EFECTUAREA DE CALCULE ÎN INTERIORUL TABELELOR
În Cursul II-RPB-041-02 ai învatat sa creezi si sa formatezi tabele în Word. Atunci ai aflat ca în interiorul tabelelor din Word se pot efectua calcule (fara a ajunge totusi la performantele Excel-ului).
Editorul Word nu atribuie numere de referinta celulelor dintr-un tabel, de aceea formulele trebuie sa se refere la celule prin specificarea directiei (Left=stânga, Right=dreapta, Above=deasupra, Below=dedesubt) sau printr-un nume de semn de carte.
De obicei referintele din formule se scriu cu majuscule. Rândurile sunt numerotate de sus în jos, iar coloanelor li se atribuie litere în ordine alfabetica, de la stânga spre dreapta. Pentru a indica un domeniu de celule, utilizeaza semnul : (doua puncte) între doua referinte; între paranteze scrie referinta primei si ultimei celule care fac parte din domeniu; de exemplu (D3:D5) se refera la celulele D3, D4 si D5. Un domeniu cuprinde un bloc contiguu, care se poate întinde pe mai multe rânduri si coloane (C2:E6).
Nota: Atunci când faci referire la un domeniu trebuie sa ai grija ca acesta sa nu contina celule goale sau valori non-numerice, deoarece Word-ul va efectua calculele doar pentru a portiune din domeniul specificat de tine, nu pentru tot domeniul.
Orice formula începe neaparat cu semnul = (egal).
Într-un tabel sunt folositi toti operatorii matematici uzuali, iar formulele complexe pot contine mai multi operatori,de exemplu: =(B2+B3)*(B5 B4).
MEDIA ARITMETICĂ
Sa lucram pe un exemplu pornind de la un tabel completat cu date. Pe ultimul rând vom calcula media valorilor pe fiecare coloana, apoi vom face pe coloana Total suma valorilor pentru fiecare persoana (pe fiecare rând) si suma totala (pe coloana).
n Pentru a adauga formula care va calcula media valorilor pe coloana Saptamâna 1, plaseaza cursorul în celula vida de la baza acelei coloane.
n Selecteaza din meniul Table optiunea Formula. Se deschide caseta de dialog Formula, care deja are în caseta Formula: sugerata o formula.
n sterge continutul acestei casete, pastrând doar semnul = (egal).
n Din caseta Paste function: alege AVERAGE (medie). Aceasta functie este inserata în caseta Formula:.Punctul de inserare clipeste între cele doua paranteze.
n Tasteaza ABOVE (deasupra), indicând astfel directia de citire a domeniului de celule.
Nota: Word-ul include toate valorile din directia specificata de tine pâna când întâlneste o valoare non-numerica sau o celula goala.
n Din lista derulanta a casetei Number format alege un format numeric pentru rezultat.
n Efectueaza clic pe butonul OK.
Dupa cum vezi insearea de formule este o operatie relativ simpla.
Sa calculam media valorilor pe coloana Saptamâna 2, referindu-ne de asta data la un domeniu de celule. Iata cum vei proceda:
n Plaseaza cursorul în celula vida de la baza acelei coloane.
n Selecteaza din meniul Table optiunea Formula. Se deschide caseta de dialog Formula, care deja are în caseta Formula: sugerata o formula.
n sterge continutul acestei casete, pastrând doar semnul = (egal).
n Din caseta Paste function: alege AVERAGE (medie). Aceasta functie este inserata în caseta Formula:.Punctul de inserare clipeste între cele doua paranteze.
n Indica domeniul de celule pentru care vrei sa se calculeze media. Pentru tabelul din exemplul dat coloana este C, iar rândurile domeniului sunt 2,3 si 4, deci vei indica domeniul (C2:C4). (Rândurile sunt numerotate de sus în jos, iar coloanelor li se atribuie litere în ordine alfabetica, de la stânga spre dreapta).
n Din lista derulanta a casetei Number format alege un format numeric pentru rezultat.
n Efectueaza clic pe butonul OK.
Nota: Referintele la formule sunt absolute (fixe). De aceea daca ulterior adaugi stergi un rând sau o coloana, va trebui sa refaci manual formula, pentru ca ea nu este actualizata automat, ca în Excel. Nu sunt adaptate referintele nici daca executi copiere.
Repeta operatia de calcul a mediei si pentru coloana Saptamâna 3. Ai de ales una din cele doua metode descrise mai sus, sau poti copia formula deja creata si sa o lipesti în a treia coloana. În acest ultim caz dupa copiere deschide caseta de dialog Formula si modifica domeniul de celule (în loc de C2:C4 vei scrie D2:D4).
SUMA VALORILOR
Pentru calculul sumei valorilor pe rând vei
proceda identic, numai ca functia folosita va fi SUM. Asa
cum ai aflat în Cursul II-RPB-041-02 poti obtine rapid însumarea
datelor folosind butonul AutoSum 
de pe bara de instrumente Tables and
Borders. Pentru aceasta afiseaza aceasta bara folosind
butonul Tables and Borders 
de pe bara de instrumente standard sau din meniul View, optiunea
Toolbars.
Iata cum procedezi pentru primul rând:
n Plaseaza cursorul în coloana Total, pe ultima celula a rândului, acolo unde doresti sa obtii suma valorilor.
n Apasa butonul AutoSum. Suma valorilor este automat introdusa si calculata în acest câmp.
Pentru rândul doi (de valori) sa calculam suma valorilor, folosind caseta Formula. Pentru aceasta:
n Plaseaza cursorul în coloana Total, pe ultima celula a rândului doi.
n Parcurgi secventa Table => Formula. În caseta Formula: este sugerata o formula.
n sterge continutul acestei casete, pastrând doar semnul = (egal).
n Din caseta Paste function: alege SUM. Aceasta functie este inserata în caseta Formula:.Punctul de inserare clipeste între cele doua paranteze.
n Indica directia de însumare LEFT (stânga).
n Din lista derulanta a casetei Number format alege un format numeric pentru rezultat.
n Efectueaza clic pe butonul OK.
Pentru rândul trei (de valori) vom face însumarea datelor indicând un domeniu de celule. Pentru aceasta:
n Plaseaza cursorul în coloana Total, pe ultima celula a rândului trei.
n Parcurgi secventa Table => Formula. În caseta Formula: este sugerata o formula.
n sterge continutul acestei casete, pastrând doar semnul = (egal).
n Din caseta Paste function: alege SUM. Aceasta functie este inserata în caseta Formula:.Punctul de inserare clipeste între cele doua paranteze.
n Indica domeniul de celule pentru care faci adunarea (B4:D4, deoarece si capul de tabel ocupa un rând) sau 4:4, ceea ce pentru editor înseamna "toate valorile de pe rândul 4".
n Din lista derulanta a casetei Number format alege un format numeric pentru rezultat.
n Efectueaza clic pe butonul OK.
Nota: Asa cum ai vazut adineauri, pentru a specifica un rând sau o coloana întreaga introduci în numele domeniului acelasi nume de rând sau de coloana în ambele parti ale semnului doua puncte: 4:4 pentru datele de pe întregul rând 4, sau E:E pentru toate datele de pe coloana E.
Pâna în acest moment tabelul arata astfel:
Pentru a calcula suma datelor ai posibilitatea sa folosesti ca referinta si semne de carte. Cum procedezi?
n Selecteaza domeniul de celule care vor trebui adunate. Insereaza un semn de carte (Bookmark). Pentru aceasta foloseste secventa Insert => Bookmark. Pentru exemplul nostru semnul de carte se numeste "toate_valorile".
n Plaseaza cursorul în ultima celula din tabel, acolo unde doresti însumarea valorilor.
n Deschide caseta de dialog Formula. În caseta Formula trebuie sa fie doar semnul = (egal).
n Din lista derulanta a casetei Number format alege un format numeric pentru rezultat.
n Din lista derulanta a casetei Paste bookmark selecteaza numele semnului de carte. Acesta este înregistrat automat în caseta Formula, dupa semnul egal.
n Efectueaza clic pe butonul OK.
Nota: Chiar daca ai selectat doar o parte din valorile aflate deasupra si în stânga locului în care faci însumarea, Word-ul va însuma toate datele aflate pe acele rânduri si coloane. În exemplul anterior a fost selectat domeniul B2:D4, dar suma se va face pentru domeniul B2:E4. Trebuie sa tii cont de acest lucru atunci când folosesti semnele de carte pentru calcul în tabele!
CALCULE CU DATE DIN ALTE TABELE
Editorul Word îti permite sa faci calcule într-un tabel folosind date din alt tabel situat în acelasi document.
Iata ce ai de facut:
n Selecteaza tot tabelul din care vrei sa aduci valori.
n Atribuie-i un nume de semn de carte. Pentru aceasta foloseste secventa Insert => Bookmark. Pentru exemplul nostru semnul de carte se numeste "tabelul2".
n Plaseaza punctul de inserare în celula în care vrei sa efectuezi calculele.
n Deschide caseta de dialog Formula. În caseta Formula trebuie sa fie doar semnul = (egal).
n Selecteaza din caseta Paste function functia pe care doresti sa o inserezi. Punctul de inserare fiind plasat între parantezele functiei, selecteaza din caseta Paste bookmark numele semnului de carte (tabelul din care faci citirea datelor). Poti scrie formule combinate, care sa realizeze calcule mai complexe.
n Alege tipul de format numeric pentru rezultatul calculelor (utilizeaza caseta Number format).
n Executa clic pe butonul OK.
În exemplul dat anterior punctul de inserare a fost plasat pe primul rând al primului tabel, în coloana Total. Scriem formula care sa adune valorile primului rând din tabelul principal (de la Saptamâna 1 pâna la Saptamâna 3) (SUM(B2:D2)) cu valorile aflate pe primul rând al tabelului al doilea, caruia i-am atribuit ca nume de semn de carte "tabel2" (SUM(tabel2 2:2)). Formula va fi:
=SUM(B2:D2)+SUM(tabel2 2:2) sau =SUM(B2:D2)+SUM(tabel2 B2:D2)
|
