MICROSOFT WORD

Deschiderea aplicatiei Word sub Windows

Pentru a deschide programul Word, efectuati urmatorii pasi:

Deschideti meniul Start, executând clic pe butonul Start

În meniul Start, executati clic pe Programs

În meniul urmator, executati clic pe Microsoft Word

Puteti intra si într-alt mod în aplicatia Word: deschideti meniul Start si executati clic pe New Office Document. Pe ecran va aparea caseta de dialog New Office Document.

În aceasta caseta de dialog, executati clic pe eticheta General (daca este cazul), iar apoi executati dublu clic pe pictograma Blank Document

Structura ecranului în aplicatia Word

Dupa ce ati intrat în aplicatia Word, vedeti un document gol, pregatit pentru introducerea textului. Înainte de a începe însa, trebuie sa cunoasteti partile componente ale ecranului.

Elementele componente ale ecranului Word sunt:

Utilizarea meniurilor si a barelor cu instrumente

Majoritatea comenzilor Word pot fi emise folosind fie meniurile, fie barele cu instrumente. Metoda pe care o veti folosi depinde de preferintele personale.

Pentru a selecta o comanda din meniuri:

Deschideti un meniu executând clic pe titlul lui de pe bara de meniuri. Puteti deschide un meniu si apasând simultan tasta Alt si tasta corespunzatoare literei subliniate din titlul meniului.

Dupa deschiderea meniului, executati clic pe comanda dorita, sau apasati litera subliniata din numele comenzii.

Word foloseste mai multe elemente în meniurile sale, pentru a va oferi informatii suplimentare.

Partile componente ale unui meniu sunt:

Utilizarea casetelor de dialog

Multe din comenzile programului Word au ca rezultat deschiderea unei casete de dialog. Word foloseste casetele de dialog pentru a obtine informatii suplimentare, necesare pentru executarea unei comenzi. Fiecare caseta este diferita, dar folosesc aceleasi elemente de baza.

Într-o caseta de dialog, apasati tasta Tab pentru a va deplasa de le un element la altul, iar pentru a va muta înapoi apasati Shift+Tab. Pentru a-l selecta, puteti sa executati clic pe un element, sau sa apasati tasta Alt litera subliniata. Daca ne vreti sa mai selectati nimic în caseta de dialog, apasati tasta Enter, sau executati clic pe butonul OK pentru a accepta datele introduse si a executa comanda. Executati clic pe butonul Cancel sau apasati tasta Esc pentru a închide caseta de dialog fara a mai executa comanda.

Casuta de dialog Find and Replace

Introducerea textului si deplasarea în document

Aplicatia Word afiseaza o liniuta clipitoare în spatiul de lucru; acesta este cursorul sau punctul de inserare, care indica locul în care va fi introdus textul în document si locul în care vor fi executate anumite operatii de editare. Pentru a introduce textul se va folosi tastatura.

Daca faceti o greseala, o puteti sterge prin:

Apasarea tastei Backspace pentru caracterele din stânga cursorului;

Apasarea tastei Delete pentru caracterele aflate la dreapta cursorului.

Puteti sa deplasati cursorul pentru a adauga si a edita textul în diferite locuri din document. Principalele miscari ale cursorului sunt:

Închiderea programului

Când încheiati lucrul în Word, aveti mai multe posibilitati pentru închiderea programului. Toate aceste metode au acelasi rezultat:

Deschideti meniul File si selectati optiunea Exit

Apasati tasta Alt, apoi tasta Space, iar apoi apasati litera C

Apasati Alt+F4

Executati clic pe butonul Close , aflat în coltul din dreapta al barei de titlu.

Operatii simple de editare

Introducerea textului

Când începeti un nou document Word pornind de la sablonul Normal, veti vedea o suprafata de lucru goala, care contine doua elemente:

O liniuta verticala clipitoare. Acesta este cursorul, sau punctul de inserare, care indica locul din document în care va aparea textul introdus de la tastatura si unde vor fi executate anumite operatii de editare;

O linie orizontala. Aceasta marcheaza sfârsitul documentului.

Într-un nou document gol, cele doua indicatoare ocupa aceeasi pozitie. Pentru a introduce un text, nu trebuie decât sa îl dactilografiati folosind tastatura. Pe masura ce scrieti, pe ecran apare textul introdus, iar punctul de inserare se deplaseaza spre dreapta. Daca linia de text ajunge la marginea din dreapta a ecranului, este început automat un alt rând; aceasta operatie se numeste alinierea automata a cuvintelor. Nu apasati tasta Enter decât daca doriti sa începeti un nou paragraf. Daca introduceti mai multe rânduri decât încap pe ecran, Word deruleaza în sus textul introdus anterior, pentru a mentine cursorul în zona vizibila.

Utilizarea paragrafelor în Word

Conceptul de paragraf este important în Word deoarece anumite tipuri de formatare pot fi aplicate paragrafelor individuale. În Word, încheiati un paragraf, si începeti unul nou, prin apasarea tastei Enter. Word insereaza un rând nou si plaseaza cursorul la începutul acestuia.

Pentru a uni doua paragrafe într-unul singur, efectuati pasii urmatori:

Deplasati cursorul la începutul primului rând al celui de-al doilea paragraf;

Apasati tasta Backspace pentru a sterge marcajul de paragraf.

Selectarea textului

Numeroase operatii pe care le veti efectua în Word presupun mai întâi selectarea textului pe care doriti sa îl modificati. Textul selectat apare pe ecran pe negativ.

Puteti sa selectati un text fie cu mouse-ul, fie de la tastatura. Daca folositi mouse-ul, puteti apela la bara de selectare, care este o coloana fara marcaj aflata la marginea din stânga a documentului. Când indicatorul mouse-ului se muta din document pe bara de selectare, acesta ia forma unei sageti orientate oblic în sus si spre dreapta.

Pentru a selecta rapid un text, cu ajutorul tastaturii, plasati punctul de inserare în locul de unde vreti sa înceapa selectia, apoi, tinând apasata tasta Shift, actionati tasta cu sageata corespunzatoare directiei în care doriti sa extindeti selectia.

Metode de selectare a textului:

Pentru a anula o selectie, executati clic undeva pe ecran, sau folositi tastatura pentru a deplasa punctul de inserare.

stergerea, copierea si lipirea textului

Pentru a sterge un bloc de text, mai întâi îl veti selecta. Apoi, procedati în felul urmator:

Pentru a sterge textul, apasati Delete sau Backspace

Pentru a sterge textul si a-l înlocui cu alt text, introduceti direct noul text.

Pentru a muta sau copia un text, începeti prin a-l selecta. Apoi, efectuati pasii urmatori:

Pentru a copia textul, deschideti meniul Edit, apoi selectati optiunea Copy; sau executati clic pe butonul Copy de pe bara cu instrumente; sau apasati Ctrl+C

Pentru a muta un text, deschideti meniul Edit, apoi selectati optiunea Cut; sau executati clic pe butonul Cut de pe bara cu instrumente; sau apasati Ctrl+X

Mutati cursorul în pozitia în care vreti sa fie mutat sau copiat textul;

Deschideti meniul Edit, apoi selectati Paste; sau executati clic pe butonul Paste de pe bara cu instrumente; sau apasati Ctrl+V

Puteti sa folositi si mouse-ul pentru a copia sau a muta un text, astfel:

Selectati textul;

Plasati cursorul mouse-ului pe text. Acesta se va transforma din bara în sageata;

Pentru a copia textul, tineti apasata tasta Ctrl. Pentru a muta textul, nu apasati nici o tasta;

Trageti textul în noua pozitie;

Eliberati butonul mouse-ului si, daca efectuati o copiere, tasta Ctrl

Salvarea si deschiderea documentelor

Salvarea unui document nou

Când creati un document nou în Word, acesta este salvat temporar în memoria calculatorului, sub denumirea prestabilita Documentn, unde n este un numar care creste cu 1 o data cu fiecare document nedenumit. Word nu "tine minte" documentul decât pâna când închideti programul sau calculatorul. Pentru a salva un document, astfel încât sa îl puteti redeschide ulterior, trebuie sa îi atribuiti o denumire si sa îl salvati pe disc. În acest scop, trebuie sa efectuati pasii urmatori:

Deschideti meniul File, apoi selectati optiunea Save; sau executati clic pe butonul Save de pe bara cu instrumente. Pe ecran va aparea caseta de dialog Save As;

În caseta de text File Name scrieti numele pe care vreti sa îl atribuiti fisierului cu documentul respectiv;

Daca doriti sa salvati numele în alt dosar sau pe alta unitate de disc, executati clic pe sageata orientata în jos Save In si selectati un alt dosar si/sau o alta unitate de disc;

Executati clic pe butonul Save. Documentul va fi salvat pe disc, iar denumirea pe care i-ati atribuit-o va aparea pe bara de titlu.

Salvarea unui document în timpul lucrului

Dupa ce denumiti si salvati un document, trebuie sa îl mai salvati periodic pe masura ce lucrati, pentru a minimiza riscul pierderii datelor. Dupa ce denumiti documentul, puteti foarte simplu sa salvati versiunea curenta:

Deschideti meniul File,apoi selectati optiunea Save

Executati clic pe butonul Save de pe bara cu instrumente;

Apasati Ctrl+S

Word salveaza automat documentul cu denumirea curenta, fara sa mai deschida vreo caseta de dialog.

Schimbarea denumirii unui document

Dupa ce ati denumit un document, poate fi nevoie sa îi schimbati denumirea. Acest lucru este posibil efectuând pasii urmatori:

Deschideti meniul File, apoi selectati optiunea Save As. Pe ecran va aparea caseta de dialog Save As, prezentând denumirea curenta a documentului în caseta de text File Name

În caseta de text File Name, schimbati denumirea fisierului, introducând noua denumire;

(Optional) Selectati alt dosar în caseta cu lista Save In pentru a salva documentul în alt dosar;

Executati clic pe butonul Save, iar Word va salva documentul sub noua denumire.

Deschiderea unui document

Puteti sa deschideti orice document creat în Word sub Windows, pentru a lucra în continuare.

Pentru a deschide un fisier existent, deschideti meniul File, apoi selectati optiunea Open; sau executati clic pe butonul Open de pe bara de instrumente; sau apasati Crtl+O. Pe ecran va aparea caseta de dialog Open. În aceasta caseta, lista fisierelor prezinta toate documentele si dosarele Word cuprinse în dosarul curent. Caseta cu lista Look In prezinta denumirea dosarului curent. Puteti opera urmatoarele actiuni în caseta de dialog Open:

Pentru a deschide un fisier, executati clic pe denumirea lui în lista fisierelor sau scrieti-I numele în caseta cu lista File Name; apoi, apasati tasta Enter sau executati clic pe butonul Open. Sau puteti sa executati dublu clic pe denumirea fisierului.

Pentru a vizualiza continutul unui fisier fara a-l deschide, executati clic pe denumirea lui, apoi pe butonul Preview

Pentru a intra în alt dosar, executati clic pe sageata de derulare Look In si selectati dosarul dorit.

Puteti sa deschideti rapid un document Word (si sa lansati programul, daca nu este deschis deja) executând dublu clic pe denumirea documentului sau pe pictograma lui în fereastra Windows Explorer sau My Computer.

Gasirea si înlocuirea textului

Cautarea unui text

Word poate efectua o cautare în întregul document pentru a localiza un anumit text. În configuratia prestabilita, Word cauta în întregul document; daca selectati un pasaj de text, cautarea nu va fi efectuata decât în textul selectat.

Pentru a cauta un anumit text, selectati un bloc de text (daca este cazul). Apoi, efectuati pasii urmatori:

Deschideti meniul Edit, apoi selectati optiunea Find; sau apasati Ctrl+F. Pe ecran va aparea caseta de dialog Find and Replace;

În caseta de text Find What scrieti textul pe care vreti sa îl gasiti. Textul pe care îl introduceti este numit sablon de cautare;

Executati clic pe butonul Find Next. Word va cauta în document un text care corespunde sablonului de cautare. Daca gaseste un astfel de text, îl selecteaza în document si se opreste; caseta de dialog Find ramâne pe ecran;

Executati clic pe butonul Find Next pentru a continua cautarea dupa alte aparitii ale sablonului de cautare în document; sau apasati tasta Esc pentru a închide caseta de dialog si a reveni în document. Textul gasit va ramâne selectat.

Când operatia de cautare a fost efectuata în întregul document, va fi afisat un mesaj. Acesta va poate informa ca sablonul de cautare nu a putut fi gasit în text, sau ca operatia de cautare a fost încheiata.

Utilizarea optiunilor de cautare

Operatia de cautare localizeaza, în configuratia prestabilita, sablonul de cautare specificat, fara sa ia în considerare daca literele sunt scrise cu majuscula sau minuscula, ori daca este vorba de un cuvânt întreg sau numai de o parte a unui cuvânt. Puteti sa faceti o cautare mai stricta folosind optiunile de cautare ale programului Word. Pentru aceasta, executati clic pe butonul More din caseta de dialog Find. Caseta de dialog se va mari pentru a va prezenta si alte optiuni.

Pentru a controla nivelul cautarii, executati clic pe sageata de derulare Search si selectati una din urmatoarele optiuni:

All - pentru cautarea în întregul document;

Down - pentru cautarea începând de la cursor pâna la sfârsitul documentului;

Up - pentru cautarea de la cursor pâna începutul documentului.

Gasirea si înlocuirea textului

Comanda Replace din Word va permite sa cautati un anumit text si sa-l înlocuiti cu altul. Aceasta operatie poate fi foarte utila daca, de exemplu, ati scris gresit acelasi cuvânt de mai multe ori în acelasi document. Pentru a înlocui textul, efectuati pasii urmatori:

Deschideti meniul Edit, apoi selectati optiunea Replace; sau apasati Ctrl+H. Pe ecran va aparea caseta de dialog Find and Replace;

În caseta de text Find What, introduceti textul pe care vreti sa îl înlocuiti;

În caseta de text Replace With, introduceti textul de înlocuire;

(Optional) Executati clic pe butonul More si specificati optiunile de cautare, conform explicatiilor din sesiunea anterioara;

Executati clic pe butonul Find Next pentru a localiza si a selecta prima aparitie a textului cautat;

Pentru fiecare aparitie pe care o gaseste programul, raspundeti folosind urmatoarele butoane:

Executati clic pe butonul Replace pentru a înlocui textul selectat în document si pentru a localiza apoi urmatoarea aparitie;

Executati clic pe butonul Find Next pentru a lasa nemodificat textul gasit în document si pentru a localiza urmatoarea aparitie;

Executati clic pe butonul Replace All pentru a înlocui toate aparitiile textului cautat, în întregul document.

Optiuni de afisare pe ecran

Optiuni de afisarea documentului

Word ofera mai multe modalitati de afisare a documentului. Fiecare este conceputa pentru a usura executarea anumitor operatii de editare. Modurile de afisare disponibile sunt:

Normal - ideal pentru operatiile generale de editare;

Page Layout - ideal pentru lucrul cu diferite formatari si formate de pagina;

Online Layout - optimizat pentru afisarea pe ecran;

Outline - conceput pentru lucrari cu structuri;

Master Document - conceput pentru lucrul cu documente mari, din mai multe parti.

Modul de afisare folosit nu are nici o influenta asupra continutului documentului sau asupra modului în care va arata acesta dupa tiparire. El nu afecteaza decât modul în care este afisat documentul pe ecran.

Modul de afisare Normal

Este modul de afisare prestabilit de Word. Toate tipurile de formatari speciale sunt vizibile pe ecran, inclusiv diferitele dimensiuni ale fonturilor, scrierea cursiva, aldinele si alte elemente de formatare. Word nu afiseaza însa anumite aspecte ale machetei paginii. De exemplu, nu veti vedea anteturi si subsoluri, sau coloane multiple. Modul de afisare pe ecran a documentului este, în principiu, identic cu modul în care va aparea documentul la tiparire.

Pentru a selecta modul de afisare Normal, deschideti meniul View, apoi selectati optiunea Normal; sau executati clic pe butonul Normal View, aflat la capatul din stânga al barei de derulare pe orizontala.

Modul de afisare Page Layout

Acest mod de afisare are ca rezultat afisarea documentului exact asa cum va aparea la tiparire. Sunt vizibile pe ecran toate detaliile legate de asezarea în pagina, precum si anteturile si subsolurile.

Pentru a selecta acest mod, deschideti meniul View, apoi selectati optiunea Page Layout; sau executati clic pe butonul Page Layout View, al treilea buton aflat pe bara de derulare pe orizontala.

Modul de afisare Online Layout

Este optim pentru citirea si editarea pe ecran a unui document. Lizibilitatea este sporita prin utilizarea unor fonturi mai mari, prin afisarea unor rânduri mai scurte de text, prin ascunderea anteturilor, a subsolurilor si a elementelor similare. Aspectul imaginii de pe ecran nu corespunde aspectului final, tiparit.

Pentru a intra în acest mod de afisare, deschideti meniul View, apoi selectati optiunea Online Layout; sau executati clic pe butonul Online Layout View.

Modul de afisare Outline View

Se foloseste pentru a crea structuri. Pentru ca acest mod de afisare sa fie util, trebuie sa atribuiti stiluri fiecarei structuri în parte.

Deschideti meniul View, apoi selectati optiunea Outline pentru a intra în modul de afisare Outline; sau executati clic pe butonul Outline View.

Modul de afisare Draft Font

Este o optiune de afisare pe care o puteti folosi atât în modul Normal, cât si în modul Outline. În modul de afisare Draft Font este folosit un singur font generic pentru tot textul; elementele speciale de formatare sunt indicate prin subliniere sau scriere cu aldine. Imaginile sunt indicate prin casete goale. Modul de afisare Draft Font reprezinta cea mai buna metoda pentru editare rapida. Este ideal în cazul în care va concentrati asupra continutului documentului, si nu asupra aspectului sau. Pentru a activa sau dezactiva modul de afisare Draft Font, efectuati urmatorii pasi:

Executati clic pe Tools, Options pentru a deschide caseta de dialog Options;

Daca este cazul, executati clic pe eticheta View pentru a afisa optiunile View;

Executati clic pe caseta de validare Draft Font pentru a o activa (sau a o dezactiva);

Executati clic pe OK.

Modul de afisare Full Screen

Modul de afisare Full Screen (pe întregul ecran) pune la dispozitie întreaga suprafata a ecranului pentru afisarea continutului documentului. În modul de afisare Full Screen, bara de titlu, bara de meniuri, barele cu instrumente, bara de stare si toate celelalte elemente sunt ascunse, iar documentul ocupa întregul ecran. Se pot face selectii din meniuri folosind comenzi uzuale lansate de la tastatura.

Pentru a activa modul de afisare Full Screen, deschideti meniul View, api selectati optiunea Full Screen. Pentru a-l dezactiva, deschideti din nou meniul View si selectati optiunea Full Screen sau executati clic pe butonul Close Full Screen care apare pe bara de instrumente de formatare.

Marirea si micsorarea ecranului

Comanda Zoom permite controlarea dimensiunii documentului afisat pe ecran. Aceasta comanda se lanseaza din meniul View si deschide caseta de dialog Zoom. Optiunile disponibile din caseta de dialog Zoom sunt:

Selectati 200%, 100% sau 75% pentru a obtine gradul respectiv de marire. 200% este dublul dimensiunii normale, iar 75% reprezinta trei sferturi di dimensiunea normala;

Introduceti un procentaj de marire propriu, între 10 si 200%, în caseta de text Percent;

Selectati Page Width pentru a mari pagina cât sa acopere cu latimea întregul ecran;

Selectati Whole Page pentru ca pe ecran sa fie afisata întreaga pagina;

Selectati Many Pages pentru a vedea doua sau mai multe pagini simultan. Executati clic pe butonul Monitor de sub optiunea Many Pages, apoi folositi mouse-ul pentru a stabili numarul de pagini care trebuie afisate.

Puteti sa schimbati rapid procentul de marire executând clic pe sageata de derulare Zoom de pe bara cu instrumente standard si selectând procentul dorit din lista.

Fonturi, chenare si umbre

Terminologia referitoare la fonturi

Word va ofera o paleta de fonturi pe care le puteti folosi în documente. Fiecare font este de un anumit tip (typeface), în functie de aspectul lui. Tipurile sunt identificate prin denumiri ca Arial, Courier si Times New Roman. Dimensiunile fonturilor sunt masurate în puncte. Într-un inci sunt 72 de puncte, astfel încât caracterele cele mai înalte ale unui font de 36 de puncte vor fi de ˝ inci. În majoritatea documentelor se folosesc fonturi cu dimensiuni între 8 si 14 puncte, exista însa si fonturi mai mari sau mai mici pentru titluri sau pentru alte tipuri de text.

Selectarea fontului

Puteti sa schimbati fontul unui text care a fost deja introdus, selectând mai întâi textul respectiv. Pentru a alege un font pentru textul selectat sau pentru textul pe care urmeaza sa îl introduceti, efectuati urmatorii pasi:

Deschideti meniul Format, apoi selectati optiunea Font pentru a deschide caseta de dialog Font;

În caseta de text Font este afisata denumirea fontului curent. Parcurgeti lista din caseta Font si selectati un font cu alta denumire;

În caseta de text Size este indicata marimea curenta a fontului. Selectati alta marime din lista casetei Size sau introduceti dimensiunea dorita în caseta de text. În caseta Preview puteti vedea aspectul fontului selectat;

Executati clic pe OK pentru ca selectiile facute sa devina active.

Puteti sa selectati rapid denumirea si marimea unui font folosind bara cu instrumente de formatare. În casetele cu lista Font si Font Size sunt afisate denumirea si marimea fontului curent. Puteti schimba fontul executând clic pe sageata de derulare din dreptul fiecarei liste si facând o selectare.

De la tastatura puteti sa obtineti accesul la listele Font si Font Size folosind combinatiile Ctrl+Shift+F, respectiv Ctrl+Shift+P, urmate de apasarea tastei cu sageata "în jos".

Puteti alege si culoarea unui font folosind caseta cu lista Color sau butonul Font Color, aflat pe bara cu instrumente de formatare.

Utilizarea caracterelor aldine, italice si a sublinierilor

Caracterele aldine, cursive sau sublinierea sunt elemente de formatare. Puteti sa folositi si o combinatie de doua sau chiar trei astfel de efecte. Cel mai rapid mod de a atribui efectele pentru scrierea cu caractere aldine, cursive sau pentru subliniere este utilizarea butoanelor de pe bara cu instrumente. Executati clic pe un buton pentru a activa respectivul atribut si executati din nou clic pe el pentru a-l dezactiva.

Caractere aldine; Caractere cursive; Caractere subliniate.

Puteti sa atribuiti elemente de formatare pentru fonturi si folosind caseta de dialog Font din meniul Format, alegând din caseta Font Style atributul dorit.

Aplicarea unor chenare

Puteti sa aplicati un chenar unui text selectat, anumitor paragrafe sau întregii pagini. Pentru aceasta selectati mai întâi textul.

Aplicarea unui chenar se face utilizând comanda Borders din Word. Cea mai rapida metoda de aplicare a unui chenar este utilizarea butonului Border de pe bara cu instrumente.

Daca vreti sa aveti un control mai larg asupra aspectului chenarelor, trebuie sa folositi caseta de dialog Borders and Shading, din meniul Format, de unde selectati, daca este cazul, eticheta Borders, pentru aplicarea unui chenar asupra unui text sau unui paragraf sau eticheta Page Borders, pentru aplicarea unui chenar asupra unei pagini.

Tipul chenarului îl puteti alege din sectiunea Settings:

None - fara chenar;

Box - chenar simplu;

Shadow - chenar cu umbra;

3-D - chenar 3-D;

Custom - chenar creat de utilizator.

Lista Style contine anumite stiluri de linie pentru chenar, iar din caseta de derulare Color puteti alege culoarea liniei chenarului. Daca doriti sa alegeti o alta grosime pentru linia chenarului, folositi caseta de derulare Width.

Eticheta Page Border, folosita pentru aplicarea unui chenar întregii pagini, contine în plus caseta de derulare Art, din care puteti alege o imagine care se va aplica chenarului paginii.

Aspectul chenarului creat îl puteti vedea în caseta Preview.

Aplicarea unei culori de fundal

Puteti folosi culori de fundal pentru a aplica o alta culoare sub un text. Culoarea de fundal poate fi creata dintr-o culoare compacta, o culoare cu model, sau o combinatie a acestora.

Mai întâi trebuie sa selectati textul caruia vreti sa-I aplicati o culoare de fundal. Apoi, deschideti meniul Format, selectati optiunea Borders and Shading si, daca este cazul, eticheta Shading. Pentru a folosi o culoare compacta, selectati-o din paleta din caseta Fill a casetei de dialog. Pentru a folosi doar un model, selectati stilul dorit si culoarea din listele incluse în sectiunea Patterns din caseta de dialog. Dupa ce ati facut alegerea, executati clic pe OK.

Indentarea si alinierea textului

Indentarea

Distanta dintre text si marginile din stânga si din dreapta ale paginii sunt controlate prin doua elemente: dimensiunile marginilor laterale ale paginii si indentarea textului. Marginile sunt schimbate, de regula, doar pentru întregul document, sau pentru fragmente mari dintr-un document. Pentru fragmente mai reduse de text, cum ar fi rândurile si paragrafele individuale, puteti folosi indentarea.

Indentarea este distanta dintre textul unui paragraf si marginile documentului. De exemplu, daca marginea din stânga este stabilita la 1 cm, iar pentru un anumit paragraf este stabilita o indentare de 1 cm, paragraful respectiv sa va afla la 2 cm de marginea paginii.

Cel mai simplu, indentarile pot fi stabilite prin intermediul riglei (Ruler) si a mouse-ului. Cifrele de pe rigla indica distanta în inci fata de marginea din stânga. Spre a stabili indentarea pentru un paragraf, plasati cursorul în interiorul lui. În cazul mai multor paragrafe, selectati-le. Apoi, trageti marcajele de indentare de pe rigla pâna în pozitia dorita.

Puteti sa mariti sau sa micsorati rapid indentarea la stânga pentru paragraful curent, cu câte ˝ inci, executând clic pe butoanele Increase Indent sau Decrease Indent , de pe bara cu instrumente.

Cel mai rapid mod de a indenta primul rând al unui paragraf este plasarea cursorului la începutul rândului si apasarea tastei Tab.

Stabilirea indentarilor în caseta de dialog Paragraph

Word va ofera posibilitatea de a stabili indentarile si cu ajutorul casetei de dialog Paragraph. Pasii necesari pentru efectuarea acestei operatii sunt:

Deschideti meniul Format, apoi selectati optiunea Paragraph pentru a deschide caseta de dialog Paragraph. Executati clic pe eticheta Indents and Spacing, daca este cazul, pentru a vedea optiunile pentru indentare si spatiere.

În sectiunea Indentation, executati clic pe sagetile de incrementare ale casetelor Left si Right pentru a mari sau micsora indentarea la stânga, respectiv la dreapta. Sectiunea Preview din caseta de dialog prezinta rezultatul selectiilor facute.

Executati clic pe OK, iar noile selectari vor fi aplicate paragrafelor sau textului pe care îl veti introduce.

Alinierea textului

Alinierea textului se refera la modul în care sunt aliniate rândurile fata de cele doua margini laterale. Word ofera patru variante de aliniere:

Alinierea la stânga (Align Left) - pentru alinierea textului la marginea din stânga;

Alinierea la dreapta (Align Right) - pentru alinierea textului la marginea din dreapta;

Alinierea completa (Justify) - pentru alinierea textului la ambele margini laterale. Acest lucru se realizeaza prin ajustarea spatiilor dintre cuvinte si literele din text, în functie de necesitati;

Alinierea la centru (Center) - pentru centrarea textului fata de marginile din stânga si din dreapta.

Pentru a schimba alinierea unui paragraf sau a mai multor paragrafe, mai întâi selectati fragmetul respectiv de text. Selectati eticheta Indents and Spacing, daca este cazul, iar apoi executati clic pe sageata casetei de derulare Alignment si selectati tipul de aliniere dorit.

Cel mai rapid mod de aliniere al unui paragraf este utilizarea butoanelor de pe bara de instrumente de formatare. Selectati mai întâi textul respectiv, apoi executati clic pe unul dintre butoanele pentru aliniere de pe bara de instrumente.

Align Left - pentru alinierea textului la marginea din stânga;

Center - pentru centrarea textului fata de marginile din st'nga si din dreapta;

Align Right - pentru alinierea textului la marginea din drepta;

Justify - pentru alinierea textului la ambele margini laterale.

Butonul ce corespunde tipului de aliniere curenta a paragrafului apare ca fiind "apasat".

Controlul întreruperilor de rând

Facilitatea de aliniere automata a cuvintelor întrerupe orice rând din text atunci când acesta ajunge la marginea din dreapta. Word ofera câteva metode pentru controlul modului în care sunt întrerupte rândurile. Puteti împiedica întreruperea unui rând între doua cuvinte legate, astfel încât acestea sa ramâna împreuna pe acelasi rând.

În configuratia prestabilita, aplicatia întrerupe rândurile în dreptul spatiilor sau al cratimelor. Pentru a împiedica întreruperea unui rând, trebuie sa inserati un spatiu (Ctrl+Shift+ -) sau o liniuta (Ctrl+Shift+bara de spatiu) care sa împiedice întreruperea rândului.

Puteti sa inserati o întrerupere de rând fara sa începeti un paragraf nou, folosind combinatia Shift+Enter.

Margini, pagini si sectiuni

Utilizarea întreruperilor de sectiune

Word are trei tipuri de întreruperi de sectiune. Ele au acelasi efect asupra machetei paginii, dar difera în ceea ce priveste pozitia textului raportat la aceasta întrerupere:

Next Page - noua sectiune apare la începutul paginii urmatoare. Acest lucru este util pentru întreruperile de sectiune care coincid cu diviziunile mari ale documentului, cum ar fi capitolul;

Continuous - noua sectiune începe pe aceeasi pagina cu sectiunea precedenta. Acest lucru este util în cazul unei sectiuni care are un numar diferit de coloane fata de cea anterioara, dar care face parte din aceeasi pagina;

Odd Page or Even Page - noua sectiune începe pe urmatoarea pagina cu numar par sau impar. Aceasta optiune este utila în cazul în care întreruperea de sectiune coincide cu o diviziune importanta (un nou capitol) într-un document în care fiecare capitol trebuie sa înceapa pe o pagina cu numar impar (sau pe una cu numar par).

Pentru a insera o întrerupere de sectiune, efectuati pasii urmatori:

Deschideti meniul Insert, apoi selectati optiunea Break pentru a deschide caseta de dialog Break;

Selectati tipul de întrerupere dorit;

Executati clic pe OK.

Când ajunge la marginea de jos a paginii, Word începe în mod automat o pagina noua si continua textul la începutul paginii respective. Totusi, puteti sa inserati manual un marcaj pentru saltul la sectiune noua pentru a începe o noua pagina în pozitia pe care o doriti:

Deschideti meniul Insert, apoi selectati optiunea Break pentru a deschide caseta de dialog Break;

Selectati Page Break;

Executati clic pe OK.

Stabilirea marginilor paginii

Marginile paginii determina spatiul alb dintre text si marginile paginii. Fiecare pagina are patru margini: stânga, dreapta, sus si jos. Când modificati marginile paginii, noii parametri vor afecta întregul document sau, daca ati inserat unul sau mai multe marcaje de întrerupere de sectiune, vor afecta sectiunea curenta.

Cel mai simplu mod de a stabili marginile paginii este utilizarea mouse-ului si a riglei. În loc sa folositi valori în inci sau centimetri, puteti sa lucrati vizual. Pentru a afisa rigla, deschideti meniul View, apoi selectati optiunea Ruler sau plasati indicatorul mouse-ului în partea de sus a suprafetei de lucru.

Pentru a modifica marginile din stânga sau din dreapta, plasati indicatorul mouse-ului pe marcajul marginii respective de pe rigla orizontala, în capatul din stânga sau în cel din dreapta al barei albe; indicatorul mouse-ului va lua forma unei sageti cu doua vârfuri. Apoi, trageti marginea în noua pozitie. Pentru marginile de sus si de jos, folositi acelasi procedeu cu rigla verticala. Marginea reprezinta distanta dintre text si marginea paginii.

Modificarea marginilor

Marginile se aplica întregii sectiuni, spre deosebire de indentari (care se aplica numai paragrafelor individuale). Pentru a modifica marginile numai pentru un fragment de document, inserati un salt la sectiune noua conform indicatiilor anterioare din aceasta lectie. Puteti sa selectati apoi margini diferite pentru fiecare sectiune.

Nu uitati ca trebuie sa va aflati în modul de afisare Page Layout, altfel regulile pentru modificarea marginilor nu pot fi aplicate.

Puteti sa stabiliti marginile paginilor folosind o caseta de dialog. Utilizati aceasta metoda atunci când nu doriti sa folositi mouse-ul sau trebuie sa introduceti valori exacte pentru margini. Astfel veti avea un control mai mare asupra locului în care vor fi aplicate marginile în document. Iata cum trebuie sa procedati:

Deschideti meniul File, apoi selectati optiunea Page Setup pentru a deschide caseta de dialog Page Setup;

Daca este cazul, executati clic pe eticheta Margins pentru a vedea optiunile pentru margini;

În casetele de text Top, Bottom, Left si Right, introduceti valorile dorite pentru margini (în inci sau cm) sau executati clic pe sagetile de incrementare pentru a obtine valorile dorite. În sectiunea Preview puteti vedea efectul modificarilor asupra marginilor;

Executati clic pe sageata de derulare Apply To si selectati din lista locul în care vreti sa apara noile margini. Aveti urmatoarele posibilitati:

Whole Document - noile valori ale marginilor se aplica întregului document;

This Point Forward - Word va insera un salt la sectiune noua în locul unde se afla cursorul si va aplica noii sectiuni noile margini;

This Section - marginile vor fi aplicate sectiunii curente din document. Aceasta optiune nu este disponibila daca nu ati împartit documentul în sectiuni.

Executati clic pe OK.

Determinarea dimensiunii si a orientarii paginii

În configuratia prestabilita, documentele din Word sunt formatate pentru pagina standard americana (8,5 inci x 11 inci) si pentru orientarea Portrait, în care rândurile sunt dispuse paralel cu latura mai scurta a paginii.

Puteti alege alt format de pagina, selectând dintre mai multe dimensiuni, sau definind un format de pagina personalizat. Puteti sa tipariti si pe orizontala (orientare Landscape), în care rândurile sunt dispuse paralel cu latura mai mare a foii de hârtie.

Pentru a selecta formatul paginii si orientarea, efectuati pasii urmatori:

Deschideti meniul File, apoi selectati optiunea Page Setup pentru a deschide caseta de dialog Page Setup;

Daca nu este deja deschisa, selectati eticheta Paper Size;

Executati clic pe sageata de derulare Paper Size si selectati un format de pagina predefinit; sau introduceti latimea si lungimea în casetele de text corespunzatoare;

Selectati orientarea Portrait (pe verticala) sau Landscape (pe orizontala);

Executati clic pe sageata derulanta Apply To si selectati zona de document în care vor fi aplicate noile valori ale paginii;

Selectati OK.

Utilizarea stilulilor

Ce sunt stilurile?

Un stil este o colectie de atribute de formatare pentru paragrafe sau caractere, salvat sub o anumita denumire si care poate fi refolosit ulterior. De exemplu, un stil poate sa contina specificatiile de formatare: font Arial de 14 puncte, indentare de 1 inci, spatiere la doua rânduri si centrarea textului în pagina. Dupa ce definiti un stil, îl puteti aplica rapid oricarui text dintr-un document.

Aplicarea unui stil realizeaza o formatare mult mai rapida decât selectarea manuala a fiecarui atribut de formatare, având în plus avantajul asigurarii unei continuitati. Daca schimbati ulterior un atribut din stil, întregul text caruia i-a fost atribuit stilul respectiv se va modifica automat în mod corespunzator, pentru a reflecta formatarea inclusa în noul stil. Word are mai multe stiluri predefinite, dar puteti sa va creati si stiluri proprii.

Aplicatia Word contine doua tipuri de stiluri:

Stilurile Paragraph, se aplica unui întreg paragraf si pot include toate elementele de formatare care privesc aspectul unui paragraf: fontul, spatierea rândurilor, indentarile, chenare, etc. Orice paragraf are un anumit stil; în mod prestabilit, stilul unui paragraf este stilul Normal;

Stilurile Character, se aplica oricarui text selectat si pot contine orice atribut de formatare care se refera la caractere individuale: denumirea si marimea fontului, sublinierea, tipul (orice atribut de formatare pe care îl puteti atribui selectând optiunea Font din meniul Format). Nu exista un stil prestabilit pentru caractere.

Când aplicati un stil pentru caractere, atributele de formatare sunt aplicate pe lânga celelalte caracteristici pe care textul le are deja.

Folosirea unui stil într-un text

Pentru a atribui un stil de paragraf mai multor paragrafe, mai întâi selectati-le. Pentru a atribui un stil de paragraf unui singur paragraf, plasati cursorul în interiorul acestuia. Pentru a atribui un stil de caracter, selectati textul caruia vreti sa i se aplice stilul. Apoi, efectuati pasii urmatori pentru a aplica atributele de formatare dorite:

Executati clic pe sageata de derulare Style de pe bara cu instrumente, pentru a vedea o lista cu stilurile disponibile, fiecare denumire fiind afisata în fontul respectiv. Simbolurile din lista indica si daca stilul respectiv se aplica paragrafelor sau caracterelor, dar si marimea fontului si alinierea.

Selectati stilul dorit executând clic pe denumirea respectiva. Stilul va fi aplicat textului selectat.

Crearea unui nou stil

Nu sunteti obligati sa folositi numai stilurile predefinite din Word. Puteti crea un nou stil pornind de la zero sau îl puteti crea pornind de la un stil existent. Daca optati pentru cea din urma metoda, noul stil va avea toate atributele de formatare ale stilului de baza, plus cele introduse sau modificate de voi pentru definirea noului stil. Pentru aceasta trebuie sa efectuati pasii urmatori:

Deschideti meniul Format, apoi selectati optiunea Style pentru a deschide caseta de dialog Style;

Executati clic pe butonul New. Pe ecran va aparea caseta de dialog New Style;

Executati clic pe sageata de derulare Style Type si selectati din lista Character sau Paragraph pentru a indica tipul de stil pe care vreti sa îl creati;

Executati clic pe caseta cu text Name si introduceti o denumire pentru noul stil;

Daca doriti sa creati noul stil pornind de le unul deja existent, executati clic pe caseta de derulare Based On si selectati din lista stilul de baza dorit;

Daca doriti ca noul stil sa faca parte din sablonul pe baza caruia a fost creat documentul curent, selectati caseta de validare Add to Template. Daca nu selectati aceasta caseta de validare, noul stil nu va fi disponibil decât în documentul curent;

Executati clic pe butonul Format si selectati Font sau Borders pentru a specifica fontul si/sau chenarul pentru noul stil;

Numai în cazul stilurilor de paragraf executati clic pe butonul Format si selectati Paragraph pentru a stabili indentarile si spatierea rândurilor în stilul respectiv;

Executati clic pe OK pentru a reveni în caseta de dialog Style;

Executati clic pe butonul Apply pentru a atribui noul stil textului sau paragrafului curent. Executati clic pe Close pentru a salva noul stil fara sa îl atribuiti vreunui text.

Modificarea unui stil

Puteti modifica atributele de formatarea asociate unui stil de paragraf sau de caractere, fie ca este vorba de un stil definit de voi sau de unul predefinit din Word. Va fi modificat întregul text din document caruia i s-a atribuit stilul. Efectuati pasi urmatori, pentru a modifica stilul în întregul document:

Deschideti meniul Format, apoi selectati optiunea Style pentru a deschide caseta de dialog Style;

Executati clic pe sageata de derulare si selectati stilurile care trebuie afisate în lista Styles:

All Styles - toate stilurile definite în documentul curent;

Styles in Use - stilurile atribuite textului din documentul curent;

User Defined Styles - toate stilurile definite de utilizator în documentul curent.

În lista Styles executati clic pe denumirea stilului pe care doriti sa îl modificati;

Executati clic pe butonul Modify. Pe ecran va aparea caseta de dialog Modify Style; ea arata la fel ca si caseta de dialog New Style. Specificati atributele de formatarea ale noului stil;

Executati clic pe OK pentru a reveni în caseta de dialog Style. Apoi, executati clic pe Close.

Numerotarea paginilor, anteturi si subsoluri

Numerotarea paginilor

Word ofera numeroase optiuni pentru plasarea si tipul cifrelor de pagina; acestea fac parte întotdeauna din antet sau din subsol.

Pentru a numerota paginile din document, efectuati pasii urmatori:

Deschideti meniul Insert, apoi selectati optiunea Page Numbers. Pe ecran va aparea caseta de dialog Page Numbers;

Executati clic pe sageata de derulare Position si selectati pozitia dorita în pagina: Top of Page (Header) (în partea superioara a paginii - antet) sau Bottom of Page (Footer) (în partea inferioara a paginii - subsol);

Executati clic pe sageata de derulare Alignment si selectati Left, Center sau Right. Puteti sa selectati si Inside sau Ouside, daca tipariti fata-verso si doriti ca numerele paginilor sa fie plasate spre interior (Inside) sau spre exterior (Outside);

(Optional) Daca doriti ca numaratoarea paginilor sa se faca începând cu prima pagina selectati optiunea Show number on first page;

Formatul prestabilit pentru numerotare este cel cu cifre arabe (1, 2, 3 etc.). Pentru a selecta un alt format (cum ar fi i, ii, iii etc.), executati clic pe butonul Format si selectati formatul dorit;

Executati clic pe OK.

Ce sunt anteturile si subsolurile?

Antetul si subsolul reprezinta textele tiparite în partea superioara (antet) sau în cea inferioara (subsol) a fiecarei pagini a unui document. Anteturile si subsolurile pot include si numarul paginii; aici pot fi incluse si titlurile capitolelor, numele autorului si alte informatii similare. Word are mai multe optiuni pentru anteturi si subsoluri, care sunt:

Acelasi antet/subsol pe fiecare pagina a documentului;

Un antet/subsol pe prima pagina a documentului si alt antet/subsol pe restul paginilor;

Un antet/subsol pe paginile cu numar impar si un alt antet/subsol pe paginile cu numar par;

Daca documentul este împartit în sectiuni, puteti avea un alt antet/subsol în fiecare sectiune.

Introducerea sau editarea unui antet sau a unui subsol

Pentru a introduce un antet sau un subsol în document sau pentru a edita un antet sau un subsol deja existent, efectuati pasii urmatori:

Daca documentul este împartit în sectiuni, mutati cursorul pe suprafata sectiunii în care doriti sa fie plasat antetul sau subsolul.

Deschideti meniul View, apoi selectati optiunea Header and Footer. Word va comuta în modul de afisare Page Layout si va afisa antetul paginii curente încadrat de o linie întrerupta, care nu va fi tiparita. Textul obisnuit al documentului va aparea estompat, iar bara cu instrumente Header and Footer va fi afisata pe ecran;

Executati clic pe butonul Switch Between Header and Footer de pe bara cu instrumente, pentru a trece din antet în subsolul paginii si invers, dupa caz;

Introduceti textul si atributele de formatare pentru antet sau subsol folosind metodele de editare normale din Word. Folositi butoanele Alignment de pe bara cu instrumente, pentru a controla elementele din antet/subsol;

Când terminati, executati clic pe butonul Close de pe bara cu instrumente Header and Footer, pentru a reveni în document.

Pentru a sterge continutul unui antet sau al unui subsol, selectati-l în întregime si apasati tasta Delete.

Utilizarea simbolurilor si a caracterelor speciale

Simbolurile si caracterele speciale nu fac parte din setul standard de caractere si, ca atare, nu pot fi gasite pe tastatura. Literele cu accent (cum ar fi litera ), litera greceasca m si simbolul pentru copyright © sunt doar câteva exemple. Desi aceste caractere nu se afla pe tastatura, Word le poate insera totusi în documentele pe care le creati.

Inserarea unui simbol

Pentru a insera un simbol într-un document, plasati punctul de inserare acolo unde doriti sa apara simbolul, apoi efectuati pasii urmatori:

Deschideti meniul Insert, apoi selectati optiunea Symbol pentru a deschide caseta de dialog Symbol. Executati clic pe eticheta Symbols, daca nu este deja deschisa;

Executati clic pe sageata de derulare Font si selectati setul de simboluri dorite din lista. Cele pe care le veti folosi mai des sunt:

Symbol - litere grecesti, simboluri matematice, sageti, simboluri pentru marci de înregistrare si copyright etc;

Normal Text - litere cu accente si alte semne speciale, simboluri ale valutelor, simbolul pentru paragraf etc;

WingDings - pictograme de ceasuri, plicuri, telefoane etc.

Cautati în tabela simbolul dorit. Pentru a vedea o imagine marita a simbolului, executati clic pe el;

Pentru a insera simbolul selectat, executati clic pe butonul Insert. Pentru a insera un simbol oarecare (care nu este selectat), executati dublu clic pe el;

Executati clic pe butonul Close pentru a închide caseta de dialog, dupa ce inserati unul sau mai multe simboluri, sau executati clic pe butonul Cancel pentru a închide caseta de dialog fara sa inserati un simbol.

Inserarea unui caracter special

Diferenta dintre un caracter special si un simbol nu este foarte clara. De fapt, cele doua se suprapun oarecum. Printre simboluri sunt incluse si litere cu accente si alte semne diacritice folosite în anumite limbi, litere grecesti, sageti si simboluri matematice. Caracterele speciale sunt simbolul de copyright, elipsa si simbolurile tipografice. Word are mai multe simboluri decât caractere speciale.

Pentru a insera un caracter special în document, plasati punctul de inserare în locul unde vreti sa apara caracterul, apoi efectuati pasii urmatori:

Deschideti meniul Insert, apoi selectati optiunea Symbol pentru a deschide caseta de dialog Symbol;

Executati clic pe eticheta Special Characters pentru a vedea lista cu caracterele speciale disponibile;

Parcurgeti lista de caractere speciale, pentru a-l gasi pe cel dorit;

Pentru a insera caracterul selectat, executati dublu clic pe el sau selectati-l, iar apoi executati clic pe butonul Insert;

Executati clic pe butonu Close pentru a închide caseta de dialog, dupa ce inserati unul sau mai multe caractere, sau executati clic pe butonul Cancel pentru a închide caseta de dialog fara sa inserati un caracter.

Utilizarea tabelelor

Un tabel este o structura în care puteti sa organizati datele pe rânduri si pe coloane. Fiecare intrare dintr-un tabel - numita celula - este independenta de celelalte intrari. Tabelul poate avea un numar oricât de mare de rânduri si de coloane. Celula dintr-un tabel poate contine text, elemente grafice si aproape orice element care poate fi inclus într-un document Word. Singura exceptie este faptul ca un tabel nu poate contine un alt tabel.

Crearea unui tabel

Pentru a crea un nou tabel gol într-un loc oarecare dintr-un document, efectuati pasii urmatori:

Plasati cursorul în locul din document unde vreti sa apara tabelul.

Deschideti meniul Table, apoi selectati optiunea Insert Table. Pe ecran va aparea caseta de dialog Insert Table;

În casetele de text Number of Columns (numarul de coloane) si Number of Rows (numarul de rânduri), executati clic pe sageti sau introduceti numarul de rânduri si coloane pe care trebuie sa le contina tabelul. Aceste valori pot fi modificate si ulterior;

În caseta de text Column Width, selectati latimea dorita pentru coloane (în inci sau cm). Selectati Auto în aceasta caseta daca doriti împartirea egala a paginii între numarul de coloane specificat;

Executati clic pe OK. Word va crea un tabel gol, având cursorul plasat în prima celula.

Pentru a crea rapid un tabel, executati clic pe butonul Insert Table de pe bara cu instrumente si trageti în document numarul de rânduri si de coloane dorit.

Lucrul în tabel

Când cursorul se afla într-o celula a tabelului, puteti sa introduceti si sa editati textul la fel ca în orice alt loc din document. Textul introdus într-o celula este aliniat automat când depaseste latimea celulei. Puteti sa mutati cursorul în orice celula executând clic în ea. Puteti sa va deplasati prin tabel si folosind combinatiile urmatoare de taste:

În cazul în care cursorul se afla la marginea unei celule, puteti sa folositi si tastele cu sageata pentru a va deplasa de la o celula la alta. Pentru a insera un tabulator într-o celula din tabel, apasati Ctrl+Tab.

Editarea si formatarea unui tabel

Dupa ce creati tabelul si introduceti câteva date, puteti sa-i editati continutul si sa le formatati dupa caz.

stergerea si inserarea unor celule, rânduri si coloane

Puteti obtine celule goale într-un tabel stergându-le continutul. Pentru a elimina continutul unei celule, selectati celula respectiva si apasati tasta Delete.

Aveti si posibilitatea sa eliminati rânduri si coloane întregi. Într-un astfel de caz, coloanele din dreapta sau rândurile superioare se vor deplasa pentru a ocupa locul lasat liber de coloana sau rândul eliminat. Pentru a elimina complet un rând sau o coloana dintr-un tabel, efectuati pasii urmatori:

Mutati cursorul în orice celula din rândul sau coloana care trebuie sterse;

Deschideti meniul Table, apoi selectati optiunea Delete Cells. Pe ecran va aparea caseta de dialog Delete Cells;

Selectati Delete Entire Row sau Delete Entire Column;

Executati clic pe OK, iar Word va sterge rândul sau coloana.

Pentru a insera un singur rând sau o coloana într-un tabel, efectuati pasii urmatori:

Selectati celula la dreapta careia vreti sa apara noua coloana sau deasupra careia vreti sa fie introdus noul rând;

Deschideti meniul Table, apoi selectati optiunea Select Row (daca inserati un rând) sau optiunea Select Column (daca inserati o coloana);

Deschideti meniul Table, apoi selectati optiunea Insert Rows pentru a insera o coloana goala la stânga coloanei selectate sau optiunea Insert Column pentru a insera un rând deasupra celui selectat.

Pentru a insera mai multe rânduri sau coloane dintr-un tabel, efectuati pasii urmatori:

Selectati un numar de celule egal cu numarul de rânduri sau coloane pe care vreti sa la introduceti. De exemplu, pentru a insera trei rânduri între rândurile 2 si 3, selectati celulele din rândurile 3, 4 si 5 (din orice coloana);

Deschideti meniul Table, apoi selectati optiunea Select Row (daca inserati rânduri) sau optiunea Select Column (daca inserati coloane);

Deschideti meniul Table, apoi selectati optiunea Insert Rows sau optiunea Insert Columns în functie de caz.

Pentru a insera o noua coloana la dreapta tabelului, efectuati pasii urmatori:

Executati clic stânga în chenarul din dreapta a tabelului;

Deschideti meniul Table, apoi selectati optiunea Select Column;

Deschideti meniul Table, apoi selectati optiunea Insert Columns.

Copierea sau mutarea coloanelor si a rândurilor

Puteti sa copiati sau sa mutati o întreaga coloana sau un întreg rând dintr-o pozitie în alta în tabel, astfel:

Selectati coloana sau rândul prin tragerea mouse-ului peste celule sau executând clic pe coloana sau rândul respectiv si selectând optiunea Select Row (pentru rânduri) sau optiunea Select Column (pentru coloane), din meniul Table;

Pentru a copia, apasati Ctrl+C sau executati clic pe butonul Copy de pe bara cu instrumente. Pentru a muta, apasati Ctrl+X sau executati clic pe butonul Cut de pe bara de instrumente;

Mutati cursorul în noua pozitie aleasa pentru coloana sau rând;

Apasati Ctrl+V sau executati clic pe butonul Paste de pe bara cu instrumente.

Modificarea latimii unei coloane

Puteti sa modificati rapid latimea coloanei folosind mouse-ul.

Plasati indicatorul mouse-ului pe chenarul din dreapta coloanei careia vreti sa-i modificati latimea. Acesta va lua forma unei perechi de sageti verticale cu doua vârfuri;

Deplasati prin tragere chenarul coloanei pâna obtineti latimea dorita.

Puteti sa folositi si o caseta de dialog pentru a schimba latimea unei coloane. Pentru a vedea cum, efectuati pasii urmatori:

Mutati cursorul într-o celula din coloana pe care vreti sa o modificati;

Deschideti meniul Table, apoi selectati optiunea Cell Height and Width. Pe ecran va aparea caseta de dialog cu acelasi nume. Daca nu este selectata, exectuati clic pe eticheta Column pentru a vedea optiunile pentru coloane;

În caseta de text Width of Column introduceti latimea dorita pentru coloana sau executati clic pe sagetile de incrementare, pentru a schimba valoarea afisata. Puteti modifica automat latimea coloanei pentru a corespunde celei mai lungi intrari, executând clic pe butonul Autofit;

Schimbati valoarea din caseta de text Space Between Columns, pentru a modifica spatiul dintre coloane;

Executati clic pe Next Column (coloana urmatoare) sau pe Previous Column (coloana anterioara) pentru a modifica valorile pentru alte coloane din tabel;

Executati clic pe OK. Tabelul va fi modificat conform noilor valori selectate pentru coloane.

Chenarele tabelului

În configuratia prestabilita, Word aplica un chenar subtire, unic, în jurul fiecarei celule din tabel. Puteti sa modificati chenarele sau sa le eliminati complet. Metodele pentru lucrul cu chenarele unui text sunt, în esenta, similare cu cele pentru aplicarea chenarelor le un text obisnuit.

Pe scurt, efectuati pasii urmatori:

Selectati celulele din tabel ale caror chenare vreti sa le modificati.

Deschideti meniul Format, apoi selectati optiunea Borders and Shading pentru a deschide caseta de dialog Borders and Shading. Executati clic pe eticheta Borders, daca este cazul;

Selectati optiunile dorite pentru chenar, folosind caseta Preview, pentru a vedea cum vor arata acestea în final.

Executati clic pe butonul OK.

Formatarea automata a tabelelor

Word va ofera o multitudine de formate predefinite pentru tabele. Folosind aceste formatari este mai usor sa aplicati o formatare atractiva în orice tabel. Pentru a folosi un format predefinit trebuie sa efectuati pasii urmatori:

Plasati cursorul în interiorul tabelului.

Deschideti meniul Table, apoi selectati optiunea Table AutoFormat. Pe ecran va aparea caseta de dialog Table AutoFormat;

În lista Formats sunt incluse toate formatele de tabele existente. Când parcurgeti obiectele din lista, în caseta Preview puteti vedea cum arata tabelul cu formatul selectat.

Selectati si deselectati casetele validare pentru atributele de formatare, pâna când în Preview realizati aspectul dorit pentru tabel.

Când va convine ceea ce vedeti în sectiunea Preview, executati clic pe OK. Programul va aplica tabelului atributele de formatare selectate.

MICROSOFT EXCEL

Deschiderea programului Excel

Pentru a deschide programul Excel, efectuati pasii urmatori:

Executati clic pe butonul Start, iar pe ecran va aparea meniul Start;

Selectati meniul Programs, iar pe ecran va aparea meniul Programs;

Selectati optiunea Microsoft Excel pentru a deschide programul.

Ecranul de deschidere din Excel prezinta un registru de calcul gol, având eticheta Book 1. Programul este acum pregatit pentru începerea lucrului în registrul de calcul.

Fisierele din Excel sunt denumite registre de calcul. Orice registru de calcul este format, initial, din trei foi de calcul (dar puteti adauga sau elimina oricâte foi de calcul este necesar). Fiecare foaie de calcul este formata din coloane si rânduri care se intersecteaza, formând casete numite celule, în care introduceti text. Etichetele din partea de jos a registrului de calcul (cu inscriptiile Sheet1, Sheet2 etc.) va permit sa rasfoiti foile de calcul executând clic pe ele cu mouse-ul.

Puteti deschide aplicatia Excel si într-un alt mod:

Executati clic pe butonul Start, iar pe ecran va aparea meniul Start;

Executati clic pe New Office Document. Pe ecran va aparea caseta de dialog New Office Document;

În aceasta caseta de dialog, executati clic pe eticheta General (daca este cazul), iar apoi executati dublu clic pe pictograma Blank Workbook.

O privire asupra ecranului Excel

Majoritatea operatiilor executate în Excel vor fi facute cu ajutorul comenzilor disponibile pe bara de meniuri din partea superioara a ecranului si cu barele de instrumente standard si de formatare de sub aceasta.

Închiderea aplicatiei Excel

Pentru a închide aplicatia Excel si a reveni pe suprafata de lucru din Windows, efectuati unul din pasii urmatori:

Deschideti meniul File si selectati optiunea Exit;

Apasati tasta Alt, apoi tasta Space, iar apoi apasati litera C;

Apasati Alt+F4;

Executati clic pe butonul Close , flat în coltul din dreapta al barei de titlu.

În cazul în care ati modificat în vreun fel registrul de calcul fara sa salvati fisierul, Excel va va întreba daca doriti sa salvati fisierul înainte de a închide programul. Selectati optiunea dorita.

Structura ecranului în aplicatia Excel

Fereastra Excel are numeroase elemente comune cu ferestrele Windows, inclusiv o bara de meniuri (de unde puteti selecta comenzi), o bara de stare (care indica starea activitatii curente) si bare cu instrumente (care contin butoane si liste derulante prin care obtineti un acces rapid la comenzile si facilitatile utilizate frecvent).

Elementele componente ale ecranului Excel sunt:

Modificarea aspectului foii de calcul

Exista numeroase moduri în care puteti modifica aspectul foii de calcul în fereastra Excel. Prin schimbarea aspectului nu influentati modul în care va arata foaia de calcul la tiparire, însa obtineti o alta perspectiva asupra foii si puteti vedea mai bine datele introduse.

Marirea si micsorarea zonei afisate din foaia de calcul

Pentru a mari sau micsora zona vizibila din foaia de calcul, folositi functia Zoom. Deschideti lista derulanta Zoom (de pe bara cu instrumente standard) si selectati procentul de marire, de exemplu 25% sau 200%. Puteti sa mariti o anumita zona din foaia de calcul: pentru aceasta, mai întâi selectati zona, apoi deschideti lista derulanta Zoom si selectati Selection.

Blocarea capetelor de coloane si de rânduri

Atunci când parcurgeti o foaie de calcul întinsa, adesea este util sa blocati capetele de coloane si/sau de rânduri, astfel încât sa le puteti vedea împreuna cu datele din foaie.

Pentru blocarea capetelor de rânduri sau de coloane (sau ambele), efectuati pasii urmatori:

Executati clic pe celula din dreapta capetelor de rând si/sau sub capetele de coloana pe care vreti sa le blocati. Celulele respective vor fi evidentiate;

Deschideti meniul Window si selectati optiunea Freeze Panes.

Pentru deblocarea capetelor de coloane si de rânduri, deschideti din nou meniul Window si selectati optiunea Unfreeze Panes.

Divizarea foii de calcul

Uneori, când lucrati într-o foaie de calcul mai mare, poate fi nevoie sa vedeti simultan doua parti diferite ale foii, pentru a compara datele. Pentru a vedea concomitent doua parti ale unei foi de calcul, trebuie sa o divizati.

Pentru a diviza o foaie de calcul, efectuati pasii urmatori:

Executati clic fie pe bara de divizare verticala, fie pe cea orizontala;

Trageti bara de divizare în fereastra foii de calcul;

Eliberati bara de divizare, iar Excel va împarti fereastra în locul respectiv. Când derulati foaia, cele doua panouri efectueaza derularea sincronizat.

Pentru a elimina bara de divizare, trageti-o înapoi, în pozitia initiala de pe bara de derulare.

Utilizarea barelor cu instrumente din aplicatia Excel

Utilizarea barelor cu instrumente

Daca nu îl configurati altfel, programul Excel afiseaza barele cu instrumente standard si de formatare. Pentru a selecta un instrument de pe o bara cu instrumente, executati clic pe el.

Daca un instrument apare afisat cu un gri estompat, înseamna ca în acel moment nu este disponibil. Anumite instrumente sunt afisate în acest mod atunci când nu pot fi folosite pentru operatia care se efectueaza în acel moment.

Bara cu instrumente din Excel reprezinta o colectie de instrumente sau pictograme afisate pe o bara, care poate fi mutata si redimensionata pentru a va usura munca. Fiecare pictograma reprezinta o comanda sau o operati uzuala.

Activarea si dezactivarea barelor cu instrumente

În configuratia prestabilita, Excel afiseaza initial barele cu instrumente standard si de formatare. Daca nu aveti nevoie de ele le puteti dezactiva pe amândoua sau numai pe una, pentru a mari spatiul disponibil pe ecran. În plus, puteti sa activati alte bare cu instrumente (desi unele dintre ele apar singure pe ecran când efectuati o operatie asociata).

Pentru a activa sau a dezactiva o bara cu instrumente, efectuati pasii urmatori:

Deschideti meniul View si selectati optiunea Toolbars. Pe ecran va aparea un submeniu;

Un marcaj de validare în dreptul denumirii unei bare cu instrumente indica faptul ca bara respectiva este afisata în acel moment pe ecran. Pentru a activa sau a dezactiva o bara cu instrumente (a inversa selectia), executati clic pe denumirea ei din lista pentru a introduce un marcaj de validare, sau a-l îndeparta.

Pentru a afisa rapid o bara cu instrumente ascunsa, executati clic cu butonul din dreapta pe o bara cu instrumente afisata deja pe ecran, si selectati din meniul de comenzi rapide bara cu instrumente care vreti sa fie adusa pe ecran.

Introducerea diferitelor tipuri de date

Introducerea textului

Textul este o combinatie de litere, cifre si spatii. În configuratia prestabilita, textul este aliniat automat le stânga, în interiorul celulei.

Pentru a introduce text într-o celula:

Executati clic pe celula în care doriti sa introduceti textul;

Introduceti textul. Pe masura ce scrieti, textul apare în celula si pe bara de formule;

Apasati tasta Enter. Textul introdus va aparea în celula, aliniat la stânga. (Puteti sa apasati si tasta Tab sau o tasta cu sageata pentru a introduce textul si a trece la alta celula.) Daca ati facut o greseala si vreti sa renuntati la datele introduse, apasati tasta Esc.

Pentru a largi o coloana si a putea vedea toate datele pe care le contine, plasati cursorul mouse-ului pe bara cu capetele de coloana din partea de sus a foii de calcul. Apoi executati dublu clic pe chenarul din dreapta a coloanei pe care vreti sa o "largiti" pentru a vedea toate datele.

Introducerea textului în capetele de coloana si de rând

Datele introduse pot fi identificate pe baza capetelor de coloane si de rânduri. Capetele coloanelor apar în partea superioara a foii de calcul, sub titlu. Capetele rândurilor sunt plasate în partea stânga a foii de calcul, de regula în coloana A.

Capetele coloanelor arata semnificatia numerelor cuprinse în fiecare coloana. De regula, etichetele coloanelor indica perioadele de timp - cum ar fi ani, luni, zile etc. Capetele rândurilor arata ce reprezinta numerele din fiecare rând. De regula, capetele rândurilor contin diverse categorii de date, cum ar fi denumirile produselor, numele angajatilor sau încasarile si cheltuielile din buget.

Când introduceti textul unui cap de coloana, apasati tasta Tab în locul tastei Enter pentru a trece de la o celula la alta. Când introduceti textul pentru capetele rândurilor, folositi în schimb tasta cu sageata orientata în jos.

Adaugarea unor comentarii la celule

Puteti folosi pentru celule comentarii în care sa includeti informatii detaliate despre datele dintr-o foaie de calcul. De exemplu, puteti preciza aici scopul unei anumite formule sau datele pe care trebuie sa le actualizati. Dupa ce creati un comentariu, puteti sa îl cititi oricând doriti.

Pentru a adauga un comentariu la o celula, efectuati pasii urmatori:

Selectati celula în care vreti sa adaugati un comentariu;

Deschideti meniul Insert si selectati optiunea Comment;

Introduceti comentariul;

Executati clic în afara celulei. În coltul din dreapta-sus al celulei va aparea un triunghi rosu, care indica faptul ca celula contine un comentariu.

Pentru a citi ulterior comentariile, plasati cursorul mouse-ului pe o celula care are un punct rosu în coltul din dreapta sus. Excel va afisa comentariul.

Pentru a edita un comentariu, selectati celula care îl contine si apoi folositi comanda Edit Comment, din meniul Insert. Efectuati modificarile, apoi executati clic în afara celulei pentru a le salva. Pentru a sterge un comentariu, executati clic pe celula, deschideti meniul Edit, apoi selectati optiunea Clear, iar apoi optiunea Comments.

Introducerea cifrelor

Numerele pe care le veti introduce pot contine caracterele numerice 0 - 9 si urmatoarele caractere speciale: + - / . , ( ) Asta înseamna ca puteti include virgule, puncte zecimale, semnul dolarului, procent si paranteze, împreuna cu valorile pe care le introduceti.

Pentru a introduce un numar:

Executati clic pe celula în care vreti sa introduceti numarul;

Introduceti numarul. Pentru a introduce un numar negativ, plasati în fata lui un semn minus, sau treceti-l între paranteze. Pentru a introduce o fractie, plasati înaintea ei un 0. (În caz contrar, Excel va interpreta intrarea ca pe o data calendaristica);

Apasati tasta Enter, iar numarul introdus va aparea în celula aliniat la dreapta.

Introducerea unei serii cu functia AutoFill

Introducerea seriilor (cum ar fi 1994, 1995, 1996 si 1997) este asemanatoare cu copierea continutului celulei. Când trageti marcajul de completare al celulei de origine, functia AutoFill lucreaza în locul vostru, interpretând prima intrare si completând seria pe baza acesteia. De exemplu, daca scrieti 1994 într-o celula, apoi trageti marcajul de umplere al celulei peste celulele adiacente, veti crea seria 1994, 1995, 1996 etc. Când efectuati tragerea, casuta care apare pe ecran va arata exact ce copiati, astfel încât sa va puteti opri în celula corespunzatoare, pentru a crea exact seria dorita.

Introducerea unei serii personalizate

Desi functia AutoFill este foarte potrivita pentru crearea unei serii scurte de intrari, pot exista situatii când trebuie sa aveti control superior asupra situatiei. Excel poate realiza mai multe tipuri de serii:

În principiu, veti furniza doua intrari ca model pentru seria din celulele alaturate, iar Excel le va folosi pentru a calcul restul seriei. Trebuie procedat astfel:

Introduceti prima valoare într-o celula;

Treceti în a doua celula si introduceti a doua valoare din serie;

Selectati ambele celule prin tragerea mouse-ului peste ele. Excel va selecta celulele;

Trageti marcajul de completare peste câte celule este necesar. Excel va calcula seria si va completa celulele selectate cu valorile corespunzatoare.

Introducerea datelor care se repeta, cu functia AutoComplete

Când introduceti primele litere ale unei intrari, functia AutoComplete poate completa în mod inteligent intrarea pe baza intrarilor pe care le-ati oferit deja în acea coloana. Functia AutoComplete poate fi folosita numai pentru date introduse în coloane, nu si pe rânduri.

În configuratia prestabilita, functia AutoComplete este întotdeauna activata, astfel încât nu trebuie sa o selectati. Daca va incomodeaza în timpul lucrului, o puteti dezactiva folosind comanda Options, din meniul Tools. Executati clic pe eticheta Edit si apoi pe Enable AutoComplete for Cell Values pentru a dezactiva optiunea.

Pentru a vedea cum lucreaza functia AutoComplete, efectuati pasii urmatori:

Scrieti England într-o celula si apasati tasta cu sageata în jos pentru a trece la celula urmatoare. Scrieti Spain si apasati din nou tasta cu sageata. Apoi, scrieti Italy si apasati tasta cu sageata;

Scrieti din nou e, si în celula va aparea "England". Apasati tasta Enter pentru a accepta intrarea. (În mod similar, când veti scrie din nou i sau s, în celule va aparea "Italy" sau "Spain").

Pentru a vedea o lista cu intrarile din functia AutoComplete, executati clic cu butonul din dreapta pe urmatoarea celula si selectati Pick From List din meniul de comenzi rapide. Excel va arata lista de intrari PickList (în ordine alfabetica), creata în mod automat pe baza cuvintelor pe care le-ati introdus în coloana.

Crearea si salvarea fisierelor care contin registre de calcul

Crearea unui nou registru de calcul

Puteti sa creati un registru de calcul gol, sau puteti folosi un sablon, pentru a crea unul mai complex. Un sablon este un registru de calcul preformatat, pe care îl puteti modifica în functie de necesitatile proprii. Excel contine sabloane pentru facturi, rapoarte financiare si alte foi de calcul ce se utilizeaza frecvent.

Puteti sa creati un nou registru de calcul astfel:

Deschideti meniul File si selectati optiunea New. Pe ecran va aparea caseta de dialog New;

Pentru a crea un registru de calcul gol, executati clic pe eticheta General si apoi pe pictograma Workbook;

Dupa ce faceti selectarea, executati clic pe butonul OK sau apasati tasta Enter. Pe ecran va fi deschis un nou registru de calcul având pe bara de titlu o denumire prestabilita; Excel va numerota filele.

Daca doriti sa creati un registru de calcul gol (deci nu cu ajutorul unui sablon), puteti sa evitati caseta de dialog New executând clic pe butonul New de pe bara cu instrumente standard. Excel va deschide o fereastra cu un nou registru de calcul, fara sa mai deschida caseta de dialog New.

Salvarea si denumirea unui registru de calcul

Tot ceea ce introduceti într-un registru de calcul va fi salvat în memoria temporara a calculatorului; daca iesiti din Excel, veti pierde datele respective. Ca atare, este important sa salvati în mod regulat fisierele care contin registre de calcul, pe hard-disc sau pe o discheta.

Prima data când salvati un registru de calcul pe hard-disc, trebuie sa îi alocati o denumire. Pentru a denumi un registru de calcul, efectuati pasii urmatori:

Deschideti meniul File si selectati optiunea Save sau executati clic pe butonul Save de pe bara cu instrumente standard. Pe ecran va aparea caseta de dialog Save As;

Introduceti denumirea pe care vreti sa o alocati registrului de calcul, în caseta de text File Name;

În mod normal, Excel salveaza registrele de calcul în dosarul My Documents. Pentru a salva fisierul respectiv în alt dosar, selectati-l din lista Save In. Puteti sa treceti la dosarul de nivel superior executând clic pe butonul Up One Level de pe bara cu instrumente, din partea superioara a casetei de dialog. Puteti sa treceti pe o alta unitate de disc selectând-o în caseta Save In;

Executati clic pe butonul Save sau apasati tasta Enter.

Pentru a salva un fisier pe care l-ati mai salvat anterior (si care este denumit), nu trebuie decât sa executati clic pe butonul Save de pe bara cu instrumente standard. Puteti eventual, sa apasati Ctrl+S ori sa folositi comanda Save, din meniul File. Excel va salva automat registrul de calcul si toate modificarile facute, fara sa mai deschida caseta de dialog Save As.

Lucrul cu foile de calcul

Selectarea foilor de calcul

În configuratia prestabilita, fiecare foaie de calcul este formata din trei pagini cu foi de calcul, ale caror denumiri apar în etichetele din partea de jos a ecranului. Puteti sa inserati sau sa stergeti o foaie de calcul, dupa cum doriti. Unul din avantajele utilizarii mai multor foi de calcul este posibilitatea organizarii datelor pe sectoare logice. Un alt avantaj al utilizarii unor foi de calcul separate pentru date reprezinta usurinta în reorganizarea foilor în cadrul unui registru de calcul.

Pentru a selecta o singura foaie de calcul, executati clic pe eticheta acesteia. Eticheta va fi evidentiata, pentru a arata ca foaia a fost selectata.

Pentru a selecta mai multe foi de calcul alaturate, executati clic pe eticheta primei foi din grup, apoi tineti apasata tasta Shift si executati clic pe eticheta ultimei foi din grup.

Pentru a selecta mai multe foi de calcul izolate, tineti apasata tasta Ctrl si executati clic pe eticheta fiecarei foi de calcul în parte.

Inserarea foilor de calcul

Un registru de calcul nou creat contine trei foi de calcul, dar puteti sa mai adaugati cu usurinta si altele.

Pentru a adauga o foaie de calcul într-un registru de calcul, efectuati pasii urmatori:

Selectati foaia de calcul înaintea careia vreti sa inserati o noua foaie de calcul;

Deschideti meniul Insert;

Selectati optiunea Worksheet. Excel va insera noua foaie de calcul.

Mutarea si copierea foilor de calcul

Puteti sa mutati sau sa copiati foile de calcul într-un registru de calcul sau dintr-un registru în altul astfel:

Selectati foaia (foile) de calcul pe care vreti sa o (le) mutati sau copiati. Daca doriti sa mutati sau sa copiati foi de calcul dintr-un registru de calcul în altul, nu uitati sa deschideti registrul de destinatie;

Deschideti meniul Edit si selectati optiunea Move or Copy Sheet. Pe ecran va aparea caseta de dialog Move or Copy;

Pentru a muta foaia (foile) de calcul în alt registru de calcul, selectati denumirea registrului respectiv din lista derulanta To Book. Daca doriti sa mutati sau sa copiati într-un registru de calcul nou, selectati (new book) din lista derulanta To Book. Excel va crea un nou registru de calcul si va copia sau va muta apoi foaia (foile) de calcul în el;

În caseta cu lista Before Sheet, selectati foaia de calcul înaintea careia vreti sa fie mutata foaia de calcul selectata;

Pentru a copia foaia de calcul selectata în loc sa o mutati, selectati Create a Copy pentru a introduce un marcaj de validare în caseta respectiva;

Executati clic pe butonul OK. Foaia (foile) de calcul selectata(e) va (vor) fi copiata(e) sau mutata(e) conform indicatiilor.

Efectuarea calculelor cu ajutorul formulelor

Ce este o formula?

Formulele sunt folosite în foile de calcul pentru efectuarea calculelor cu cifrele introduse de voi. Cu ajutorul formulelor puteti sa efectuati operatii de adunare, scadere, înmultire si împartire, folosind valorile din diferite celule.

Formulele sunt formate, de regula, din una sau mai multe adrese de celule sau valori, si un operator matematic, cum ar fi + (adunare), - (scadere), * (înmultire) sau / (împartire).

Orice formula trebuie sa înceapa cu semnul egal (=).

Operatorii matematici din Excel sunt:

Ordinea operatiilor

Excel efectueaza calculele din cadrul unei formule în urmatoarea ordine:

I.      Operatiile dintre paranteze;

II.     Ridicare la putere;

III.   Înmultiri si împartiri;

IV.  Adunari si scaderi.

Daca nu folositi aceasta ordine de calcul, puteti avea probleme când introduceti formulele.

Introducerea formulelor

Puteti sa introduceti formulele fie de la tastatura, fie selectând referintele la celule. Pentru a introduce formula de la tastatura, efectuati pasii urmatori:

Selectati celula în care vreti sa apara rezultatul formulei;

Scrieti semnul egal (=);

Scrieti formula. Ea va aparea pe bara de formule;

Apasati tasta Enter sau executati clic pe butonul Enter (marcajul de validare), iar Excel va calcula rezultatul.

Pentru a introduce o formula selectând referintele celulelor, efectuati pasii urmatori:

Selectati celula în care vreti sa apara rezultatul formulei;

Scrieti semnul egal (=);

Executati clic pe celula cu adresa care vreti sa apara prima în formula. Adresa celulei respective va aparea pe bara de formule;

Introduceti un operator matematic dupa valoare, pentru a indica urmatoarea operatie. Operatorul va aparea pe bara de formule;

Continuati sa selectati celule si sa introduceti operatorii matematici, pâna când terminati de introdus formula;

Apasati tasta Enter pentru a accepta formula, sau Esc pentru a anula operatia.

În cazul în care într-o celula apare mesajul ERR, verificati daca nu ati facut una din urmatoarele greseli, care apar foarte frecvent: împartire la zero, folosirea unei celule goale ca divizor, referire la o celula goala, daca nu ati sters o celula inclusa într-o formula sau daca nu ati inclus o referire la celula în care apare rezultatul.

Afisarea formulelor

În mod normal, Excel nu afiseaza în celula formula propriu-zisa, ci rezultatul calculului. Puteti totusi sa vedeti formula selectând celula si citind-o pe bara de formule. Dar, daca vreti sa revizuiti formulele dintr-o foaie de calcul mai mare, ar fi mai simplu daca le-ati putea vedea pe toate deodata. Daca doriti sa vedeti formulele dintr-o foaie de calcul, efectuati pasii urmatori:

Deschideti meniul Tools si selectati optiunea Options;

Executati clic pe eticheta View;

În sectiunea Window Options, executati clic în caseta de validare Formulas pentru a o selecta;

Executati clic pe butonul OK.

Editarea formulelor

Editarea unei formule se face la fel ca si în cazul oricarei intrari din Excel. Trebuie sa efectuati pasii urmatori:

Selectati celula ce contine formula pe care vreti sa o editati;

Executati clic pe bara de formule sau apasati tasta F2 pentru a intra în modul Edit. (Pentru a edita rapid continutul unei celule, executati clic pe ea. Punctul de inserare va aparea în interiorul celulei, astfel ca puteti sa faceti modificarile necesare);

Apasati tasta cu sageata spre stânga sau spre dreapta, pentru a muta punctul de inserare. Folositi apoi tasta Backspace pentru a sterge caracterele din stânga, sau tasta Delete pentru a sterge caracterele din dreapta. Apoi, puteti sa introduceti si alte caractere;

Când terminati editarea datelor, executati clic pe butonul Enter de pe bara de formule sau apasati tasta Enter pentru a accepta modificarile.

Un alt mod de a edita formule este sa executati clic pe butonul Edit Formula de pe bara de formule. În acest caz, bara de formule se mareste pentru a va oferi ajutor. Efectuati modificarile în formula, apoi executati clic pe OK.

Copierea formulelor si efectuarea calculelor cu ajutorul functiilor

Copierea formulelor

Când copiati o formula, aceasta este adaptata pentru a corespunde pozitiei celulei în care va fi copiata. De exemplu, daca copiati formula =C2+C3 din celula C4 în celula D4, aceasta va fi adaptata pentru coloana D, devenind =D2+D3.

Puteti sa copiati formule folosind butoanele Copy si Paste de pe bara cu instrumente standard, dar urmatoarea metoda este mai rapida:

Executati clic pe celula ce contine formula pe care vreti sa o copiati;

Ţineti apasata tasta Ctrl si trageti chenarul celulei în celula în care vreti sa copiati formula;

Eliberati butonul mouse-ului, iar Excel va copia formula în noua pozitie.

Definirea functiilor

Functiile sunt formule complexe preformatate, folosite pentru executarea unei serii de operatii cu un grup specificat de valori.

Orice functie este formata din urmatoarele trei elemente:

Semnul = arata ca ceea ce urmeaza este o functie (o formula);

Denumirea functiei, de exemplu SUM, arata ce operatie va fi efectuata;

Argumentul, cum ar fi (A1:H1), indica adresele celulelor cu valorile afectate de functie. Argumentul este adeseori un domeniu de celule, dar poate fi si mult mai complex.

Functiile Excel cel mai des folosite sunt:

Utilizarea functiei AutoSum

Deoarece Sum este una dintre functiile cel mai frecvent folosite, Excel va ofera o metoda de introducere rapida - executati clic pe butonul AutoSum de pe bara cu instrumente standard.

Pentru a folosi functia AutoSum, efectuati pasii urmatori:

Selectati celula în care vreti sa inserati suma. Încercati sa alegeti o celula la capatul rândului sau al coloanei cu date; în acest fel, functia AutoSum va putea sesiza mai usor care sunt celulele pe care vreti sa le adunati;

Executati clic pe butonul AutoSum de pe bara cu instrumente standard. Functia AutoSum va insera =SUM si adresa grupului de celule din stânga sau de deasupra celulei selectate;

Daca grupul selectat de Excel nu este corect, trageti mouse-ul peste grupul pe care vreti sa-l folositi sau executati clic pe bara de formule si editati formula;

Executati clic pe butonul Enter de pe bara de formule sau apasati tasta Enter. Excel va calcula totalul pentru grupul selectat.

Utilizarea vrajitorului Function (Function Wizard)

Desi puteti sa introduceti o functie direct în celula, la fel ca în cazul formulelor, poate fi mai usor sa folositi vrajitorul Function Wizard, care va ghideaza prin procesul de introducere a unei functii. Iata cum puteti folosi Function Wizard:

Selectati celula în care doriti sa inserati functia. (Puteti sa inserati o functie în mod independent sau ca parte a unei formule);

Scrieti = sau executati clic pe butonul Edit Formula de pe bara cu instrumente de formatare. Pe ecran va aparea Formula Palette;

Selectati fuctia pe care vreti sa o inserati din lista Functions, executând clic pe butonul Functions. Daca nu vedeti lista dorita, selectati More Functions de la sfârsitul listei.

Introduceti argumentele pentru formula. Daca vreti sa selectati un domeniu de celule ca argument, executati clic pe butonul Collapse Dialog ;

Dupa ce selectati domeniul de celule, executati clic din nou pe butonul Collapse Dialog , pentru a reveni la Formula Palette;

Executati clic pe butonul OK. Excel va insera functia si argumentul în celula selectata si va afisa rezultatul.

Pentru a edita o functie, executati clic pe butonul Edit Formula de pe bara cu instrumente standard. Pe ecran va aparea Formula Palette. Daca este cazul, modificati argumentele si executati clic pe butonul OK.

Adaugarea unor chenare si culori în fundalul celulelor

Adaugarea unor chenare celulelor

Pentru a adauga chenare la o celula sau unui domeniu de celule, efectuati pasii urmatori:

Selectati celula (celulele) în jurul careia (carora) vreti sa apara chenarul;

Deschideti meniul Format si selectati optiunea Cells. Pe ecran va aparea caseta de dialog Format Cells;

Executati clic pe eticheta Border pentru a vedea optiunile pentru chenare;

Selectati pozitia dorita, stilul (grosimea liniei) si culoarea chenarului. Puteti sa executati clic chiar în interiorul casetei Border sau puteti execut clic pe un buton pentru un model de chenar prestabilit;

Executati clic pe butonul OK sau apasati tasta Enter.

Adaugarea unei culori de fondal pentru celule

Pentru a aplica niste culori în fundalul celulelor, efectuati pasii urmatori:

Selectati celula (celulele) careia vreti sa îi (le) aplicati o culoare de fundal;

Deschideti meniul Format si selectati optiunea Cells;

Executati clic pe eticheta Patterns. Excel va afisa optiunile pentru culorile de fundal;

Executati clic pe sageata de derulare Pattern si veti vedea o paleta cu toate culorile si texturile disponibile. Selectati culoarea de fundal si textura pe care vreti sa le folositi;

Când sunteti satisfacut de rezultat, executati clic pe butonul OK sau apasati tasta Enter.

O metoda rapida pentru introducerea unei culori pentru fundalul celulei (fara textura) presupune selectarea celulelor respective, executarea unui clic pe sageata de derulare a butonului Fill Color si apoi pe culoarea pe care vreti s-o folositi.