Utilizarea functiilor in Excel

Utilizarea functiilor in Excel

Procesorul de tabele Excel dispune de o gama larga de functii grupate in doua mari categorii:

Functii predefinite – permit efectuarea de calcule si prelucrari diverse, de la cele mai simple pana la cele mai complexe. Functiile predefinite reprezinta formule speciale care, respectand o anumita sintaxa, executa operatii si prelucrari specifice, fiind destinate rezolvarii unor aplicatii ce contin elemente predefinite de calcul.

Functii proprii – sunt proceduri destinate unor expresii de calcul complexe, destul de laborioase, care vor fi executate in mod automat prin apelarea functie 555i84f i create de utilizator cu ajutorul limbajului Visual Basic.

Indiferent de categoria din care fac parte, functiile Excel au trei componente:

t               semnul egal  „=”

t               denumirea functiei

t               unul sau mai multe argumente.

Intre cele componente din sintaxa unei functii nu se admite ca separator nici un spatiu; argumentele sunt trecute intre paranteze rotunde si sunt separate prin:

virgula „ , ” sau punct si virgula „ ; ” (dupa cum au fost configurati parametrii regionali ai sistemului Windows);

doua puncte pe verticala „: ” in cazul in care celulele sunt adiacente (formeaza o plaja de valori).

O functie predefinita se poate introduce intr-o celula in mod direct, tastand-o ca atare (conform sintaxei) sau prin intermediul generatorului de functii (Insert – Function). In momentul tastarii numelui functiei, Excel pune la dispozitia utilizatorului in mod automat prin afisare interactiva, sintaxa si ordinea argumentelor functiei, marcand cu caractere aldine (Bold) argumentul curent, aflat in curs de editare.

Categorii de functii predefinite

Excel dispune de un set de functii predefinite, grupate pe tipuri in raport cu utilitatea la rezolvarea diferitelor probleme sau aplicatii:

Functii matematice

Functii logice

Functii de tip data calendaristica

Functii statistice

Functii de cautare si consultare

A. Functiile matematice – permit efectuarea diferitelor calcule, de la cele mai simple la cele mai complexe, pentru rezolvarea de aplicatii ce solicita incremente matematice de uz curent.

1. =SUM(lista de elemente) – returneaza o valoare numerica ce reprezinta suma elementelor unei liste, unde lista de elemente reprezinta o lista compusa din constante numerice, celule, rezultate ale formulelor sau nume de campuri.

Observatie: Functia SUM este completata cu facilitatile butonului de tip lista derulanta (AutoSum ), situat pe bara Standard – permite insumarea pe linie sau pe coloana a valorilor adiacente (valorile nu trebuie sa fie intrerupte in succesiunea lor de celule vide sau de celule care sa contina text).

2. =PRODUCT(lista de elemente) – returneaza o valoare numerica care reprezinta produsul elementelor listei.

3. =SUMIF(camp de evaluat,”conditie”[,camp de insumat]) – permite insumarea elementelor unei liste numai daca acestea indeplinesc conditia specificata in sintaxa, unde:

t               camp de evaluat – reprezinta o lista de valori asupra carora opereaza conditia din precizata in argumentul urmator;

t               conditie – constituie criteriul de selectie impus argumentului camp de evaluat si se precizeaza oblogatoriu intre ghilimele;

t               [camp de insumat] – este argumentul care desemneaza campul care va fi insumat in functie de evaluarea conditiei; daca acest argument lipseste din sintaxa, rolul sau va fi preluat chiar de argumentul camp de evaluat.

4. =SUMPRODUCT(lista de campuri) - are drept rezultat o valoare numerica ce reprezinta suma produselor campurilor listei; rezultatul functiei provine din multiplicarea valorilor situate in campurile specificate, dupa care sunt adunate agregatele obtinute anterior.

Observatie: lista de campuri reprezinta un grup de campuri (cel putin doua) ce contin elemente care se vor inmulti pozitional unele cu altele (primul element dintr-un camp se va inmulti cu primul element din campul al doilea etc.).

5. =ROUND(numar de rotunjit, numar de zecimale) – rotunjeste (prin adaos) o valoare specificata la un numar precizat de zecimale.

6. =INT(numar de rotunjit) - returneaza o valoare numerica rotunjita prin lipsa pana la cel mai apropiat intreg.

Exemple de functii matematice (vezi fisierul Curs Excel, foaia de calcul Functii I):

B. Functiile logice – determina evaluarea unor expresii si, in functie de rezultatul evaluarii (adevarat sau fals) genereaza actiuni sau rezultate complexe.

. = IF(conditie, rezultat_1, rezultat_2) – returneaza rezultat_1 daca expresia conditionala este evaluata ca adevarata sau rezultat_2 daca expresia evaluata este falsa.

Observatii:

t               daca argumentele specificate prin rezultat_1 si rezultat_2 sunt siruri de caractere, acestea sunt specificate intre ghilimele; daca sunt expresii de calcul, vor fi trecute ca atare;

t               In locul argumentului rezultat_2 pot fi imbricate alte structuri conditionale IF, generandu-se potrivit conditiilor specificate ulterior o substituire „in cascada”.

2. =AND(lista de elemente;) – afiseaza TRUE daca toate elementele din lista de argumente sunt adevarate si FALSE daca cel putin un element nu se verifica (este evaluat drept fals).

3. =OR(lista de elemente; ) – returneaza TRUE daca cel putin un element din lista de argumente este evaluat ca adevarat si FALSE daca nici un element din lista respectiva nu este evaluat ca adevarat.

Exemple de functii logice (vezi fisierul Curs Excel, foaia de calcul Functii I):

C. Functiile de tip data calendaristica

Datele calendaristice sunt stocate in Excel sub forma de numere seriale cuprinse intre 1 (01 ianuarie 1900) si 2.958.465 (31 decembrie 9999). Expresia valorica a datei calendaristice permite efectuarea de calcule cu astfel de valori. Datele calendaristice pot fi editate (introduse) ca simple siruri de caractere, urmarind formatul de afisare specific tarii in care este localizat sistemul de operare Windows. Astfel, pentru datele calendaristice exista doua formate internationale standard: formatul european (zi/luna/an) si formatul american (luna/zi/an). Respectarea formatului de afisare este foarte importanta deoarece orice inconvenienta atrage dupa sine interpretarea datei drept sir de caractere si nu ca valoare numerica (seriala).

1. = TODAY() – returneaza data curenta a sistemului intr-un format implicit sau specificat de utilizator prin formatare (este functie fara argumente).

= YEAR(numar_data) – extrage anul ce corespunde argumentului specificat (valori cuprinse intre 1 si 9999), unde numar_data poate fi un numar serial ce corespunde unei date calendaristice, o adresa aferenta unei celule ce contine o data calendaristica sau o constanta de tip data ce este tratata printr-o functie.

= MONTH (numar_data) – returneaza luna care corespunde argumentului specificat (mai exact, numarul de ordine corespunzator lunii – valori intre 1 si 12).

= DAY (numar_data) - extrage numarul zilei (intre 1 si 31) care corespunde argumentului specificat.

Exemple de functii de tip data calendaristica (vezi fisierul Curs Excel, foaia de calcul Functii II)

D. Functiile statistice permit efectuarea de calcule statistice utilizand serii de valori si distributii statistice.

= MAX(lista de elemente) – returneaza valoarea cea mai mare dintr-o distributie statistica.

MIN(lista de elemente) – extrage valoarea cea mai mica dintr-o serie statistica.

= AVERAGE(lista de elemente) – calculeaza media aritmetica dintr-o distributie statistica.

= COUNT/COUNTA (lista de elemente)- returneaza numarul de elemente aferent unei distributii statistice.

Observatie:

t  Functia COUNT ia in considerare numai elementele numerice ale distributiei statistice; functia COUNTA se poate aplica atat pe serii numerice, cat si pe cele alfanumerice (ia in considerare pe langa elementele numerice si pe cele care contin siruri de caractere).

t  Functile COUNT si COUNTA nu iau in considerare celule vide, chiar daca acestea sunt intercalate intre elementele nonvide ale distributiei statistice.

= COUNTIF(camp de evaluat, criteriu de selectie) – numara elementele unei serii statistice numai daca acestea indeplinesc conditia din sintaxa.

Exemple de functii statistice (vezi fisierul Curs Excel, foaia de calcul Functii II)

E. Functiile de cautare si consultare – asigura cautarea si recuperarea uneia sau a mai multor serii de date dintr-o lista sau dintr-un camp in raport cu valorile unei chei de cautare.

= VLOOKUP(cheie de consultare, tabel de consultare verticala, numarul de ordine al coloanei de recuperat [;valoare logica]) – returneaza continutul unei celule ce figureaza intr-o anumita coloana a unui tablou de consultare verticala, unde:

t               cheie de consultare – reprezinta o valoare dupa care are loc cautarea sau consultarea intr-un tablou (cheia de consultare trebuie sa fie plasata in prima coloana a tabelului de consultare);

t               tabel de consultare – este un camp asupra caruia opereaza consultarea verticala prin cautarea valorii cheii precizate anterior;

t               numar coloana de recuperat – reprezinta numarul coloanei (numararea incepe cu 1) de unde va fi recuperata valoarea gasita in tabelul de consultare potrivit valorilor cheii de consultare;

t               [valoare logica]- reprezinta un argument logic (optional) cu valoarea TRUE sau FALSE, care specifica comportamentul functiei VLOOKUP in momentul in care valoarea cheii de consultare nu va fi identificata in prima coloana a tabelului de consultare.

Observatii

Se recomanda sortarea tabelului de consultare in functie de valorile campului cheie.

Valoarea afirmativa a argumentului optional (valoarea logica TRUE) este implicita, deci nu este obligatorie editarea sa in functia VLOOKUP. In acest context, la tastarea unei chei de consultare inexistente, se localizeaza cea mai mare valoare identificata in prima coloana a tabelului.

Valoarea de negatie a argumentului optional (valoarea logica FALSE) in sintaxa functiei VLOOKUP declanseaza afisarea mesajului de eroare #N/A! (Not Available) in cazul in care cheia de consultare nu este gasita in prima coloana a tabelului de consultare.

Exemplu VLOOKUP (vezi fisierul Curs Excel, foaia de calcul Functii   III)

= HLOOKUP(cheie de consultare, tabel de consultare orizontala, numarul de ordine al liniei de recuperat [;valoare logica])- returneaza continutul unei celule ce figureaza intr-o anumita linie a unui tablou de consultare orizontala.

Observatie

Spre deosebire de functia VLOOKUP, sortarea datelor se realizeaza de la stanga la dreapta prin selectia tabelului de consultare si alegerea optiunilor Data – Sort – Options – Sort Left to Right.

Exemplu HLOOKUP (vezi fisierul Curs Excel, foaia de calcul Functii   III)