Procesul de formatare a textului

Tipuri de fonturi

Formate

Dimensiuni

Atribute

Operatii diverse utilizand bara de instrumente si bara de meniuri

Proprietati si metode aplicate documentelor Word

In prezentarea care urmeaza se vor discuta principalele proprietati si metode aplicabile componentelor care constituie un document Word. Se va urmari structura ierarhizata inclusa in sectiunea precedenta.

Document

Notiunea de document, utilizata in Word, corespunde notiunii curente, din lumea reala, a unui document tiparit. Deosebirea importanta este aceea ca un document tiparit (carte, brosura, raport etc.) se poate obtine din mai multe documente Word. Operatiunile efectuate asupra unui document sunt:

crearea unui document nou,

deschiderea unui document existent,

salvarea unui document,

salvarea cu un nume nou a unui document.

Crearea unui document nou

Orice nou document creat de Word are la baza un model. Acest model este referit in continuare drept sablon sau template (dupa denumirea englezeasca). Sablonul unui document (discutia completa este mult mai complexa si va fi facuta separat) contine informatii legate de formatul documentului, stilurile predefinite etc

Un sablon este memorat de mediul Word ca un fisier cu extensia .dot si care se gaseste, in mod uzual, in folderul '…Microsoft OfficeTemplates'. Intre sabloanele predefinite se gaseste sablonul Normal, care, in lipsa altei precizari, este luat in mod implicit ca model al unui document nou.

Exista trei procedee uzuale prin care utilizatorul poate sa obtina un document nou:

La pornirea aplicatiei Word, este disponibil un document gol, denumit standard Document1, creat pe baza sablonului Normal. Acest document poate fi utilizat pentru formarea textului dorit si salvat cu un nume propriu (vezi salvarea unui document).

Actionarea uneltei New, cu imaginea , produce un nou document dupa sablonul Normal.

Comanda New, din meniul File, deschide dialogul New care permite selectarea unui sablon dupa modelul caruia se va porni un nou document. In dialogul afisat va selecta fisa categoriei de document dorit si, din fisa respectiva, se va alege formatul adecvat.

Deschiderea unui document existent

Necesara atunci cand se continua lucrul la un document creat anterior sau atunci cand un document nou este obtinut prin modificarea unuia deja existent, deschiderea unui document se efectueaza prin

actionarea uneltei Open, cu imaginea  , sau

comanda Open, din meniul File.

In ambele cazuri se afiseaza dialogul Open prin care se poate selecta un fisier de pe mediile de memorare proprii sau de pe retea. In utilizarea acestui dialog se poate naviga manual in arborele de directoare, sau se poate efectua o cautare dupa criterii diverse: timp, denumire, tip de document etc. Terminarea dialogului cu acceptarea unui fisier produce afisarea fisierului in mediul Word, documentul respectiv devenind activ.

In cazul documentelor cu alt format se va initia un proces de conversie la formatul Word.

Pot exista mai multe documente deschise simultan. Pentru a naviga intre aceste documente se utilizeaza meniul Window si se selecteaza documentul dorit din lista afisata in partea de jos a meniului.

Salvarea unui document

Prin salvarea unui document se intelege memorarea acestuia pe un suport reutilizabil (discheta, disc). Procesul presupune ca documentul are o denumire acceptata de utilizator, denumire folosita la identificarea ulterioara a documentului.

Pentru a salva un document:

se actioneaza unealta Save, cu imaginea     , sau

se executa comanda Save din meniul File.

In cadrul operatiunii de salvare a unui fisier sunt considerate si optiuni fixate in dialogul initiat prin comanda Options din meniul Tools. Fisa Save din dialog permite alegeri multiple dintre care mentionam doua importante:

Always create backup copy, care, daca este marcata, produce copii de siguranta pentru versiunea anterioara;

Save AutoRecover info every … minutes, care permite stabilirea intervalului de timp la care se efectueaza in mod automat cate o salvare. In cazuri extreme, de oprire a curentului electric sau de oprire accidentala a calculatorului, documentul este reluat in mod automat la pornirea aplicatiei Word.

Salvarea unui document cu un nume nou

S‑a vazut ca un document nou creat are o denumire standard. Pentru identificare, este recomandabil ca documentul sa poarte o denumire sugestiva. Aceasta denumire se atribuie la prima salvare. In acel moment se creeaza un fisier cu numele documentului. In cazul redenumirii documentului, pe disc se va pastra si fisierul cu numele atribuit initial.

Salvarea cu nume se realizeaza prin

comanda Save As din meniul File.

Aceeasi comanda este executata, in mod automat, daca un document nou este salvat (prin Save) pentru prima data.

Comanda initiaza dialogul Save in care se va alege un tip corect de document in lista derulanta Save as type si se va completa numele dorit pentru document in zona text File name. De asemenea se va urmari ca folderul in care se efectueaza salvarea sa fie corect selectat.

Ferestre

Intr‑o aplicatie Word se pot deschide, simultan, un numar oarecare de documente, fiecare avand o fereastra proprie de afisare. Pentru fiecare document se pot deschide simultan mai multe ferestre de vizualizare/editare.

Dintre aceste ferestre doar una este fereastra activa in care se pot efectua editari ale documentului afisat. Fereastra activa se stabileste

in mod automat la deschiderea unui nou document, care devine activ, sau

in mod manual din meniul Window in care se selecteaza denumirea documentului care se doreste activat.

O fereastra noua suplimentara pentru un document deschis se realizeaza prin activarea documentului si comanda New Window din meniul Window. In lista inferioara din acest meniu, ferestrele care apartin aceluiasi document sunt identificate prin numere atasate la coada numelui de document. Inchiderea unei asemenea ferestre se poate realiza prin shortcut‑ul CTRL+W sau prin inchiderea ferestrei dupa procedura uzuala a mediului Windows. Este de remarcat ca executarea comenzii Close din meniul File inchide intreg documentul (cu toate ferestrele lui).

Divizarea unei ferestre se poate efectua prin comanda Split din meniul Window, caz in care apare o bara orizontala atasata de mouse si care se fixeaza in pozitia dorita. Fiecare din geamurile ferestrei are bare de defilare separate, se pot vedea parti diferite din document, se pot transfera informatii intre ele etc. Eliminarea divizarii se face prin comanda Remove Split, care apare in meniul Window doar daca fereastra este divizata.

Divizarea poate fi efectuata si utilizand caseta de divizare situata pe bara de scrol vertical, la extremitatea superioara. Agatarea cu mouse‑ul (care se schimba in doua linii paralele orizontale) si tragerea in fereastra realizeaza divizarea. Anularea se produce daca linia de divizare este agatata de mouse si trasa in afara ferestrei.

Prin comanda Arrange All din meniul Window se realizeaza vizualizarea simultana, prin impartirea ecranului, a tuturor ferestrelor deschise in aplicatie.

Sectiuni

O sectiune a unui document se remarca prin aceea ca are optiuni proprii de formatare a paginii: dimensiune, numar de coloane, numerotare, anteturi si picioare de pagina. Se va forma o noua sectiune de fiecare data cand se modifica una dintre aceste optiuni.

Definirea unei sectiuni

Comanda Break din meniul Insert afiseaza un dialog de definire a salturilor in document. In acest dialog exista grupul de butoane radio Section breaks prin care se poate selecta un salt de sectiune de tip:

Next page, urmatoarea sectiune incepe pe o pagina noua;

Continuous, urmatoarea sectiune incepe pe aceeasi pagina cu cea precedenta;

Even page, urmatoarea sectiune incepe pe prima pagina cu numar par care urmeaza;

Odd page, urmatoarea sectiune incepe pe prima pagina cu numar impar care urmeaza.

Prin inserarea unui salt de sectiune se termina sectiunea precedenta si se incepe urmatoarea sectiune.

Marca de salt de sectiune contine toata informatia atasata sectiunii pe care o incheie. Stergerea ei inseamna eliminarea acestei informatii si, drept urmare, sectiunea preia formatul sectiunii urmatoare (cea care are atasata urmatoarea marca de salt de sectiune, adica urmatorul format specific de sectiune).

Stabilirea dimensiunilor si marginilor foii de hartie

Caracteristic pentru un program de procesare a textului, Microsoft Word realizeaza automat aranjarea textului atat intre marginile foii de hartie, cat si in ceea ce priveste impartirea textului intre pagini — paginarea. Orice nou document este considerat cu dimensiuni si margini predefinite in sablonul documentului.

Informatia privind marimea foii de hartie si marginile ei este un atribut al sectiunii. Diferite sectiuni pot sa aiba dimensiuni diferite ale hartiei, orientare diferita, margini diferite.

Comanda principala este Page Setup din meniul File. Dialogul Page Setup initiat are controalele grupate in patru fise:

Margins – fixeaza dimensiunea marginilor (distantele de la text la limitele foii de hartie).

Paper Size – fixeaza dimensiunea foii de hartie si orientarea.

Paper Source – stabileste locul de aprovizionare a imprimantei cu hartie.

Layout – stabileste structura generala a sectiunii (anteturi si picioare de pagina, alinieri verticale).

In toate aceste fise exista lista derulanta Apply To in care se poate selecta domeniul de valabilitate a valorilor fixate:

This section – sectiunii curente. Atributele celorlalte sectiuni nu se modifica. In cazul unui document cu o singura sectiune, optiunea nu este prezenta.

This point forward – din punctul curent pana la sfarsitul documentului. Aceasta optiune implica frecvent inserarea automata a unui salt de sectiune (pentru a putea pastra formatul textului precedent).

Whole document – atributele fixate sunt date intregului document, ceea ce revine la formatarea identica a tuturor sectiunilor.

Butonul Default…, din partea inferioara a fiselor permite fixarea configuratiei drept valoare implicita (valabila pentru toate documentele noi deschise dupa template‑ul Normal).

Margini

Continutul fisei Margins depinde de starea boxei de control Mirror margins:

a)     neselectata, paginile sectiunii au aceeasi dispozitie a marginilor. Este situatia caracteristica tiparirii pe o singura fata a hartiei.

b)     selectata, paginile sectiunii au o dispozitie simetrica a marginilor, foaia din dreapta fiind oglinda foii din stanga, astfel incat la tiparirea fata‑verso textul de pe o fata sa se suprapuna cu textul de pe fata adversa.

In cazul a) se vor defini marginile Top (de sus), Bottom (de jos), Left (din stanga), Right (din dreapta).

In cazul b) se vor defini marginile Top (de sus), Bottom (de jos), Inside (dinauntru, de la cotor), Outside (din afara, exterioara).

In ambele situatii se defineste pozitia antetului in Header, pozitia piciorului de pagina in Footer iar spatiul suplimentar necesar legarii foilor tiparite in Gutter.

Foaia de hartie

Dimensiunile foii de hartie se stabilesc in fisa Paper Size. Se poate alege o dimensiune predefinita, recunoscuta de diferite standarde (cum ar fi Letter sau A4), in lista derulanta Paper Size. Dimensiunile tipului selectat sunt afisate in zonele text Width (latimea) si Height (inaltimea).

Modificarea arbitrara a dimensiunilor din cele doua zone se traduce in selectarea tipului generic Custom Size (dimensiune utilizator).

In grupul Orientation se fixeaza orientarea foii: Portrait – orientarea uzuala (dimensiunea mai mica, latimea, este pe orizontala); Landscape – orientarea inversa pozitiei Portrait (foaia de hartie este culcata).

Alinierea verticala a textului

In fisa Layout, lista derulanta Vertical alignment permite selectarea modului de aliniere verticala a textului pe paginile sectiunilor din domeniul fixat: Top – textul este aliniat la marginea de sus, Center – textul este centrat pe verticala, Justified – textul 'umple' pe cat posibil intreg spatiul dintre marginile de sus si de jos ale hartiei. In mod implicit este utilizata alinierea Top, ceea ce poate produce diferente intre pagini consecutive, datorita modului diferit de aranjare pe pagina a paragrafelor.

Alimentarea cu hartie a imprimantei

Se poate, in principal, stabili o sursa diferita de alimentare cu hartie pentru prima pagina (First page) in opozitie cu celelalte pagini (Other pages). Aceasta configurare este utila atunci cand prima pagina a sectiunii se imprima pe o foaie colorata diferit etc.

Optiunile sunt influentate de tipul de imprimanta selectat.

Anteturi si picioare de pagini

Structura de anteturi si picioare de pagina a sectiunii este fixata in fisa Layout a dialogului Page Setup. In mod implicit se considera ca toate paginile dintr‑o sectiune au aceeasi structura. Prin selectarea corespunzatoare a optiunilor din dialog se pot stabili:

Different odd and even – anteturi si picioare de pagina diferite pentru paginile pare si cele impare ale sectiunilor din domeniul ales (vezi Apply to)

Different first page – prima pagina a sectiunilor, din domeniul ales, are un antet si un picior de pagina distinct de celelalte.

Optiunile pot fi alese independent una de alta, astfel incat pot fi optinute patru configuratii diferite.

Atunci cand, incepand cu o pagina se doreste un antet, sau un picior de pagina diferit, se va defini o noua sectiune inserand un salt de sectiune.

Pentru procesarea efectiva a antetelor si picioarelor de pagina se va studia sectiunea dedicata acestui subiect.