Procesul de tiparire si salvare a documentelor

Procesul de tiparire si salvare a documentelor

Comenzi de printare

Selectarea imprimantei

Setari si optiuni de listare

Comenzi de salvare a documentelor

Pastrarea documentelor pe suporti magnetici in conditii de securitate

Inainte de tiparirea documentului, mai este necesar sa se utilizeze facilitatile oferite de programul Word pentru anumite corectii privind ortografia, regulile gramaticale ale limbii in care a fost redactat documentul, etc. Pentru acest lucru se selecteaza comanda Tools Spelling and Grammar dupa ce cursorul se pozitioneaza la inceputul docum 757f54h entului sau in locul de unde se doreste verificarea. Se vor opera corectiile corespunzatoare.

     Previzualizarea documentului

De asemenea, inainte de tiparirea finala a documentului este foarte utila (de altfel, si in timpul introducerii textului pentru document) previzualizarea partiala sau totala a documentului (Print Preview). Aceasta facilitate ofera utilizatorului posibilitatea de a urmari modul de separare a textului intre pagini, precum si de a detecta eventualele probleme de asezare in pagina care determina un aspect inferior celui optim. Previzualizarea se realizeaza prin click pe butonul Print Preview de pe bara de instrumente Standard sau prin selectarea comenzii File Print Preview

Pe ecran va aparea formatul de tiparire pentru o pagina sau pentru mai multe pagini in functie de optiunile utilizatorului. In partea de sus, sub bara de meniu apare bara de instrumente Print Preview care ofera butoane privind optiunile disponibile in Print Preview.

Optiunile disponibile in Print Preview

Dupa previzualizarea documentului, utilizatorul poate decide inserarea unui salt de pagina anterior trecerii automate la pagina urmatoare, cum ar fi la sfarsitul unei pagini de garda sau chiar inainte de inceputul unui nou subiect. Pentru a insera un sfarsit fortat de pagina (hard page break), care determina pagina sa se incheie la locatia curenta a punctului de insertie (cursorul de editare), se apasa combinatia de taste <Ctrl>+<Enter>. De asemenea, dupa previzualizarea documentului, se poate decide modificarea orientarii paginii si a dimensiunuii hartiei prin comanda File Page Setup care determina aparitia casetei de dialog Page Setup ce ofera etichetele Margins, Paper Size, paper Source, Layout.

            Pentru crearea unei pagini de titlu pentru documentul respectiv, se introduce textul corespunzator si apoi se face centrarea textului pe verticala paginii, intre marginile de sus si de jos ale paginii. Se pozitioneaza cursorul pe pagina ce urmeaza a fi aliniata, se selecteaza File Page Setup Layout  care deschide caseta Layout (asezare in pagina) ce ofera optiunea Vertical Alignment (aliniere pe verticala) cu urmatoarele optiuni :

• Top (sus) – configurarea prestabilita, textul este aliniat in raport cu marginea de sus ;
• Center (centru) – textul de pagina este centrat intre marginea de sus si cea de jos ;
• Justified (la ambele margini) – textul este aliniat si fata de marginea de sus si fata de marginea de jos ;
• Bottom (jos) – textul este aliniat fata de marginea de jos.

     Optiuni de tiparire

Pentru tiparirea documentului la imprimanta, se va executa click pe butonul Print de pe bara de instrumente Standard, sau se va selecta comanda File Print care deschide caseta de dialog Print unde se pot modifica diversi parametri de tiparire.

In caseta de dialog Print, utilizatorul poate sa realizeze urmatoarele actiuni :

• selectarea unei imprimante instalata pe sistemul de calcul ;
• tiparirea anumitor pagini specificate, inclusiv a paginii curente, a unui domeniu de pagini sau a textului selectat ;
• tiparirea proprietatilor documentului (persoana care l-a creat, data la care a fost creat, numarul de cuvinte continut, numarul de caractere, etc.) sau a altor liste, precum lista creata de utilitarul AutoText ;
• indicarea in caseta de text Print, a optiunii de tiparire numai a paginilor pare sau numai a paginilor impare, sau a ambelor ;
• se specifica numarul de copii (exemplare) si daca se doreste colationarea acestora (paginile 1, 2, 3, etc. ale fiecarui exemplar in parte, sau toate exemplarele paginilor 1, apoi toate exemplarele paginilor 2, etc.) ;
• tiparirea intr-un fisier, astfel ca un utilizator care nu dispune de programul Word sa poata tipari documentul.

 Se vor stabili optiunile de tiparire, se va pregati imprimanta, dupa care se efectueaza click pe butonul OK pentru a trimite continutul documentului la imprimanta.

Protectia documentului

 Programul Word 2000, ofera utilizatorului mai multe modalitati de protejare a documentului impotriva unor priviri inoportune. Pentru acest lucru, sunt posibile urmatoarele actiuni :

• interzicerea accesului oricarei pesoane care nu cunoaste o parola pentru deschiderea documentului ;
• solicitarea ca utilizatorul sa deschida numai copii destinate citirii documentului ;
• recomandarea ca utilizatorul sa deschida documentul sub forma de copie destinata exclusiv citirii, astfel incat daca se efectueaza modificari, acestea sa fie salvate sub alt nume ;
• interzicerea de modificari asupra unui document transmis pentru citire, cu exceptia comentariilor sau a modificarilor semnalate cu facilitatea Tracking.

 Pentru aplicarea facilitatii de protectie a documentului, exista doua modalitati :

1. se selecteaza comanda File Save As care deschide caseta de dialog Save As  ce ofera butonul Tools si din lista derulanta oferita se alege General Options ; se va deschide caseta de dialog Save ;
2. se selecteaza comanda Tools Options care deschide caseta de dialog Options ce ofera diverse etichete printre care si eticheta Save ; se selecteaza eticheta Save ce deschide caseta de dialog Save ;

La activarea controlului Password to open (parola pentru deschidere), utilizatorul introduce o parola. Indiferent de optiunea de protectie prin parola adoptata, continutul parolei nu va fi vizibil pe ecran in timpul introducerii lui. Se va solicita reintroducerii parolei in vederea confirmarii. Utilizatorii care nu vor conoaste parola nu vor fi capabili sa deschida documentul.