Crearea si modificarea unui index

Atunci cand lucrezi cu documente lungi ai nevoie sa te deplasezi rapid in cadrul lor. Exista mai multe instrumente care iti usureaza navigarea prin document, cum ar fi tabela de materii (cuprinsul), un tabel de figuri, un index sau referintele incrucisate.

Editorul Word are incorporate facilitati care permit crearea relativ simpla a unor componente ajutatoare pentru naviga 848j95i re:

n       Tabela de materii (Table of Contents – TOC) prezinta o lista cu toate titlurile de diferite niveluri (ai invatat despre aceasta in Cursul III-RPB-041-03);

n       Tabelul de figuri (Table of Figures - TOF) prezinta o lista cu toate figurile din document;

n       Tabel de trimiteri (Table of Authorities – TOA) prezinta lista cu cazuri citate in documente juridice, autori sau titluri de carti citate, etc.;

n       Index – prezinta in ordine alfabetica intrari identificate, cu numerele de pagina respective.

n       Referintele incrucisate (Cross-Reference) – indruma cititorul spre anumite parti ale documentului, pentru a obtine mai multe informatii despre un anumit subiect.

Indexul este creat ca un camp de mari dimensiuni, colectand intrari pe care le-ai identificat folosind markere speciale pentru index sau cuvinte sau expresii din liste create separat.

Cum creezi indexul? Parcurgand de sus pana jos un document, marcheaza fiecare cuvant care trebuie sa apara in index. Plaseaza apoi cursorul in locul in care doresti sa apara indexul (de obicei se plaseaza la sfarsitul documentului) si da comanda de inserare index. Sa luam pe rand fiecare pas si sa detaliem.

n       Selecteaza textul pe care doresti sa-l marchezi.

n       Selecteaza optiunea Index and Tables din meniul Insert. In caseta de dialog Index and Tables selecteaza eticheta Index si apasa butonul Mark Entry. Se deschide caseta de dialog Mark Index Entry (poti deschide direct aceasta caseta apasand combinatia de taste Alt+Shift+X).

n       Cuvantul selectat apare in campul Main entry: (Textul principal al intrarii). Efectueaza un clic pe butonul Mark All pentru a marca toate aparitiile cuvantului selectat in document sau butonul Mark pentru a marca doar aceasta aparitie a lui.

n       Caseta de dialog Mark Index Entry ramane deschisa dupa marcarea unei intrari, permitandu-ti sa continui marcarea altor cuvinte. Pentru aceasta vei naviga in document mai departe si vei apasa butonul Mark sau Mark All de cate ori intalnesti un cuvant pe care doresti sa-l inscrii in index sau pentru a-i inregistra toate aparitiile.

n       Efectueaza un clic pe butonul Cancel atunci cand ai terminat si doresti inchiderea ferestrei.

In caseta de dialog Main entry apare cuvantul pe care l-ai selectat. Ai posibilitatea sa selectezi si sa editezi acest text.

Atunci cand doresti sa inregistrezi sinonime pentru o intrare de index procedezi astfel:

n       Selectezi textul si il inregistrezi ca intrare de index apasand butonul Mark;

n       Editezi in caseta Main entry cuvantul sinonim si apesi butonul Mark;

In exemplul dat cuvantului „modificarile” iau fost inregistrate ca sinonime „schimbarile” si ”transformarile”, prin editarea in caseta Main entry;

n       Repeti daca doresti acest pas sau treci mai departe, localizand o alta intrare de index.

In caseta de dialog Subentry: inregistreaza intrarile secundare, adica acele intrari de index care sunt indentate sub o intrare principala, de ordin mai general.

In exemplul urmator cuvantului „modificarile” din text i-au fost inregistrate ca intrari secundare cuvintele: „continutului”, „unui capitol” si „unui pragraf”. In index acestea sunt indentate sub cuvantul „modificarile”.

Iata cum realizezi acest lucru:

n       Selecteaza textul intrarii principale (in exemplul dat cuvantul „modificarile”);

n       Deschide caseta de dialog Mark Index Entry (poti apasa combinatia de taste Alt+Shift+X). Cuvantul selectat este afisat in caseta Main entry (intrarea principala);

n       Tasteaza textul intrarii secundare in caseta Subentry: (de exemplu „continutului”);

n       Efectueaza clic pe butonul Mark;

n       Daca vrei sa mai introduci un text secundar pentru aceeasi intrare principala („modificarile”), tasteaza textul in caseta Subentry: (de exemplu: „unui capitol”). Poti repeta acest pas de cate ori doresti, functie de cate intrari secundare mai doresti sa introduci in index.

Zona Options iti permite sa specifici locatia unde va fi afisata o intrare de index.

n       Cross-reference (referinta incrucisata) face trimiterea nu la un numar de pagina, ci la o alta intrare din index. Cuvantul See (vezi) apare deja in aceasta caseta, urmand ca tu sa specifici doar numele referintei incrucisate la care sa se faca trimiterea (in exemplul dat pentru intrarea principala „modificarilor” referinta se numeste „PRECIZARE”).

n       Current page (Pagina curenta) – este optiunea prestabilita. Cand ai localizat o intrare de index, editorul Word ii inregistreaza pagina pe care se situeaza ea. Folosind butonul Mark All automat se creeaza o lista cu toate paginile in care este localizat respectivul cuvant (respectiva intrare).

n       Page range Bookmark (Semn de carte pentru un domeniu de pagini) - iti permite sa specifici pentru o intrare de index un domeniu de pagini. Pentru aceasta:

Selecteaza domeniul de pagini din document;

Insereaza un semn de carte Insert => Bookmark

Deschide fereastra de dialog Mark Index Entry (pentru rapiditate foloseste combinatia de taste Alt+Shift+X) si selecteaza caseta Page range Bookmark.

In caseta Main entry indica textul intrarii principale pentru index (in exemplul dat „Tutea”).

Selecteaza Page range Bookmark si din lista derulanta selecteaza numele semnului de carte.

Apasa butonul Mark si apoi inchizi fereastra sau reiei pentru alt domeniu.

Cand va fi creat indexul, pentru aceasta intrare va fi indicat tot domeniul de pagini.

Page Number Format (Formatarea numarului de pagina) – iti permite sa formatezi intrarile de index folosind caractere aldine sau cursive pe masura ce le creezi.

Crearea propriu-zisa a indexului este o operatie asemenatoare cu crearea cuprinsului.

Plaseaza punctul de inserare in locul unde doresti sa apara indexul (de obicei la sfarsitul documentului);

Selecteaza optiunea Index and Tables din meniul Insert (daca este necesar selecteaza eticheta Index).

Valideaza casete Right align page number (Alinierea la dreapta a numarului de pagina) daca doresti ca numarul paginii pe care se gaseste intrarea sa fie plasat in partea dreapta a ei. Caseta Tab leader este activa in aceasta situatie si poti stabili tipul de element de legatura intre intrare si numarul paginii. In cazul in care nu validezi caseta Right align page number numarul paginii este afisat imediat langa numele intrarii, iar caseta Tab leader este inactiva. In continuare este dat un exemplu comparativ:

Din lista Formats: alegi un format de prezentare pentru index. Poti selecta pe rand fiecare optiune si in caseta Print Preview vei vedea fiecare format care se poate atribui indexului.

Indica formatul intrarilor din index Type bifand una din cele doua optiuni:

Indented – afiseaza intrarile secundare sub cele principale;

Run-in – intrarile secundare sunt afisate pe aceeasi linie cu cele principale; casetele Right align page number si Tab leader sunt automat dezactivate.

Stabileste numarul de coloane din index, completand caseta Columns. (Daca indexul contine multe intrari scurte, poti crea indexul pe mai mult de doua coloane, vei economisi pagini).

(Optional poti schimba limba pe care doresti sa o folosesti pentru editarea indexului).

Efectueaza clic pe butonul OK si indexul este generat automat.

Dupa inserarea indexului in document il poti reformata manual sau poti reformata text la anumite niveluri, modificand stilurile de index.

Afiseaza caseta de dialog Index and Tables. Eticheta Index trebuie sa fie selectata. Efectueaza un clic pe butonul Modify. Se deschide caseta Styles. In lista Styles selecteaza stilul pe care doresti sa-l modifici. Executa clic pe butonul Modify. Se deschide caseta Modify Style in care poti opera modificarile dorite.

Din meniul Format selecteaza optiunea Style , apoi selecteaza numele stilului pe care il modifici si foloseste in continuare butonul Modify.(despre aceasta ai invatat in Cursul III-RPB-041-31).

In cazul in care, dupa inserarea indexului in document, mai marchezi si alte intrari de index sau modifici structura documentului (locatiile intrarilor se modifica) este necesar sa actualizezi indexul. Actualizarea o faci plasand punctul de inserare in interiorul indexului si apasand tasta F9 sau executand clic-dreapta si alegand din meniul rapid optiunea Update Field (actualizare camp).

Ai posibilitatea sa generezi un index si prin folosirea unei liste de cuvinte si expresii creata anterior, in loc sa marchezi cuvintele ca intrari de index. Iata cum procedezi:

n       Creaza un document nou.

n       Insereaza un tabel cu doua coloane (Insert => Table

n       In prima coloana (cea din stanga) scrie cuvantul exact asa cum apare in document (respecta tipul de litera, majuscule si litere mici).

n       In coloana a doua, cea din dreapta, scrie intrarea de index asa cum vrei sa apara la generarea acestuia.

n       Continua sa completezi celelalte randuri cu fiecare intrare de index.

n       Salveaza documentul.

n       Deschide documentul in care doresti sa creezi indexul.

n       Din meniul Insert selecteaza optiunea Index and Tables. Eticheta Index trebuie sa fie selectata.

n       Efectueaza un clic pe butonul AutoMark. Se deschide caseta de dialog Open.

n       Efectueaza dublu-clic pe numele fisierului creat anterior, cel care contine lista cu intrari de index. Editorul Word localizeaza si marcheaza toate cuvintele sau expresiile respective din document.

n       Plaseaza cursorul in locul in care doresti sa inserezi indexul (de obicei la sfarsitul documentului). Selecteaza din nou optiunea Index and Tables din meniul Insert si efectueaza clic pe butonul OK.

Daca actualizezi un index creat anterior, Word-ul te va intreba daca doresti inlocuirea vechiului index si va trebui sa executi clic pe Yes. (Poti alege din meniul rapid (clic dreapta) optiunea Update Field pentru a face in orice moment actualizarea indexului).