte etape sunt efectuate cu instrumentele descrise în acest capitol.
Prezentarea urmeaza mai degraba scopurile urmarite si nu încearca explicarea exhaustiva a casetelor de dialog implicate. Trebuie avut în vedere ca tiparirea se efectueaza cam în aceeasi parametri în toate aplicatiile din Microsoft Office si procedurile deprinse într-o aplicatie (de exemplu Microsoft Word) ramân, în mare parte, valabile si aici.
Exista trei moduri de vizualizare a unei foi de calcul, fiecare oferind avantaje în anumite etape ale proiectarii documentului. Trecerea de la un mod de vizualizare la altul se efectueaza usor si anumite operatiuni impun selectarea unui mod anumit de vizualizare. Utilizarea tuturora este necesara doar în operatiunile premergatoare tiparirii.
Normal view - este modul implicit de vizualizare, cel mai bun pentru proiectarea foilor de calcul. Comanda de trecere este Normal din meniul View.
Print preview - este modul în care se afiseaza imagini ale paginilor tiparite. Pe lânga posibilitatea de a avea imaginea completa a foii, sunt permise modificarea marginilor hârtiei. Comanda de trecere este Print Preview din meniul File sau unealta sinonima.
Page break preview - permite ajustarea rapida a zonei tiparite ca si a ruperilor de pagina.
Observatie. Chiar documentele care arata bine pe ecran pot sa nu produca o imagine perfecta atunci când sunt tiparite. Se va acorda o mare atentie culorilor utilizate (mai ales la tiparirea pe o imprimanta alb-negru) si gruparii informatiilor pe pagini.
Pentru tiparirea numerelor de pagina, însotite sau nu de explicatii suplimentare (de regula titlul documentului), se utilizeaza anteturi si picioare de pagina. Acestea nu trebuie sa fie confundate, în tiparirea foilor de calcul, cu titluri existente pe foaia de calcul (cum era situatia de la documentele Word unde anteturile/subsolurile pot fi vizibile în timpul editarii). Informatiile din antet/picior de pagina sunt pastrate separat de caietul Excel si apar doar la tiparire sau la vizualizarea paginii tiparite (print preview).
Se pot utiliza anteturi si picioare de pagina predefinite de mediul Excel (cu informatiile uzuale: numarul paginii, titlul foii de calcul, data etc.) sau se pot crea anteturi/subsoluri personale, desi trebuie precizat ca formatarea acestora nu se poate efectua la nivelul documentelor Word.
Dialogul principal de creare a anteturilor/picioarelor de pagina este fisa Page Setup Header/Footer, afisat prin succesiunea de comenzi File - Page Setup - fisa Header/Footer.
În listele derulante Header, pentru antet, si Footer, pentru piciorul de pagina, se pot selecta intrarile predefinite de mediul Excel.
Pentru crearea unor anteturi/subsoluri personalizate, se actioneaza butoanele Custom Header si, respectiv, Custom Footer. Dialogul afisat (similar în ambele situatii) contine o serie de unelte pentru inserarea numarului de pagina, numarului total de pagini, a datei, orei etc. si o succesiune de trei zone reprezentând partea aliniata în stânga foii, partea centrala si partea aliniata în dreapta foii tiparite. Prin combinarea celor trei zone utilizatorul poate sa-si creeze structura dorita de antet sau picior de pagina. Este de retinut ca prin utilizarea uneltei Font (reprezentata grafic prin litera A) se poate interveni asupra formatarii textului selectat în antet/picior.
Deoarece listele dintr-o foaie Excel contin de obicei titluri, acestea pot sa apara pe toate paginile care contin elementele listei, dar nu trebuie sa fie confundate cu anteturile. Etichetele de liste care se repeta pe fiecare pagina sunt denumite titluri tiparite. Ele nu apar la tiparire decât pe paginile care urmeaza celei în care apar prima data (datorita tiparirii celulelor care le contin).
Fixarea titlurilor care se repeta se realizeaza prin:
1. se activeaza foaia de calcul,
2. Se da comanda Page Setup din meniul File si se activeaza fisa Sheet.
3. Pentru repetarea etichetelor de coloane, se indica liniile care contin aceste etichete în Rows to repeat at top.
4. Pentru repetarea etichetelor de linii, se indica coloanele care contin aceste etichete în Columns to repeat at left.
Observatie. Pentru un aspect explicit al paginilor tiparite este necesar uneori ca anumite tiluri sa fie copiate în mai multe locuri de pe foaia de calcul, pentru a aparea la tiparire.
Din fisa Sheet a dialogului Page Setup sunt explicate în continuare câteva zone de interes.
În grupul Print, prin marcarea casetelor de control respective, se obtine tiparirea:
- grilei de pe foaia de calcul (optiunea Gridlines);
- anteturile de linii si coloane - 1, 2, 3 . si A, B, C. - (optiunea Row and column headings);
- alb si negru (optiunea Black and white), utila la tiparirea pe imprimante necolor, cu mentiunea ca, în lipsa acestei optiuni, culorile sunt aproximate prin tonuri de gri la tiparirea pe imprimante alb-negru;
- în conditii economice (optiunea Draft), ceeea ce reduce calitatea graficii prin utilizarea unei cantitati reduse de toner sau de cerneala. Optiunea poate fi acoperita de optiunile alese la stabilirea parametrilor imprimantei.
În grupul Page order se fixeaza ordinea în care se formeaza paginile tiparite din informatia foii de calcul. Imaginea din dreapta, dependenta de optiunea selectata, vizualizeaza ordinea stabilita.
Prin modul de operare si structurare a foii de calcul, sunt situatii în care nu se doreste tiparirea întregii foi de calcul deoarece anumite domenii ale acesteia contin date intermediare, rezultate partiale etc. În asemenea situatii este disponibil mecanismul de fixare a zonei tiparite prin:
- în meniul View se alege modul de vizualizare Page Break Preview.
- se selecteaza în foaia de calcul domeniul care se tipareste.
- se alege din meniul contextual, sau din meniul File, comanda Set Print Area.
- pentru includerea altor celule în domeniul care se va tipari se selecteaza noile celule si se da din meniul contextual comanda Add to Print Area.
- pentru excluderea unui domeniu din zona de tiparire se selecteaza (în întregime) si se da comanda Exclude from Print Area.
În lipsa fixarii explicite a unei zone de tiparit, se considera ca aceasta contine cel mai mare domeniu dreptunghiular care cuprinde toate celulel în care s-au introdus date.
Dialogul Page Setup contine în fisa Sheet un control, Print area, care permite, de asemenea, stabilirea domeniului care se tipareste.
Operatiunea premergatoare celei de tiparire efectiva este aceea de stabilire a dimensiunii si orientarii hârtiei utilizate. Dialogul principal este Page Setup, fisa Page, prezentata în continuare.
În grupul Orientation se marcheaza asezarea hârtiei: Portrait (formatul uzual) sau Landscape (orientarea rasturnata, în care foaia de hârtie este cu partea mai lunga pe orizontala). Optiunea Landscape este utila atunci când se doreste tiparirea mai multor coloane pe aceeasi pagina (evident ca vor fi mai putine linii).
Grupul Scaling contine optiunile care permit scalarea domeniului tiparit astfel încât sa apara pe un numar anumit de pagini. Pentru activarea optiunii se marcheaza Fit to, se fixeaza numarul de pagini pe orizontala în zona page(s) wide by si numarul de pagini pe verticala în caseta tall. Pentru a umple pagina pe latime si utiliza câte pagini este nevoie se va completa 1 în pages(s) wide by si se va lasa necompletata zona tall.
În lista Paper size se va alege formatul de hârtie pe care are loc tiparirea iar în lista Print quality se va selecta optiunea dorita pentru calitatea imprimarii (o densitate mai mare produce o tiparire de mai buna calitate).
Zona editabila First page number permite stabilirea numarului de inceput al numerotarii paginilor (numarul se tipareste în header/footer, daca este stabilit acest fapt).
Marginile hârtiei se pot fixa fie prin intermediul dialogului specializat, Page Setup, fisa Margins, fie prin mijloacele disponibile în modul de vizualizare Print Preview.
În primul caz se fixeaza marginile tastând dimensiunile exacte în zonele corespunzatoare.
- Top, pentru marginea de sus. Este distanta de la limita superioara a hârtiei la informatia care se tipareste de pe foaia de calcul.
- Header, pentru antet. Este distanta de la limita superioara a hârtiei la antet, distanta indicata trebuie sa fie mai mica decât Top.
- Bottom, pentru marginea de jos. Este distanta de la limita inferioara a hârtiei la informatia care se tipareste de pe foaia de calcul.
- Footer, pentru piciorul de pagina. Este distanta de la limita inferioara a hârtiei la piciorul de pagina, distanta indicata trebuie sa fie mai mica decât Bottom.
- Left, pentru marginea din stânga.
- Right, pentru marginea din dreapta.
Grupul Center on page permite, prin selectarea optiunilor corespunzatoare, centrarea orizontala si/sau verticala a informatiei tiparite în raport cu marginile Left, Right, Top si Bottom.
În cazul unor modificari minore, datorate diferentelor dintre latimea coloanelor foii de calcul si dimensiunile hârtiei, acestea se pot rezolva în Print Preview. Actionând butonul Margins se afiseaza liniile care marcheaza marginile stabilite ale hârtiei, linii dotate cu mânere de tragere. Prin drag-and-drop se pot deplasa marginile astfel încât pagina de hârtie sa cuprinda informatiile dorite.
În Page Break Preview sunt vizualizate domeniile care se tiparesc si sunt figurate prin linii salturile de pagina. Între acestea se diferentiaza doua categorii
- cele stabilite în mod automat (linii albastre punctate) si
- cele stabilite de utilizator (linii albastre pline).
Utilizatorul poate stabili un salt de pagina prin comanda Insert - Page Break. Înaintea acestei comenzi se va selecta un antet de linie (pentru un salt de pagina orizontal) sau un antet de coloana (pentru un salt de pagina vertical). Saltul de pagina este introdus deasupra liniei selectate sau la stânga coloanei selectate.
Deplasarea salturilor de pagina se efectueaza prin operatiunea de drag-and-drop în Page Break Preview si este necesara pentru pastrarea, pe cât posibil, a unitatii informatiilor. În cazul deplasarii salturilor de pagina este posibil sa aiba loc o scalare automata a datelor tiparite pentru a încapea pe o pagina de hârtie. Deplasarea manuala a salturilor de pagina poate produce diferente inestetice între paginile documentului tiparit, prin urmare nu se va abuza de acest procedeu.
Dupa ce documentul a fost completat si s-au parcurs etapele de definitivare a aspectului documentului tiparit, comanda care produce imaginea binara accesibila imprimantei si o trimite acesteia este Print din meniul File.
Se afiseaza dialogul File Print, din care se prezinta doar zonele de interes. Restul sunt similare dialogurilor de tiparire din aplicatiile Windows si contin controale pentru alegerea imprimantei si accesul la dialogurile specifice acesteia.
Marcarea zonei de control Print to file produce doar imaginea binara a documentului tiparit (de regula este un fisier cu dimensiuni apreciabile) si care poate fi transmis ulterior imprimantei prin comanda DOS de copiere binara (Copy /b nume-fisier PRN). Numelui fisierului binar este dat de utilizator într-un dialog suplimentar si are, de regula, extensia .prn.
În grupul Print range se opteaza între tiparirea tuturor paginilor (All) sau doar a anumitor pagini indicate prin selectarea optiunii Page(s) si fixarea numerelor de pagina de început (From) si de sfârsit (To).
Grupul Print what selecteaza ce anume se tipareste: zona selectata în foaia de calcul activa (Selection), foile active (Active sheet(s)) sau întregul caiet Excel (Entire workbook).
Numarul de copii tiparite se fixeaza în zona Number of copies. Modul de repetare este influentat de controlul Collate. Marcarea acestuia produce o noua copie dupa ce s-a terminat tiparirea precedentei copii. Nemarcarea zonei de control Collate produce repetarea fiecarei pagini de numarul de ori specificat.
Observatie. Operatiunea de tiparire efectiva este dependenta si de setarile stabilite pentru imprimanta utilizata.
|
