ARHIVAREA ELECTRONIC
În viitor, un birou fara hârtii?
Cum va orientati, în mod profesionist, în cazul (spre o) arhivarii electronice.
Avantajele si dezavantajele managamentului de tip electronic al documentelor, începând cu pag. A66/002.
A lucra fara hârtii - este, practic, posibil acest lucru? începând cu pag. A66/002
8 avantaje ale ale arhivarii electronice, fata de arhivarea hârtiilor (documentelo pe suport de hârtie), începând cu pag. A66/005.
Când merita sa se faca arhivarea pe calculator? Factori si criterii ce privesc costurile, începând cu pag. A66/008.
Ce costuri vi se ivesc? începând cu pag. A66/008
Ce criterii stabilesc costurile? începând cu pag. A66/009
Fotografia situatiei existente si .... obiectivului cum constatati ce sisteme este 11111k1023l potrivit pentru dvs., începând cu pag. A66/012.
Imagine de ansamblu Aceste informatii trebuie sa va ofere o fotografie a situatiei existente
10 întrebari decisive pentru profilul cerintelor (pretentiilor, necesitatilor) dvs.
4 sfaturi de specialitate urmatoarele aspecte ar trebui sa le aveti în vedere la luarea deciziei, începând cu pag. A66/018.
Despre ce este vorba
V-ati dori bibliorafturile cu acte mai degraba desfiintate? Ati prefera sa gasiti un material imediat, decât sa pierdeti minute pretioase pentru cautarea lui? Biroul fara hârtii fac posibil acest lucru - daca faceti de la început o planificare înteleapta. Cum va puteti orienta, în mod profesionist, spre o arhivare electronica adecvata si astfel sa evitati greselile, aflati la acest capitol.
Avantajele si dezavantajele managementului de tip electronic al documentelor
A lucra fara hârtii - este, practic, posibil acest lucru?
Sunt dulapurile dvs. de la birou arhipline cu acte? Faceti teancuri de hârtie pe biroul dvs? Arhiva dvs. este de mult epuizata? atunci, cu siguranta ca visati tot mai des la ''un birou fara hârtii''.
Biroul fara hârtii posibil din punct de vedere tehnic (cuvinte cheie)
Din punct de vedere tehnic, acest lucru ar fi astazi posibil
Întocmiti oricum deja toate informatiile pe calculator.
Transmiteti documentele întocmite de dvs. pe calculator.
Transmiteti documentele de dvs. însiva prin E-Mail sau faxul de calculator.
Înmagazinati documentele în memoria dvs.
Acum ar mai trebuit doar sa introduceti în sistem documentele care ajung la dvs. pe suport de hârtie
Cu un scanner ati putea cuprinde documentele si le-ati putea face potrivite pentru EDV
Ar trebui sa denumiti documentele scanate si sa le treceti pe o discheta - pentru aceasta ar fi nevoie de un software potrivit si fie suficienta capacitatea pe suportul magnetic de înmagazinare (memorie, benzi), fie un CD-W-writer prin care sa se înregistreze sau sa asculte purtatorii optici de date.
Denumirea documentelor (cuvinte cheie)
(CD-ROM-uri, WORM sau MOD).
Apoi, ati putea regasi documentele dupa denumirile date, indice sau începând o cautare pe text.
Presupunând ca nu veti lasa niciodata nimic neimplementat pe calculator si veti distruge imediat toate documentele pe suport de hârtie scanate, atunci veti avea un birou fara hârtii pe el.
Trei sisteme (cuvinte cheie)
Dupa functie 3 sisteme de management al documentelor
Managementul electronic al documentelor realizeaza premisele pentru întocmirea, administrarea, transmiterea, depozitarea si arhivarea fara hârtii precum si pentru cautarea si regasirea de documente. Dupa functia de baza a unui sistem de management al documentelor, poate fi vorba despre una din urmatoarele sisteme
1. pentru depozitare pe termen lung (cuvinte cheie)
Sistemul electronic de arhivare
Aceste sisteme sunt aplicate n special pentru depozitarea pe termen lung a actelor obisnuite si formularelor, care sunt strânse, dipitalizare, denumite si înmagazinate electronic.
2. pentru cautare complexa (cuvinte cheie)
Sistemul de Retrieval/cautare
Daca trebuie sa se revina asupra continutului unor informatii si documente care sunt înmagazinate în banci de date si arhive, deci este vorba despre functii complexe de cautare, selectie si studiere, atunci se utilizeaza sisteme de Retrieval.
De exemplu, cu ajutorul unei arhive electronice de materiale de presa cu functie de Retrieval, se poate raspunde foarte repede la întrebarea: ''Ce s-a putut citi în presa germana, îm ultimele 6 saptamâni, despre noul nostru produs?''.
3. pentru documentele care parcurg mai multe etape de prelucrare (cuvinte cheie)
Sistemul de Workflon
Aici este vorba despre sisteme pentru sustinerea unui procedeu (proces). Documentele sunt transmise mai departe, electronic, într-un proces definit. Deci, daca referentul de specialitate A si-a format treaba pe care o avea de facut în ce priveste un document - de exemplu un contract de asigurare - sistemul recunoaste acest lucru si transmite automat respectivul document mai departe referentului de specialitate B, care are de facut (rezolvat) treburile care tin de el.
Linia dezvoltarii indica sensul integrarii tuturor functiilor în 1 sistem. Dar astazi, în practica, nici pe de parte înca sistemele nu prezinta toate functiile.
Stabiliti de ce anume aveti nevoie (cuvinte cheie)
Deci, mai întâi, trebuie sa stabiliti exact de ce anume aveti nevoie si ce trebuie exact de ce anume aveti nevoie si ce trebuie sa va ofere un sistem care pentru dvs. este într-adevar optim. Aceasta fixare a problemelor este foarte complexa. La acest lucru se adauga faptul ca piata este imprevizibila si în continua miscare.
Important consiliere neutra (cuvinte cheie)
Fara o consiliere competenta este dificil sa luati deciziile corecte. Mai întâi de toate este importanta o consiliere neutra din punct de vedere a tipului de sistem.
Cautare de consilieri 4 cai (cuvinte cheie)
Consilieri independenti gasiti prin
firme de consiliere selectate (cautate) (utilizati de exemplu motoarele de cautare pe Internet ''arhivare electronica + firme de consiliere'')
o recomandare de la camera de comert si industrie
organizatii de specialitate ca de exemplu AWV (Societatea de munca pentru administrarea economica, Esc.....) sau
Institutul Franmhofer pentru administrarea muncii si organizare din Stuttgart.
La acest capitol aflati cele mai importante informatii care va ajuta sa recunoasteti un procedeu profesionist si sa va decideti astfel pentru o consiliere potrivita.
Spatiu necesar mai mic (cuvinte cheie)
De necontestat - 8 avantaje ale arhivarii electronice, fata de arhivarea documentelor pe suport de hârtie
Va reduce necesarul de spatiu cu cel putin 90%.
Prelucrare mai rapida (cuvinte cheie)
Va puteti gasi si prelucra documentele în câteva secunde prin aceasta reduceti
timpul pentru luarea deciziilor
timpul de prelucrare pentru procedee si proiecte
timpul de pâna acum, necesar pentru cautarea hârtiilor.
Costuri de personal mai mici (cuvinte cheie)
Costurile de personal pentru cautare, accesare si administrare pot fi de asemenea micsorate.
Acces mai rapid la informatii (cuvinte cheie)
În sfera informatiilor dvs. nu mai exista frânturi din punct de vedere al locului unde ele se gasesc - deci, nu mai trebuie sa va gânditi daca o informatie pe care o cautati se gaseste pe suport de hârtie sau pe calculator.
Informatiile sunt accesibile în acelasi timp (cuvinte cheie)
A scapa de copierea si transportul fizic al actelor.
Orice informatie este pentru orice colaborator (angajat) autorizat al firmei dvs. accesibila. Asadar, documentele pot fi prelucrate, în paralel, de diferiti colaboratori (angajati)
Documentele stau la dispozitia tuturor utilizatorilor autorizati fara limitare de timp - indiferent de ''orele de deschidere (accesare)''.
Usor de întocmit dublitele (exemplar dublu, în dublu exemplar) (cuvinte cheie)
Pot fi înlocuite usor dublite pentru depozitare externa de siguranta sau pentru utilizare externa - de exemplu pe santiere.
Suporturile optice de date nu sunt sensibile (cuvinte cheie)
Suporturile optice de date nu sunt sensibile la umiditatea aerului sau variatile de temperatura si, potrivit producatorilor, dovedesc o durabilitate de câtiva zeci de ani.
Cum arata (care este) reversul medaliei?
Înainte de a începe sa cumparati scanner, CD-Writer sau Software, ar trebui sa va gânditi la câteva lucruri de baza. Aceasta, deoarece ceea ce teoretic - sau în reclama producatorului - pare adesea simplu, la transpunerea în practica apar probleme nepravazute.
În profida tuturor avantajelor aratate, în multe birouri nu ar avea sens, sau ar fi chiar imposibil, sa nu fie chiar nici un document pastrat pe suport de hârtie.
Exemplu acces mai putin rapid la acte (cuvinte cheie)
Imaginati-va ca, în calitate de sef al unui departament al firmei (întreprinderii), ar trebui urgent sa mergeti la un client, deoarece a aparut acolo o problema si doriti sa luati toate actele care au legatura cu acest caz. O rugati acum pe secretara dvs. sa va tipareasca totul? În cazul unor situatii (probleme) mai complexe, acest lucru v-ar lua destul de mult timp. Sau, spuneti sa va copieze pe Laptotp toate actele? si acest lucru ar necesita timp, pe care, probabil, nici nu îl aveti acum.
Dependenta de cataloagele cu titluri (cuvinte-cheie, denumiri) (cuvinte cheie)
Cât de eficient ar fi sa digitalizati tot ce tine de tema ''Culegerea Know-how''? Pentru o cautare ulterioara poate ca nu ar fi deloc rau, dar cine sa faca acest lucru? În cele din urma, documentele respective ar trebui sa fie cu mare tentie, sub un anumit titlu, înregistrate, pentru a fi garantata regasirea lor.
Mai aproape de realitate un birou mai sarac în hârtii (cuvinte cheie)
De aceea, de multe ori, biroul lipsit complet de hârtii reprezinta, clar, într-o ofensiva. deci, este vorba despre gasirea unei combinatii eficiente între documente pe suport de hârtie si documente pastrate electronic, unde faptul ca respectivele acte se gasesc în locuri diferite nu are consecinte semnificative.
Ce ar trebui sa aveti în atentie
Înainte de a va decideti pentru arhivare electronica, ar trebui sa va asigurati ca
aceasta este rentabila,
siguranta datelor - si pentru timp îndelungat - este asigurata,,
cerintele legate sunt îndeplinite.
Când merita sa se faca arhivarea pe calculator?
Factori si criterii ce privesc costurile
Ce costuri vi se ivesc?
rentabilitatea arhivarii electronice se vede abia atunci când comparati utilitatea - asteptata si calculata - cu costurile.
Costuri unice (cuvinte cheie)
Costuri unice sunt pentru
Hardware
Software
Planificarea si derularea proiectului (personal intern si extern)
Instruire
Costuri permanente (cuvinte cheie)
Costuri permanente sunt pentru
Personal
Întretinere si prestari servicii
Întreprindere (firma)(suporturi de date, material, spatii, asigurari)
Planificare si calculare (cuvinte cheie)
Cât de mari pot deveni, într-adevar, costurile, puteti stabili, în mod realist, doar printr-o planificare si printr-un calcul individual si detaliat realizate.
Calcul individual (cuvinte cheie)
Chiar daca producatorul spune în reclama sa ca un document arhivat electronic implica o cheltuiala de numai 0,15 DM, spre deosebire de 0,80 DM cât necesita un document pastrat pe suport de hârtie, sau ca investitia pentru arhivare electronica se amortizeaza în 2 ani sau mai putin, nu ar trebui sa luati ca atare aceste date, fara sa le verificati.
Solutii de pornire a unui birou sau loc de munca mic sunt posibile astazi pentru mai putin de 10.000 DM pentru Hard-si Software.
ELOoffice versiunea 4.0 (cuvinte cheie)
Produs
Exemplu
''ELOoffice 4.0.'' al producatorului Leitz (www.elo.leitz.de sau elo-hotlone
online.de) costa pentru un loc de munca 699 DM (ind. MwSt.)
Firma Docunet (www.docunet.de) pentru 3.000 DM. La acestea se adauga costurile de hadware pentru PC, monitor, scanner li CD-writer.
Nu sunt de subapreciat costurile de consiliere (cuvinte cheie)
Pe de alta parte, arhivarea electronica presupune ca si întregul management al documentelor o consiliere extrem de intesiva. Raportul dintre costurile de Hard- si Software si costurile pentru consiliere si proiect poate fi de 1 2. Astfel, la cele 10.000 DM se adauga 20.000 DM.
4 întrebari ce privesc organizarea (cuvinte cheie)
Ce criterii stabilesc costurile?
Costurile pentru Hard - si Software Este decisiv, ce scop aveti
Pentru stabilirea costurilor efective pentru Hard- si Software, trebuie mai întâi sa fie clar ce scop urmariti. În acest caz, va ajuta urmatoarele întrebari
Tipul arhivarii
Documentele trebuie sa fie arhivate sigur pentru mult timp iar rapiditatea în accesarea lor joaca prin comparatie, un rol secundar (subordonat)?
Trebuie ca si toate informatiile de activitate sa nu fie întocmite, receptionate, înmagazinate si prelucrate pe hârtie Atunci rapiditatea în accesarea lor are o importanta deoasebita.
Ati dori sa delegati conducerea prelucrîrii materialelor dvs. EDV-ului, deci sa utilizati asa-numitele functii Workflow?
Ce documente sunt arhivate? (cuvinte cheie)
ce documente trebuie sa fie arhivate electronic? Este vorba despre o multime de informatii structurate ca de exemplu calcule (facturi), certificate de livrare, deci acte de tot felul? Sau ati dori sa transferati de pe hârtii muntii de documente nestructurate, alcatuite din schite, notite, publicatii, informatii despre concurenta si piata sau ceva de genul acesta?
De raspunsul la stfel de întrebari de baza depinde arhitectura si alegerea configuratiei de Hard-si Software utilizate si prin urmare si costurile acestora.
Cheltuielile de personal foarte mari, necesare la cuprinderea (ordonarea) documentelor nestructurate
Cheltuielile de personal apar la strângerea si prelucrarea documentelor, precum si la accesul la documente.
Accesarea în cazul documentelor arhivate electronic se face în câteva secunde - si din acest punct de vedere, al rapiditatii accesarii, arhivarea electronica este net superioara, celui pe suport de hârtie.
Denumirea documentelor (cuvinte cheie)
Aceasta situatie poate fi cu totul alta în cazul strîngerii (cuprinderii) si prelucrarii. Problema este aici Fiecare document, care urmeaza sa fie arhivat electronic, trebuie sa primeasca o denumire clara, adica un index, cu ajutorul caruia sa poata fi regasit
... rapid, în cazul documentelor structurate (cuvinte cheie)
1. În cazul documentelor structurate - deci acte de tot felul - poate fi efectuata o astfel de cuprindere, în mod automat sau semiautomat si de aceea merge foarte repede de la 1 secunda pâna la câteva secunde.
... de mai lunga durata, în cazul documentelor nestructurate (cuvinte cheie)
2. În cazul documentelor nestructurate, ca notite, schite, informatii despre piata, trebuie astazi înca sa se faca manual indexarea. Aceasta înseamna, cineva trebuie sa se gândeasca
daca documentul poate fi regasit printr-o cautare de text întreg respectiv
ce cuvinte - cheie sunt cel mai des întâlnite sau
ce notiuni - cheie dintr-un limbaj definit sunt cele potrivite, pentru ca documentul sa poata fi fara echivoc regasit.
Efecte asupra cheltuielilor de personal (cuvinte cheie)
Chiar si în cazul sistemelor înbunatatite de ordonare existente, acest proces de gândire si efectuare poate dura de la mai multe secunde pâna la câteva minute, ceea ce duce, implicit, la cresterea cheltuielilor de personal.
Fotografie a situatiei existente si conceperea obiectivului cum constatati (stabiliti), care sistem este potrivit pentru dvs.
Realizarea înregistrarii detaliate a situatiei existente
Nu doar pentru stabilirea costurilor reale si a rentabilitatii, ci si pentru asigurarea întregului succes, este deci necesara cunoasterea detaliata a situatiei existente.Pentru aceasta, consilierul dvs. va aduce cu el un set de formulare sau formulare speciale de cunoastere, pe care le va elabora (realiza, completa) împreuna cu dvs.
Pe baza urmatoarelor întrebari puteti verifica daca astfel sunt întradevar cuprinse (înregistrate, cunoscute) informatiile cele mai importante.
Privire de ansamblu
Fotografie a situatiei existente (cuvinte cheie)
Privire de ansamblu
Aceste informatii trebuie sa va ofere o fotografie a situatiei existente
1. Câte documente pe suport de hârtie exista
în birou
locurile secundare de pastrare ca arhive sau ceva asemanator
2. Cât de mare este cresterea anuala a numarului de documente?
3. Cât de mari sunt
costurile spatiilor pentru depozitarea hârtiilor
costurile investitiei (decontarea mobilierului destinat arhivei)
costurile materialelor (recipientii în care se pastreaza documentele pe suport de hârtie)
Cât de mare este cresterea costurilor pe an?
Cine si ce tipuri de documente utilizeaza, când si cât de des?
Cel putin cât de des trebuie sa fie accesul posibil?
Cât de multe documente
sunt într-un anumit interval de timp (de exemplu zilnic) elaborate si prelucrate de dvs. - si pentru ce întrebuintari
intra din afara, pe cale electronica
le primiti din afara, ca documente pe suport de hârtie?
Cât timp necesita angajatii dvs. pentru
prelucrarea
depozitarea
accesul la (documentul necesar)
administrarea
documentelor pe suport de hârtie, respectiv electronice?
9. Cât de mari sunt costurile (cheltuielile) de personal necesar pentru depozitarea, acces si administrarea documentelor pe suport de hârtie, respectiv electronice?
10. Ce informatii si cât pentru timp trebuiesc pastrate/înmagazinate ele
din motive legale
din motive ce tin de firma?
11. Ce documente pe suport de hârtie, respectiv tipuri de documente intra în discutie pentru înmagazinarea electronica (scanarea) lor?
ce format?
ce calitate (foi subtiri, agrafe, stampila si altceva de genul acesta)?
ce trebuie sa se recunoasca prin OCR (Optical character recognition)?
ce tip de descompunere (rezolvare) este necesar la înmagazinarea (înregistrarea), cât si la descrierea (caracterizare, reprezentare) digital sau Hardapy?
12. Unde exista puncte slabe sub forma de
timpi de asteptare ce pot fi evitati
depozitare de mai multe ori
munca în plus
lipsa de informatii (informatii venite prea târziu, incomplete sau deloc)?
De la fotografierea (cunoasterea) situatiei existente la conceperea obiectivului
Dupa evaluarea informatiilor în cadrul procesului de cunoastere a situatiei existente va puteti concretiza imaginea cu ce priveste scopul dvs. în cadrul formularii scopului, descrieti urmatoarele aspecte
Arhivarea electronica sau Workflow? (cuvinte cheie)
Ce nivele doriti sa atingeti imediat - sau treptat
doar arhivare electronica
Workflow?
Pentru ce documente si ce cerc de utilizatori?
În ce interval de timp doriti sa realizati acest lucru?
Ce (utilitate) avantaj aveti din acesta, si anume
cantitativ (în DM)
calitativ?
Întocmirea profilului cerintelor (caietului de sarcini) si alegerea sistemului
În functie de scopul dvs. rezulta cerintele (pretentiile) fata de sistem. Împreuna cu consilierul dvs. ar trebui sa stabiliti, în cadrul profilului (configuratiei) cerintelor dvs., ce ar trebui sa poata face sistemul.
Profil al cerintelor 10 întrebari (cuvinte cheie)
10 întrebari decisive pentru întocmirea profilului cerintelor gasiti la pag. A66/016
10 întrebari decisive pentru profilul (configuratia) cerintelor (pretentiilor) dvs.
1. Ce tip si numar de documente trebuiesc strânse si înmagazinate si în cât timp (strângere, verificare, indexare,transmitere mai departe, arhivare s.a.m.d.)?
2. Cum trebuie sa aibe loc indexarea?
3. Ce reprezentari ale ecranului trebuie sa fie posibile (de exemplu inserarea rapida a documentelor pe listele goale (libere) mari - asemanator ca în Word)?
4. Ce informatii trebuie sa fie imprimate (tiparite)?
Ce reguli de utilizare trebuiesc stabilite (încredere cine ce are voie?)?
Trebuie sa poata fi trimise si primite fax-uri si E-mail-uri direct prin sistem?
În ce spatiu (mediu, loc) trebuie sa se potriveasca sistemul, deci cum arata arhitectura EDV existenta si cea planificata, ce retea utilizati s.a.m.d.?
Doriti sa integrati functiile de Workflow?
Este dorit un serviciu de testare, daca da, în ce proportie (volum)?
10. Ce costuri (nu) trebuie sa depaseasca?
Important faze de testare sau aplicatii pilot (cuvinte cheie)
Alegerea si luarea deciziei în ce priveste sistemul necesar
Deoarece gradul standardizarii componentelor de Hard-si Software înca mai lasa de dorit, iar pe de aplta parte nici investitia nu va fi neînsemnata, hotarârea pentru sistemul unui anumit producator se ia având în vedere un timp cât mai lung de întrebuintare. De aceea, ar trebui ca, înainte de decizia finala, sa aveti în vedere faze de testare si/sau aplicatii-pilot.
Planificare amanuntita în 3 etape (cuvinte cheie)
Planificare amanuntita
Întocmirea caietului cu sarcini notate în detaliu.
Construirea (constituirea) infrastructurii tehnice.
Construirea infrastructurii organizatorice.
Testarea functionarii în 3 etape (cuvinte cheie)
Testarea functionarii
Instruirea utilizatorilor.
Testarea functionarii.
Cumparare.
Realizarea pasilor planificati
Daca va realizati proiectul în aceasta succesiune si cu sprijin competent, atunci aveti asigurata rentabilitatea, iar costurile de personal pentru depozitare se vor reduce cu mai mult de jumatate.
4 sfaturi practice
La luarea deciziei, ar trebui sa aveti în vedere urmatoarele aspecte
Sfat practic1
Asigurati-va o consiliere de calitate
Cu siguranta ati recunoscut ca munca esentiala consta în planificare si pregatire. Astfel se explica si raportul dintre costurile pentru consiliere si planificare si respectiv cele pentru Hard-Software de 2
Merita sa investiti într-o consiliere calificata (cuvinte cheie)
Daca respectiva consiliere este calificata, merita aceste cheltuieli, deoarece veti fi ferit de costuri mai mari datorate luarii unor decizii gresite sau ajustarii si corectarii unor lucruri în faza de realizare.
A si O indexare individuala.... (cuvinte cheie)
Sfat practic 2: Insistati asupra unui sistem de ordonare dupa index
Atentie în cazul sistemelor sau consilierilor care pentru informatiile nestructurate va recomanda numai cautarea întregului text sau distribuirea individuala a cuvintelor-cheie pentru caracterizare. Exista marele pericol ca documentele sa se piarda irecuperabil.
... economiseste timp (cuvinte cheie)
Un exemplu simplu va arata, de ce: Pe un document, care contine o cerere (întrebare) generala a unui angajat, privind tema masinile firmei, aveti trecut cuvântul-cheie ''Auto''. Daca mai târziu va cautati acest document prin cautare în toate textele si îi dati cuvântul ''Auto'', este posibil sa obtineti un numar foarte mare de documente care contin acest cuvânt si astfel va trebui prin alti indici sau prin parcurgerea tuturor acelor texte sa gasiti documentul cautat. Acest lucru necesita mult timp.
... nu lasa nimic sa se piarda (cuvinte cheie)
si mai rau este, daca ati uitat cuvântul-cheie ''Auto''. Poate cautati dupa ''mijloc de transport'', ''autovehicul'' sau ''masini ale firmei''. Atunci ati avut ghinion. Daca lipseste un tezaur cu îndrumari (trimiteri) la, nu mai gasiti documentul.
Asadar, sistemul dvs. de ordonare dupa index trebuie sa se potrivesca tipului de documenet pe care doriti sa îl arhivati electronic.
Durabilitate pâna la 100 de ani (cuvinte cheie)
Sfat practic 3
Luati în considerare durabilitatea purtatorilor de date, având în vedere si dezvoltarea (evolutia) tehnicii (din punct de vedere tehnic)
Potrivit producatorilor, datele ramân în siguranta înregistrate pe purtatorii de date între0,5 si 1,5 ani (banda magnetica) respectiv pâna la 50 sau chiar 100 ani (CD, DVD). Asa-numitele placi (discuri) - WORM (1 data înregistrate de nenumarate ori citite) indica o persistenta a datelor de la 15 la 50 de ani.
Dezvoltarea tehnologiei ca factor (cuvinte cheie)
Acest aspect pare foarte linistitor, însa nu ne ajuta prea mult, deoarece tehnologia se dezvolta extrem de rapid, iar peste 10 ani sigur nu se vor mai produce CD-ROM-urile prin care puteti citi astazi dischetele.
De clarificat de la început (cuvinte cheie)
De aceea, ar trebui de la început sa cuprindeti în planurile dvs. tema ''migratia''. Clarificati,
....transferul si ... (cuvinte cheie)
când si ce date trebuie sa fie reînregistrate pe altceva sau copiate si
... distrugerea (stergerea) de date (cuvinte cheie)
când si ce date sunt de distrus (pentru a exista migratia inutila).
Nu exista o siguranta absoluta fata de manipulare (cuvinte cheie)
Sfat practic 4
Luati în considerare cerintele juridice privind pastrarea datelor
În ce priveste pericolul falsificarii, discheta-WORM, pe care puteti doar înregistra informatii, fara sa puteti sa le stergeti sau modificati, pare într-adevar a fi cea mai sigura. Acest lucru însa nu ajuta prea mult timp, daca respectivul continut al dischetei este citit, modificat si reînregistrat pe o noua discheta-WROM. Daca se trece si stampila cu data de pe discheta initiala, atunci manipularea este perfecta.
Nu doar din acest motiv este necesara mare atentie în cazul arhivarii electronice, care trebuie sa înlocuiasca hârtiile.
Pastrare potrivit legii (cuvinte cheie)
Dreptul comercial si administrativ, ordinul de impozitare, principiile contabilitatii si legea privind asigurarea garantiei produsului implica o pastrare potrivit cerintelor legale a documentelor relvante.
Potrivit cerintelor legale (juridic) înseamna documentele trebuie sa fie în mod eficient protejate fata de
pierderea
manipularea si
modificarea lor.
Cosultare cu contabilil dvs. sau la serviciul financiar (cuvinte cheie)
În orice caz, interesati-va la contabilul dvs. sau la serviciul financiar daca este acceptata o înmagazinare (înregistrare) electronica a datelor de contabilitate.
Contractele, documentele (istorice) si documentele patronului (acestea sunt de exemplu chitante de la benzina sau calcule privind restaurantul) nu sunt documente în sensul cerintelor juridice, daca exista doar sub forma electronica.
Documentele electronice nu au statut de documnt (cuvinte cheie)
Cosecinta în cazul introverselor (disputelor) juridice nu puteti prezenta ca dovada document înregistrat electronic, ci trebuie realizata o asa-numita dovada a aparentei sau a expertilor. Cu aceasta, este datoria partii juridice sa decida daca documentul dvs. poate fi recunoscut drept mijloc doveditor (dovada).
Pastrarea pe suport de hârtie a originalelor importante (cuvinte cheie)
Asadar, asigurati-va ca distrugeti doar originalele pe hârtie ale acelor documente arhivate electronic, de care nu veti avea nevoie vreodata, într-un anume caz. În cazul în care nu sunteti sigur, apelati la consultare juridica.
3 surse
aici puteti obtine alte informatii
Mai uitati-va odata per Internet. Printr-un motor de cautare (de exemplu www.yahoo.de) introduceti termenul ''arhivare electronica'' - si faceti-va timp pentru aceasta! si în legatura cu aceasta tema, fluxul de informatii este continuu.
Sunt de recomandat si expozitiile (târgurile).
Pe lânga expozitii, au loc adesea congrese si Worhshops, la care, de asemenea, va puteti informa.
|
