Notiuni generale:
Orice text se creeaza din paragrafe. Trecerea la un paragraf nou se efectueaza cu tasta Enter. Un paragraf poate contine 1 sau mai multe rânduri. (Pentru a trece de la un rând la altul noi nu îndeplinim nimic).
La sfârsitul propozitiei vom scrie "." si spatiu. La sfârsitul abzatului numai "." . Dupa virgula de asemenea vom insera spatiu.
Cuvintele se despart cu o spatiu.
Ne alegem limba în care dorim sa scriem: punem CLICK la EN si alegem limba dorita sau cu tastele din stanga ALT + Shift
Alegem fontul.
Alegem marimea literei.
Indicam dimensiunea logica a foii.
Alegem modul de aliniere.
Nota: ordinea acestor puncte nu conteaza si într-un document putem sa nu folosim nimic din ele si de asemenea unele pot fi folosite de mai multe ori totul se face la necesitate.
De obicei fontul, marimea, dimensiunea pot fi instalate cele dorite, care apar de fiecare data la deschiderea unui fisier nou.
Pentru tastele cu simboluri %5 pentru a obtine simbolul din partea de jos a tastei se tine apasata tasta Shift.
Când se lucreaza mult cu cifre este mai comod de folosit blocul de taste din partea dreapta a tastierei.
Acest bloc se activeaza (dezactiveaza) cu tasta Num Lock (lampa).
Miscarea prin pagina se efectueaza numai pe locurile unde sunt simboluri (lacuna de asemenea e simbol).
Miscarile le efectuam cu:
soricelul
Sagetile
Home- începutul rândului CTRL+Home - începutul textului
End - sfârsitul rândului CTRL+End - sfârsitul textului
Ctrl + miscarea peste un cuvânt
Page Up - miscarea cu o pagina de ecran în sus
Page Down - miscarea cu o pagina de ecran în jos.
stergerea simbolurilor.
Pentru a sterge simbolurile se folosesc:
Backspace - sterge un simbol din partea stânga a cursorului
Delete - sterge un simbol din partea dreapta
Marcam un cuvânt, rând, abzat sau altceva si apasam Delete - se sterge ce a fost marcat.
Nota: Elementele marcate vor fi de alta culoare
Pentru a marca cu tastiera ducem cursorul la începutul cuvântului si tinând apasata tasta Shift ne miscam cu ajutorul sagetilor
Marcarea unui cuvânt se efectueaza prin CLICK de 2 ori.
Marcarea unui abzat se efectueaza prin CLICK de 3 ori când cursorul se afla în interiorul lui.
Pentru a marca un rând miscam cursorul în partea stânga a rândului ( ) si apasam CLICK.
Pentru a marca tot textul:
Apasam de 3 ori în partea stânga a rândului
Edit/Select All
Ctrl+A
De obicei e mai simplu de marcat cu soricelul.
Vom deosebi la introducerea datelor 2 regimuri:
Regimul de inserare. Scriind textul nou cel de dupa cursor se misca la dreapta.
Regimul de înlocuire. Se scrie peste textul existent.
Trecerea de la un regim la altul se efectueaza cu tasta insert.
Tasta Tab - ne ajuta sa indicam aliniatul abzatului.
În cazul tabelelor trecem de la o celula la alta.
Cele 5 litere române se afla la tastele cu urmatoarele simboluri:
|
s |
t |
Observatie: Când iesim din careva fereastra de selectie (am selectat sau am schimbat careva parametri, avem urmatoarele posibilitati).
OK - intra în vigoare variantele 757b119h selectate
Cancel - ramân variantele vechi
Default - varianta selectata ne va aparea de fiecare data la document nou (prin conventie).
Cu informatia marcata putem:
Schimba fontul si marimea
Face literele grase (B)
Literele Italic (I)
Sublinia textul (U)
Efectuam alinierea în abzat (stânga, dreapta, centru, ambele parti)
Multe altele.
Alinierea textelor.
Avem posibilitatea de a crea liste. Pentru aceasta:
Introducem datele ca fiecare element al listei un abzat nou (tastam Enter la fiecare sfârsit de element al listei).
Marcam elementele listei.
Actionam butoanele Numbering sau Bullets, dupa necesitate.
Note: 1. Daca înseram în interiorul listei un element nou lista nu se va "strica" (numerotatia se pastreaza).
Daca vrem sa alegem alt mod de numerotare s-au alte buline procedam:
a) Marcam lista.
b) Format / Bullets and Numbering
c) Selectam Bullets sau Numbering
d) Tastam customize pentru modificari.
e) Dupa efectuarea modificarii dorite tastam OK.
Note: 1. Referitor la marcatori ne putem alege orice simbol din mai multe baze de fonturi si putem indica marimea dorita.
2. Pentru enumerarea selectam varianta din cele propuse
1) 1. A a a)
2) 2. B b b)
3) 3. C c c) ; de asemenea putem modifica fontul si marimea lui cum si numarul de la care se va porni enumerarea listei (Start at).
Abzatele marcate pot fi miscate mai în dreapta cu butonul Increase Indent si în stânga cu Decrease Indent.
Butonul Highight - ne vopseste fonul informatiei marcate cu culoarea aleasa de noi.
A - ne modifica culoarea literelor.
Pentru a modifica fontul folosim meniul principal procedând:
1. Format/Font.
2. Din fereastra font ne alegem fontul dorit.
3. Din font style - ne alegem stilul (obisnuit italic, gras, gras italic).
4. Din Size - alegem marimea literei.
5. Din Underline - alegem stilul de sublinere (1 linie,2..).
6. Din Color - indicam culoarea dorita.
7. La effects + punem bifa la efectul dorit, unde:
1) Taierea textului cu o linie.
2) Taierea textului cu 2 linii.
3) Exponent 
.
4) Subscript indice 
.
Nota: Dupa efectuarea oricarei operatiuni în fereastra Preview vedem rezultatul.
Personalizarea barelor de instrumente.
Pentru a ne usura lucru sunt preconizate mai multe bare de instrumente pregatite.
Selectarea barei de instrumente:
1. View(vizualizare)/Toolbars(bare de instrumente).
2. Fixam bifa (extragem bifa) înaintea barei de instrumente.
Note: 1. Unele bare de instrumente vor fi afisate automat la îndeplinirea carorva actiuni.
2. De obicei barele se situeaza între meniul principal si fereastra din text.
Avem posibilitate sa le schimbam locul "tragând" bara cu CLICK apasat.
Avem posibilitatea sa adaugam sau sa lichidam unele butoane din barele de instrumente existente.
Pentru a exclude careva butoane (de exemplu discheta):
1. View/Toolbars/Customize
2. Apucam instrumentul, care dorim s-al excludem si îl tragem în interiorul ferestrei deschise.
Crearea barelor de instrumente proprii.
1. View/Toolbars/Customize/Toolbars.
2. New(nou).
3. Introducem numele dorit pentru bara de instrumente în fereastra Toolbars
4. OK.
5. Adaugarea instrumentelor în barele existente sau cele create de noi.
1a. View / Toolbars/Customize/Commands.
2a. Alegem categoria din fereastra comenzi din comanda categories.
3a. Din fereastra commands selectam butonul dorit.
4a. Ţinând apasata CLICK tragem acel buton în interiorul barei dorite în locul dorit.
stergerea si redenumirea barelor.
1. View/Toolbars/Customize/Toolbars.
2. Selectam bara dorita.
3. Selectam Delete sau Rename.
Lucrul cu tabelele.
Pentru a însera tabele e bine sa cunoastem numarul de rânduri si coloane necesare.
Pentru a însera un tabel:
1. Table/Insert/Table
2. Indicam numarul de rânduri si numarul de coloane.
3. OK.
Nota: 1. Tabelul apare în locul unde era cursorul.
2. De obicei latimea tabelului este egala cu latimea foii daca nu am selectat alta varianta.
Pentru a schimba dimensiunea rândului sau coloanei:
1. Aranjam cursorul la intersectie
2. Tragem cursorul tinând apasat CLICK în directia dorita.
Schimbarea dimensiunilor la un bloc de celule (una sau mai multe vecine).
1) Marcam celula (domeniul).
2) Repetam algoritmul de mai sus cu conditia ca cursorul se afla la intersectia coloanei marcate.
Pentru a selecta o celula ducând cursorul spre ea pâna când ea forma sagetii
Daca dorim sa selectam mai multe celule vecine, o selectam pe prima si tinând apasat buton stâng al mousului miscam în directia dorita.
Daca cursorul are forma vom primi:
1. CLICK- selectam celula
2. CLICK, CLICK- se selecteaza rândul.
3. CLICK de 3 ori - se selecteaza tabelul
Selectarea se mai îndeplineste prin:
Table/select row, select column, select table
Selectarea unei coloane se mai efectueaza prin CLICK deasupra coloanei, cursorul primeste forma:
Unirea celulelor
În unele cazuri (mai ales la antetul tabelelor) e necesar de unit mai multe celule în una.
Pentru aceasta: 1. Marcam celulele.
Table/Split Table.
Uneori avem necesitatea de a insera într-o celula mai multe celule:
Pentru aceasta: 1. Marcam celula.
2. Split cells
Pentru a "rupe" un tabel (avem unu cu 7 rânduri si dorim sa avem unul cu 4 si altul cu 3) procedam: - aranjam cursorul în rândul unde vrem sa efectuam ruperea.
Table/Split Table.
Pentru a uni stergem tot ce-i scris între ele cu Delete..
Sortarea informatiei din tabel.
Prin sortare vom întelege aranjarea informatiei din careva coloana în ordine crescatoare s-au descrescatoare.
Daca informatia este textuala, sortarea se efectueaza dupa alfabet. Daca este informatie numerica - dupa valoarea ei.
Nota: În timpul sortarii evident ca se schimba cu locurile informatia de pe rânduri. La schimbare se misca tot rândul.
Sortarea poate fi efectuata dupa un singur nivel pe o anumita coloana.
Daca însa avem nevoie ca informatia sortata dupa primul nivel, în rândurile unde la aceasta sortare este aceiasi informatie (Cahul). Putem efectua sortarea dupa nivelul 2 (Colibasi, Cantemir).
De asemenea pentru rândurile cu aceeasi informatie dupa primele 2 nivele de sortare putem efectua sortarea dupa nivelul III(Cahul,Cantemir,100 si 80).
Pentru a efectua sortarea procedam:
Inseram cursorul în inferiorul Tab.
Table/Select Table
Table/Sort.
Din fereastra My list has/
Selectam Header row daca tabelul are titlul sau No Header row daca nu are titlu.
Activam fereastra sort by
Selectam coloana pentru nivelul 1 de sortare.
Alegem ascending (ascendent) daca dorim sa efectuam sort în crestere sau descending descrestere.
În fereastra Then by - selectam coloana pentru nivelul 2 de sortare.
Alegem modalitatea pentru acest nivel (ascending, descending).
Repetam 8, 9 pentru nivelul 3.
OK.
Note: 1. Nu este obligatoriu sa avem deodata toate 3 nivele de sortare.
2. Daca nu avem nivelul 2 sau 3 alegem None.
Imprimarea documentelor.
Imprimarea documentelor se efectueaza la imprimanta care poate fi locala sau în retea.
Imprimanta trebuie sa fie instalata si daca sunt instalate mai multe sa tinem cont pentru a alege pe cea necesara. Pentru a extrage la tipar:
File/Print
În fereastra Printer alegem imprimanta unita. De obicei acest punct nu va fi nevoie de îndeplinit.
În ALL Pages Range selectam pentru tot documentul
Curent page - pentru a tipari pagina în care se afla cursorul.
Pages - pentru a selecta paginile(1,3,6-10).
Selection - pentru a tipari informatia selectata.
În fereastra Copies indicam numarul necesar de copii(imprimanta nu e xerox!!!).
În fereastra Collate prezenta bifei înseamna -1,2,3, si lipsa ei - 1.1,2.2;
OK.
Pentru a trece de la un loc la altul în text folosim:
Edit/Go To si indicam pagina, linia aratând numarul.
Apasând Go To ajungem la locul indicat.
Înlocuirea unor cuvenite prin altele.
Edit/Replace.
Scriem cuvântul care dorim sa-l schimbam si cel în care dorim sa-l schimbam(Ana - Maria).
Alegem una din comenzile Find Next - trecem cursorul la urmatorul cuvânt de cel scris de noi din text.
Close - parasim acest regim.
Replace - schimba (înlocuieste) cuvintele în locul indicat de cursor.
Replace All - schimba toate cuvintele indicate din text.
Inserarea picturilor existente
Insert / Picture / Clip Art ... actionam dupa necesitati
Inserarea desenelor create de noi:
Insert / Picture / From File apoi indicând discul radacina si mapa, unde el se afla, inseram fisierul dorit în documentul activ.
Daca dorim sa scriem un nume de firma sau altceva frumos atunci:
Insert / Picture /WordArt apoi alegem felul, fontul, scriem textul, si altele.
Pentru a insera careva figuri procedam:
Insert / Picture / AutoSHapes apoi alegem meniul dorit de unde figura respectiva.
Desenarea
Deasemenea în Word putem desena folosind practic aceleasi figuri: dreptunghi, elipsa, linii, sageti s.a. Pentru aceasta folosim bara de butoane Drawing. Desenele pot fi marite sau redimensionate, copiate, mutate, sterse.
Folosirea indicatorului formatului
Atunci cînd dorim de a copia formatul din caruiva text pentru alt text procedam:
Marcam textul
Actionam butonul Indicatorul formatului 
Marcam textul care dorim sa aiba acelasi format.
Daca acest format dorim al copia în mai multe locuri atunci algoritmul va fi:
Marcam textul
Actionam de doua ori pe soricelul
stîng la butonul Indicatorul
formatului
Marcam textul care dorim sa aiba acelasi format. De atîtea ori de cîte avem nevoie.
Actionam butonul Indicatorul formatului
Schimbarea careiva fraze în text
Daca avem de schimbat în mai multe locuri un cuvînt, o fraza prin alta procedam:
Edit/replace
În fereastra Find scriem fraza ce dorim sa o schimbam
În fereastra Replace vom scrie fraza cu care o schimbam
Aici se folosesc urmatoarele butoane:
Replace - se foloseste pentru a schimba fraza în locul indicat de cursor.
Replace All - se foloseste pentru a schimba fraza în tot documentul.
Find Next - se trece la urmatoarea fraza, acea care indica cursorul nemodificânduse.
Cancel - parasim acest regim.
Antete si subsoluri
Deseori documentele au careva informatii care se copie pe toate paginile, de exemplu numele autorului, numele fisierului, numarul paginii. Aceasta informatie se scrie în antetul sau subsolul paginei. Pentru a o scrie:
View/Header and Footer
Completam informatia din antetul paginii
Trecem la subsolul paginii folosind butonul 
Completam informatia din subsolul paginii
La punctele 2 si 4 pot fi folosite butoanele din bara aparuta, unde:
- indica numarul paginii, 
- indica numarul total de
pagini, 
- insereaza data curenta, 
- insereaza ora.
Lucrul cu fisierul în diferite pagini.
În cazul cînd avem de schimbat ceva în pagina de exemplul pag.60 dar trebuie sa tinem cont de informatia de exemplu din pagina 10 putem împarti textul în doua ferestre în fiecare din care sa lucram în diferite locuri (În unul - pagina 10, în unul pagina-60).Pentru aceasta actionam Window/Split apoi fixam locul unde va avea loc ruperea ecranului. Trecem cu soricelul în acea fereastra unde avem nevoie de lucrat. Modificarile facute în oricare din aceste pagini sunt pentru tot documentul. Pentru a schimba acest regim fixam soricelul la intersectia documentelor si tinînd apasat CLICK tragem în jos sau în sus, pîna la capat.
Lucrul cu mai multe fisiere
În cazul cînd în Word avem deschise mai multe fisiere pentru a trece la unul la altul: Window si alegem numele altui fisier.
Putem modifica unele optiuni prin Tools / options/...
În cazul cînd bifa se fixeaza înseamna ca aceasta comanda este activa, si respectiv daca scoatem bifa - comanda nu va mai fi activa.
Tabelele de calcul Excel:
În Excel vom lucra cu celule. Fiecare celula are coordonatele sale (A1; C9; D37).
Ultima coloana este IV
Ultimul rând este 65536
End + - celula la ultimul rând
Home + - la primul rând
PF - Patratelul fermecat prin conventie.
Se termina introducerea informatiei în careva celula prin: ; Enter, Tab sau actionând soricelul în alta celula.
Vom deosebi celule cu date si celule cu formule. De obicei în celulele unde scriem formula vizualizam rezultatul acestor formule.
Orice formula se începe cu =
Cele mai simple formule matematice sunt:
|
Semnul |
Obisnuit |
Excel |
|
la putere înmultirea împartirea |
a+b a-b a b a : b |
a+b a-b a*b a/b (3+7)/(9+1) |
La scrierea formulelor se folosesc constante sau adrese de celula. Pot fi folosite si domenii.
Pentru modificarea (Editarea) informatiei din careva celula procedam:
F2
Ducem
cursul în celula dorita.
Actionam tasta sau sau efectuam dublu clic cu CLICK.
A
B
C
C9 , A4:A10, C3;C6;D4 , A2 : C6
B3:B9;C5:C11
Pentru a marca un domeniu procedam:
celula - ducem cursorul în celula dorita.
Pentru a marca celulele vecine dintr-un rând, coloana dintr-un domeniu dreptunghiular procedam: fixam cursorul la un capat al diagonalei domeniului si tinând apasat CLICK tragem cursorul în directia dorita (Avem posibilitatea sa marcam cu tastiera, daca tinem apasata tasta Shift, actionam una din sagetile necesare
Pentru a marca un domeniu compus adica nu toate celulele sunt vecine atunci marcam primul subdomeniu cu celule vecine si tinând apasata tasta CTRL marcam celelalte subdomenii.
Copierea în Excel în careva masura se aseamana cu copierea din Word si anume: se foloseste acelasi meniu Edit/Copy sau aceleasi butoane.
De asemenea trebuie sa indicam locul unde inseram informatia copiata.
Deosebirea este ca daca în Word inseram într-un singur loc în Excel se poate de inserat în mai multe celule de o data si anume în cele în care le selectam (marcam).
Putem completa careva celule cu o valoare constanta sau cu o formula sau cu serii aritmetice geometrice si de data.
Acest lucru îl putem îndeplini cu ajutorul la PF sau prin Edit/Fill.
Crearea seriilor
Prin serie liniara vom întelege un sir de numere care fiecare element, începând cu al II = cu precedentul + pasul.
De ex.: 1, 2, 3, 4 cu pasul 1
10, 15, 20 - pasul 5
Prin serie geometrica - fiecare numar începând cu al II este = cu precedentul de (înmultit) la pas. 3, 6, 12, 24 - pasul 2
Pentru seriile aritmetice poate fi folosit patratelul fermecat:
Completam primele 2 celule a seriei (practic am indicat începutul seriei si calculatorul va calcula pasul scazând din al II pe primul).
Marcam ambele celule.
Ţinând apasat PF tragem cursorul în directia dorita pâna la valoarea dorita.
Scriem 1 valoarea a seriei
Marcam aceasta celula
Edit/Fill/Series
În Series In indicam directia seriei pe rânduri sau coloane
În Type ne alegem Linear - daca dorim seria aritmetica:
Growth (exponential) - pentru serie geometrica.
În Step Value - indicam valoarea pasului
În Stop value - indicam valoarea finala, adica valoarea care sa nu fie depasita de serie.
OK
Nota: Daca dupa pasul-1 marcam careva domeniu (pe rând sau coloana) atunci din algoritmul precedent nu vom selecta Rows sau Columns si valoarea finala, adica vom exclude pasii 4, 7.
Schimbarea dimensiunilor câmpurilor si rândurilor
Vom folosi 2 variante:
1. Aranjam cursorul în rândul cu numele coloanelor la granita din dreapta a coloanei (la granita de jos a rândului) si tinând apasat CLICK tragem în directia dorita.
Avem posibilitatea de a schimba dimensiunile la mai multe coloane odata. Pentru aceasta marcam coloanele necesare si schimbam dimensiunile la o coloana din cele marcate. Automat se schimba toate.
I. Marcam coloanele necesare
II. Format/Column/Width (latime)
III. Indicam latimea dorita (latimea Standard = 8,43)
IV. OK
Pentru a schimba înaltimea rândurilor:
Marcam rândurile dorite
Format/Row/Height
Indicam valoarea dorita (standard = 12,75)
OK
Aranjam cursorul în rândul sau coloana unde se doreste inserarea.
Insert/Rows (Columns)
Ascunderea si reafisarea coloanelor (rândurilor
Reafisarea.
Marcam coloanele vecine la cele ascunse, daca a fost ascunsa (C marcam B si D) Format/Colum/Unhide.
Nota: Daca a fost ascunsa coloana A cum si daca dorim sa reafisam toate coloanele ascunse:
Marcam tot tabelul
Format/Column/Unhide
Noi stim cum se schimba dimensiunile coloanelor, dar câte odata putem oferi acest lucru computatorului daca marcam careva coloane (posibil tot tabelul) si Format/Column/AutoFit Selection- calculatorul va indica latimea coloanei dupa cea mai mare valoare din aceasta coloana adica unele coloane vor fi mai mari altele mai mici.
Înghetarea carorva rânduri si coloane.
Daca avem nevoie sa pastram pe ecran careva numar de linii si coloane ( de obicei - antetul tabelului) fixam cursorul sub acea linie si în dreapta acelei coloane, care dorim sa ramâna pe ecran si activam window / freeze panes
În Excel exista mai multe tipuri de date:
numerice - la ele putem indica numarul de cifre dupa virgula; separare a miilor si cu ele putem efectua operatiile aritmetice cunoscute .
caracteriale (caractere, text) - cu ele se admit numai operatii speciale care difera de cele din (1) prin conventie la introducere alinierea se efectueaza la stânga.
Tipul banului (valutei) - putem alege valuta dorita.
Tip de data calendaristica
Pentru a schimba formatul celulelor procedam:
Marcam celulele dorite (putem avea rânduri sau coloane complete)
Format/Cells/Number
În dependenta de tipul selectat vom indica pentru fiecare format criteriile necesare.
3.1. Number- se indica Nr. de cifre dupa virgula si prezenta separatorului.
Formatul celulelor ne permite sa efectuam operatiile aritmetice si functiile numerice.
3.2. Currency- tip valutar de asemenea putem modifica Nr. de cifre dupa virgula (se va face rar de tot) si ne alegem valuta dorita. În celulele acestui format se înscrie valuta selectata si daca am avut un numar întreg (5) se scrie 5,00.
3.3 Date - tipul de data calendarica unde alegem felul de scriere a datei. De asemenea putem insera data cu timpul împreuna.
Note: 1. De obicei se foloseste standardul american de date luna/data/anul.
2. La indicarea timpului 9.00 AM (afte meridian)- înseamna 9 pâna la masa /.. 1.00 PM (post meridian) = 13 dupa masa.
3. Daca în careva celula care a avut numere (40) vom indica tipul date primim ordinea acestei zile în calendar începând cu :
1.1.2000 1.1.1900 si primim 9 februarie.
Alinierea informatiei în celule
Pentru a aranja mai frumos careva informatie de obicei titlurile procedam:
Marcam celulele dorite
Format/Cells/Alignment
În fereastra Horizontal indicam alinierea pe orizontala (stânga, dreapta)
În vertical - alinierea pe verticala (sus, jos .)
În Orientation alegem unghiul de orientare prin miscarea patratelului rosu sau prin schimbarea valorii în fereastra degrees.
Daca marcam wrap text atunci textul din celulele marcate se va rupe cum îi permite latimea coloanei.
În Shrink to fit indicându-se bifa - sa ascunda textul care nu încape.
Aceasta comanda Merge cells se foloseste pentru a uni mai multe celule si
a centra informatia (butonul 
) sau a anula unirea celulelor.
Cu butoanele |◄ ◄ ► ►| ne miscam de la foaie la foaie.
Putem schimba locul foilor. Pentru aceasta apucam cu CLICK foaia dorita si tinându-l apasat miscam în locul dorit.
Apasând CLICK-DREAPTA pe numele foii putem:
Insera o foaie noua (insert)
Delete (sterge, foaia curenta)
Rename - schimba numele foii.
Pentru a sterge informatia folosim:
Daca e vorba de celula atunci scriem deasupra informatia noua - cea veche dispare.
Daca vrem sa stergem informatia dintr-un domeniu (celula):
marcam acest domeniu (poate fi si foaia întreaga)
actionam tasta Delete
Evident ca exista deosebire între a sterge informatia din rând, coloana, domeniu si a sterge propriu zis rândul, coloana, domeniul.
Pentru a sterge un rând sau mai multe marcam aceste rânduri si Edit/Delete.
Analog cu coloanele.
Paste special
În afara de inserarea simpla putem folosi si inserarea speciala. Acest lucru îl folosim cînd dorim a copia:
All - tot
Formulas - numai formulele
Values - numai valoarea
Formats - formatul
Comments - comentariul
Validation - criteriul de validare ...
Adrese relative si absolute
În timpul scrierii formulelor, daca stim ca va fi nevoie sa o copiem si în alta parte atunci vom deosebi doua cazuri:
Relativ vom scrie de exemplu în C1 formula =a1+b1.Daca vom copia aceasta formula în C2 vom obtine =a2+b2.
Absolut vom scrie de exemplu în C1 formula =$a$1+b1.Daca vom copia aceasta formula în C2 vom obtine =$a$1+b2.Aici adresarea $a$1 este absoluta. În orice loc copiinduse aceasta formula primul termen va fi $a$1. Generalizam ca pentru a absolutiza ceva folosim simbolul $. El poate fi folosit înaintea liniei, coloanei sau înaintea ambelor, în dependenta de necesitati.( $b7, c$1).
Sortarea informatiei
Avem posibilitatea de a efectua sortari pe o coloana aparte sau tot tabelul.
Prin sortare vom întelege aranjarea elementelor marcate în ordine crescatoare sau descrescatoare. Informatia textuala se sorteaza dupa codul ASCII (A-65, B-66, C-67.) dupa alfabet.
Se permite de efectuat sortarea pâna la 3 nivele.
La nivelul II se sorteaza informatia care dupa sortarea primului nivel e aceiasi întocmai, (Albu Zina, Albu Zina) si la nivelul III se sorteaza acea informatie care a avut aceleasi valori la I si II nivel.
Pentru a efectua sortarea procedam:
Marcam tabelul
Data/Sort
În My list has: 1) Header row sau 2) No header row
Daca tabelul are titlu (caciula)
Daca tabelul nu are titlu
În Sort By alegem (apasând ▼) numele câmpului (coloana) dupa care efectuam sortarea (1 nivel)
Alegem Ascending sau Descending
Din Then by alegem coloana pentru nivelurile 2, 3 indicând Ascending sau Descending
OK.
Nota: 1. Punctul 6 poate lipsi
2. În caz ca am avut mai multe nivele dar dorim sa sortam simplu pentru a exclude alegem None.
În una si aceiasi foaie putem avea mai multe tabele.
Sortarile pentru fiecare tabel în parte le vom efectua prin marcarea tabelului în parte.
Filtrarea informatiei
În unele cazuri se doreste de a extrage la ecran sau pe hârtie numai informatia care satisface caruiva criterii (transport = 150).
Vom face asocieri cu ciurul (sita). Se permite de a instala filtrarea la una sau mai multe coloane. Nivelurile de filtrare sunt egale cu numarul de coloane supuse filtrarii - 1.
Pentru a instala filtrarea procedam:
Marcam coloanele dorite sau (tot tabelul)
Data/Filter/AutoFilter
În fiecare coloana selectata a aparut un ▼ cu ajutorul caruia vom selecta informatia necesara.
Pentru a afisa informatia filtrata procedam:
Activam ▼ din coloana dorita de unde v-om selecta:
a - Una din valorile propuse, adica una din valorile ce se întâlnesc în aceasta coloana.
b - Blanks - se afiseaza rândurile care în aceasta coloana nu au informatia (!!! Dar nu zero).
c - No blanks - rândurile ce au informatia (nu ne intereseaza care informatie, - dar au).
d - Custom - se vor scrie conditii simple (>100) si conditii compuse 50<t<150.
e - Top10 - primele înscrieri
g - All- se afiseaza toate înscrierile. Se exclude filtrarea.
Crearea conditiilor simple si compuse. Pentru aceasta vom selecta Custom.
|
a |
b |
a and b |
a or b |
Notam prin 1când conditia este adevarata si prin 0 când este falsa.
And - se traduce si.
Or - se traduce ori, sau
În custom vom selecta operatiile de comparatie astfel:
equals - egal
does not equals - diferit de
is creater than - mai mare ca
is greater than or equal to -
is less than - < ca
is less than or equal to -
begins with - se începe cu
does not begin with - nu se începe cu
ends with - se termina cu
does not end with - nu se termina cu
contains - contine
does not contain - nu contine
primul rând gol - pentru a sterge conditia indicata anterior.
Cu regimul Custom vom lucra astfel:
Actionam ▼ filtrarii
Alegem custom
În fereastra din partea stânga ne alegem operatia de comparare dorita (vezi mai sus)
În fereastra din dreapta scriem valoarea necesara
Daca este nevoie repetam pasii 3 si 4 pentru rândul de jos si alegem una din operatiile logice And/Or
OK.
În rezultatul filtrarii putem primi si o multime vida (nimic) sau ni se afiseaza toata informatia.
Pentru a exclude regimul de filtrare procedam: Data/Filter/AutoFilter.
Efectuarea subtotalurilor
Prin subtotaluri von întelege îndeplinirea careiva functii (sum, min, .) pentru datele ce satisfac careva criteriu într-o coloana (Dupa judet sau localitate, sau.).
!!! Înainte de a efectua operatia de aflare a subtotalurilor este nevoie sa efectuam sortarea datelor dupa aceasta coloana.
Pentru a efectua acest lucru procedam:
Marcam tabelul
Sortam tabelul dupa coloana criteriu
(Tabelul este marcat) Data/Subtotal
În At each change in: selectam coloana criteriu
În Use function: selectam functia dorita
În Add subtotal to: marcam cu bifa coloanele în care dorim îndeplinirea functiei selectate
Fixam bifa la Page break between groups: daca dorim ca informatia pentru fiecare valoare din criteriu (ex. Cahul) sa înceapa din pagina noua
OK
Nota: 1. Evident ca daca ceva nu ne place în procesul crearii subtotalurilor putem parasi acest regim fara rezultate actionând cancel.
2. Pentru a exclude subtotalurile folosim butonul Remove All.
Pentru a naviga prin informatia tabelului cum si pentru a redacta aceasta informatie putem folosi regimul : Data/Form
Unde: New- o înscriere noua
Delete - sterge înscrierea activa
Find Prev - trece la înscrierea precedenta
Find Next - trece la înscrierea urmatoare
Criteria - instalarea criteriului dupa care dorim sa cautam informatia.
În scopul asigurarii la introducerea datelor putem folosi regimul de validare. Pentru aceasta:
Selectam domeniul dorit (pot fi coloane întregi)
Data/Validation Settings
În Allow: selectam tipul datelor
În Data: selectam operatia
În Minimum: selectam valoarea minima
În Maximum: valoarea maxima
OK.
În timpul introducerii datelor daca nu tinem cont de conditiile validarii la ecran se afiseaza mesajul de greseala si nu obtinem permisiunea de a introduce în continuare pâna nu corectam datele introduse gresit.
Nota: Zero (0) este valoare.
Cele mai des folosite functii
Sum (D) - calculeaza suma tuturor elementelor din domeniul (D) indicat. Ex:
Sum (A4:A100)
Sum (B3:C8; F2:F8)
Nota: Apelul acestei functii poate fi efectuat si cu butonul S
Max (D) - afiseaza valoarea max din domeniu.
Min (D) - afiseaza minimul din domeniu.
Average (D) - media din domeniu. Automat se numara celulele, care au informatie si se ia aceasta valoare.
Count (D) - afiseaza numarul de celule incluse în domeniu ce au valori (0 de asemenea este valoare).
Int (C) - afiseaza partea întreaga a valorii din celula indicata (int/Average(D))
Char (cod) - afiseaza simbolul cu codul indicat.
Crearea diagramelor
Uneori e mai simplu de analizat o informatie grafica decât una textuala. Pentru a crea informatia grafica se poate de folosit diagrame. Sa fim atenti la modul de selectare a datelor, pentru diagrama sa nu comparam de exemplu suprafata cu litri de apa folosita. Efectul acestor diagrame (rele) de cele mai dese ori este negativ.
Pentru a crea diagrama procedam:
Marcam tabelul
Insert/Chart (sau butonul)
Din fereastra Chart type ne alegem tipul digramei
Din Chart sub-type alegem subtip.
NEXT (de jos)
Alegem modul de reflectare a diagramelor pe rânduri sau coloane
NEXT
Din meniul Titles completam titlurile diagramei si a axelor (nu e obligatoriu)
La axis scoatem sau punem bifa la acele axe care le dorim modificate.
Din Gridlines punem bifa dupa necesitate si dorinta stiind ca major Gridlines apar liniile cu un pas > si minor cu un pas mai<
În Legend daca este bifa la Show legend înseamna ca dorim sa fie pe ecran daca nu va fi pe ecran. Tot aici putem indica locul legendei. Bottom - în partea de jos a diagramei.
În Data Labels indicam Show value sau Show label atunci când dorim ca în partea de sus a diagramei sa se scrie valoarea din celula sau numele rândului (coloanei)
La Data Table indicând bifa la Show data table, obtinem în partea de jos a diagramei datele ce le prelucram
Next
Alegem locul de pastrare a diagramei. Selectând As new sheet vom pastra diagrama într-o pagina noua. si daca selectam As object in - pastram diagrama în aceasta fereastra
Finish.
Nota: 1. În procesul crearii diagramei mai putem folosi butoanele:
Back - pentru a ne întoarce cu un pas înapoi
Cancel - pentru a opri crearea diagramei.
2. Dupa crearea diagramei avem posibilitatea de a o modifica
Diagrama creata poate fi marita, micsorata, mutata, stearsa
La schimbarea datelor din tabel se schimba si diagrama
(D) circulara vom putea crea numai pentru informatia dintr-un rând sau dintr-o coloana.
Corespondenta combinata
În cazul scrierii scrisorilor (facturilor si altor documente) care în fond se aseamana schimbându-se numai careva date, vom folosi corespondenta combinata. Aceasta înseamna ca:
În Word scriem scrisoarea în care folosim datele din Excel. (Avem posibilitatea sa cream tabel si în Word).
Crearea corespondentei combinate
Sunt 2 posibilitati:
Scriem textul si dupa aceasta în locurile necesare inseram numele coloanelor
În timpul scrierii textului inseram si coloana.
Corespondenta combinata o cream astfel !!!
Tools/Mail Merge
Create/Form Letters
Selectam Change Document Type
Get Data
Open Data Source
În Files of type: ne alegem MS Excel Worksheets
Gasim fisierul cu informatia (D/curs/excel)
Open/Ok
Edit Main document
Dupa acesti pasi s-a deschis bara cu instrumente (Mail Merge).
Lucrul cu butoanele din Mail Merge.
În Insert Merge Field sunt scrise:
Numele din titlul Tabelului - pentru a introduce careva nume din titlu procedam:
1.Fixam cursorul în locul unde dorim sa introducem
2. Activam Insert Merge Field
3. Selectam coloana dorita.
Butonul .... ne trece de la numele câmpului la valoarea din înscrierile respective.
......- butoanele de trecere de la o înscriere la alta.
Butonul ... (foi cu imprimanta) trimite la imprimanta textul scris cu valorile ce-i apartin înscrierii respective pe o foaie aparte, vom primi atâtea scrisori câte înscrieri avem în tabel.
În cazul când nu dorim toate înscrierile s-au dorim sa le pastram în fisier aceste scrisori sau si una si alta apelam butonul....... Mail Merge.
Cu acest buton putem:
În Merge to: selectam New Document pentru un document nou sau Printer daca dorim la tipar.
Selectam All - daca dorim sa cream scrisori pentru tot tabelul.
Selectam From - daca dorim pentru careva domeniu din tabel, indicând de la care pâna la care înscriere.
Actionam Merge ca sa se îndeplineasca comanda data sau Close daca ne-am razgândit.
În unele cazuri nu se doreste de a tipari valoarea din coloana dar altceva ce depinde de acea valoare (sexul F si M) dar vrem sa scriem Doamnei respectiv Domnului de ex. Purtarea rea si buna.
Pentru aceasta procedam:
Aranjam cursorul în locul unde dorim inserarea
Activam Insert All File
Selectam If.Then.Else
Selectam coloana necesara din Fild name: (sexul)
Alegem operatia de comparare din Comparision. (Equal To)
Scriem valoarea cu care comparam în Compare to: (F)
În Insert this text scriem ce dorim sa fie afisat când conditia este adevarata. (În cazul nostru cond. E/e: sexul = F deacea vom scrie d-mnei)
În fereastra la Othe rwise insert this text: Scriem ce dorim sa apara când conditia nu e adevarata. (În cazul nostru d-nului).
|
