CREAREA DOCUMENTELOR COMPUSE (MAIL MERGE)

Daca doresti, aplicatia Word te ajuta sa expediezi prin posta un articol mai multor persoane. Acest lucru īl vei realiza cu ajutorul utilitarului de compunere a mesajelor postale Mail Merge. Acesta combina automat textul unui document cu numele, adresa si alte informatii ale destinatarilor pentru a realiza scrisori tip personalizate, etichete de corespondenta, plicuri, cataloage, liste telefonice, orare, s.a., practic creānd documente compuse.

Pentru a genera un document compus vei combina doua elemente: un document principal si o sursa de date.

Documentul principal (Main document) contine textul pe care doresti sa-l transmiti (distribui) si cāmpuri care indica editorului Word datele ce trebuie inserate īntr-o anumita locatie.

Sursa de date (Data source) contine informatiile care vor fi inserate īn documentul principal (numele destinatarilor, adresele lor, etc.). Aceasta sursa de date poate fi un fisier Microsoft Excel sau Microsoft Access, o agenda de adrese Microsoft O 242h78c utlook, un document Microsoft Word, etc. Obligatoriu este ca sursa de date sa fie īmpartita īn īnregistrari si cāmpuri.

Īntr-un tabel sursa de date:

primul rānd este antetul, care indica numele fiecarui cāmp;

fiecare rānd este considerat o īnregistrare;

fiecare coloana reprezinta un cāmp sau o categorie de informatii.

Atunci cānd realizezi documente compuse (prin intermediul utilitarului Mail Merge Helper) ai posibilitatea ca:

pentru fiecare īnregistrare sa creezi o copie a documentului;

sa sortezi sau filtrezi īnregistrarile din sursa de date si abia apoi sa lansezi procesul de compunere, evitānd crearea multor copii pentru acelasi document.

Pentru a lansa utilitarul Mail Merge Helper parcurgi secventa Tools => Mail Merge

Se deschide utilitarul Mail Merge Helper care te ghideaza īn parcurgerea celor trei pasi importanti īn realizarea documentelor compuse: crearea documentului principal (Main document), definirea sursei datelor (Data source), compunerea datelor īn documentul principal (Merge the data with the document).

Documentul principal (tinta pentru datele compuse) poate fi creat cu ajutorul aplicatiei Mail Merge Helper (va fi creat vid si ulterior vei introduce textul) sau poate fi creat īntr-un alt moment si transformat īn document principal folosind utilitarul Mail Merge Helper (spre exemplu o scrisoare tip).

n           Deschide documentul creat anterior (scrisoarea).

n           Din meniul Tools selecteaza comanda Mail Merge.

n           Executa un clic pe butonul Create     din caseta de dialog Mail Merge Helper. Din lista de optiuni alege tipul de document pe care īl creezi.

Form Letters (Scrisori tip) īl vei folosi pentru a crea scrisori, invitatii, facturi, orice tip de document compus pentru care vei tipari un document pentru fiecare īnregistrare.

Mailing Labels (Etichete de corespondenta) īti va permite sa creezi etichete sau alte documente care includ blocuri de date care se repeta pe o pagina. Alegānd acest tip de document principal, te vei folosi de casetele de dialog Label Options (Optiuni pentru etichete) si Create Label (Creare eticheta) pentru a formata si adauga cāmpuri īn document.

Envelopes (Plicuri) īti da posibilitatea sa creezi un plic pentru fiecare īnregistrare din sursa de date. Vei folosi casetele de dialog Envelope Options (Optiuni pentru plicuri) si Create Envelope (Creare plic) pentru a configura formatul plicului si a adauga cāmpuri la acesta.

Catalog te ajuta sa creezi o lista sau un catalog (numere de telefon, clienti, salariati,etc.).

n           Vei fi īntrebat daca doresti sa folosesti documentul activ sau creezi un document nou:

Dupa ce ai efectuat clic pe butonul de optiune editorul Word creeaza un document principal vid sau va converti documentul deschis (scrisoarea) īn document principal, apoi va reveni īn caseta de dialog Mail Merge Helper.

Daca documentul compus pe care l-ai creat contine cāmpuri cu text sau elemente grafice, este bine ca īn acest moment sa īnchizi caseta de dialog Mail Merge Helper, sa le introduci si formatezi, si abia apoi sa adaugi cāmpurile din sursa de date. Pentru aceasta apasa butonul Edit si selecteaza numele documentului din meniul pop-up, fie īnchide caseta de dialog Mail Merge Helper apasānd butonul Cancel, editeaza si apoi redeschide-o.

Ai posibilitatea sa schimbi tipul documentului principal dupa creare sau sa īl reconvertesti īn document Word normal.

Pentru aceasta parcurgi urmatorii pasi:

n           Cu documentul principal deschis selecteaza comanda Mail Merge din meniul Tools.

n           Caseta de dialog Mail Merge Helper fiind deschisa, efectueaza un clic pe butonul Create din zona Main Document.

Selecteaza un alt tip de document din meniul pop-up, pentru a schimba tipul documentului principal. Editorul Word te īntreaba daca doresti sa schimbi tipul documentului (Change Document Type) sau sa creezi un nou document principal (New Main Document).

Reconvertirea documentului principal īn document normal se face alegānd optiunea Restore to Normal Word Document (Revenire la un document normal Word) din meniul pop-up al butonului Create. Aceasta īnseamna ca vor fi elimitate toate asocierile cu sursa de date, deci documentul nostru nu mai este document principal. Ţi se va cere confirmarea continuarii acestei actiuni.

n           Indiferent daca ai schimbat tipul documentului sau daca ai reconvertit documentul principal īn document simplu, s-a revenit īn caseta de dialog Mail Merge Helper.

Dupa crearea documentului principal va trebui sa specifici sursa de date (locul de unde se va face citirea informatiilor). Aceasta sursa de date poate fi creata anterior sau o poti crea acum. Pentru aceasta:

n           Cu documentul principal deschis selecteaza comanda Mail Merge din meniul Tools.

n           Caseta de dialog Mail Merge Helper fiind deschisa, efectueaza un clic pe butonul Get Data (Obtine date) din zona Data source.

Din meniul pop-up alege Create Data Source (Creaza sursa de date) īn cazul īn care doresti sa creezi un fisier baza de date.

Open Data Source īti permite sa deschizi o sursa de date existenta.

Use Address Book (Utilizarea agendei de adrese) īl vei folosi atunci cānd numele, adresele sau alte informatii sunt stocate deja īn agenda de adrese e-mail din Microsoft Exchange Server.

Header Option (Optiuni pentru antet) o vei folosi pentru a crea o sursa alternativa de anteturi pe care o vei folosi simultan cu un alt fisier sursa de date.

n           Din acest pas, īn functie de ce optiune ai ales, casetele de dialog sunt diferite, deci vom discuta pe rānd despre fiecare.

Folosind utilitarul Mail Merge Helper vei putea crea un nou document Word ca sursa de date. Vei selecta cāmpurile pe care le va contine fisierul sursa de date si apoi vei introduce informatiile.

Pentru aceasta:

n           Cu documentul principal deschis selecteaza comanda Mail Merge din meniul Tools.

n           Caseta de dialog Mail Merge Helper fiind deschisa, efectueaza un clic pe butonul Get Data (Obtine date) din zona Data source.

n           Din meniul pop-up alege Create Data Source (Creaza sursa de date). Se deschide caseta de dialog Create Data Source.

n           Primul lucru pe care īl faci este sa stabilesti ce cāmpuri vor fi incluse īn baza de date. O lista cu numele de cāmp cel mai des utilizate se afla īn partea dreapta a casetei. Pentru a elimina un cāmp din aceasta lista selecteaza-l si apasa butonul Remove Field Name (Elimina numele cāmpului). Daca doresti sa introduci un nume nou de cāmp, tasteaza-l īn caseta Field name (Numele cāmpului) si apasa butonul Add Field Name (Adauga nume de cāmp). Ordinea de aparitie īn baza de date o stabilesti cu ajutorul butoanelor de mutare din partea dreapta a ferestrei, tinānd cont de faptul ca Word-ul adauga cāmpuri la noul tabel sursa de date de la stānga la dreapta.

n           Efectueaza un clic pe butonul OK pentru a se īnchide caseta de dialog Create Data Source.

n           Word deschide caseta de dialog Save As care īti permite sa dai un nume fisierului sursa de date si sa indici locatia unde sa fie salvat, apoi apasa butonul Save.

n           Vei fi īntrebat daca doresti sa adaugi īnregistrari noi la sursa de date sau sa adaugi cāmpuri de compunere la documentul principal.

n           Apasānd butonul Edit Data Source (Editare sursa de date) se va deschide formularul de date (Data Form).

Vei completa pe rānd fiecare cāmp, iar navigarea de la un cāmp la altul o vei face cu ajutorul tastei Tab. Continui pāna la completarea īntregului formular, apoi va trebui sa apesi Enter sau butonul Add New. Word-ul va memora datele pentru īnregistrarea respectiva si va afisa o noua īnregistrare vida.

n           Dupa memorarea tuturor īnregistrarilor apasa butonul OK pentru a īnchide caseta de dialog Data Form.

Poti deschide formularul de date īn orice moment pentru a vizualiza sau a edita datele.

n           Deschide Mail Merge Helper.

n           Efectueaza clic pe butonul Edit din zona Data Source.

n           Din meniul pop-up selecteaza numele sursei de date. Se deschide caseta de dialog Data Form.

n           Foloseste butonul Find sau butoanele cu sageti de la baza casetei pentru a localiza o anumita īnregistrare.

n           Selecteaza cāmpul si editeaza datele.

n           Efectueaza clic pe butonul OK pentru a salva modificarea, sau pe butonul Restore pentru a anula modificarile si a reveni la starea initiala a īnregistrarii.

Poti vizualiza sau edita datele direct īn documentul sursa de date parcurgānd pasii:

n           Deschide Mail Merge Helper.

n           Efectueaza clic pe butonul Edit din zona Data Source.

n           Din meniul pop-up selecteaza numele sursei de date. Se deschide caseta de dialog Data Form.

n           Efectueaza clic pe butonul View Source (Vizualizare sursa). Editorul Word deschide documentul sursa de date, care arata ca cel din figura urmatoare:

Aici poti face adaugari, stergeri sau modificari oricaror īnregistrari doresti. Vei observa ca a fost afisata bara de instrumente Database de care te poti servi pe timpul lucrului la baza de date. Descrierea acesteia este facuta la paragraful "Gestionarea surselor de date", īn continuarea lectiei.

n           Salveaza documentul, apoi īnchide-l.

Ca sursa de date poti folosi fisiere de date create cu alte programe din pachetul Office, cum ar fi Access sau Excel. Pentru a deschide o astfel de sursa de date:

n           Deschide caseta de dialog Mail Merge Helper, efectueaza clic pe butonul Get Data si selecteaza comanda Open Data Source din meniul pop-up.

n           Din meniul Files of Type (Tipul de fisier) alege tipul fisierului sursa de date.

n           Selecteaza fisierul si efectueaza clic pe butonul Open.

n           Daca ai selectat un fisier de date Excel, Word-ul te va īntreba daca deschizi toata foaia de calcul sau un anumit domeniul de celule. Daca deschizi o baza de date Access, poti selecta un anumit tabel si o interogare.

n           Īn cazul īn care doresti sa compui doar anumite date din fisierul sursa de date, īl poti interoga si apoi poti plasa doar īnregistrarile care satisfac interogarea īntr-un nou fisier sursa de date. Pentru aceasta īn fereastra Open Data Source executa clic pe butonul MS Query. Va fi lansat programul MS Query care te va ajuta sa "alegi" doar ceea ce corespunde intereselor tale. Word-ul salveaza datele selectate īntr-un document nou ca sursa de date pentru documentul principal.

Atunci cānd ai nevoie de nume, adrese sau alte informatii cuprinse īn agenda de adrese e-mail din Microsoft Exchange Server, Outlook, Schedule+7.0 sau alt program, deschide caseta de dialog Mail Merge Helper, executa clic pe butonul Get Data si selecteaza comanda Use Address Book (Utilizarea agendei de adrese). Se deschide caseta de dialog Use Address Book. Selecteaza programul de posta a carui agenda de adrese o vei folosi si executa clic pe butonul OK.

Apare un mesaj prin care esti īnstiintat ca nu exista cāmpuri de compunere īn documentul principal si ti se propune sa-l editezi.

Apasarea butonului Edit Main Document va avea ca efect revenirea īn documentul principal si poti sa īncepi inserarea cāmpurilor de compunere din noua sursa de date.

Odata creata sursa de date poti adauga, sterge sau modifica numele cāmpurilor īn doua moduri: afisezi tabelul sursa de date (despre aceasta am vorbit mai devreme) sau folosesti caseta de dialog Manage Fields (Gestionare cāmpuri). Pentru aceasta procedeaza astfel:

n           Din meniul Tools selectezi optiunea Mail Merge.

n           Deschide sursa de date efectuānd un clic pe butonul Get Data si alegānd-o din lista derulanta.

n           Efectueaza clic pe butonul Edit. Se deschide caseta de dialog Data Form, iar īn aceasta caseta apasa butonul View Sourse (Vizualizare sursa).

n           Dupa cum observi este afisata automat bara de instrumente Database pe care o vei folosi īn continuare.

n           Efectuezi clic pe butonul Manage Fields (Gestionare cāmpuri) pentru a deschide caseta de dialog Manage Fields. Aceasta īti permite sa intervii asupra oricarui cāmp modificāndu-l, stergāndu-l, redenumindu-l sau sa creezi alte cāmpuri noi.

Urmatorul pas pe care īl ai de facut dupa crearea documentului principal si a sursei de date este adaugarea cāmpurilor de compunere la documentul principal. Te vei folosi de bara de instrumente Mail Merge.

Modul de lucru este bazat pe un sablon general valabil pe care īl vei folosi, indiferent ce fel de document principal te-ai hotarāt sa creezi si ce fel de fisier baza de date folosesti:

n           Deschide documentul principal.

n           Selecteaza si deschide sursa de date.

n           Adauga cāmpurile de compunere folosind butoanele de pe bara Mail Merge.

Daca lucrezi cu o scrisoare tip, plaseaza punctul de inserare īn locul īn care doresti sa apara datele cāmpului si apoi selecteaza cāmpul folosind meniul Insert Merge Field (Inserare cāmp de compunere) de pe bara de instrumente Mail Merge. (Mai multe despre cāmpurile de date vei afla parcurgānd īn continuare lectia, īn paragraful "Inserarea unui cāmp").

Daca vrei sa configurezi un document cu etichete de corespondenta (Mailing Labels) vei folosi instrumentele de formatare a etichetelor din Word. Vei observa ca butonul Edit din zona Main Document se transforma īn Setup, pentru ca tu sa poti ajusta asezarea īn pagina a etichetelor īn orice moment.

Dupa selectarea sursei de date vei configura formatul etichetei. Din caseta de dialog Label Options selecteaza un produs eticheta si un numar de produs si efectueaza clic pe butonul OK.

Se deschide caseta de dialog Create Labels si din meniul pop-up al butonului Insert Merge Field selecteaza primul cāmp care va fi inserat īn eticheta. Te poti folosi si de butonul Insert Postal Bar Code (Inserare cod postal de bare), indicānd cāmpurile din eticheta care contin codul postal si informatiile de adresa (strada).

(Mai multe lucruri despre generarea etichetelor vei afla parcurgānd pāna la sfārsit aceasta lectie).

n           Deschide caseta de dialog Mail Merge Helper.

n           Ca tip de document principal alege Envelope (Plic).

n           Selecteaza o sursa de date. Se va deschide caseta de dialog Envelope Options care-ti permite sa stabilesti dimensiunea plicului si formatul adresei destinatarului.

n           Efectueaza clic pe butonul OK si se deschide caseta de dialog Envelope address. Īn zona Sample envelope address (Monstra de adresa de plic) introdu text sau foloseste butonul Insert Merge Field pentru a adauga cāmpuri. Te poti folosi si de butonul Insert Postal Bar Code (Inserare cod postal de bare), indicānd cāmpurile din eticheta care contin codul postal si informatiile de adresa (strada).

n           Apasa butonul OK si apoi īnchide fereastra Mail Merge Helper . Plicul va arata ca cel din figura:

Pentru a efectua o ultima verificare īnaintea initierii procesului de compunere vei determina simularea īn Word a compunerii, urmata de detectarea erorilor si vei parcurge vizual documentul, pentru a te asigura ca totul este asa cum doreai.

n           Selecteaza din meniul Tools optiunea Mail Merge.

n           Īn caseta de dialog Mail Merge Helper efectueaza clic pe butonul Merge. Este afisata caseta de dialog Merge.

n           Īn cāmpul Merge to... specifica destinatia de compunere.

New document (Document nou) o vei alege daca doresti ca documentele compuse sa fie inserate īntr-un singur document Word extins, separāndu-le prin salturi de sectiune.

Printer (Imprimanta) īti permite sa trimiti la imprimanta documentul compus; va deschide caseta de dialog Print de unde vei alege optiunile de tiparire.

Electronic Mail determina compunerea īntr-un document de e-mail. Īn acest caz devine activ si vei folosi butonul Setup.

n           Apasa butonul Setup pentru a deschide caseta de dialog Merge To Setup.

Selecteaza cāmpul de date care contine adresa de e-mail sau fax;

Īn cāmpul Mail message subject line (Linia de subiect pentru mesaj) scrie de doresti sa apara īn linia de subiect pentru documentele e-amail compuse;

Bifeaza (optional) caseta de validare Send document as attachement (Trimite documentul ca fisier atasat) pentru ca documentul compus sa fie expediat ca fisier atasat, altfel el va fi trimis ca un text obisnuit īn cadrul mesajului e-mail.

n           Īn sectiunea Records to be merged (Īnregistrari care vor fi compuse) selecteaza un domeniu de īnregistrari pentru procesul de compunere.

n           Specifica daca doresti sau nu sa se tipareasca rāndurile goale īn documentele compuse atunci cānd un cāmp al unei īnregistrari nu contine date. Pentru aceasta īn sectiunea When Merging Records (Cānd compui cāmpurile) alege:

Don t print blank lines when data fields are empty (Nu tipari rānduri goale cānd cāmpurile de date sunt vide), cerānd editorului Word ca daca lipseste un cāmp (nu are date) sa nu lase o linie goala, ci sa o elimine, pentru a nu crea spatii inutil.

Print blank lines when data fields are empty (Tipareste rānduri goale cānd cāmpurile de date sunt goale) determina lasarea unei linii goale chiar daca nu sunt date īn acel cāmp.

n           Efectueaza clic pe butonul Check Errors pentru a depista erorile de date. Alege modul īn care vrei sa fii informat despre posibilele erori, apoi apasa butonul OK si vei reveni īn caseta de dialog Merge.

n           Butonul Query Options (Optiuni de interogare) īl foloselti daca doresti sa filtrezi sau sortezi īnregistrarile din dursa de date.

n           Executa clic pe butonul Merge pentru a crea noul document. Daca exista erori de date se deschide caseta de dialog Invalid Merge Field (Cāmp de compunere invalid) sau vei vedea mesaje care descriu problemele aparute.

n           Corecteaza eventualele erori si apoi deruleaza fiecare document compus pentru a vedea daca mai sunt necesare alte retusuri. Poti ignora acest nou document creat si sa folosesti documentul principal.