Worksheet Templates
Folosim un "template" atunci cand distribuim fisiere spre completare. In exeplul nostru am folosit modelul simplificat al unui buget de achizitii. Dupa ce se creeaza se salveaza ca un template
Se fac 3 bugete distincte din template (3 fisiere excel diferite) in vederea consolidarii ulterioare (numele fis 20420g68u ierelor trebuie sa fie asemanator).
Consolidating Values
Pentru a consolida toate fiserele trimise spre completare se deschide un template nou si se subliniaza toata zona de interes.
Din meniu Data - Consolidate consolidam si insumam toate fisierele,
Pentru a pastra legatura intre fisierele consolidate folosim optiunea "Create links to source data".
Protection
Protejarea se foloseste atunci cand se creaza un fisier care se distribuie (exemplu: distribuirea unui fisier pentru strangerea de informatii de la angajati). Se formateaza, se adauga formule...etc. Cu Excel se poate controla schimbarile facute in fisier. Se poate introduce o parola sau nu. Protezarea se face din meniul Tools-Protection.
Dorim, in principal, sa protejam celule cu formule care nu dorim sa se modifice sau altereze din greseala. Vrem sa protejam foaia de lucru si implicit celulele cu formule, sa dam posibilitatea sa se modifice numai datele de intrare nu si datele rezultate.
Pentru a indica care sunt celulele in care permitem sa se editeze se selecteaza zona respectiva: click dreapta, se alege Format Cells, din tabul Protection se scoate bifa pentru Locked. Pentru a nu permite editarea zonelor respective bifa de Locked trebuie sa ramana selectata.
Pentru selectarea automata a zonelor cu formule (in care nu vrem sa se editeze) si a zonelor cu text sau date de introdus (in care dorim sa se editeze) putem folosi comanda Edit - Go to - special.
Astfel prin click dreapta pe zonele selectate se alege Format Cells iar din tabul Protection putem preciza daca campurile pot fi editate sau nu.
Se protejaza foaia de lucru din meniul Tools-Protection-Protect Sheet. Astfel nu se mai pot introduce valori decat in zonele indicate.
Foaia de lucru se poate proteja cu parola si se indica drepturile utilizatorilor.
Protejarea se face pentru a nu putea sa se mute/stearga foi de lucru sau sa nu se poata ascunde sau vizualiza foi de lucruri.
Se poate proteja intregul fisier impotriva deschiderii neautorizate: Save as Tools - General options.
Pentru a controla ce fel de date se introduc intr-o celula se foloseste meniul Data - Validation. Se selecteaza celulele pentru care se doreste validarea si se acceseaza meniul Data - Validation. Prin Validation criteria putem selecta felul de intregistrari permise.
Se poate introduce un mesaj de eroare in cazul in care datele introduse in zona marcata nu corespund:
Data protection functioneaza chiar daca sheetul este neprotejat.
|
