EDITORUL DE TEXTE MICROSOFT WORD

Operatii uzuale în fisierul document

Introducerea textului

Selectarea textului

stergerea textului

Cautarea si înlocuirea textului

Copierea textului cu ajutorul clipboard-ului

Mutarea textului cu ajutorul clipboard-ului

Inserarea caracterelor internationale si a simbolurilor speciale

Vizualizarea continutului unui fisier document

Introducerea textului

Introducerea textului într-un fisier document s 828h77i e realizeaza tastând în mod normal caracterele, fara a apasa tasta Enter la sfârsitul fiecarei linii.

Înserarea unui text nou în mijlocul unui text deja existent: se executa clic mouse în document în locul unde se doreste înserarea; se introduce textul nou, textul existent deplasându-se în jos.

Încheierea unui paragraf: se muta cursorul la sfârsitul paragrafului, se apasa tasta Enter determinând pozitionarea cursorului la începutul rândului urmator.

Introducerea manuala a unui delimitator de pagina: se muta cursorul în pagina în locul unde se doreste începutul unei noi pagini; se apasa Ctrl+Enter sau din meniul Insert/Break

Modificarea pozitiei cursorului în cadrul documentului se face:

cu mouse: se executa clic unde se doreste pozitionarea cursorului în text

cu tastatura: se folosesc taste simple sau combinatii de taste:

cu bara de defilare verticala: click pe cursorul barei de defilare si prin glisaj se muta cursorul în pagina dorita; acolo se face clic mouse oriunde în pagina

Saltul într-o anumita pagina a documentului, din pozitia în care ne aflam, se face astfel:

se apasa combinatie de taste Ctrl+G sau

click pe meniul Edit/Go To ... sau

click pe butonul Go To din bara de instrumente standard;

se activeaza caseta de dialog Find and Replace (figura 1) în care se tasteaza, în caseta Enter page number: numarul paginii; confirmarea selectiei se face prin click pe butonul Close

Figura 1. Caseta de dialog Find and Replace

se poate folosi si bara de defilare verticala: un click pe cursorul ei va afisa numarul paginii curente, prin glisarea mouse-ului ne deplasam în pagina în care dorim sa facem salt, eliberam cursorul si facem click în pagina respectiva.

3.2. Selectarea textului

Asupra textului selectat (care va apare pe ecran în video invers) se pot efectua urmatoarele operatii: formatarea, copierea, mutarea si stergerea. Operatia de selectare se executa astfel:

cu mouse-ul:

se face click la începutul selectiei; se mentine apasat butonul mouse; se executa glisaj pâna la sfârsitul selectiei; se elibereaza butonul mouse-ului.

se executa triplu click în banda de selectie (la dreapta de Ruler sau la stânga de bara de defilare verticala, în zona cenusie ) pentru selectarea întregului document

se executa triplu click oriunde într-un paragraf pentru a-l selecta

se executa dublu click pe un cuvânt pentru a-l selecta

tasta apasata Ctrl + click oriunde în propozitie pentru a o selecta

cu tastatura: se folosesc urmatoarele combinatii de taste:

3.3. stergerea textului

Se executa înainte selectarea, apoi se folosesc tastele sau combinatiile de taste:

Observatii:

Textul sters accidental se poate reface daca se executa imediat clic pe butonul Undo

Typing de pe bara de instrumente standard sau din meniul Edit/Undo

Textul ramas, dupa ce a fost sters o parte din el, se reaseaza singur în pagina luînd

locul celui sters.

3.4. Cautarea si înlocuirea textului

Cu ajutorul editorului se poate cauta si înlocui un caracter, un cuvânt, o propozitie, o fraza sau altfel spus orice text. Cautarea textului necesita urmatoarele operatii:

pozitionarea cursorului în text, în locul din care va începe cautarea

accesarea meniului Edit/Find...; va apare caseta de dialog Find and Repalce (figura 2)

click pe primul buton Find (vizualizare stânga)

în caseta cu text Find what se introduce textul care-l cautam

se executa click pe butonul Find Next

finalizarea operatiei de cautare se face click pe butonul Cancel

Figura 2. Caseta de dialog Find and Replace

Înlocuirea textului necesita urmatoarele operatii:

pozitionarea cursorului în text, de unde se va începe înlocuirea

accesarea meniului Edit/Replace ...; va apare caseta de dialog Find and Repalce (figura 2)

click pe butonul Replace (vizualizare dreapta)

în caseta cu text Find what: se introduce textul care-l cautam

în caseta cu text Replace with se introduce textul înlocuitor

se face click pe butonul Replace - pentru a se înlocui prima aparitie a textului cautat, sau pe butonul Replace All - pentru a se înlocui toate aparitiile textului cautat

la terminarea operatiei se face click pe butonul Cancel

3.5. Copierea textului cu ajutorul clipboard-ului

Copierea textului presupune realizarea urmatoarelor operatii:

selectarea textului pe care vrem sa-l copiem, folosind oricare din comenzile specificate

accesarea comenzii de copiere prin click pe meniul Edit/Copy sau click pe butonul Copy din bara de instrumente standard sau tastarea combinatiei Ctrl+C; în urma efectuarii uneia din aceste comenzi textul selectat este transferat din sursa în clipboard, ramânând si în sursa

mutarea cursorului în destinatie, unde se doreste sa apara copia textului

click pe butonul Paste din bara de instrumente sau pe meniul Edit/Paste sau tastarea combinatiei Ctrl+V; efectul este transferul textului din clipboard în destinatie

3.6. Mutarea textului cu ajutorul clipboard-ului

Mutarea textului (la fel ca si copierea) presupune realizarea urmatorilor pasi:

selectarea textului pe care vrem sa-l mutam, folosind oricare din comenzile specificate

accesarea comenzii de taiere, prin click pe meniul Edit/Cut sau click pe butonul Cut din bara de instrumente sau tastarea combinatiei Ctrl+X; efectul este transferul textului din sursa în clipboard si stergerea lui din sursa

mutarea cursorului în destinatie, unde se doreste sa apara textul

click pe meniul Edit/Paste sau pe butonul Paste din bara de instrumente sau Ctrl+V; efectul este transferul textului din clipboard în destinatie

3.7. Înserarea simbolurilor internationale si a caracterelor speciale

Tastatura standard nu contine toate simbolurile internationale (specifice limbilor: româna, franceza, germana, greaca etc.) si caracterele speciale (stiintifice). Pentru editare se impune introducerea acestora în text, sau daca se folosesc frecvent, li se vor asocia combinatii comode si sugestive de taste numite Shortcut Keys, adica prescurtari, scurtaturi.

Înserarea simbolurilor internationale si a caracterelor speciale în text se executa astfel:

se pozitioneaza cursorul în text unde se doreste introducerea simbolurilor internationale si/sau a caracterelor speciale

se acceseaza, prin click mouse, meniul Insert/Symbol ... care provoaca afisarea casetei de dialog Symbol (figura 3)

se face click pe unul din butoanele Symbols sau Special Characters

se parcurg hartile cu simboluri internationale sau caractere speciale si se selecteaza prin click simbolul/caracterul dorit

se executa click pe butonul Insert; simbolul este înserat în text; operatia se repeta pentru alte simboluri/caractere

finalizarea operatiei ( închiderea casetei Symbol) se face prin click pe butonul Cancel

Figura 3. Caseta de dialog Symbol

Crearea Shortcut Key-urilor (prescurtarilor) se face pentru acele simboluri/caractere care nu sunt pe tastatura si se folosesc foarte des în text. Operatia necesita parcurgerea etapelor:

se alege simbolul/caracterul din harta, prin click mouse pe el

click pe butonul Shortcut Key din caseta de dialog Symbol, activându-se caseta de dialog: Customize Keyboard (figura 4)

în caseta Commands: apare simbolul/caracterul selectat din harta

daca simbolul are deja atasata o prescurtare, aceasta este afisata în caseta Current Keys; se poate lasa prescurtarea respectiva sau se face alta; în acest caz trebuie sa o stergem pe cea veche, selectând-o din lista si apasând butonul Remove

cursorul pozitionat în caseta Press new shortcut key permite tastarea combinati pentru simbolul selectat; daca combinatia de taste nu a fost asignata altui simbol/caracter atunci apare afisat sub caseta mesajul Currently assigned to: [unassigned] si i se poate asigna acestuia prin click pe butonul Assign; daca combinatia a fost data, va apare sub caseta mesajul Currently assigned to: si simbolul/caracterul caruia îi corespunde asignarea

se apasa butonul Close pentru închiderea casetei Customize Keyboard

Figura 4. Caseta de dialog Customize Keyboard

3.8. Vizualizarea continutului unui fisier document

Documentul, în timp ce se editeaza, apare vizualizat pe ecran. Meniul View cuprinde urmatoarele optiuni de vizualizare ale documentului:

Normal: permite vizualizarea aranjarii în pagina a caracterelor si paragrafelor, alinierea, etc. Nu sunt vizibile antetele si subsolurile, coloanele alaturate sau figurile. Paginile documentului sunt separate printr-o linie punctata

Online Layout: foloseste doua ferestre pentru a permite o parcurgere (navigare) usoara prin document. Fereastra din stânga contine harta documentului (titlurile capitolelor, sectiunilor si paragrafelor), iar fereastra din dreapta contine documentul propriu-zis. Facând click pe un titlu din harta, în fereastra din dreapta se va afisa continutul documentului

Page Layout: permite vizualizarea completa a aranjarii în pagina a documentului, toate partile acestuia fiind afisate în pozitia corespunzatoare: text, antet, subsol, imagini, tabele, coloane, etc. Se recomanda folosirea acestui mod de vizualizare în editare.

Outline: permite crearea si vizualizarea hartii documentului. Word ataseaza o bara speciala de instrumente care permit structurarea documentului pentru a fi parcurs usor în modul Online Layout

Master Document: permite gestionarea documentelor de dimensiuni mari (de exemplu o carte), care cuprind mai multe fisiere (câte unul pentru fiecare capitol).

În modul Page Layout se poate controla si factorul de marime a documentului pe ecran. Meniul View/Zoom afiseaza caseta de dialog Zoom (figura 5), care permite:

stabilirea factorului de marime: 75%, 100%, 200% din marimea normala

optiunea Page width - pe ecran se afiseaza toata latimea paginii

optiunea Whole page - pe ecran se afiseaza toata pagina curenta

optiunea Many Pages - pe ecran se afiseaza mai multe pagini

Figura 5. Caseta de dialog Zoom

4. Formatarea fisierelor document

Documentul, în contextul unui editor de texte, este orice material realizat cu acest software, si anume: scrisoare, raport, carte, revista sau o însiruire simpla de idei. Editorul de texte realizeaza documentul, care urmeaza sa fie tiparit pe hârtie, cu format standard. Prin urmare se considera urmatoarele setari implicite (Default settings):

formatul de pagina standard A4 (210/297 mm)

orientarea paginii: portret (pozitie verticala)

marginile (stânga, dreapta, sus, jos) de câte 1 inch (2,54 cm)

spatierea liniilor de text "la un rând"

fontul: Times New Roman 12

Daca se folosesc alte setari atunci trebuie schimbate cele implicite, ceea ce presupune formatarea documentului. Operatia de formatare cuprinde:

formatarea caracterelor

formatarea paragrafelor

formatarea paginilor

formatarea documentelor

Formatarea caracterelor

4.1.1. Utilizarea fonturilor

Fontul cuprinde o colectie de litere, cifre, simboluri speciale, semne de punctuatie, care au o înfatisare proprie. Fiecarei colectii i se atribuie un nume. Exemplificam câteva nume de fonturi: Albertus, Arial, Bahamas, Courier, CG Times, Garamond, Impact, Times New Roman, Symbol, Tahoma etc. Diversitatea fonturilor este datorata domeniului de aplicabilitate: scrisori, rapoarte, titluri decorative etc. Editorul MS Word cuprinde o lista de fonturi, care difera de la un calculator la altul, datorita imprimantei si sistemului de operare.

Textul se poate edita, integral, cu un anumit font implicit, stabilit la deschiderea documentului, sau fontul se poate schimba în timpul editarii pentru anumite portiuni din text. Schimbarea fontului unui text editat necesita parcurgerea etapelor:

selectarea textului, aplicând una din metodele prezentate în sectiunea 3.2.

click mouse pe meniul Format si selecatarea comenzii Font ...

apare caseta de dialog Font (figura 6); se executa click pe primul buton Font: din lista derulanta se alege tipul de font: Arial, Times New Roman, Symbol, Tahoma etc.

se executa click pe butonul OK pentru confirmare, sau Cancel pentru renuntare

Figura 6. Caseta de dialog Font

Atributele fonturilor se folosesc pentru a evidentia textul, sau anumite parti din text cum ar fi: cuvinte, titluri, formule de adresare etc. MS Word permite urmatoarele atribute:

Atributele fonturilor se pot aplica textului, stabilindu-le, fie înainte de editare, fie dupa editare.

Stabilirea atributelor fonturilor textului editat sau anumitor portiuni de text se face astfel:

se selecteaza textul respectiv

se executa click pe Format/Font ...

din caseta de dialog Font (figura 6) se parcurge lista derulanta din Font style; se selecteaza una din optiuni:Regular, Italic, Bold, Bold Italic sau bifam, prin click mouse, casutele din zona Effects: Strikethrough, Double strikethrough, Superscript, Subscript, Outline, Shadow etc.

se executa click pe butonul OK pentru confirmare, sau Cancel pentru renuntare.

Stabilirea atributelor fonturilor înainte de a edita textul, se face prin doua moduri:

se activeaza comenzile corespunzatoare din caseta de dialog Font, prin confirmare cu OK

se selecteaza butoanele corespunzatoare atributului, din bara de instrumente de formatare, prin click mouse pe ele

Textului selectat i se pot atasa mai multe atribute ale fonturilor deodata (Bold, Italic si Underline), executând click mouse consecutiv pe butoanele din bara de instrumente.

Renuntarea la atributul fontului activat pentru textul editat, necesita urmatoarele etape:

selectarera textului

click pe butonul din bara de instrumente de formatare, corespunzator atributului

textul revine la forma normala

Dimensiunea fonturilor

Caseta de dialog Font permite alegerea unei dimensiuni (Size) preferentiale, dintr-o lista derulanta, pentru fontul selectat. Dimensiunea fontului se exprima în pt (points); 1 pt = 1/72 din 25,4 mm, adica 1 pt=0,3 mm. Marimea în pt a unui font exprima înaltimea lui.; de exemplu 10pt=3 mm; 12pt=3,6mm etc.

Culoarea fonturilor

Accentuarea anumitor cuvinte în text se realizeaza prin folosirea culorilor, aceasta în cazul când monitorul este color, chiar daca se tipareste textul monocrom. Analog putem sa afisam monocrom si sa listam textul pe o imprimanta color. Optiunea se realizeaza astfel:

se selecteaza cuvântul din text, care se va afisa sau tipari colorat în: rosu, albastru, roz, verde

click pe meniul Format/Font; apare caseta de dialog Font (figura 6)

în zona Color:, prin parcurgerea listei derulante se alege culoarea: Black, Blue, Turquoise, Bright Green, Red, Yellow, White etc.

se executa click pe butonul OK pentru confirmare, sau Cancel pentru renuntare

4.1.2. Utilizarea stilurilor

Stilurile fonturilor permit, ca anumitor elemente de text: titluri, paragrafe, note de picior, sa li se atribuie, în mod uniform, anumite formate. Editorul MS Word da posibilitatea folosirii stilurilor predefinite cuprinse în lista derulanta a comenzii Style Gallery din meniul Format.

Stabilirea stilului pentru anumite elemente din text se face astfel:

se selecteaza elementul de text respectiv

se executa click pe meniul Format, comanda Style ...

din caseta de dialog Style (figura 7) prin parcurgerea listei derulante Styles ... se selecteaza stilul dorit

se face click pe butonul Apply pentru confirmare, sau Cancel pentru renuntare

Figura 7. Caseta de dialog Style

Formatarea paragrafelor

4.2.1. Alinierea paragrafelor

În general, textul este alcatuit din paragrafe. Începutul fiecarui paragraf este marcat printr-un indent (1 tab=1,5cm), iar sfârsitul paragrafului printr-un Enter. Paragrafele se pot alinia, fata de marginile paginii astfel:

se selecteaza paragrafele supuse alinierii

se selecteaza din meniul Format, comanda Paragraph ...

apare caseta de dialog Paragraph ... (figura 8); din lista derulanta a casutei Alignment se alege una din optiunile Left (aliniere la stânga), Centered (centrat), Right (aliniere la dreapta), Justified (aliniere la stânga si la dreapta)

se face click pe butonul OK pentru confirmare, sau Cancel pentru renuntare

Figura 8. Caseta de dialog Paragraph

Alinierea paragrafelor se mai poate face, dupa selectarea acestora, astfel:

folosind butoanele corespunzatoare din bara de instrumente de formatare:

Align Left, Center, Align Right, Justify

folosind combinatiile de taste: CTRL+L aliniat la stânga

CTRL+E centrat

CTRL+R aliniat la dreapta

CTRL+J aliniat la stânga si la dreapta

4.2.2. Spatierea liniilor paragrafelor

Spatierea liniilor paragrafelor este operatia prin care se determina distanta între doua linii consecutive de text. Spatierea poate fi facuta la "un rând"; aceasta înseamna ca distanta dintre doua linii consecutive este egala cu înaltimea fontului cu care se lucreaza. Utilizarea fontului Times New Roman 12 determina între liniile textului o distanta de 12/72 inci (aprox. 4,23mm) în cazul spatierii la "un rând".

Spatierea liniilor paragrafelor se poate face, de catre utilizator, la începutul editarii, modifica pe parcursul editarii sau chiar la sfârsit. Urmatorii pasi sunt necesari pentru stabilirea spatierii, la începutul editarii textului:

se acceseaza meniul Format, comanda Paragraph ...

în caseta de dialog Paragraph ...(figura 8) se face click pe butonul Indents and Spacing:

din lista derulanta a casutei Line spacing: se selecteaza una din optiuni:

Single (spatierea la "un rând" )

1,5 lines (spatierea la "un rând si jumatate")

Double (spatierea la "doua rânduri")

Exactly (spatierea se stabileste în caseta alaturata At: 12 pt)

Multiple (spatiera la un multiplu de rânduri)

confirmarea selectarii de face prin click pe OK, renuntarea prin click pe Cancel

Se pot folosi si urmatoarele combinatii de taste pentru schimbarea spatiului între rândurile paragrafului:

CTRL + 1 (spatierea = înaltimea unui rând )

CTRL + 5 (spatierea = înaltimea unui rând si jumatate)

CTRL + 2 (spatierea = înaltimea a doua rânduri)

Formatarea paginilor

Ajustarea formatului de pagina

Un fisier document se poate edita într-unul din urmatoarele formate de pagina:

A4 210x297 mm, B4 257x364 mm, Letter 8,5x11", Legal 8,5x14" etc.

orientate în doua moduri: Portrait si Landscape

Selectarea optiunilor, pentru ajustarea formatului de pagina, se face respectând etapele:

accesarea meniului File si a comanzii Page Setup...

apare caseta de dialog Page Setup (figura 9)

click pe al doilea buton dinspre stânga casetei: Paper Size.

din lista derulanta afisata se alege formatul de pagina: A4, Letter etc.

confirmarea alegerii se face prin click pe butonul OK, sau în cazul renuntarii, pe Cancel.

Figura 9. Caseta de dialog Page Setup

4.3.2. Ajustarea marginilor

Formatul de pagina standard A4 210x297 reprezinta dimensiunile fizice ale hârtiei de tiparit. Documentul nu se va tipari pe întreg formatul paginii, ci se va stabili dimensiunea zonei tiparibile prin definirea marginilor. Operatia de ajustare a marginilor se realizeaza astfel:

se selecteaza din meniul File, comanda Page Setup ...   

apare caseta de dialog Page Setup (figura 10), unde prin click se acceseaza butonul Margins

Figura 10. Casete de dialog Page Setup

în Top: se stabileste distanta de la marginea de sus pâna la zona tiparibila (ex. 2,5 cm)

în Bottom: se stabileste distanta de la marginea de jos pâna la zona tiparibila (2 cm)

în Left: se stabileste distanta de la marginea stânga pâna la zona tiparibila (2,5 cm)

în Right: se stabileste distanta de la marginea dreapta pâna la zona tiparibila (2 cm)

în caseta Preview se vizualizeaza pagina cu zona tiparibila si marginile stabilite

4.3.3. Numerotarea paginilor   

In fisierul document de editat, se poate însera numerotarea paginilor. Aceasta operatie se face de regula o singura data, la începutul documentului, iar restul paginilor vor fi numerotate crescator, automat. Operatia necesita urmatoarele etape:

se selecteaza meniul Insert, comanda Page Numbers ...

se activeaza caseta de dialog Page Numbers (figura 11)

în caseta Position: se stabileste, prin selectare din lista derulanta, pozitia numarului în pagina: în partea de sus Top of page (Header), sau în partea de jos Bottom of page (Footer)

Figura 11. Caseta de dialog Page Numbers

în caseta Alignment: se selecteaza modul de aliniere a numarului în pagina: Left (stânga), Center (centru), Right (dreapta), Inside (în interiorul zonei tiparibile), Outside (în afara zonei tiparibile)

confirmarea selectarii se face prin click pe OK, iar renuntarea prin click pe Cancel

Numerotarea paginilor, pentru cele care urmeaza a fi tiparite pe o singura fata, se poate însera în orice pozitie (Header sau Footer) si alege oricare din modurile de aliniere. In cazul tiparirii pe ambele fete se face distinctie la numerotare între paginile pare si paginile impare:

paginile pare au numerotarea în una din urmatoarele pozitii si moduri de aliniere: Top Left , Top Center, Bottom Left sau Bottom Center

paginile impare au numerotarea în una din urmatoarele pozitii si moduri de aliniere: Top Center, Top Right, Bottom Center sau Bottom Right

Anularea numerotarii paginilor se poate realiza astfel:

se selecteaza meniul View, comanda Header and Footer

apare caseta de dialog Header and Footer, iar cursorul se pozitioneaza în Header

mutam cursorul pâna în pozitia unde este înserat numarul de pagina

actionam tasta Delete sau Backspace pentru a sterge numarul paginii

se revine din Header prin click pe butonul Close

În cazul documentelor care contin si pagini intercalate (cu desene, tabele etc.) realizate separat, nu se poate aplica aceasta operatie de numerotare automata.

4.4. Formatarea documentelor

4.4.1. Antete si subsoluri

In contextul editorului MS Word, portiunea de text si/sau grafica care se repeta identic pe fiecare pagina a documentului, în partea de sus se numeste antet (Header), iar în partea de jos, subsolul (Footer). Pentru înserare antet si/sau subsol într-un document se procedeaza astfel:

se acceseaza din meniul View, comanda Header and Footer ...

apare caseta de dialog Header and Footer (figura 12) si cursorul se pozitioneaza în Header-ul paginii, unde se poate scrie informatia identica o singura data, în prima pagina, de ex. "Curs 6 Editorul de texte MS Word - Operatii uzuale în documente Pag. 13/13 "; numarul paginii/numarul de pagini ale documentului se stabilesc folosind primele doua butoane din caseta de dialog

confirmarea selectiilor si revenirea din Header and Footer se face prin click pe butonul Close

Figura 12. Caseta de dialog Header and Footer

4.4.2. Notele de picior si notele de capat

Notele de picior (Footnote) si notele de capat (Endnote) sunt explicatii, comentarii sau referinte bibliografice legate de textul documentului.

Notele de picior (Footnote) se pozitioneaza în pagina unde se afla portiunea de text explicata, comentata sau cu referinte, la sfârsitul textului din pagina, sub o portiune de linie marcata

Notele de capat (Endnote) sunt asezate în ordine crescatoare la sfârsitul documentului.

Operatiile ce determina înserarea lor în text cuprind etapele:

selectarea meniului Insert, comanda Footnote ...

apare caseta de dialog Footnote and Endnote (figura 13)

se selecteaza una din cele doua casete: Footnote sau Endnote; caseta selectata va fi marcata cu un punct

cuvântul care necesita explicatii va fi marcat, în partea dreapta sus, printr-o cifra 1,2,3,... (Footnote) sau cu semnul i, ii, ... (Endnote), daca este selecata caseta AutoNumber sau orice alt semn ales din caseta Symbol ..., daca este selecata caseta Custom mark:

sub textul din pagina, la semnul respectiv va fi facuta explicatia, comentariu în cazul optiunii Footnote; în cazul selectarii optiunii Endnote se vor trece referintele bibliografice la sfârsitul documentului

confirmarea selectiilor se face prin click pe OK, renuntarile cu click pe Cancel

Figura 13. Caseta de dialog Footnote and Endnote