ALTE DOCUMENTE
|
|
Se pot crea legaturi si insera date din alte fisiere de pe calculator, sau din reteaua Intranet, astel:
Se pozitioneaza cursorul in document, Insert, Object
Create from File, clic butonul Browse; se localizeaza fisierul catre care se face legatura
Clic butonul Link to File, Float Over Text, sau Display as Icon
Cand datele existente sunt leg 242x231c ate intre ele, sunt considerate un obiect; obiectele pot fi:
datele propriu zise inserate in document, cu legatura catre un fisierul sursa; aceasta se realizeaza cu optiunea Link to File
Datele propriu zise inserate in document; aceasta se realizeaza cu optiunea Float Over Text
iconita, creata cu optiunea Display as Icon; prin clic pe ea, se deschide fisierul sursa
Pentru editarea datelor, se face dublu-clic pe obiectul respectiv.
Se poate crea o legatura care sa faca saltul la un alt document, urmandu-se pasii:
Insert, Hyperlink
In caseta Link to File or URL se scrie calea cater fisier, sau se apasa butonul Browse pentru localizarea fisierului si completarea automata
OK.
Acest salt catre alt document, se poate realiza catre o anumita locatie din documentul respectiv (pentru aceasta, trebuie mai intai atribuit un bookmark locatiei respective).
Optiunea Use Relative Path for Hyperlink se bifeaza daca se doreste ca legatura sa functioneze, chiar si dupa mutarea fisierului.
Intr-un document Word cu legaturi Hyperlink, se poate deschide aplicatia Internet Explorer si merge la o anumita adresa de pe Web, doar printr-un clic pe legatura ce se refera la un adresa URL (Uniform Resource Locator) - este o adresa folosita pentru cautare si vizualizare de pagini Web.
Dupa gasirea informatiei pe retea, pentru salvarea pe propriul PC, se procedeaza astfel:
File, Save As File; se scrie numele fisierului astfel creat
Se localizeaza directorul unde va fi salvat, apoi se apasa butonul Save.
Pentru importarea unor informatii dintr-o baza de date, se foloseste bara Database (nu exista optiune in meniu).
Pasi:
View, Toolbars, Database; clic pe butonul Insert Database
Din fereastra de dialog Database se alege Get Data; se gaseste baza de date
In functie de tipul fisierului, trebuie alese tabele sau query-uri, sau un domeniu de celule (pentru fisier Excel)
Se alege fisierul si portiunea din fisier ce se va importa; in fereastra Database se pot da conditii pentru inregistrarile ce vor fi aduse, prin apasarea butonului Query Options
Se apasa butonul Insert Data.
Datele importate conform descrierii de mai sus, pot fi sortate si ordonate.
Pasi:
Selectarea campurilor: Se apasa butonul Select Fields ; se sterg din lista Selected Fields campurile ce nu vor fi importate (se selecteaza campul si se apasa butonul Remove)
Ordonarea inregistrarilor: Se apasa butonul Sort Records; din lista Sort By se alege coloana dupa care se ordoneaza inregistrarile (se pot ordona dupa mai multe coloane, alegand din lista Then By urmatoarea coloana, etc)
Filtrarea inregistrarilor dupa anumite conditii: Se apasa butonul Filter Records; se alege numele campului din lista Field, operatorul de comparatie (Equal to, is not blank, or Greater than) din lista Comparison si se scrie valoarea in caseta Compare To; pentru mai multe criterii de selectare se bifeaza optiunea And sau Or
OK; Insert Data
In fereastra de dialog Insert Data se poate bifa optiunea Insert Data as Field pentru a lega baza de date de document (orice actualizare in baza de date va fi operata si in document).
Formele sunt compuse din campuri cu etichete in care se introduce text, sau se alege textul dintr-o lista si butoane. Campurile formelor pot efectua automat calcule. Documentul trebuie protejat astfel incat numai datele introduse in campuri sa poata fi schimbate, nu si textul documentului.
Formele create sunt salvate ca template-uri si pot fi folosite in mod repetat. Formele pot fi componente ale unui document sau documente independente; pot fi scurte sau de cateva pagini. Pentru o buna organizare si o citire rapida, e bine sa fie realizate intr-un tabel Word sau folosindu-se Wizard-ul.
Pasi:
View, Toolbars, Forms; se deschide un fisier nou daca e nevoie (File, New) sau se pozitioneaza in locul unde se doreste introducerea formei in documentul deschis
Se scrie textul de identificare a primului camp si se apasa unul din butoanele Text Form Field, Check Box Form Field, sau Drop-Down Form Field pentru a se insera tipul dorit de text.
Se repeta pasul 2 pana la terminarea formei (pentru umbrirea campurilor se apasa butonul Form Field Shading din bara Forms)
Save As, se da numele formei in caseta File Name; in meniul Save As Type se selecteaza Document template
Pentru a proteja o forma ce nu necesita parola, se apasa butonul Protect Form; pentru a proteja si include parola: Tools, Protect Document, Forms; se introduce parola; cand apare caseta de dialog Confirm Password, se reintroduce parola; OK.
Un macrou este o colectie de instructiuni si comenzi, ce executa o singura sarcina automat. Reduce erorile prin eliminarea repetarii comenzilor. Pot fi folosite in forme de exemplu, pentru introducerea numelui departamentului sau a prefixului telefonic prin selectarea dintr-o lista.
Pasi:
Deschiderea formei; vizualizarea barei Forms; daca este activata protectia se apasa butonul Protect Form pentru dezactivare
Tools, Macro, Record New macro; in caseta Description se tasteaza o scurta descriere. Se selecteaza care document are acces la acest macro in caseta Store Macro in. Se introduce numele macro-lui in Record Macro. Prin butonul Toolbars sau Keyboard in Assign Macro To se atribuie un buton sau o combinatie de taste macro-ului. Se inregistreaza operatiunile; Stop Recording.
Dublu clic pe campul caruia i se atribuie macro-ul; se deschide caseta de dialog Form Field Options; in zona Run Macro On se foloseste Entry daca se doreste rularea mocro-lui la pozitionarea cursorului in camp, sau Exit daca se doreste rularea macro-lui la parasirea campului de catre cursor; OK.
Trebuie salvata optiunea Entry sau Exit in fisierul forma; daca macro-urile sunt salvate in alta parte si apoi distribuite formei, macrourile pot sa nu functioneze.
Inainte de stergerea campurilor trebuie vizualizate codurile campurilor.
Pasi:
Deschiderea formei; vizualizarea codurilor. Se selecteaza campul dorit si se apasa tasta Delete.
File, Save as; se selecteaza Document Template in lista Save as Type si se protejeaza template-ul.
Tools, Protect Document pentru deschiderea casetei de dialog Protect Document. Clic Forms si apoi se introduce parola; la deschiderea casetei de dialog Confirm Password, se retasteaza parola; OK.
File, Open; se selecteaza forma dorita; Tools, Options, View
Se bifeaza optiunea Field Codes; OK.
Se pot imprima si codurile campurilor impreuna cu textul, prin bifarea optiunii Field Codes in fereastra Print.
Pentru a scoate in evidenta datele introduse in campurile formei, se formateaza campurile diferit de etichete (datele din campuri vor avea formatarea campului respectiv).
Pasi:
Se deschide forma; se selecteaza campul.
Se folosesc butoanele Bold, Italic, Underline
Se aliniaza cu butoanele Left, Center, Right, Justify.
Se poate atribui o parola la crearea unei forme.
Se poate elimina protectia unei forme fara parola prin apasarea butonului Protect Form.
Pentru protejarea sau eliminarea protectiei unei forme cu parola se urmeaza pasii:
Se deschide forma; Tools, Protect sau Un_protect pentru a deschide caseta de dialog Protect Document sau Un_protect Document.
Clic Forms, se introduce parola, se confirma prin retastare, OK.
Pasi:
Tools, Options, Spelling & Grammar
Dictionaries, New; se scrie numele in caseta File Name, Save
Fisierul creat va avea extensia .DIC si va fi plasat in directorul Proof (poate fi ales alt director). Pentru folosirea acestuia, se urmeaza pasul 1, apoi se alege din lista Custom Dictionary.
Pasi:
Tools, Options, Spelling & Grammar
Dictionaries se alege din lista Custom Dictionary, Edit
Se adauga sau se sterg cuvinte; se salveaza si se inchide fisierul.
Fisierul dictionar poate fi sters cu butonul Remove din ferestra Custom Dictionarys.
Pasi:
Tools, Spelling and Grammar, Options
Se alege din lista Custom Dictionary dictionarul;OK
"Web Page Wizard" reprezinta o colectie de tipuri de pagini (in numar de 10) si stiluri (in numar de 8) care creaza rapid pagini Web (documente specifice retelei Internet).
Pasi:
File, New, Webpages, Webpage Wizard
Apare o ferestra cu tipurile de pagini Web
Se alege tipul dorit de stil, Finish
File, Save As, se scrie numele fisierului (extensia .HTM este atribuita automat), OK. Se urmeaza instructiunile din pagina; exemplu: inserare de antet in locul in care scrie , Insert Heading Here. Se poate schimba formatarea paginii; se poate sterge orice nu este necesar. Se salveaza iar fisierul.
Pasi:
Format, Background ,se apasa butonul Fill Effects
se apasa butonul Texture
Se selecteaza optiunea dorita, sau se apasa butonul Other Texture pentru cautarea unui alt fundal in fisierele existente; OK
Pentru alegerea unui culori pentru fundal se selecteaza din fereastra Background una din optiuni, sau se apasa butonul More Colors si se alege din lista afisata.
Modul cel mai usor de a asigura continuitatea legaturilor dupa mutarea paginilor, este de a bifa optiunea Use Relative Path for Hyperlink in caseta de dialog Insert Hyperlink, cand se creaza prima data legatura; daca nu, trebuie facuta schimbarea pentru a se asigura functionarea legaturii; se poate face modificarea inainte sau dupa mutarea fisierului.
Daca se muta fisierele cu pagini Web de pe un PC pe altul, trebuie mutate toate fisierele legate, pentru a putea functiona legaturile; cel mai bine este sa fie plasate in acelasi director.
Pasi:
Clic dreapta pe legatura, Hyperlink, Edit Hyper-link
In caseta de dialog Insert Hyperlink, langa caseta Link to File or URL, se apasa butonul Browse, pentru a naviga catre noua locatie a fisierului, sau se apasa butonul Browse de langa Named Location in File pentru a localiza fisierul cu ajutorul bookmark-ului atribuit locatiei respective
Se bifeaza optiunea Use Relative Path for Hyperlink in caseta de dialog Insert Hyperlink, OK.
Word-ul furnizeaza diverse facilitati pentru aranjea documentului in vederea imprimarii. Pot fi tiparite formulare de scrisori, etichete cu ajutorul facilitatii Mail Merge, sau chiar selecta inregistrari specifice pentru a limita numarul scrisorilor trimise.
Pot fi tiparite pagina curenta, mai multe pagini, tot documentul.
Poate fi comprimat documentul pentru a incapea pe o pagina.
Poate fi trimis documentul prin posta electronica sau prin fax, direct din Word .
Daca nu exista o sursa de date care sa contina o lista ce trebuie editata (de exemplu de nume si adrese), poate fi creata una cu ajutorul comenzii Mail Merge Helper. Pot fi folosite informatii din Outlook si Schedule+. Mai intai trebuie creat documentul principal (main document).
Cu documentul principal deschis; Tools; Mail Merge,
In ferestra Mail Merge Helper se apasa butonul Get Data (pasul 2); Create Data Source
In fereastra Create Data Source se defileaza prin lista de nume de campuri furnizate de Word
Se aleg campurile din lista, OK.
In fereastra Save As, in caseta File Name, se scrie numele pentru documentul sursa de date; Save.
Word-ul afiseaza o fereastra de decizie;se alege Edit Data Source pentru a introduce informatiile in fisierul sursa creat, sau se alege Edit Main Document pentu a insera campuri.
Se pot schimba numele campurilor (la pasul 4):
daca exista campuri nefolosite in documentul principal, se selecteaza numele respective si se alege Remove Field Name;
Pentru a se adauga un camp in lista, se scrie numele respectiv si se alege Add Field Name;
Pentru a schimba ordinea in lista, se selecteaza campul si se apasa sau (move);
Pasi:
Cu documentul principal deschis, Tools, Mail Merge; In ferestra Mail Merge Helper se apasa butonul Create (pasul 1);se alege Envelopes din lista
Word-ul afiseaza o fereastra de decizie;se alege Active Window sau New Main Document
Clic butonul Get Data (pasul 2), Open Data Source, se localizeaza sursa de date; Open
Clic Set Up Main Document pentu vizualizarea si alegerea optiunilor; OK pentru vizualizarea ferestrei de dialog cu adresele
Se insereaza campul potrivit in caseta Sample Envelope Address folosind butonul Insert Merge Field; se poate alege Insert Postal Bar Code pentru afisarea barei POSTNET; OK.
Se continua cu optiunile de la pasul 3: Merge the Data with the Document
Cu ajutorul optiunii Mailing Labels de la pasul1, se pot crea mai multe etichete pe o pagina.
Un document principal este o scrisoare, plic sau alt tip de document ce contine text care sa apara pe fiecare exemplar, si coduri care vor fi inlocuite cu date dintr-un document sursa (exemplu: un document cu numele, prenumele, adresele mai multor persoane). Documentul principal are butonul Mail Merge Helper pe bara Mail Merge care deschide fereastra de dialog cu optiunile comenzii Mail Merge. Documentul principal poate fi un document existent, sau se poate crea unul nou.
Pasi:
Din documentul existen, sau din unul nou, se alege: Tools, Mail Merge
Clic butonul Create (pasul 1); se selecteaza Form Letters
Word-ul afiseaza o fereastra de decizie;se alege Change Document Type (documentul principal va fi documentul activ) sau New Main Document (documentul principal va fi un nou document)
Se afiseaza iar fereastra Mail Merge Helper, unde se continua cu optiunile de la pasul 2, 3.
Dupa crea rea unui document sursa este necesara editarea datelor (sau modificarea lor).
Pasi:
Dupa definirea campurilor din documentul sursa, apare feresstra de decizie cu optiunile Edit Data Source si Edit Main Document; se alege cea de-a doua optiune
Daca s-a mai lucrat cu fisierul sursa , se alege Mail Merge, Edit (pasul 2), se alege fisierul din lista
Apare ferestra Data Form; se completeaza campurile fiecarei inregistrari; dupa completarea ultimului camp dintr-o inregistrare, prin apasarea tastei Enter, se trece la o inregistrare noua
Se apasa butonul Find pentru gasirea unei inregistrari ce respecta un anume criteriu (in vederea actualizarii ei)
Se apasa butonul OK, pentru inchiderea ferestrei Data Form.
Dupa atasarea sursei de date la documetul principal, este necesara inserarea campurilor cu date (merge fields) - informatii ce variaza pentru fiecare document vizualizat prin intermediul documentului principal.
Pasi:
Se apasa butonul Mail Merge Helper; clic Edit (pasul 1); se alege documentul principal din lista
Se pozitioneaza cursorul in locul unde va fi inserat campul si se apasa butonul Insert Merge Field; se selecteaza campul din lista
Se poate scrie orice text si se pot folosi orice semne de punctuatie
Se repeta pasul 2 de cate ori e nevoie.
Se deschide documentul principal. De pe bara Mail Merge se apasa unul din butoanele:
Merge to New Document - creaza un nou document cu datele din documentul principal si din documentul-sursa
Merge to Printer- creaza documentul cu datele din documentul principal si din documentul-sursa, si il trimite la imprimanta
Mail Merge - afiseaza fereastra de dialog Mail Merge
Pasi:
Cu documentul principal deschis, Tools, Mail Merge
Get Data, Open Data Source (se alege din lista fisierul si tipul fisierului; se pot deschide si baze de date din alte aplicatii prin apasarea butonului MS Query, daca este instalata aplicatia Microsoft Query).
Cu o placa modem instalata, se pot trimite mesaje direct din documentul Word. Daca Word-ul se instaleaza impreuna cu WordMail si este instalata si aplicatia aplicatia Microsoft Outlook, se pot trimite documentele Word ca mesaje e-mail.
Pasi:
Se deschide documentul; File; Send To; se alege Mail Recipient; documentul va apare ca iconita Word in cadrul unui mesaj; se poate completa mesajul cu orice alt text
Clic butonul To; se scrie adresa e-mail
Clic butonul Send
Avand instalate o placa modem/fax si softul necesar, se pot trimite faxuri direct din Word urmandu-se aceesi procedura ca mai sus (dar se alege Fax Recipient din lista).
|
