4.1 Care sunt masurile existente pentru a ne asigura ca institutia identifica si dezvolta relatii de parteneriat constructive ?
|
Observatii favorabile |
Observatii nefavorabile |
|
- A initiat acorduri de parteneriat cu institutii si ONG-uri pentru realizarea unor proiecte sociale, de infrastructura si educatie, definind responsabilitatile clare în relatiile cu partenerii: Proiectul "Europa la tine acasa - Caravana mobila"- în parteneriat cu asociatia Pro Vita Sibiu. Proiectul "O scoala prietenoasa" în parteneriat cu Inspectoratul scolar, Consiliul Judetean, Asociatia Romilor din Marginime; - identifica partenerii importanti si initiaza Parteneriate - utilizarea bazei de date existente în cadrul IPS - postarea pe site a obiectivelor si actiunilor întreprinse de IPS în vederea atragerii de noi parteneri precum si de încheierea de parteneriate |
Nu se cunosc de catre toti angajatii proiectele de parteneriat derulate de IPS Nu avem protocoale încheiate cu mediul de afaceri în vederea schimbului de informatii privind realizarea de proiecte pentru dezvoltarea societatii sibiene |
|
Cai de actiune: Crearea unei sectiuni în cadrul site-ului unde vor fi postate parteneriatele derulate, în derulare precum si intentiile viitoare. Atragerea mediului de afaceri în parteneriate care sa aiba impact mare asupra societatii |
|
4.2 Care sunt masurile existente pentru a ne asigura ca institutia dezvolta si pune în aplicare relatii de parteneriat cu beneficiarii (clientii/cetateni) si/sau cu partenerii (interni/externi)?
|
Observatii favorabile |
Observatii nefavorabile |
|
- În cadrul institutiei este organizat compartimentul de relatii publice prin care se asigura comunicarea cu cetatenii judetului si nu numai, primirea în audienta, preluarea si raspunsul la sugestiile populatiei - institutia a depus pentru finantare proiectul "Centrul de informare europeana" - Transparenta institutiei si a actelor administrative pe care le elaboreaza este asigurata printr-o politica de comunicare si consultare cu beneficiarii prin conferinte de presa, interviuri, comunicate de presa, mesaje, rapoarte periodice si nu în ultimul rând pagina web a institutiei. - dezvolta o politica de comunicare cu beneficiarii (telverde, posibilitatea de a posta pe site sugestiile si propunerile cetatenilor) 1. proiecte finantate si în derulare (Europa la tine acasa - Caravana Mobila) 2. Dezbateri pe diverse teme gazduite de IPS 3. Colocviile profesionale derulate de catre IPS în parteneriat cu CJS - asigura accesul tuturor beneficiarilor la orice informatie relevanta (avizierul institutiei include informatiile de interes public; program cu publicul prelungit în fiecare zi) |
Nu se mediatizeaza existenta telverde din cadrul IPS Lipsesc analizele activitatilor in parteneriat, evaluarile acestor parteneriate |
|
Cai de actiune: Mediatizarea existentei telverde din cadrul IPS prin intranet, internet, buletin informativ, fluturasi, pliante Analiza activitatilor derulate în parteneriat si prezentarea rezultatelor pe intranet |
|
4.3 Care sunt masurile existente pentru a ne asigura ca institutia gestioneaza cunostintele (knowledge/know-how)?
|
Observatii favorabile |
Observatii nefavorabile |
|
- Preocupare permanenta pentru a asigura accesul tuturor angajatilor la informatiile relevante pentru realizarea obiectivelor si a sarcinilor de serviciu prin organizarea si participarea la seminarii, mese rotunde, dezbateri prin accesul la reteaua intranet si internet, prin intermediul notelor interne. 1.asigura accesul la informatii relevante si actualizate (Legis) 2.prezinta interes în aplicarea metodelor noi , inovatoare în activitatile sale (managementul documentelor) Institutia se preocupa de pregatirea angajatilor prin sustinerea participarii la cursuri, achizitionarea de soft-uri dedicate. Angajatii participa la seminarii, dezbateri publice (Conventia Regionala a multiplicatorilor de informatie europeana) |
Cunostintele acumulate în urma participarii la cursuri, seminarii, vizite de studiu nu sunt diseminate în cadrul institutiei |
|
Cai de actiune: - introducerea unei practici de diseminarea a cunostintelor acumulate în urma participarii la cursuri, seminarii, vizite de studiu: publicare pe intranet a rapoartelor întocmite, publicarea în buletinul informativ, discutii informale. - Crearea unor sisteme de comunicare interna (pagina intranet, mesagerie instantanee) |
|
4.4 Care sunt masurile existente pentru a ne asigura ca institutia gestioneaza resursele financiare?
|
Observatii favorabile |
Observatii nefavorabile |
|
- Prin mecanismele proprii de control intern (autocontrol si control între fazele lantului procedural, controlul ierarhic, controlul financiar preventiv, auditul public intern) se evalueaza sistematic si se mentine la un nivel acceptabil riscurile associate structurilor, programelor, proiectelor sau operatiunilor institutiei, asigurând astfel realizarea obiectivelor generale si strategice - Obiectivele stabilite prin Strategia institutiei sunt sustinute financiar prin capitolele bugetare aprobate (alocarea sumelor de bani pt reparatii, achizitii etc). - introduce sisteme inovatoare de planificare bugetara (existenta soft-ului pentru contabilitatea generala, contabilitatea financiara, executiei bugetara, calcul salarii) - determina si monitorizeaza costurile produselor si serviciilor (în curs de implementare) - analizeaza riscurile si oportunitatile deciziilor financiare (se realizeaza de catre auditor) - Identifica surse financiare extrabugetare (ex. proiecte) pentru institutie |
Nu exista postat, pe site-ul institutiei IPS, bugetul de venituri si cheltuieli. |
|
Cai de actiune: Postarea, pe site-ul institutiei IPS, a bugetului de venituri si cheltuieli |
|
4.5 Care sunt masurile existente pentru a ne asigura ca institutia gestioneaza resursele tehnologice?
|
Observatii favorabile |
Observatii nefavorabile |
|
- Dotarea tuturor compartimentelor cu tehnica de calcul - Realizarea retelelor internet si intranet - Toate compartimentele aplica în mod eficient tehnologiile aflate în dotarea institutiei pentru realizarea sarcinilor de serviciu, în gestionarea cunostintelor, în procesul de învatare si perfectionare si în relatiile cu partenerii (frecvent se transmit informatii catre beneficiari pe internet - declaratiile lunare ale compartimentului contabilitate, raportarile lunare ale compartimentului resurse umane, raspunsuri pe Legea 544 care sunt solicitate prin adrese primite pe e-mailul institutiei) - implementeaza o politica integrata a tehnologiilor cu privire la obiectivele strategice si operationale (ex. au fost achizitionate computere performante, încercând sa se acopere necesarul) - aplica în mod eficient resursele tehnologice în procesul de învatare si în activitatile de perfectionare (toti angajatii au acces la internet) |
Nu toti angajatii dispun de tehnica de calcul |
|
Cai de actiune: Preocuparea în vederea dotarii cu calculatoare a tuturor angajatilor Inginerul de sistem trebuie sa cunoasca permanent necesarul resurselor tehnologice IT prin monitorizare stricta. |
|
4.6 Care sunt masurile existente pentru a ne asigura ca institutia gestioneaza imobilele, spatiile, echipamentele si materialele?
|
Observatii favorabile |
Observatii nefavorabile |
|
- Prin lucrarile de amenajare si modernizare a spatiilor asigura o utilizare eficienta a birourilor si a echipamentelor tehnice(a demarat o actiune majora de reabilitare a cladirii si birourilor). - optimizeaza amplasarea spatiala a serviciilor în raport cu nevoile si asteptarile beneficiarilor (ex. cele doua servicii publice comunitare regim premise de conducere si evidenta pasapoartelor care au fluidizat foarte mult afluxul de persoane) - asigura o utilizare eficienta a amenajarii birourilor si echipamentelor tehnice (angajatii sunt asezati în birouri în functie de specificul muncii fiecaruia - pe compartimente, servicii, având acces la facilitatile tehnologice) - dezvolta o politica directa sau indirecta (prin contract de servicii) de gestiune a echipamentelor si a lucrarilor (exista contracte de prestari servicii cu firma specializata pentru serviciile de curatenie) - sunt asigurate conditii bune de lucru în institutie (cladirea este în proces de renovare - parte din birouri au fost deja renovate, schimbat mobilierul, cumparate calculatoare noi si performante) |
Lipsa unui administrator care gestioneaza patrimoniul IPS Din cauza amplasarii palatului administrativ în zona istorica protejata acces greoi la parcare si mijloace de transport în comun. |
|
Cai de actiune: Identificarea unor solutii pentru realizarea unei parcari (colaborare cu biblioteca ASTRA) Întreprinderea demersurilor în vederea realizarii unui sens unic de circulatie pe strada Mitropoliei. Fundamentarea si justificarea oportunitatii crearii în statul de functii a postului de administrator. Amenajarea spatiului de servire a mesei pentru angajatii IPS în interiorul cladirii |
|
|
