4.1 Care sunt masurile existente pentru a ne asigura ca institutia identifica si dezvolta relatii de parteneriat constructive ?
|
Observatii favorabile |
Observatii nefavorabile |
|
- A initiat acorduri de parteneriat cu institutii si ONG-uri pentru realizarea unor proiecte sociale, de infrastructura si educatie, definind responsabilitatile clare īn relatiile cu partenerii: Proiectul "Europa la tine acasa - Caravana mobila"- īn parteneriat cu asociatia Pro Vita Sibiu. Proiectul "O scoala prietenoasa" īn parteneriat cu Inspectoratul scolar, Consiliul Judetean, Asociatia Romilor din Marginime; - identifica partenerii importanti si initiaza Parteneriate - utilizarea bazei de date existente īn cadrul IPS - postarea pe site a obiectivelor si actiunilor īntreprinse de IPS īn vederea atragerii de noi parteneri precum si de īncheierea de parteneriate |
Nu se cunosc de catre toti angajatii proiectele de parteneriat derulate de IPS Nu avem protocoale īncheiate cu mediul de afaceri īn vederea schimbului de informatii privind realizarea de proiecte pentru dezvoltarea societatii sibiene |
|
Cai de actiune: Crearea unei sectiuni īn cadrul site-ului unde vor fi postate parteneriatele derulate, īn derulare precum si intentiile viitoare. Atragerea mediului de afaceri īn parteneriate care sa aiba impact mare asupra societatii |
|
4.2 Care sunt masurile existente pentru a ne asigura ca institutia dezvolta si pune īn aplicare relatii de parteneriat cu beneficiarii (clientii/cetateni) si/sau cu partenerii (interni/externi)?
|
Observatii favorabile |
Observatii nefavorabile |
|
- Īn cadrul institutiei este organizat compartimentul de relatii publice prin care se asigura comunicarea cu cetatenii judetului si nu numai, primirea īn audienta, preluarea si raspunsul la sugestiile populatiei - institutia a depus pentru finantare proiectul "Centrul de informare europeana" - Transparenta institutiei si a actelor administrative pe care le elaboreaza este asigurata printr-o politica de comunicare si consultare cu beneficiarii prin conferinte de presa, interviuri, comunicate de presa, mesaje, rapoarte periodice si nu īn ultimul rānd pagina web a institutiei. - dezvolta o politica de comunicare cu beneficiarii (telverde, posibilitatea de a posta pe site sugestiile si propunerile cetatenilor) 1. proiecte finantate si īn derulare (Europa la tine acasa - Caravana Mobila) 2. Dezbateri pe diverse teme gazduite de IPS 3. Colocviile profesionale derulate de catre IPS īn parteneriat cu CJS - asigura accesul tuturor beneficiarilor la orice informatie relevanta (avizierul institutiei include informatiile de interes public; program cu publicul prelungit īn fiecare zi) |
Nu se mediatizeaza existenta telverde din cadrul IPS Lipsesc analizele activitatilor in parteneriat, evaluarile acestor parteneriate |
|
Cai de actiune: Mediatizarea existentei telverde din cadrul IPS prin intranet, internet, buletin informativ, fluturasi, pliante Analiza activitatilor derulate īn parteneriat si prezentarea rezultatelor pe intranet |
|
4.3 Care sunt masurile existente pentru a ne asigura ca institutia gestioneaza cunostintele (knowledge/know-how)?
|
Observatii favorabile |
Observatii nefavorabile |
|
- Preocupare permanenta pentru a asigura accesul tuturor angajatilor la informatiile relevante pentru realizarea obiectivelor si a sarcinilor de serviciu prin organizarea si participarea la seminarii, mese rotunde, dezbateri prin accesul la reteaua intranet si internet, prin intermediul notelor interne. 1.asigura accesul la informatii relevante si actualizate (Legis) 2.prezinta interes īn aplicarea metodelor noi , inovatoare īn activitatile sale (managementul documentelor) Institutia se preocupa de pregatirea angajatilor prin sustinerea participarii la cursuri, achizitionarea de soft-uri dedicate. Angajatii participa la seminarii, dezbateri publice (Conventia Regionala a multiplicatorilor de informatie europeana) |
Cunostintele acumulate īn urma participarii la cursuri, seminarii, vizite de studiu nu sunt diseminate īn cadrul institutiei |
|
Cai de actiune: - introducerea unei practici de diseminarea a cunostintelor acumulate īn urma participarii la cursuri, seminarii, vizite de studiu: publicare pe intranet a rapoartelor īntocmite, publicarea īn buletinul informativ, discutii informale. - Crearea unor sisteme de comunicare interna (pagina intranet, mesagerie instantanee) |
|
4.4 Care sunt masurile existente pentru a ne asigura ca institutia gestioneaza resursele financiare?
|
Observatii favorabile |
Observatii nefavorabile |
|
- Prin mecanismele proprii de control intern (autocontrol si control īntre fazele lantului procedural, controlul ierarhic, controlul financiar preventiv, auditul public intern) se evalueaza sistematic si se mentine la un nivel acceptabil riscurile associate structurilor, programelor, proiectelor sau operatiunilor institutiei, asigurānd astfel realizarea obiectivelor generale si strategice - Obiectivele stabilite prin Strategia institutiei sunt sustinute financiar prin capitolele bugetare aprobate (alocarea sumelor de bani pt reparatii, achizitii etc). - introduce sisteme inovatoare de planificare bugetara (existenta soft-ului pentru contabilitatea generala, contabilitatea financiara, executiei bugetara, calcul salarii) - determina si monitorizeaza costurile produselor si serviciilor (īn curs de implementare) - analizeaza riscurile si oportunitatile deciziilor financiare (se realizeaza de catre auditor) - Identifica surse financiare extrabugetare (ex. proiecte) pentru institutie |
Nu exista postat, pe site-ul institutiei IPS, bugetul de venituri si cheltuieli. |
|
Cai de actiune: Postarea, pe site-ul institutiei IPS, a bugetului de venituri si cheltuieli |
|
4.5 Care sunt masurile existente pentru a ne asigura ca institutia gestioneaza resursele tehnologice?
|
Observatii favorabile |
Observatii nefavorabile |
|
- Dotarea tuturor compartimentelor cu tehnica de calcul - Realizarea retelelor internet si intranet - Toate compartimentele aplica īn mod eficient tehnologiile aflate īn dotarea institutiei pentru realizarea sarcinilor de serviciu, īn gestionarea cunostintelor, īn procesul de īnvatare si perfectionare si īn relatiile cu partenerii (frecvent se transmit informatii catre beneficiari pe internet - declaratiile lunare ale compartimentului contabilitate, raportarile lunare ale compartimentului resurse umane, raspunsuri pe Legea 544 care sunt solicitate prin adrese primite pe e-mailul institutiei) - implementeaza o politica integrata a tehnologiilor cu privire la obiectivele strategice si operationale (ex. au fost achizitionate computere performante, īncercānd sa se acopere necesarul) - aplica īn mod eficient resursele tehnologice īn procesul de īnvatare si īn activitatile de perfectionare (toti angajatii au acces la internet) |
Nu toti angajatii dispun de tehnica de calcul |
|
Cai de actiune: Preocuparea īn vederea dotarii cu calculatoare a tuturor angajatilor Inginerul de sistem trebuie sa cunoasca permanent necesarul resurselor tehnologice IT prin monitorizare stricta. |
|
4.6 Care sunt masurile existente pentru a ne asigura ca institutia gestioneaza imobilele, spatiile, echipamentele si materialele?
|
Observatii favorabile |
Observatii nefavorabile |
|
- Prin lucrarile de amenajare si modernizare a spatiilor asigura o utilizare eficienta a birourilor si a echipamentelor tehnice(a demarat o actiune majora de reabilitare a cladirii si birourilor). - optimizeaza amplasarea spatiala a serviciilor īn raport cu nevoile si asteptarile beneficiarilor (ex. cele doua servicii publice comunitare regim premise de conducere si evidenta pasapoartelor care au fluidizat foarte mult afluxul de persoane) - asigura o utilizare eficienta a amenajarii birourilor si echipamentelor tehnice (angajatii sunt asezati īn birouri īn functie de specificul muncii fiecaruia - pe compartimente, servicii, avānd acces la facilitatile tehnologice) - dezvolta o politica directa sau indirecta (prin contract de servicii) de gestiune a echipamentelor si a lucrarilor (exista contracte de prestari servicii cu firma specializata pentru serviciile de curatenie) - sunt asigurate conditii bune de lucru īn institutie (cladirea este īn proces de renovare - parte din birouri au fost deja renovate, schimbat mobilierul, cumparate calculatoare noi si performante) |
Lipsa unui administrator care gestioneaza patrimoniul IPS Din cauza amplasarii palatului administrativ īn zona istorica protejata acces greoi la parcare si mijloace de transport īn comun. |
|
Cai de actiune: Identificarea unor solutii pentru realizarea unei parcari (colaborare cu biblioteca ASTRA) Īntreprinderea demersurilor īn vederea realizarii unui sens unic de circulatie pe strada Mitropoliei. Fundamentarea si justificarea oportunitatii crearii īn statul de functii a postului de administrator. Amenajarea spatiului de servire a mesei pentru angajatii IPS īn interiorul cladirii |
|
|
