Întocmirea unei scrisori oficiale

Enuntul temei

Creati o scrisoare oficiala tip invitatie pentru participarea la u 12512m1210m n simpozion organizat în cadrul unei institutii.

Pentru aceasta, se va tine cont de elementele principale ale unei scrisori oficiale:

Adresare oficiala (ex. Stimat/Stimata Domnule/Doamna etc.);

Scopul acestei scrisori;

Încheiere politicoasa a scrisorii (ex. Cu respect, Cu stima etc.);

Precizarea datelor de identificare a institutiei expeditoare.

Modelul fisierului la care trebuie sa se ajunga este prezentat în figura 1.

Figura 1

Caracteristicile generale ale documentului sunt:

format hârtie - A4

margini: Sus-30,0 mm; Jos-30,0 mm; Stânga-25,0 mm; Dreapta-25,0 mm.

Mod de lucru

1. Deschiderea fisierului sursa de tip document ce contine textul scrisorii oficiale.
2. Setarea caracteristicilor paginii conform cerintelor. Pentru aceasta, din meniul Fisier Initializare pagina., alegând sectiunea Margini, se stabilesc dimensiunile marginilor (Sus, Jos, Stânga, Dreapta), orientarea (Tip Portret), aplicând aceste setari pentru întreg documentul; din sectiunea Hârtie se alege dimensiunea hârtiei (A4) (vezi figura 2).

Figura 2

3. Formatarea la nivel de paragraf. Pentru stabilirea spatiilor dintre rânduri se va selecta din meniul Format Paragraf Indentari si spatiere în caseta corespunzatoare Spatiere Spatiere valoarea "La 1,5 rânduri"; de asemenea se va seta si tipul de aliniere (stânga-dreapta), modalitatea de indentare (la stânga, 1,5 cm), spatiere înainte la 12 pct si indentare speciala (Prima linie) cu 1 cm, pentru textul scrisorii (vezi figura 3).

Figura 3

4. Formatarea la nivel de caracter. Pentru stabilirea proprietatilor caracterelor, din meniul Format Font. se va alege setul de caractere (zona Font: Arial), stilul de scriere (zona Stil font: Obisnuit), si dimensiunea caracterelor (zona Dimensiune: 13 pct) - se face precizarea ca pentru Dimensiune se pot folosi si alte valori decât cele din lista, prin specificarea lor în acest câmp; aceste setari se aplica întregului text, iar elementele importante din textul scrisorii oficiale se vor evidentia prin schimbarea culorii caracterelor din meniul Format Font. , lista Culoare font (vezi figura 4). Formula de adresare si de încheiere va fi evidentiata prin caractere aldine (CTRL+B sau din meniul Format Font în zona Stil font se alege varianta "Aldin").

Figura 4

5. Pentru stabilirea antetului si a subsolului se va alege meniul Vizualizare Antet si subsol, având ca efect aparitia barei de instrumente "Antet si subsol" (vezi figura 5). În dreptunghiul rezultat se va introduce denumirea institutiei si adresa (Font: Monotype Corsiva, Stil font: Obisnuit, Dimensiune: 12 pct) (figura 6) în zona antet, iar în zona subsol se va insera numarul paginii si un motto (Font: Monotype Corsiva, Stil font: Obisnuit, Dimensiune: 12 pct, fiind evidentiate prin îngrosare primele caractere ce desemneaza sigla societatii S, R, I) (vezi figura 7).

Figura 5

Figura 6

Figura 7

6. Se va utiliza facilitatea "Corectare ortografica si gramaticala" pentru corectarea eventualelor erori sintactice, dupa ce s-a ales în prealabil ca limba de editare limba româna (Instrumente Limba Setare limba) (figura 8). Astfel, din meniul Instrumente se alege optiunea Corectare ortografica si gramaticala., fapt ce va determina sublinierea cuvintelor ce contin greseli si posibilitatea corectarii acestora înainte ca scrisoarea sa fie expediata (figura 9);

Figura 8

Figura 9

Introducerea formulelor de adresare si încheiere utilizând intrari de tip "Autotext". Inserarea unei intrari autotext definita de utilizator se poate face prin utilizarea câmpului Inserare Autotext Autotext. Din lista Introduceti intrarile Autotext aici: se va selecta autotextul dorit ("Dragi colegi"). Acesta va putea fi pre-vizualizat în zona Examinare. Inserarea propriu-zisa în document (la pozitia curenta a cursorului) se face cu ajutorul butonului Inserare (vezi figura 10).

Figura 10

Documentul rezultat va fi salvat cu numele nume_student_scrisoare.doc.

Tema: Creati diferite intrari de tip autotext (imagini, tabele, casete de text).

Crearea unei intrari de tip autotext se face prin parcurgerea urmatoarelor etape:

Se defineste obiectul care va deveni autotext (o imagine, un tabel, un text);

Se selecteaza acest obiect;

Se face clic pe câmpul Inserare Autotext Nou.

În caseta Creare Autotext se tasteaza un nume pentru intrarea de tip autotext (un nume scurt, dar sugestiv).

Figura 11

Pentru inserare fie se foloseste câmpul Inserare AutoText Autotext, cu selectarea intrarii autotext din lista, fie pur si simplu se tasteaza numele autotextului dupa care se apasa tasta F3 (ex. fig1+F3 - nu se lasa spatiu dupa ultimul caracter al numelui autotextului).

Tema: Testati facilitatea de tip AutoCorectie având ca exemplu cuvântul "simpozion".

Adaugarea unei intrari la dictionarul de AutoCorectii (care cuprinde si un numar de intrari predefinite), se face astfel:

1. Se fac clic pe câmpul Instrumente Optiuni AutoCorectie.
2. În caseta de dialog AutoCorectie, sectiunea AutoCorectie, în câmpul Înlocuire se scrie forma gresita a unui cuvânt;
3. În câmpul Cu, se scrie forma corecta a cuvântului.
4. Se "apasa" butonul Adaugare.

Figura 12

Ori de câte ori se va folosi forma gresita (definita în dictionar), aceasta va fi automat înlocuita cu forma corecta definita în dictionar.

Tot cu ajutorul casetei de dialog AutoCorectie, mai pot fi stabilite o serie de optiuni de corectare automata, pentru anumite categorii de greseli de ortografiere. De asemenea, facilitatea de tip AutoCorectie ofera posibilitatea înlocuirii de cuvinte cu aceleasi cuvinte, dar diferit formatate. Se va proceda astfel:

1. Se scrie în document (oriunde) textul formatat (ex. "UPG Ploiesti");
2. Se selecteaza textul respectiv;
3. Se deschide caseta de dialog AutoCorectie;
4. Automat în câmpul Cu, va scrie acel cuvânt formatat. Daca scrierea este obisnuita, se va activa butonul radio Text cu formatare, caz în care si în coloana dictionarului textul va fi scris cu aceleasi caracteristici de formatare ca cele ale selectiei;
5. În câmpul Înlocuire, se scrie textul neformatat (fara caractere aldine);
6. Se "apasa" butonul Adaugare.

Figura 13

Atentie !

Se va realiza o scrisoare oficiala bancara prin care se va comunica unui client al bancii valoarea curenta a depozitelor sale în lei si valuta, precum si situatia actiunilor sale.

Pentru aceasta, se va crea un fisier nou, de tip sablon, din meniul Fisier Nou, alegându-se optiunea sabloane generale. Scrisori&Faxuri ce va fi personalizat. Stabilirea formatului general si stilul scrisorii oficiale se va face cu ajutorul optiunii "Expert scrisoare", parcurgându-se mai multe etape.

Salvarea documentului se va face cu numele scrisoare_bancara.dot.