URMĂRIREA MODIFICĂRILOR UNUI DOCUMENT
Daca ai un supervisor care face modificari în documentul tau poti utiliza urmatoarele operatii pentru ca sa poti vedea cu usurinta textul original dar si orice adaugare, stergere sau schimbare care 646j93g s-a facut în interiorul documentului. Vei revedea apoi documentul si vei decide daca vrei sa accepti sau sa respingi modificarile facute. Daca mai multe persoane au facut modificari în document, vei vedea prezentate în culori diferite modificarile fiecareia, iar în final vei putea combina toate modificarile operate într-un singur document final.
Selecteza Tools => Track Changes => Highlight Changes din bara de meniuri, sau poti sa executi un dublu-clic pe butonul Track Changes (Urmarirea modificarilor) de pe bara de stare (este etichetat TRK) sau sa folosesti combinatia de taste Ctrl+Shift+E. Butonul TRK devine activ.
Pe ecran va aparea urmatoarea fereastra:
Bifeaza optiunea Track changes while editing (Urmarirea modificarilor în timpul editarii) si asigura-te ca celelalte casute sunt bifate si apoi apasa butonul OK.
Acum orice schimbare, modificare sau stergere va fi marcata în document prin subliniere si modificarile vor avea culoarea rosie.
Deselecteaza una din cele doua casete de validare de dedesubt pentru a ascunde modificarile în versiunea electronica sau în cea tiparita a documentului.
Daca vrei sa stabilesti culoarea sau marcajul pentru ceea ce se modifica, foloseste butonul Options...
Nota: Daca nu ai stabilit cu persoanele care fac modificari sa foloseasca o anumita culoare, ar fi bine sa nu modifici optiunea By Author (Dupa autor) din sectiunile Inserted Text (Text inserat) si Deleted text (Text sters), pentru a sti cine si ce a modificat.
ACCEPTAREA SAU RESPINGEREA MODIFICĂRILOR DINTR-UN DOCUMENT
Odata ce un document a fost configurat ca sa urmareasca modificarile facute în el, poti sa revezi schimbarile si sa decizi daca vrei sa le accepti sau daca nu. Folosesti secventa: Tools => Track Changes => Accept Or Reject Changes...
Daca accepti modificarile, toate modificarile marcate sunt convertite în text de document si versiunea anterioara a textului este stearsa.
Prin respingerea modificarilor toate modificarile marcate sunt sterse si textul original al documentului ramâne neschimbat.
Pentru a trece în revista modificarile si a le si accepta sau respinge, te poti folosi de bara de instrumente Reviewing sau de meniuul rapid.
Etape:
Pozitionezi punctul de inserare la începutul documentului;
Selectezi Tools => Track Changes => Accept Or Reject Changes....
Pe ecran va aparea fereastra Accept Or Reject Changes (Acceptarea sau respingerea modificarilor).
Apesi butonul Find pentru a gasi modificarea si apoi apesi Accept (Acceptare) sau Reject (Respingere) în functie de preferinta.
Dupa ce vei parcurge tot documentul, vei apasa butonul Close.
În partea stânga a casetei Accept or Reject Changes ti se prezinta autorul modificarii selectate, ce operatie a efectuat si data modificarii;
În zona View poti executa un clic pe unul din butoanele radio pentru a schimba temporar modul de afisare al modificarilor:
Changes with highlighting (Modificare cu evidentiere) - afiseaza documentul ca si când modificarea a fost acceptata, textul ramânând evidentiat.
Changes without highlighting (Modificare fara evidentiere) - îti prezinta documentul ca si cum modificarile au fost acceptate si efectuate în document.
Original - îti prezinta documentul în forma originala, asa cum arata înaintea oricarei modificari.
Accept All Reject All (Accepta respinge toate modificarile) - îl vei folosi atunci când vrei sa faci acceptarea respingerea tuturor modificarilor, fara a le mai vizualiza separat.
Daca ai acceptat sau respins din greseala o modificare, foloseste imediat butonul Undo.
COMPARAREA DOCUMENTELOR
Având deschisa copia master a documentului, selecteaza meniul Tools, submeniul Track Changes, comanda Compare Documents (Compara documente). Editorul Word deschide caseta de dialog Select File to Compare With Current Document (Selectati fisierul de comparat cu documentul curent). Cu ajutorul acesteia vei selecta fisierul cu care faci comparatia, cel în care s-au facut modificarile.
Apesi butonul Open sau executi dublu-clic pe numele fisierului.
Daca nici unul dintre aceste documente nu contine modificari detectate, editorul va compune modificarile si comentariile din fisier în copia master si le va marca pe toate ca fiind sterse de autorul documentului master, apoi te va întreba daca accepti sau respingi modificarile sterse.
Daca unul dintre cele doua documente contine modificari, pe ecran îti va fi afisat mesajul
prin care esti întrebat daca faci compararea. Apasarea butonului cu raspuns afirmativ Yes va avea ca efect efectuarea compararii. Compunerea este efectuata si apoi poti accepta sau respinge modificarile din documentul master.
|
