CREAREA SI MODIFICAREA FORMULARELOR

Folosind Microsoft Word 2000 poti crea formulare elegante cu ajutorul carora sa aduni rapid si eficient informatiile de care ai nevoie.Aceste formulare pot fi tiparite sau pe suport electronic, caz în care alti utilizatori ai aplicatiei Word vor face completarea cu date direct pe ecran.

Un formular colecteaza anumite date solicitând utilizatorului sa completeze câmpu 454e45e rile de date si etichete. Rolul lui consta în capturarea sistematica a unor date concrete, de aceea este necesar ca utilizatorul sa înteleaga limpede care sunt câmpurile pe care el trebuie sa le completeze si care câmpuri sunt completate automat de aplicatie.

Etichetele cuprind textul peste care se va trece, apasând tasta Tab.

Câmpurile sunt acele sectiuni în care vei completa datele formularului.

În Word se pot crea trei tipuri de formulare (forms):

Formulare tiparite, care se imprima pe hârtie si care se completeaza manual;

Formulare electronice, care sunt distribuite pentru completare ca documente Word, completarea facându-se pe ecran;

Formulare Web, care sunt afisate într-un sit Word Wide Web si care se completeaza de utilizatori cu ajutorul unui browser Web.

Pentru crearea formularelor te vei folosi de bara de instrumente Forms, dar ai posibilitatea sa folosesti si macrocomenzi sau controale ActiveX. De exemplu poti înregistra o macrocomanda care sa salveze automat datele dupa ce utilizatorul închide formularul.

Fiecare formular care va fi tiparit are o anumita structura, iar aceasta o vei crea cu ajutorul tabelelor create în Word. Asa cum ai învatat în lectiile anterioare (vezi Word Cursul II-RPB-041-02), tabelele le vei construi cu ajutorul meniului Table sau folosindu-te de bara Tables and Borders. Celulele tabelului vor fi utilizate drept locatii de inserare a câmpurilor de date si a etichetelor acestora. Poti ascunde sau afisa chenarele celulelor, poti stabili cu usurinta dimensiunea rândurilor, coloanelor sau celulelor individuale, poti diviza sau comasa celule pentru a realiza formularul exact asa cum l-ai gândit si doresti sa arate în final.

Ca si la lucrul cu macrocomenzile, si aici îti recomand sa-ti creezi în prealabil o schita pe hârtie, pentru a crea rapid si fara probleme formularul în Word.

Daca doresti, poti folosi un formular preexistent, îi creezi o copie, îi dai un nume si-l folosesti ca punct de plecare pentru noul tau formular, adaptându-l nevoilor tale.

Primul lucru pe care trebuie sa-l faci este sa deschizi documentul nou (sau pe cel pe care-l folosesti ca document de baza si pe care-l adaptezi).

Deocamdata seteaza marginile documentului la valori foarte mici (de exemplu 0.5 inci) pentru a avea cât mai mult spatiu pe pagina. Aceasta operatie o faci cu ajutorul meniului File, comanda Page Setup, selectând eticheta Margins.

Pentru a vedea marginile colii de hârtie selecteaza meniul Tools, submeniul Options..., apoi eticheta View - daca este necesar - si în zona Print and Web Layout Options (Optiuni de tiparire si de asezare în pagina pentru Web) executa un clic pentru selectarea casetei de validare Text Boundaries (Chenare pentru text).

Afiseaza bara de instrumente Forms.

Afiseaza bara de instrumente Tables and Borders.

Folosind instrumentul Draw Table (Desenare tabel) din bara Tables and Borders sau din meniul Table deseneaza forma tabelului. Poti folosi de asemenea secventa Table => Insert => Table pentru a desena tabelul sau butonul Insert Table din bara de instrumente standard.

Introdu titlul formularului si etichetele câmpurilor.

Acolo unde vrei sa ai o caseta de validare, executa clic pe butonul Check Box Form Field (Câmp formular caseta de validare) din bara Forms si automat va fi introdusa în locul unde ai cursorul. Pentru a defini acest câmp caseta de validare (dupa inserare) vei executa dublu-clic pe el si se va deschide caseta de dialog Check Box Form Field Options (Optiuni pentru câmpul de formular de tip caseta de validare) pentru a stabili comportamentul si aspectul câmpului.

Executi clic în dreptul optiunilor pe care le doresti aplicate si închei apasând butonul OK. Semnificatia câmpurilor din caseta este urmatoarea:

Check Box Size (Dimensiunea casetei de validare) îti permite sa stabilesti ca, în functie de fontul textului, caseta sa se redimensioneze automat (Auto) sau sa stabilesti o anumita dimensiune pe care sa o aiba respectiva caseta (Exactly:).

Default value (Valoare implicita) - stabilesti daca vrei ca aceasta caseta sa apara ca selectata (Checked) sau neselectata (Not checked) în momentul când utilizatorul vizualizeaza formularul.

Run macro on (Rulare macrocomanda la) este sectiunea unde poti stabili ce macrocomenzi predefinite se vor rula la prima selectare a câmpului (Entry:) sau în momentul în care utilizatorul paraseste câmpul acesta (Exit:) pentru a ajunge la alt câmp al formularului.

Sectiunea Field Settings (Setarile câmpului) îti permite sa schimbi numele semnului de carte (Bookmark) atribuit în mod automat de Word casetei tale. Prin adaugarea unui semn de carte pentru fiecare câmp de formular este facilitata referirea la câmpuri în formule sau în alte câmpuri (se face referirea prin numele semnului de carte).

Calculate On Exit (Calculeaza la iesire) o bifezi daca doresti ca programul Word sa recalculeze toate câmpurile din acest document, în functie de noul continut al câmpului respectiv.

Check Box Enabed (Caseta de validare activata). Executarea unui clic (validarea ei) va permite celor care vor folosi formularul sa modifice continutul câmpului.

Butonul Add Help Text (Adauga text de asistenta) îti permite sa adaugi instructiuni sau detalii referitoare la câmpul respectiv. (Vei gasi mai multe detalii despre acesta parcurgând în continuare lectia).

Aceasta caseta de validate pe care tocmai ai creat-o este umbrita (fundal gri), dar poti dezactiva acesasta proprietate executând un clic pe butonul Form Field Shading (Umbrire a câmpului formular) de pe aceeasi bara.

În urma dezactivarii acestui buton toate câmpurile de validare din întregul document vor fi afisate albe, neumbrite.

Poti repozitiona caseta prin tragerea acesteia cu ajutorul mouse-ului într-o noua pozitie sau o poti copia si lipi în alte locuri din document.

Fiind un formular care se va lista la imprimanta, nu va mai trebui sa faci nimic altceva în afara editarii si a inserarii casetelor de validare.

Dar daca vrei sa folosesti acest formular si electronic, deci îl oferi altor utilizatori pentru completare pe ecran, va trebui sa îl protejezi, astfel ca acestia sa nu-l poata modifica, ci doar sa valideze (sa bifeze) casetele disponibile lor.

Un alt tip de formular care se poate imprima este formularul cu câmpuri de compunere. Acesta va "citi" informatii dintr-o baza de date, astfel încât în momentul tiparirii câmpurile sa fie completate automat cu date specifice unei anumite persoane. În exemplul urmator este prezentat un formular caruia urmeaza sa-i atribuim câmpurile de compunere.

Iata pasii pe care trebuie sa-i parcurgi:

Deschide formularul pe care îl utilizezi (în exemplul pe care îl construim numele acestui formular este "Formular compunere câmpuri.doc").

Din meniul Tools selecteaza comanda Mail Merge....Foloseste generatorul Mail Merge Helper pentru a converti formularul într-un document principal (main document). Exista trei pasi principali pe care trebuie sa-i urmezi, alegând de fiecare data din listele derulante optiunea care corespunde intereselor tale.

crearea documentului principal;

crearea sau deschiderea bazei de date;

crearea legaturii între formular si baza de date.

Trebuie sa indici (printr-un clic) tipul documentului principal (main document). Din lista derulanta poti alege Form Letter (Formular de scrisoare), Mailing Labels (Etichete postale), Envelopes (Plicuri) sau Catalog. În exemplul dat s-a ales formularul de scrisoare (Form letters). Ai posibilitatea sa optezi pentru folosirea formularului deschis anterior (butonul Active Window) sau pentru crearea unui document principal nou (New Main Document). Fiind deschis formularul "Formular compunere campuri.doc" s-a ales optiunea Active Window.

Pasul doi este indicarea sursei datelor. Poti crea acum baza de date

daca alegi optiunea Create Data Source...(Creare baza de date) sau poti folosi o baza de date creata anterior cu optiunea Open Data Source...(Deschide baza de date). În ambele cazuri vei fi ghidat de aplicatie pentru a crea câmpurile sau a localiza baza de date creata anterior.

Daca îti creezi baza de date acum, va trebui sa indici numele si ordinea câmpurilor, precum si locul unde va fi stocata baza de date.

Daca baza de date era deja creata, trebuie doar sa o localizezi:

Ultimul pas este stabilirea legaturii dintre câmpurile declarate în formular si baza de date. Pentru aceasta te vei folosi de bara Mail Merge care a fost afisata automat când ai apasat butonul Get Data în pasul anterior. De pe acesta bara vei folosi butonul Insert Merge Field care îti va desfasura o lista cu toate câmpurile pe care le-ai declarat în baza de date. Trebuie sa plasezi cursorul în formular în câmpul de compunere si apoi din acesta lista sa executi clic pe numele câmpului pe care doresti sa-l inserezi. V-a apare inserat numele câmpului, iar în momentul listarii se va face citirea efectiva a articolelor din fiecare coloana a bazei de date. Folosindu-te de bara Mail Merge ai posibilitatea sa comuti de la o înregistrare la alta, sa trimiti informatiile direct la imprimanta, sa cauti anumite elemente în baza de date, etc.

Spre deosebire de formularele care se tiparesc, formularele electronice se completeaza pe ecran de utilizatori, deci va trebui ca dupa crearea propriu-zisa sa le protejezi împotriva modificarilor, astfel încât forma sa se pastreze, iar optiunile utilizatorilor sa se poata înregistra de catre acestia.

Parcurge aceeasi pasi ca la crearea formularului de tiparire: deschide documentul, afiseaza barele Tables and Borders si Forms, traseaza tabelul sau chenarul formularului. Vei începe sa introduci titlul formularului si apoi etichetele pentru câmpuri. De aceasta data pentru câmpurile care vor fi completate de utilizatori va trebui sa declari tipul câmpului. Sunt mai multe tipuri de câmpuri pe care le poti utiliza: câmpuri de text, câmpuri numerice, casete de validare si liste derulante ,s.a.m.d.

Locul de inserare al câmpului este locul în care se gaseste plasat cursorul. Pentru a te orienta mai bine în timpul lucrului ar fi bine sa lucrezi cu butonul Show Hide activat.

Despre modul de creare a câmpurilor cu casete de validare am discutat în paragraful anterior (Crearea formularelor tiparite).

Pentru a crea un câmp de text plasezi punctul de inserare în locul unde doresti sa apara el în formular.

Pe bara Forms executi clic pe butonul Text Form Field (Câmp de formular de tip text);

Selectezi acest câmp si apesi butonul Form Fiels Options (Optiuni pentru câmpuri de formular) sau executi dublu-clic pe el. Se deschide caseta de dialog Text Form Field Options (Optiuni pentru câmp de formular de tip text).

Selectezi optiunile si efectuezi clic pe butonul OK.

Dupa cum vezi în caseta Type: este selectat implicit tipul de date Regular text (Text normal). Derulând lista ascunsa vei vedea ca ai la dispozitie si alte tipuri de date: Number (Numar), Date (Data calendaristica), Current Date (Data curenta), Current Time (Ora curenta) si Calculation (Calcul). În functie de ce tip de date selectezi în acest câmp se vor schimba optiunile celorlalte meniuri din partea superioara a casetei de dialog.

În caseta Maximum lenght: (Lungime maxima) poti lasa optiunea implicita Unlimited (nelimitat) sau poti selecta numarul maxim de caractere pe care sa le poata introduce utilizatorul formularului (spre exemplu 30 de caractere).

Un clic pe butonul din dreapta casetei de editare Text format: va derula o lista de optiuni pe care le poti selecta pentru a stabili modul de editare:

Uppercase - schimba literele întregului text în majuscule.

Lowercase - schimba literele întregului text în litere mici.

First capital - verifica si schimba primul caracter al textului în litera mare.

Title case - fiecarui cuvânt din text îi schimba litera de început în majuscula.

În caseta Defaut text (Text prestabilit) (optional) poti scrie un text care sa apara implicit în câmpul din formular, urmând ca utilizatorul sa suprascrie peste acest text sau nu, functie de optiunea acestuia. Daca în caseta Type: ai ales ca tip de data Current Date (Data curenta) sau Current Time (Ora curenta) atunci aceasta optiune nu mai este accesibila.

Run macro on (Rulare macrocomanda la) este sectiunea unde poti stabili ce macrocomenzi predefinite se vor rula la prima selectare a câmpului (Entry:) sau în momentul în care utilizatorul paraseste câmpul acesta (Exit:) pentru a ajunge la alt câmp al formularului.

Sectiunea Field Settings (Setarile câmpului) îti permite sa schimbi numele semnului de carte (Bookmark) atribuit în mod automat de Word casetei tale.Prin adaugarea unui semn de carte pentru fiecare câmp de formular este facilitata referirea la câmpuri în formule sau în alte câmpuri (se face referirea prin numele semnului de carte).

Calculate On Exit (Calculeaza la iesire) o bifezi daca doresti ca programul Word sa recalculeze toate câmpurile din acest document, în functie de noul continut al câmpului respectiv.

Caseta Fill-in enabed din partea inferioara a casetei îti permite sa impiedici utilizatorii sablonului sa completeze acest câmp, daca o debifezi.

Butonul Add Help Text (Adauga text de asistenta) îti permite sa adaugi instructiuni sau detalii referitoare la câmpul respectiv. (Vei gasi mai multe detalii despre acesta parcurgând în continuare lectia).

Crearea câmpurilor de formular de tip numeric este foarte asemanatoare cu crearea câmpurilor de tip text. Pentru a crea un câmp numeric selectezi butonul Text Form Field din bara Forms, apoi butonul Form Fiels Options , executi clic pe sageata din dreapta casetei Type: si selectezi din lista tipul Number. Executi apoi clic pe sageata din dreapta casetei de editare Number Format si selectezi (printr-un clic) tipul de format pe care vrei sa-l aiba numerele din acest câmp. Optional în caseta Maximum lenght Lungime maxima poti indica numarul maxim de cifre care sa poata fi completat.

În caseta Defaut number: (Numar implicit) (optional) poti scrie un numar (nu este o limita pentru numarul de cifre) care sa apara implicit în câmpul din formular, urmând ca utilizatorul sa suprascrie peste acest text sau nu, functie de optiunea acestuia (spre exemplu prefixul telefonic al judetului, primele trei cifre ale anului, etc).

Optiunile Run Macro On (Rulare macrocomanda la) si Field Settings (Parametri de câmp) din caseta de dialog Text Form Field Options functioneaza la fel pentru orice alt câmp de formular. De asemenea utilizarea butonului Add Help Text este aceeasi, asa cum vei vedea parcurgând lectia.

Pentru crearea unui câmp de data calendaristica în caseta Type: poti alege tipul Date sau poti opta pentru introducerea automata a datei sau orei din calculator. Daca ai ales tipul Date (Data calendaristica), utilizatorul formularului va putea introduce în acest câmp data dorita, dar daca ai ales Current date (Data curenta) sau Current time (Ora curenta), aceste date vor afisate automat, iar utilizatorul nu va putea sa intervina în aceste câmpuri.

Din caseta de editare Date format: alege formatul în care vrei sa fie introdusa sau afisata data.

Pentru câmpul de tip Date în caseta Defaut date: (optional) poti scrie data care sa apara implicit în câmpul din formular, urmând ca utilizatorul sa suprascrie peste aceasta sau nu, functie de optiunea acestuia. În cazul în care ai ales ca în câmpul Type: sa fie introdusa automat data sau ora din calculator, aceasta caseta de editare (Defaut date: ) devine inactiva.

O facilitate aparte este posibilitatea crearii unui câmp în care automat Word-ul sa execute calcule, folosind referirile la celule. Spre exemplu daca ai creat formularul ca pe un tabel si ai de însumat valorile din coloana a doua, vei parcurge urmatorii pasi:

Declari fiecare câmp care va intra în calcul ca fiind numeric.

Câmpul care va calcula formula îl declari astfel: selectezi butonul Text Form Field din bara Forms, apoi butonul Form Fiels Options , executi clic pe sageata din dreapta casetei Type: si selectezi din lista tipul Calculation. Alegi formatul numarului din caseta Number format: si (optional) lungimea maxima de caractere din caseta Maximum lenght:. În caseta Expresion: vei scrie formula care doresti sa se aplice. În exemplul dat se aduna numerele introduse în a doua coloana (considerata a fi coloana B) de pe rândurile 2,3 si 4.

Validarea casetei Calculate on exit (Calcul efectuat la terminare) va avea ca efect calculul imediat al valorii rezultat.

Un alt tip de câmp pe care îl poti crea este câmpul cu o lista de optiuni, de tip caseta derulanta. Crearea unui astfel de câmp îi ofera utilizatorului posibilitatea sa selecteze un raspuns (o optiune) dintr-o lista predefinita, printr-un singur clic. Primul articol din lista este afisat în permanenta, restul devenind vizibile la derularea listei (clic pe butonul din dreapta casetei). Cum creezi lista Dupa ce ai scris eticheta câmpului, selectezi din bara Forms butonul Drop-Down Form Field (Câmp de formular de tip caseta derulanta) si apoi butonul Form Field Options . Se deschide fereastra Drop-Down Form Field Options (Optiuni pentru câmpul de formular de tip caseta derulanta). În caseta Drop-down item: (Articol din lista derulanta) vei scrie primul element al listei pe care o creezi, apoi apesi butonul Add. Acesta este adaugat în caseta Items in drop-down list: Aricole din lista derulanta Scrii urmatorul element al listei în caseta Drop-down item: apesi din nou butonul Add, acesta este adaugat viitoarei liste. Reiei acest procedeu scriind toate elementele listei.

Daca vrei sa stergi un element scris în caseta Items in drop-down list: vei executa un clic pe acesta (pentru a-l marca) si vei apasa butonul Remove.

Ordinea elementelor în lista o poti schimba folosindu-te de cele doua butoane de mutare aflate în dreapta casetei Items in drop-down list:

Bifarea optiunii Drop-down enabed (Derulare activata) din zona Field settings permite utilizatorilor sa selecteze elemente din lista derulanta creata de tine. Daca aceasta caseta de validare este deselectata, lista derulanta nu apare, ci singura valoare afisata va fi primul element al listei.

În toate casetele, indiferent de tipul câmpului pe care l-ai folosit, ai observat sub butonul OK (cel care a validat fiecare alegere) butonul Add Help Text. Cu ajutorul acestuia poti introduce un mesaj-text care sa apara în bara de stare sau la actionarea tastei F1, astfel încât sa apara informatii suplimentare referitoare la continutul respectivului câmp. Pentru aceasta apasa butonul Add Help Text. Se deschide caseta de dialog Form Field Help Text: Efectueaza clic pe una din etichetele Status Bar (Bara de stare) sau Help Key (Tasta Help) pentru a determina locul în care sa apara textul de asistenta. Optiunile sunt identice în ambele pagini. Daca vrei ca textul de asistenta sa apara si în bara de stare si la apasarea tastei F1, va trebui sa-l scrii în ambele ferestre.

Ai trei posibilitati de alegere pentru textul ajutator:

None (Nici un mesaj-text) ;

Auto Text entry (Intrare din lista Auto Text)

Type your own (Introduceti textul propriu).

Pentru a introduce mai repede textele pe care le folosesti des ca texte ajutatoare, poti sa creezi intrari Auto Text, asa cum ai învatat în Cursul III-RPB-051-03 în prima lectie. Apoi, în caseta de dialog Form Field Help Text executi clic pe butonul radio Auto Text entry: si din lista derulanta selectezi textul dorit.

Daca doresti sa scrii un text ajutator propriu, bifeaza optiunea Type your own (Introduceti textul propriu ). În caseta de editare aflata sub aceasta scrie textul pe care-l doresti.

Acesta este un exemplu cum unui element al listei de optiuni i s-a asignat text ajutator, acesta apare scris în bara de stare.

O alta posibilitate pe care ti-o ofera aplicatia Word, respectiv caseta Text From Field Option, este folosirea macrocomenzilor asociate unui câmp.

Pentru aceasta deschizi sablonul formularului si înregistrezi macrocomanda folosind meniul Tools, comanda Record New Macro din submeniul Macros (poti deschide Visual Basic Editor si sa înregistrezi direct macrocomanda, daca ai cunostintele necesare). Dupa ce ai înregistrat sau scris macrocomanda vei salva formularul sub forma unui sablon, astfel încât aceasta macrocomanda sa fie utilizabila si alta data, când utilizatorii vor crea alte formulare.

Ai posibilitatea sa indici din lista continuta în dreptul casetelor Entry: (respectiv Exit:) numele macrocomenzii care sa ruleze în momentul în care punctul de inserare a ajuns la începutul (respectiv la parasirea) câmpului selectat.

Dupa terminarea completarii formularului va trebui sa-l protejezi împotriva modificarii structurii lui. Pentru aceasta vei apasa butonul Protect Form din bara Forms sau din meniul Tools vei selecta comanda Protect Document... si vei alege optiunea Forms. (Mai multe despre protejarea documentelor vei afla parcurgând mai departe aceasta lectie, la sectiunea "Protejarea documentelor"). Odata protejat acest formular, el poate fi dat spre completare utilizatorilor. Acestia se vor deplasa cu ajutorul tastei Tab (respectiv Shift+Tab) înainte (respectiv înapoi) în document, completând câmpurile destinate lor. Orice utilizator familiarizat cu lucrul cu bara Forms poate elimina protectia formularului apasând butonul Protect Form sau parcurgând secventa Tools , Unprotect Document.

Dupa protejarea documentului este bine sa-l salvezi ca sablon, pentru ca mai multi utilizatori sa-l poata completa fara sa-i altereze continutul. Pentru aceasta mai întâi vei închide bara cu instrumente Forms astfel: executi clic cu butonul din dreapta al mouse-ului pe bara si dezactivezi optiunea Forms din meniul contextual. Apoi din meniul File alegi optiunea Save As... Din lista derulanta Save As Type selectezi Document Template (sablon de document) În caseta Save In: este schimbata automat locatia cu adresa C:\Windows\Applications Data\Microsoft\Templates. Extensia lui va fi *.dot.

C nd un utilizator deschide acest sablon primul lucru pe care îl va face va fi salvarea lui ca document (cu extensia .doc) si abia apoi utilizarea.

Înainte de a salva formularul ca sablon trebuie sa verifica ca nu au mai ramas date introduse în câmpuri, textul sau alte obiecte de test pe care le-ai folosit în timpul proiectarii si testarii, apoi selecteaza modul de vizualizare a documentului care urmeaza sa fie afisat la deschiderea formularului si eventual redimensioneaza fereastra document, daca doresti ca utilizatorul formularului tau sa o vada la o dimensiune predefinita.

Datele continute în formular pot fi salvate ulterior (doar ele) într-o baza de date sau într-o foaie de calcul tabelar. Pentru aceasta trebuie ca utilizatorii sablonului sa selecteze o optiune de salvare prin care sa salveze numai datele din formular sub forma unui fisier text. Pentru a salva doar datele din formular procedezi astfel:

Din meniul Tools selecteaza Options.

Selecteaza eticheta Save.

Selecteaza caseta de validare Save Data Only For Forms (Salveaza numai datele din formulare).

În cazul în care, dintr-un motiv oarecare, doresti sa schimbi sablonul unui formular procedezi astfel:

Din meniul File selectezi optiunea New...

Selectezi sablonul formularului pe care doresti sa-l modifici. În sectiunea New din coltul din dreapta selectezi butonul radio Template, apoi apesi butonul OK.

Afisezi bara de instrumente Forms.

Selectezi câmpul pe care doresti sa-l modifici si faci modificarile dorite.

Salvezi sablonul sub acelasi nume, tipul de fisier ramânând Template. Vei confirma înlocuirea vechiului sablon apasând butonul Yes la cererea de confirmare a suprapunerii.