Majoritatea aplicatiilor au fost dezvoltate initial pentru utilizatori individuali, cum este cazul programelor de prelucrare a textelor, de calcul tabelar, de baze de date si de desenare.
Aceste programe reprezentau echivalentul computerizat al accesor 646c23g iilor uzuale de birou, cum ar fi:
Masini de scris
Masini de calculat
Rigle
Echere
Caiete de notite
Sisteme Rolodex a (dispozitive pentru pastrarea ordonata a cartilor de vizita)
O data cu dezvoltarea retelelor, aplicatiile au fost imbunatatite pentru a beneficia de facilitatile de retea, cum ar fi partajarea si securitatea selectiva. Nu este mai putin adevarat ca dincolo de aceste imbunatatiri, programele de baza au ramas aceleasi.
Totusi, nu a trecut mult pana cand programatorii si-au dat seama de avantajele oferite de retele si au inceput sa dezvolte programe special proiectate (dedicate) pentru a fi folosite de mai multi utilizatori. Acestea includ:
Posta electronica (e-mail) si transmiterea de mesaje (messaging)
Planificarea activitatilor (scheduling)
Lucrul in echipa (groupware)
Posta electronica, pe scurt e-mail (electronic mail), reprezinta un instrument puternic si complex, care permite unui utilizator sa trimita orice document creat pe un calculator catre oricine are o adresa e-mail. Mesajele e-mail pot contine text, grafica, alte fisiere atasate, secvente audio sau video. Informatiile transmise prin e-mail pot fi:
Citite si sterse
Citite si salvate
Citite si urmate de un raspuns
Editate si salvate sau retransmise
Tiparite pe hartie
Microsoft Outlook Express este un exemplu de sistem de posta electronica.
Sistemele e-mail pot oferi comunicatii rapide :intre orice utilizatori din orice organizatie, indiferent de marimea acestor organizatii. Spre deosebire de comunicatiile telefonice, care se desfasoara ‘live’, prin implicarea direca a celor doi interlocutori, corespondenta prin e-mail are loc oricand expeditorul sau destinatarul considera necesar acest lucru, fara a fi amandoi implicati simultan in comunicatie. Mesajele pot fi trimise oricand, avand garantia ca ele vor fi la dispozitia destinatarului atunci cand el va dori sa le citeasca. De asemenea, posta electronica poate oferi istoricul unei serii de comunicatii pe o anumita tema.
Functiile postei electronice cuprind modul de functionare a acesteia si posibilitatile oferite.
Intr-un sistem de posta electronica, administratorul de retea creeaza o cutie postala (mailbox) pentru fiecare utilizator din sistem. Cutia postala reprezinta locul de stocare a tuturor mesajelor e-mail primite de un anumit destinatar.
Sistemele e-mail pot informa utilizatorii :in momentul primirii unor mesaje. Pentru a anunta sosirea noilor mesaje, calculatorul receptor utilizeaza sunete, semnale vizuale sau o combinatie a acestora.
Un program e-mail poate informa un utilizator daca mesajul trimis a fost sau nu receptionat si citit.
Majoritatea sistemelor e-mail ofera facilitatea de raspuns (reply). Utilizatorii pot raspunde la orice mesaj primit prin simpla apasare a unui buton, in loc sa introduca adresa completa de e-mail. De asemenea, pot sa salveze mesajele primite de la persoanele cu care comunica frecvent si sa foloseasca facilitatea de raspuns pentru comunicari viitoare, fara a-si face probleme referitoare la detaliile de adresare.
Multi utilizatori care au o adresa e-mail pe Internet isi salveaza mesajele primite, pentru a putea folosi functia de raspuns in vederea comunicarii cu un numar mare de persoane.
Sistemele actuale de posta electronica permit utilizatorilor sa ataseze mesajelor mai mult decat simple fisiere de text. Se pot atasa foi de calcul, baze de date, grafica, imagini video sau fisiere de sunet.
Sistemele e-mail dezvoltate contin directoare cu toti utilizatorii sistemului de posta electronica. Aceste directoare includ informatii diverse, cum ar fi:
Nume
Adresa
Functie
Numar de telefon
Comentarii
Aceste informatii, disponibile pentru orice utilizator din sistem, pot fi folositoare chiar si in situatii in care nu presupun comunicarea. De exemplu, gasirea unui numar de telefon, a functiei unei persoane sau a adresei unui birou necesita doar cateva apasari de taste, si nu cautarea intr-un catalog clasic, tiparit pe hartie.
Accesul la posta electronica este posibil si prin intermediul unor furnizori de servicii de comunicatie pentru utilizatori de pe zone geografice extinse, fara legatura cu apartenenta acestora la vreo organizatie. Cinci dintre cei mai cunoscuti furnizori de servicii on-line din Statele Unite sunt:
Microsoft
CompuServe
America Online a
MCI MAILa
AT&T
Acestea devin platforme standard de comunicare, prin intermediul carora abonatii pot comunica intre ei, cu conditia ca fiecare sa aiba o cutie postala. De obicei, abonatii unor servicii diferite pot comunica intre ei. De exemplu, abonatii CompuServe si MCI isi pot trimite mesaje unii altora. Abonamentele la aceste servicii sunt oferite de furnizorii respectivi.
Atunci cand planifici implementarea unui sistem de e-mail, administratorul de retea trebuie sa ia in considerare suportul si instruirea. Anumite companii selecteaza o persoana cu ro1 de administrator de posta electronica, ale carui responsabilitati includ:
Crearea, modificarea si stergerea adreselor utilizatorilor si ale grupurilor;
Configurarea optiunilor implicite pentru noii utilizatori;
Administrarea mesajelor si a dosarelor stocate pe serverul de posta;
Administrarea directorului de e-mail;
Specificarea oficiilor postale, a utilizatorilor de la distanta si a altor retele cu care sistemul respectiv de posta electronica trebuie sa comunice;
Instruirea noilor utilizatori.
Pana de curand, termenul de groupware era relativ necunoscut. Astazi, acesta reprezinta o tehnologie in plina dezvoltare, care ofera posibilitati de comunicatie si de coordonare a activitatilor, superioare celor oferite de posta electronica obisnuita.
Programele groupware folosesc tehnologia de comunicatie in retea pentru a oferi o administrare centralizata si in timp real a documentelor. Tehnologia groupware poate facilita desfasurarea mai multor procese intre utilizatori, cum ar fi dirijarea informatiilor sau urmarirea proiectelor.
Prin groupware, echipele de lucru au acces atat la informatii, cat si la fiecare membru al echipei. Nu este necesar ca membrii echipei sa lucreze in cadrul aceluiasi departament, si nici macar in cadrul aceleiasi companii. Aceste grupuri sau echipe pot fi formate din:
Angajati
Parteneri de afaceri
Beneficiari
Furnizori
Sistemele de aviziere electronice (BBS) din cadrul grupurilor de discutii si conferintele interactive sunt exemple in care se aplica tehnologia groupware.
Deoarece groupware este o tehnologie relativ noua, aplicatiile sale se afla inca in faza de dezvoltare. Totusi, aplicatiile groupware sunt folosite in prezent pentru:
Dirijarea si partajarea informatiilor;
Coordonarea proiectelor si participarea la dezvoltarea documentelor;
Urmarirea proiectelor;
Administrarea proceselor de grup;
Facilitarea discutiilor de grup;
Automatizarea unor operatii de rutina;
Urmarirea solicitarilor din partea beneficiarilor;
Administrarea relatiilor cu clientii.
Tehnologia groupware a fost adoptata rapid drept principal instrument de retea in cadrul unor firme si organizatii din domeniul productiei, cercetarii, constructiilor, educatiei, sau in agentii guvernamentale.
Caracteristicile sunt reprezentate de tipurile de programe definite in prezent ca groupware.
Produsele avansate de e-mail groupware au posibilitatea comunicarii cu majoritatea sistemelor de posta electronica standard. Aceasta inseamna ca persoanele implicate intr-un proiect groupware pot sa comunice cu alte persoane care nu sunt implicate in proiect, dar care au acces la un sistem e-mail standard.
Principalii furnizori de groupware au incorporat in produsele lor cele mai noi tehnologii, pentru a dezvolta comunicatiile electronice in domenii care nici macar nu existau cu cativa ani in urma. De exemplu, printre facilitatile oferite de multimedia groupware se numara:
Imagini scanate
Fax
Voce
Sunet
Recunoasterea optic a a caracterelor
Grafica
Imagini si conferinte video
|
