1.1 Ce face nivelul de conducere pentru a da o orientare institutiei, a dezvolta
si comunica o perspectiva, misiuni si valori clare?
|
Observatii favorabile |
Observatii nefavorabile |
|
organizatiei Ex: Declararea Valorilor Esentiale în cadrul Strategiei de Modernizare; - Comunica misiunile, valorile, orientarile strategice si obiectivele operationale întregului personal al institutiei (organizarea de întâlniri periodice cu angajatii în cadrul carora cei din urma sunt informati asupra actiunilor si obiectivelor institutiei) - Dezvolta misiunea si stabileste noi obiective adaptate noilor realitati. - Sustine elaborarea planului de implementare a legislatiei armonizate |
- Nu în toate tipurile de activitati exista feed-back intern si extern; - Strategia Institutiei Prefectului Sibiu[1] (IPS) nu este cunoscuta de catre toti angajatii; - Valorile promovate de IPS nu sunt cunoscute si în 929g63j consecinta nu sunt asumate de toti membrii IPS; |
|
Cai de actiune: - Diseminarea strategiei IPS tuturor angajatilor prin sedinte comune, utilizarea intranet, realizarea unui pliant, etc. - Promovarea si diseminarea valorilor IPS prin publicarea în buletinul informativ, postarea pe site, distribuirea de fluturasi, realizarea de autocolante si postate în fiecare birou |
|
1.2 Ce face nivelul de conducere pentru dezvoltarea si implementarea unui sistem de management pentru organizatie?
|
Observatii favorabile |
Observatii nefavorabile |
|
- A elaborat si implementat normele generale de control intern, inclusiv de audit public, care sa permita o mai buna gestionare a riscurilor. - Stabileste nivelele de conducere ierarhic, defineste functiile si responsabilitatile structurilor organizatorice si gradul de autonomie al acestora, prin intermediul Regulamentului de organizare si functionare al institutiei, al procedurilor scrise si atributiilor fiecarui salariat(organigrama, statul de functii si fisa postului). - Se lucreaza la o noua organigrama prin care sa se redefineasca functiile si responsabilitatile fiecarui compartiment/serviciu/directie - Au fost distribuite chestionare privind modalitatile de informare si comunicare interna - Aplica instrumente moderne de management (CAF) - Stabileste obiective de performanta (3 ore 1 pasaport) - Aloca resurse în vederea implementarii strategiilor la toate nivelurile ( site, calculatoare etc.) - În anumite situatii încurajeaza delegarea de responsabilitati si lucrul în echipa, lasând posibilitatea sefilor de proiect sa-si gestioneze singuri activitatea (ex. formarea echipei de implementare CAF) - Manifesta dorinta de implementare a metodelor de management al calitatii la toate nivelurile de conducere ale institutiei. |
- Comunicarea interdepartamentala nu se realizeaza la nivelul indivizilor din IPS (ex. comunicarea legata de realizarea unor activitati comune); - Obiectivele clare de performanta sunt stabilite doar pentru serviciile publice comunitare. |
|
Cai de actiune: - Stabilirea de obiective de performanta pentru toate departamentele - Implementarea managementului documentelor în cel mai scurt timp posibil - Îmbunatatirea comunicarii interdepartamentale prin postarea, saptamânala, pe site/server a activitatilor fiecarui compartiment. |
|
1.3 Ce face nivelul de conducere pentru motivarea si mobilizarea personalului, stimularea implicarii sale actionând ca exemplu?
|
Observatii favorabile |
Observatii nefavorabile |
|
- Manifesta dorinta de schimbare acceptând observatii si propuneri pentru îmbunatatirea stilului de management prin implementarea auditului de sistem, care reprezinta o evaluare în profunzime a sistemelor de conducere si control intern. - Sustine si finanteaza activitatile de formare si perfectionare profesionala în cadrul programului de pregatire continua a institutiei.(Participarea personalului la cursurile si seminarile organizate de Centrul Regional de Formare Continua pentru Administratia
Publica Locala Dorin care s-a suspendat pentru o perioada de 6 luni pentru a pleca cu o bursa în strainatate - dl. Prefect a sustinut si a sprijinit demersul lui) . - Conducerea este deschisa la schimbare acceptând observatii si sugestii venite din partea angajatilor care sa duca la îmbunatatirea managementului (implementarea CAF, parteneriate, proiecte) - Acorda asistenta personalului pentru a-l ajuta sa finalizeze proiectele, sa atinga obiectivele si scopurile stabilite. - Încrederea care este acordata angajatilor prin repartizarea unor lucrari care sa puna în valoare cât mai mult capacitatile intelectuale ale angajatilor (ex.: se pot repartiza lucrari importante unor functionari care sunt angajati de curând în institutie tocmai pentru a le da încredere si curaj în fortele proprii) -Punerea în aplicare a masurilor adoptate pentru acordarea de recompense si pentru recunoasterea meritelor (ex. Premiile lunare care se acorda angajatilor care au depus eforturi sporite în activitatea zilnica si care si-au îndeplinit cu succes obiectivele) - Ofera libertatea de alegere a echipelor de lucru (Echipa CAF, echipe pe proiecte etc.) - Actioneaza în conformitate cu valorile esentiale declarate (profesionalism, respect, apreciere, egalitate) - Încurajeaza delegarea responsabilitatilor (compartimentul Control Legalitate) |
Absenta feed-back-ului privind realizarea anumitor sarcini ducând la lipsa de initiative personale, creativitate. |
|
Cai de actiune: - Acordarea de feed back tuturor angajatilor în urma obtinerii unor rezultate, fie ca sunt pozitive fie ca sunt negative; - Oferirea unor solutii de program flexibil (persoane care au copii la scoala si care sa vina mai târziu si sa plece mai târziu) - Amenajarea unui spatiu pentru servirea mesei,team building -în cadrul IPS - Încurajarea practicilor de tipul discutiilor interactive (brainstorming) - Stabilirea de întâlniri lunare cu colectivele de lucru, pe strategiile create la nivel de compartiment, în vederea monitorizarii stadiului de implementare. |
|
1.4 Ce face nivelul de conducere pentru a gestiona relatiile cu factorii politici; dar cu partenerii interni si externi ai institutiei?
|
Observatii favorabile |
Observatii nefavorabile |
|
- A organizat serviciile publice de evidenta si eliberare pasapoarte si regim permise de conducere si înmatriculare vehicule tinând cont de noile principii ale managementului calitatii (aparatura electronica de evidenta si eliberare numere de ordine, eliberarea în regim de urgenta a documentelor solicitate) - Dezvolta si mentine relatii sistematice cu autoritatile publice locale în plan institutional prin Colegiul Prefectural, si alte comisii, iar în plan neinstitutional prin întâlniri periodice cu conducerile autoritatilor publice pe zone din cadrul judetului si cu reprezentanti ai societatii civile. - Stabileste parteneriate în conformitate cu planificarea strategica (parteneriate cu ONG-uri) - Se implica în activitatile altor organizatii si grupuri de interese (prin participarea la conferinte, evenimente organizate de ambasade etc.) - Cunoaste modul în care este perceputa institutia din exterior prin monitorizarea zilnica a presei |
- Lipsesc întâlnirile de lucru programate cu parlamentarii, pentru analizarea problemelor judetului si identificarea initiativelor legislative - Lipsesc parteneriatele strategice cu institutii publice si/sau actori privati din judet si regiune. |
|
Cai de actiune: - Stabilirea unui program de lucru cu parlamentarii (trimestrial), cu ONG-urile, mediul de afaceri, sindicatele si învatamântul superior de catre Cancelaria IPS - implementarea unei solutii tip Networking- retea la nivel judetean- regional |
|
|
