Urmarirea, compararea si îmbinarea documentelor

Enuntul temei

Sa se realizeze recenzia documentului model, adaugând comentarii, urmarind modificarile, comparând documentul initial cu variantele recenzate ale acestuia si îmbinând aceste variante ale documentului.

Pentru aceasta se va stabili o echipa de lucru formata dintr-un coordonator si doi recenzenti, ale caror sarcini de lucru sunt urmatoarele:

coordonatorul va trimite celor doi recenzenti varianta originala a documentului articol.doc, va primi de la acestia variantele recenzate ale documentului, urmarind modificarile facute de acestia, acceptând sau nu aceste modificari, va îmbina 717c216h documentele într-unul singur si va finaliza procesul de recenzie;

recenzentul primeste de la coordonator (sau de la alt recenzent) documentul original (documentul recenzat), îl prelucreaza adaugând comentarii, stergând sau inserând cuvinte, paragrafe, formatând textul etc., iar apoi îl trimite mai departe coordonatorului (sau altui recenzent).

O posibila varianta a documentului rezultat în urma unei recenzii este prezentata în figura 1.

Figura 1

Observatie:

În continuare se va analiza situatia în care coordonatorul trimite simultan celor doi recenzenti documentul initial prin e-mail, primind de la acestia documentele cu modificari si având sarcina încheierii ciclului de reexaminare a documentului.

Pentru a se putea accesa meniul corespunzator procesului de recenzie este necesara vizualizarea barei de instrumente Recenzie. Acest lucru se face cu ajutorul câmpului Vizualizare Bara de instrumente Recenzie. Bara de instrumente Recenzie este prezentata în figura 2.

Figura 2

Mod de lucru

1. Trimiterea documentului original celor doi recenzenti, utilizând facilitatea Microsoft Outlook.
2. Crearea unui versiuni a documentului original ce va contine comentarii si alte modificari (stergeri, inserari, formatari) asupra continutului documentului, precum si crearea unui document nou rezultat din îmbinarea documentului original si a variantelor recenzate;
3. Activarea barei de instrumente Recenzie     si utilizarea butoanelor situate pe aceasta bara de instrumente (vezi paragraful de mai sus);
4. Urmarirea modificarilor efectuate în timpul editarii prin activarea optiunii Urmarire modificari;
5. Vizualizarea modificarilor în panoul de recenzie, ce poate fi activat de pe bara de instrumente Recenzie;
6. Acceptarea sau ignorarea comentariilor facute de recenzent, utilizând optiunile corespunzatoare acestor activitati;
7. Îmbinarea documentelor recenzate si evidentierea modificarilor, în cele trei variante (îmbinare în documentul selectat, îmbinare în documentul curent sau îmbinare într-un nou document). În cazul de fata, îmbinarea se va face într-un nou document;
8. Salvarea documentului recenzat. Salvarea se va face nu numele nume_recenzent_articol.doc;
9. Salvarea documentului rezultat în urma îmbinarii documentului initial cu cel recenzat. Salvarea se va face cu numele rezultat_recenzie_articol.doc.

În practica de lucru, la efectuarea unei recenzii a unui document se efectueaza urmatorii pasi:

1. Se trimite documentul original de catre coordonator celor doi recenzenti, astfel:
1. Se deschide documentul original ce urmeaza a fi trimis pentru revedere;
2. În meniul Fisier, se indica optiunea Trimitere catre, apoi se executa clic pe Destinatar corespondenta(pentru Revedere).

Observatie: 

Daca documentul este stocat într-o amplasare partajata, mesajul de posta electronica va contine o legatura spre fisierul care urmeaza sa fie revazut. Daca se trimite documentul unui recenzent care ar putea sa nu aiba acces la amplasarea partajata, se executa clic pe Da atunci când se solicita includerea fisierului.

2. Se deschide documentul original de catre recenzent (articol.doc).
3. Se activeaza bara de instrumente Recenzie din meniul Vizualizare Bara de instrumente Recenzie (vezi figura 2); pictogramele prezente pe bara de instrumente Recenzie     au urmatoarea corespondenta:
1. Afisare pentru revizuire - se alege versiunea documentului ce va fi recenzat;
2. Afisare - se precizeaza ce anume se doreste sa se vizualizeze în document în timpul reviziei;
3. Anteriorul - se vizualizeaza modificarea anterioara;
4. Urmatorul - se vizualizeaza modificarea urmatoare;
5. Acceptare modificari - se accepta modificarea curenta;
6. Respingere comentariu modificare/stergere - se respinge modificarea curenta sau se sterge comentariul curent;
7. Comentariu nou - inserarea unui comentariu în timpul recenziei;
8. Urmarire modificari - proprietatea de a urmari sau nu modificarile în timp ce se lucreaza cu documentul;
9. Panoul recenzie - deschiderea unei noi ferestre în josul paginii care contine totalitatea modificarilor survenite asupra documentului.
4. Se insereaza comentarii în document fara a modifica propriu-zis documentul. Pentru inserarea unui comentariu în document se va alege optiunea Comentariu din meniul Inserare (figura 3 ):

Figura 3

Zona de comentarii va aparea pe margine, iar textul asupra caruia se va face un comentariu va fi evidentiat. Totodata se va putea introduce un text referitor la sectiunea evidentiata anterior, fiecare comentariu urmând a fi numerotat.

Pentru stergerea unui comentariu se va executa clic în zona comentariului, alegându-se optiunea stergere comentariu (figura 4).

Figura 4

Posibile modificari ce se pot aplica textului documentului original sunt: stergeri, inserari, formatari.

5. Pentru a facilita revizuirea interactiva, modificarile urmarite si comentariile pot fi usor vizualizate într-un document, selectând optiunea Urmarire modificari din meniul Instrumente. Pentru a pastra aspectul documentului, aceste modificari sunt afisate prin intermediul unor marcaje de urmarire în textul documentului sau afisate în baloane ce apar pe marginea documentului (figura 5).

Observatie:

Aceasta optiune nu este activa decât daca exista un document deschis în Word.

Figura 5

Pentru modificarea culorii de evidentiere precum si pentru stabilirea altor setari utilizate în procesul de urmarire a modificarilor, se alege Instrumente Optiuni Urmarire modificari (figura 6).

De asemenea, pentru adaugarea sau modificarea numelui utilizat în comentarii, se procedeaza astfel: din meniul Instrumente Optiuni, se alege sectiunea Informatii utilizator, iar în caseta corespunzatoare proprietatii Nume, se va trece numele recenzentului.

Observatie:

Fiecare recenzent îsi va preciza numele ce va însoti comentariile din document.

Pentru urmarirea modificarilor în timpul editarii, se executa clic pe pictograma Urmarire modificari, situata pe bara de instrumente Recenzie. Activarea acestei proprietati determina aparitia pe bara de stare a acronimului TRK, dezactivarea acestei caracteristici estompând-ul deopotriva.

Figura 6

Pentru protejarea documentului se alege optiunea Protejare document din meniul Instrumente, fiind disponibile urmatoarele variante:

1. Pentru a permite recenzentilor sa modifice documentul original prin inserarea comentariilor si modificarilor urmarite, se executa clic pe Modificari urmarite;
2. Pentru a permite doar inserarea comentariilor, se alege optiunea Comentarii;
3. Pentru deprotejarea documentului doar de catre recenzentii autorizati, se tasteaza o parola în caseta Parola.

Figura 7

Când se lucreaza într-un grup organizat în care un document este recenzat si editat de mai multe persoane este necesara consolidarea tuturor modificarilor si comentariilor facute de aceste persoane. Diferiti recenzenti vor modifica acelasi document, astfel ca se doreste îmbinarea tuturor modificarilor în documentul original.

Observatie:

Pentru îmbinarea modificarilor documentul original trebuie sa fie deschis în Word.

Din meniul Instrumente se selecteaza Comparare si îmbinare documente

Figura 8

Se deschide documentul ce a fost recenzat si se îmbina cu documentul original. Se repeta acest proces pâna se vor îmbina toate variantele documentului cu cel original. Dupa aceasta operatie se vor vizualiza toate comentariile facute de recenzenti si se vor accepta sau respinge aceste comentarii. Aceasta sarcina apartine coordonatorului grupului constituit pentru recenzia documentului.

Pasii de executie a îmbinarii documentelor sunt urmatorii:

1. Deschideti documentul copie.
2. Din meniul Instrumente, executati clic pe Comparare si îmbinare documente.
3. Selectati documentul de comparat cu copia care este deschisa.
4. Executati clic pe sageata de lânga Îmbinare, apoi efectuati una dintre urmatoarele operatii:

Pentru a afisa rezultatele comparatiei în documentul selectat, executati clic pe Îmbinare.

Pentru a afisa rezultatele în documentul care este curent deschis, executati clic pe Îmbinare în documentul curent.

Pentru a afisa rezultatele într-un document nou, executati clic pe Îmbinare în document nou.

Figura 9

Observatii:

Pentru a asigura cele mai bune rezultate ale îmbinarii, asigurati-va ca este selectata caseta de validare Stocare numar aleator pentru îmbunatatirea corectitudinii îmbinarii în sectiunea Securitate din fereastra de dialog Optiuni (executati clic pe Optiuni din meniul Instrumente).

Daca ati utilizat comanda Versiuni din meniul Fisier pentru a salva versiuni multiple ale documentului într-un singur fisier si doriti sa comparati versiunea curenta cu una mai veche, mai întâi este necesara salvarea versiunii mai vechi într-un fisier separat si cu un nume diferit.

Când se utilizeaza optiunea Linie neagra tip legal, Word afiseaza un nou document, al treilea, în care sunt acceptate modificarile urmarite din documentul linie de baza, iar modificarile din documentul selectat sunt afisate ca modificari urmarite. Documentele care se compara nu sunt modificate.

Observatie:  

Daca doriti sa comparati modificari de la un anumit numar de recenzenti, nu selectati aceasta optiune.

8. Acceptarea sau respingerea comentariilor si a modificarilor aparute în urma recenzie, se va realiza prin actionarea pictogramelor situate pe bara de instrumente Recenzie: Acceptare modificari si Respingere comentariu modificare/stergere.
9. Documentul rezultat în urma procesului de recenzie este salvat cu numele rezultat_recenzie_articol.doc.
10. Daca se doreste o noua recenzie, se reiau pasii prezentati în sectiunea Mod de lucru.

Ultima sarcina a coordonatorului reprezinta încheierea ciclului de reexaminare a documentului original. Astfel, dupa primirea documentelor de la recenzenti, recenzia se poate încheia actionând asupra optiunii Sfârsit reexaminare, situata pe bara de instrumente Recenzie.

Observatie:  

Daca mai târziu se decide îmbinarea modificarilor suplimentare în fisier, acest lucru este posibil utilizând caracteristica Comparare si îmbinare (figura 8).

Atentie !

Analizati situatia în care coordonatorul trimite documentul original unui singur recenzent, iar acesta, dupa ce face modificarile dorite si adauga comentariile, va trimite mai departe documentul astfel modificat celui de-al doilea recenzent, urmând ca documentul final sa ajunga din nou la coordonator, a carui sarcina va fi analizarea modificarilor, acceptarea sau respingerea comentariilor si finalizarea recenziei.

În calitate de recenzent, realizati modificari pentru antet si subsol, vizualizând aceste modificari în panoul de recenzie.

Schimbati optiunile de urmarire modificari (insertii si formatari), modificati dimensiunea baloanelor corespunzatoare comentariilor si pozitionarea acestora    în marginea din stânga, precum si culoarea marcajelor pentru liniile modificate si a stilului implicit al textului din comentarii.