IMPORTUL sI EXPORTUL DATELOR DIN MICROSOFT WORD
12.1. Importarea datelor
Importarea datelor dintr-o foaie de calcul tabelar este extrem de simpla:
se copiaza domeniul din foaia de calcul Excel care se doreste im 212j93c portat īn Word
se deschide documentul Word si se plaseaza punctul de insertie īn locul unde trebuie lipit tabelul
se executa click pe butonul Lipire din bara de instrumente Standard
Metoda cea mai simpla de importare a unui tabel din Access este:
se deschide tabelul īn Access, se selecteaza si se apasa butonul Copiere din bara de instrumente Standard
se deschide programul Word si se pozitioneaza punctul de insertie īn locul unde va fi lipit tabelul
se executa click pe butonul Lipire din bara de instrumente Standard
O alta metoda este optiunea Īmbinare corespondenta (Mail Merge) īn meniul Instrumente. Aceasta optiune lanseaza Mail Merge Wizard.
Prin intermediul butonului Creare, se activeaza rubrica Document principal, iar din lista de optiuni se alege Scrisori tip.
Interpretarea documentului creat ca document principal presupune alegerea butonului Fereastra activa deoarece altfel se va propune crearea unui nou document prin intermediul optiunii Document principal nou.
La rubrica Sursa de date, īn urma activarii butonului Preluare date, apare o lista de optiuni din care se alege Creare sursa de date daca se creeaza o noua baza de date sau Deschidere sursa de date daca se deschide o baza de date existenta pe disc.
Se specifica denumirea bazei de date Access la care va fi legat documentul Word, iar la rubrica Fisiere de tip se alege Baze date MSAccess .
Se insereaza cāmpurile de fuziune prin pozitionarea īn locul
īn care se doreste a fi inserat cāmpul variabil si se apasa
butonul Inserare cāmp pentru īmbinare din bara de instrumente Standard,
dupa care se selecteaza din lista cāmpul respectiv. Pe ecran
aceste cāmpuri vor fi identificate prin īncadrarea lor īntre << >>.
Se continua pāna cānd sunt introduse toate cāmpurile dorite. Pentru
vizualizarea īnregistrarilor, se apasa butonul 
din bara de
instrumente. Navigarea īntre īnregistrari se face cu ajutorul butoanelor
de navigare prezente īn bara de instrumente.
De fapt, nu este vorba de un export; documentul combinat obtinut contine cāmpuri legate la datele din Access astfel īncāt modificarile din Access se reflecta īn Word ori de cāte ori cāmpurile din Access sunt actualizate.
12.2. Exportarea datelor
Exportarea textului dintr-un document Word īntr-o foaie de calcul Excel se realizeaza prin intermediul Office Clipboard.
Exportarea catre Microsoft Access
Datele de tipul text pot fi exportate catre Access, cu conditia sa fie formatate corespunzator. Fiecare rānd dintr-un fisier text este considerat ca fiind o īnregistrare. Cāmpurile trebuie delimitate cu un caracter, cum ar fi marcajul de tabulare (tab) sau virgula sau #, sau ca varianta alternativa, latimea fiecarui cāmp trebuie sa fie aceeasi īn fiecare īnregistrare.
Īn Access, se alege optiunea Get External Data din meniul File si se selecteaza optiunea Import. Īn caseta Fisiere de se alege optiunea Text Files (fisiere text). Se selecteaza fisierul dorit, dupa care se executa click pe butonul Import.
Dupa ce examineaza fisierul, programul wizard pentru importarea tabelelor solicita informatii daca fisierul este de tipul Delimitated (delimitat cu caractere) sau Fixed Width(de latime fixa). Īn cazul īn care fisierul contine un caracter de delimitare, se alege butonul Advanced pentru a furniza informatiile cerute. Pentru fisierele cu cāmpuri de latime fixa, se ofera posibilitatea controlarii īmpartirii īn cāmpuri.
Īn continuare, Access solicita utilizatorului sa defineasca pentru fiecare cāmp numele, tipul si modul de indexare. Se poate selecta un cāmp pe post de cheie primara sau se poate lasa programul Access sa adauge un astfel de cāmp.
Ca urmare, Access creeaza tabelul cu numele furnizat de dumneavoastra si importa datele. Daca au aparut erori īn timpul operatiei de importare, va fi generat un tabel de erori care contine informatii referitoare la etapele care nu s-au desfasurat īn mod corespunzator.
|
