Formatarea documentului (editare, initializare pagina, formatare caractere, formatare paragraf)

Formatarea documentului (editare, initializare pagina, formatare caractere, formatare paragraf)

Editare

Introducerea textului

Textul contine toate caracterele alfanumerice (litere si numere) si caracterele speciale iar un document este de fapt un fisier care contine un text aranjat intr-o anumita forma (paginat, aliniat, introdus cu anumite stiluri de corp de caracter) si eventual imbogatit 434h79e cu imagini, grafice sau tabele.

Introducerea textului presupune introducerea caracterelor unul dupa altul construind in acest fel cuvinte, propozitii si/sau paragrafe.

Pentru introducerea corecta a textului se impun respectarea urmatoarelor reguli:

se introduce un singur spatiu intre cuvintele din text-prin actionarea tastei , , Spatiu'';

textul se introduce continuu fara actionarea tastei <Enter> la sfarsitul randurilor-ruperea randurilor este realizata automat de catre aplicatie in momentul in care se depaseste marginea din dreapta a sablonului curent;

se actioneaza tasta <Enter> doar in cazul in care se doreste inceperea de noi paragrafe sau alineate;

se introduce obligatoriu un singur spatiu dupa fiecare semn de punctuatie;

nu se introduce spatiu intre parantezele care incadreaza un text si textul respectiv;

alineatele se creeaza prin actionarea tastei <Tab>, niciodata prin introducerea de spatii;

centrarea titlurilor se face folosind functia de aliniere centrala, niciodata prin introducerea de spatii sau prin actionarea repetata a tastei <Tab>;

majuscula de la inceputul frazelor sau al numelor proprii se introduce prin tastarea combinatiei de taste <Shift>+<litera> ;

tasta <CapsLock> se actioneaza in cazul in care se introduc de regula doar majuscule (titluri).

Definitii 

Paragraful este portiunea de text cuprinsa intre doua caractere Enter.

Alineatul este distanta intre una dintre marginile laterale ale documentului si incepu-tul unui paragraf sau rand de text.

In realitate, aveti doua posibilitati de a edita un text: inserare si suprascriere. Prin inserare, orice introducere se adauga la textul existent incepand din pozitia curenta a prompter-ului iar prin suprascriere se inlocuieste vechiul text cu noul text incepand de asemenea din pozitia curenta a prompter-ului fixata la un moment dat de catre dumneavoastra. Comutarea intre cele doua moduri de introducere a textului se realizeaza prin actionarea tastei <Ins> plasata in zona III corespunzatoare tastelor pentru pozitionare/deplasare cursor.

Defilarea continutului din document

Defilarea textului dintr-un document se poate realiza cu ajutorul tastaturii sau cu mouse-ul.

Utilizarea tastaturii pentru deplasarea prin textul unui document:

Utilizarea mouse-ului pentru deplasarea prin textul unui document 

Deplasarea intr-o alta pozitie din pagina curenta se realizeaza prin a plasa indicatorul mouse-ului in pozitia dorita si executand clic-stanga. In acest fel ati fixat noua pozitie curenta de inserare caracter sau text.

De asemenea, pentru a va deplasa prin document se poate utiliza mouse-ul pentru actionarea barelor de derulare verticala si orizontala, generand o deplasare in sus sau in jos precum si o deplasare spre stanga sau dreapta documentului curent.

Pentru a va deplasa intr-o locatie plasata intr-o alta pagina decat cea curenta, va veti deplasa in acea pagina actionand bara de derulare pe verticala dupa care vei fixa noua pozitie curenta de inserare caracter sau text.

Reguli de deplasare printr-un document

deplasare la stanga: clic-stanga pe butonul cu sageata orientata la stanga, plasat in partea stanga a barei de derulare pe orizontala;

deplasare la dreapta: clic-stanga pe butonul cu sageata orientata la dreapta, plasat in partea dreapta a barei de derulare pe orizontala;

deplasare in sus: clic-stanga pe butonul cu sageata orientata in sus, plasat in partea de sus a barei de derulare pe verticala;

deplasare in jos: clic-stanga pe butonul cu sageata orientata in jos, plasat in partea de sus a barei de derulare pe verticala.

In cadrul barei de stare pot fi observate: pagina curenta, numarul total de pagini din documentul curent si pozitia precisa a punctului curent de inserare (Fig. 3. 20).

Prompterul

Fig. 3. 20

Formatarea caracterelor

Prin corp de litera se intelege aspectul literei. Acest aspect include forma, stilul, marimea, culoarea si evidentierea literelor folosind diferite efecte vizuale pentru caracterele care alcatuiesc textul dintr-un document. Formatarea este realizabila in timpul introducerii textului sau dupa completarea unui document. Pentru a controla aspectul unui text deja existent, parcurgeti urmatorii pasi:

Selectati caracterele dorite;

Selectati meniul Format;

Selectati comanda Font Apare o caseta de dialog Font care va contine trei etichete: Font, Character Spacing si Text Effects;

Selectati eticheta Font (Fig. 3. 21);

Alegeti forma caracterelor din caseta cu lista Font - uzual este Times New Roman;

Alegeti stilul de scriere al caracterelor din caseta cu lista Font style;

Alegeti marimea caracterelor din caseta cu lista Size;

Alegeti culoarea caracterelor din caseta cu lista derulanta Font color;

Daca doriti ca ceea ce ati marcat sa fie subliniat, selectati tipul liniei de subliniere din caseta cu lista derulanta Underline style;

Daca doriti sa anexati alte efecte textului marcat, bifati cu clic-stanga in casutele de validare din grupul de casute de validare Effects;

Fig. 3. 21

In casuta Preview aveti ocazia sa previzualizati forma finala a textului marcat;

Daca doriti ca aceste setari sa devina implicite si pentru alte eventuale modificari de aspect de corp de litera, actionati butonul Default;

Validati toate setarile prin actionarea butonului OK.

Setarile realizate anterior se mai pot obtine prin actionarea butoanelor corespunzatoare din bara cu instrumente pentru formatarea textului sau prin diferite combinatii de taste:

Spatierea caracterelor

Uneori, se intampla sa doriti sa modificati distanta intre caracterele unui text. Aceasta operatie se realizeaza prin parcurgerea urmatorilor pasi:

Selectati litera, cuvantul, randul, paragraful sau uneori chiar intregul document;

Selectati meniul Format;

Selectati comanda Font- va apare o caseta de dialog Font care va contine trei etichete: Font, Character Spacing si Text Effects;

Selectati eticheta Character Spacing (Fig. 3. 22);

Alegeti scara de dimensiune din caseta cu lista derulanta Scale;

Alegeti spatierea tip condensat sau expandat din caseta Spacing;

Actionand cele doua sageti din caseta By setati numarul de puncte intre doua caractere;

Din caseta Position alegeti varianta dorita;

Actionand cele doua sageti din caseta By alaturata pentru a seta numarul de puncte;

Daca doriti ca aceste setari sa devina implicite la o noua deschidere actionati butonul Default.;

Validati toate setarile prin actionarea butonului OK.

Fig. 3. 22

Formatarea paragrafelor

Alinierea, spatierea paragrafelor

Alinierea paragrafelor intr-un document, respectiv din celulele unui tabel, este relativa la marginile din stanga si dreapta ale documentului, respectiv marginile din stanga si dreapta ale celulelor din tabel.

Exista patru posibilitati de a alinia un text:

Aliniere la stanga (Left Justifield)- aliniere implicita la deschiderea unui document nou si care se caracterizeaza prin faptul ca textul este aliniat la marginea din stanga iar marginea din dreapta a randurilor de text este de forma neregulata;

Aliniere la dreapta (Right Justifield)- textul este aliniat la marginea din dreapta iar marginea din stanga a randurilor de text este de forma neregulata;

Centrare (Centre)-textul este centrat intre marginea din stanga si din dreapta a documentului;

Aliniere stanga-dreapta (Full Justification)-textul este aliniat atat la stanga cat si la dreapta astfel incat ambele margini sunt drepte.

Pentru a modifica alinierea, spatierea paragrafului, in timpul tastarii sau intr-un document deja existent, aveti la dispozitie, ca in majoritatea cazurilor, mai multe variante:

a)      Cu ajutorul barei cu meniuri - meniul Format/Paragraph;

b)      Cu ajutorul butoanelor din bara cu instrumente Formatting;

c)      Cu ajutorul meniului imediat - comanda Paragraph

d)      Utilizand metoda Click and type.

a) Pasii de urmat pentru a realiza alinierea unui text cu ajutorul barei cu meniuri, sunt:

Marcati pozitia curenta de inserare (intr-un document nou) sau paragrafele pe care doriti sa le aliniati;

Selectati meniul Format;

Selectati comanda Paragraph - apare caseta de dialog Paragraph (Fig. 3. 23);

Fig. 3. 23

Selectati eticheta Indents and Spacing;

Din caseta cu lista derulanta Alignment, alegeti modul dorit de aliniere a textului ;

Daca doriti sa spatiati paragrafele marcate accesati casetele de text din grupul Spacing;

Validati prin actionarea butonului OK.

b) Pasii de urmat pentru a realiza alinierea unui text cu ajutorul butoanelor din bara cu instrumente Formatting, sunt:

Marcati (selectati) pozitia curenta de inserare (intr-un document nou) sau textul pe care doriti sa-l aliniati;

Executati clic-stanga pe unul din butoanele destinate alinierii de text (Fig. 3. 24), prezente in bara cu instrumente Formatting.

Fig. 3. 24

c) Pasii de urmat pentru a realiza alinierea unui paragraf cu ajutorul meniului imediat (contextual) sunt aceeasi ca si in cazul utilizarii barei cu meniuri, mai putin punctul 2), care va fi inlocuit cu: clic-dreapta pe suprafata de lucru Word;

d) O alta varianta de a alinia un text este asa numita Click and type. Aceasta varianta este valabila doar in cazul in care ati validat in caseta de validare Enable click and type din caseta de dialog Options (Fig. 3. 25), activata cu comanda Options. din meniul Tools.

Fig. 3. 25

Pasii ce trebuie parcursi pentru o aliniere prin varianta Click and type sunt:

Deplasati indicatorul mouse-ului spre noul punct curent de inserare;

Cand va apare indicatorul corespunzator modului de aliniere (Fig. 3. 26), executati dublu-clic- stanga;

Introduceti noul text.

Fig. 3. 26

Observatie: Un mod de aliniere a unui text se mentine pana la o noua procedura de modificare.

Introducerea de alineate (indentari) pentru paragrafe

Stabilirea indentarilor cu butoanele din bara cu instrumente Formatting

Pentru a introduce indentari (distantari) intr-un paragraf se parcurg pasii:

Fixati punctul curent de inserare in paragraful dorit sau selectati paragrafele dorite;

Selectati unul din butoanele (alineat la dreapta), (alineat la stanga) - prezente in bara cu instrumente Formatting; de cate ori actionati butonul se va mari sau micsora alineatul cu cate inca o jumatate de inch.

Introducerea de indentari prin utilizarea barei cu meniuri

Aceasta operatie se face astfel:

Fixati punctul curent de inserare in paragraful dorit sau selectati paragrafele dorite;

Selectati meniul Format;

Selectati comanda Paragraph; apare caseta de dialog Paragraph (Fig. 3. 23);

In casetele de text din grupul Indentation, aveti posibilitate sa setati dimensiunea spatiului lasat la stanga, dreapta paragrafului sau indentarea speciala;

Validati prin actionarea butonului OK.

Introducerea de indentari prin utilizarea riglei

Rigla are cate un marcaj pentru introducere de indentare la stanga pentru primul rand din paragraf si la dreapta pentru tot paragraful (la capatul din stanga, respectiv din dreapta, pe rigla).

Pentru a fixa alineate prin utilizarea grilei se parcurg pasii:

Fixati punctul curent de inserare in paragraf;

Trageti marcajul pentru introducere de alineat: din stanga, din dreapta sau din ambele parti ( prezente pe rigla), pana in pozitia dorita - Fig 27.

Fig. 3. 27

Formatarea bordurilor (chenarelor)

Chenarele pot fi utile la incadrarea unui sau a mai multor paragrafe.

Pentru adaugarea unui chenar la un paragraf, utilizand bara cu meniuri, se executa operatiile:

Selectati paragraful;

Selectati meniul Format;

Selectati Borders and Shading.; apare caseta de dialog Borders and Shading;

Fig. 3. 28

Selectati eticheta Borders (Fig. 3. 28);

Alegeti tipul de chenar din zona Setting;

Alegeti tipul de linie din caseta derulanta Style;

Alegeti culoarea liniei din caseta cu lista derulanta Color;

Alegeti grosimea liniei de chenar din caseta cu lista derulanta Width;

Accesand butoanele laterale ale casetei Preview, adaugati sau stergeti cate o linie in chenar:

Validati accesand butonul OK.

Adaugarea unei borduri la un paragraf se poate face si utilizand butoanele din bara cu instrumente Fomating:

Plasati punctual curent de inserare in interiorul paragrafului;

Accesati butonul din bara cu instrumente Formatting;

Selectati cu clic-stanga una din variantele propuse.

Bordurile paginilor din document se pot adauga astfel:

Selectati meniul Format;

Selectati comanda Borders and Shading.; apare caseta de dialog Borders and Shading

Selectati eticheta Page Border (Fig. 3. 29);

Alegeti tipul de chenar din zona Setting;

Alegeti tipul de linie de chenar din caseta derulanta Style;

Alegeti culoarea tipului de linie de chenar din caseta cu lista derulanta Color;

Alegeti grosimea liniei de chenar din caseta cu lista derulanta Width;

Accesand butoanele laterale ale casetei Preview, adaugati sau stergeti cate o linie in chenar;

Alegeti din caseta cu lista derulanta locul in care se va aplica chenarul in document;

Validati accesand butonul OK.

Fig. 3. 29

Stabilirea culorilor de umplere

Pentru a realiza acest lucru asupra paragrafelor selectate sau textului se respecta pasii:

Selectati meniul Format;

Selectati comanda Borders and Shading;

Selectati eticheta Shading (Fig. 3. 30);

Alegeti din caseta Fill, culoarea pentru fond;

Alegeti un stil a culorii de umplere din caseta cu lista derulanta Style;

Alegeti din caseta Apply To suprafata de umplere;

Validati setarile prin actionarea butonului OK.

Fig. 3. 30

Formatarea paginii

Definirea paginilor documentului se face prin deschiderea ferestrei Page Setup: meniul File - comanda Page Setup. (Initializare pagina). (Fig. 3. 31)

Se definesc marginile documentului (Top-sus, Bottom-jos, Left-stanga, Right-dreapta), spatiul suplimentar pentru indosariere (Gutter) si pozitia sa (Gutter position) in sectiunea Margins, orientarea paginii (tip portret - vertical, respectiv tip vedere - orizontal) )in sectiunea Orientation, eventual pentru ce parte din document se aplica aceste setari (whole document-tot documentul sau de la acest punct inainte) ) in caseta Apply to.

Fig. 3. 31

Observatie: Unitatile de masura se stabilesc in Instrumente - Optiuni - General.

Dimensiunea paginii de document se alege din eticheta Paper - Hartie (Fig. 3.32) si este recomandabil sa fie un format recunoscut de imprimanta, iar hartia utilizata pentru tiparire sa aiba chiar acel format, pentru a evita orice eroare.

Pentru validarea optiunilor alese se acceseaza butonul OK.

Fig. 3. 32