Licitatii si procedurile de acordare a contractelor īn cazul programelor PHARE si ISPA

Informatii complete despre procedurile de licitatie se gasesc la adresa: https://www.europa.eu.int/comm/europaid/tender/gestion/index_en.htm

Īn cadrul programelor PHARE si ISPA desfasurarea licitatiilor si acordarea contractelor se face conform Ghidului Practic pentru Proceduri Contractuale aplicat contractelor finantate din bugetul general al Comunitatilor Europene īn contextul actiunilor externe (PRAG). Ele sunt implementate īn sistemul DIS (sistemul descentralizat de implementare, descentralizat fata de Comisia Europeana), ceea ce īnseamna ca autoritatile romānesti sunt responsabile cu punerea īn aplicare a programelor. Comisia exercita īnsa un control preventiv pāna la semnarea contractelor, ea fiind īn ultima instanta responsabila īn fata Statelor Membre cu privire la modul īn care banii sunt cheltuiti.

4.1 Derularea licitatiilor

Presupune urmatoarele etape:

4.1.1 Publicarea anuntului de licitatie

Pentru a asigura o cāt mai larga participare la licitatii si pentru transparenta, anunturile de licitatie īn cadrul programelor PHARE si ISPA se publica īn Jurnalul Oficial al Uniunii Europene (pentru licitatiile la nivel international) si īn tara beneficiara (pentru ambele tipuri de licitatii - nationale si internationale), precum si pe site-ul Oficiului EuropeAid din cadrul Comisiei Europene (https://europa.eu.int/comm/EuropeAid/index.htm). Licitatiile apar, de asemenea, pe pagina oficiala a Delegatiei din Romānia, www.infoeuropa.ro, īn sectiunea oportunitati de finantare.

Anuntul precizeaza Autoritatea Contractanta, scopul licitatiei, termenul limita de depunere a ofertelor si adresa de unde poate fi obtinut dosarul de licitatie.

4.1.2 Elaborarea dosarului de licitatie

Dosarul de licitatie contine informatii asupra scopului licitatiei de proiecte, regulile privind eligibilitatea solicitantilor, proiectelor si costurilor, precum si criteriile de evaluare, mentiuni cu privire la documentele ce trebuie anexate, informatii asupra procesului de evaluare (calendarul estimativ al evaluarii), conditiile contractuale aplicabile celor carora li se va acorda contractul.

4.1.3 Depunerea ofertelor

Ofertele trebuie depuse īn conformitate cu cerintele din dosarul de licitatie la sediul Autoritatii Contractante nu mai tārziu decāt data si timpul precizate īn anuntul de licitatie sau īn invitatia de participare la licitatie.

4.1.4 Evaluarea proiectelor

Ofertele sunt evaluate de un Comitet de Evaluare numit de Autoritatea Contractanta si aprobat de Delegatia Comisiei Europene īn Romānia. Comitetul de evaluare cuprinde un presedinte (fara drept de vot), un Secretar (fara drept de vot) si un numar impar de membri cu drept de vot (minim trei). Membrii cu drept de vot trebuie sa aiba cunostintele tehnice necesare pentru a realiza evaluarea.

Atāt membrii Comitetului de Evaluare, cāt si eventualii observatori semneaza declaratii de impartialitate si confidentialitate. Orice membru al Comitetului care are un potential conflict de interese īn raport cu activitatea de evaluare trebuie sa declare de īndata acest lucru si sa renunte la calitatea sa de participant la procesul de evaluare.

Procesul de evaluare cuprinde urmatoarele etape:

o        Depunerea si īnregistrarea ofertelor - Autoritatea Contractanta le īnregistreaza īn ordinea venirii si īnmāneaza confirmarea de primire celui care a depus oferta. Ofertele ramān sigilate pāna la momentul sesiunii de deschidere.

o        sedinta de pregatire: presedintele prezinta membrilor Comitetului de evaluare scopul general al licitatiei, reaminteste criteriile de selectie, explica procedura care trebuie urmata, verifica faptul ca toti membrii Comitetului de evaluare sunt familiarizati cu grila de evaluare tehnica.

o        Respectarea cerintelor formale - īn cadrul acestei sesiuni se verifica daca ofertele au fost primite la timp, daca pachetele sunt sigilate, daca plicul exterior contine ambele oferte, cea tehnica si cea financiara, daca exista vreo cerere de retragere a unei oferte;

o        Evaluarea conformitatii administrative si a eligibilitatii (sesiune publica cu exceptia contractelor de servicii) - Comitetul de evaluare analizeaza dosarele pentru a constata daca ofertele sunt complete si corecte (conformitate administrativa, mai precis daca exista toate documentele cerute) si daca ofertantul si oferta sunt eligibili. Daca anumite clarificari sunt necesare, acestea sunt solicitate numai īn scris.

Īn cazul contractelor de bunuri si lucrari, se anunta public numele participantilor la licitatie, preturile ofertelor, depunerea garantiilor de licitatie.

o        Evaluarea tehnica consta īn aprecierea de catre membrii Comitetului de evaluare a calitatii tehnice a ofertelor.

Pentru achizitii de bunuri si lucrari, se verifica conformitatea ofertelor cu conditiile tehnice prevazute īn dosarul de licitatie.

Pentru servicii, evaluarea are loc pe baza grilei de evaluare inclusa īn dosarul de licitatie. Asupra acestei grile nu se pot opera modificari, odata ce a fost publicata. Fiecare membru poate acorda un punctaj de maxim 100 de puncte, īn concordanta cu grila. Daca īn dosarul de licitatie s-au prevazut interviuri, Comisia de evaluare, dupa stabilirea concluziilor previzionale si īnainte de īncheierea evaluarii finale a ofertelor tehnice, decide intervievarea membrilor cheie ai echipei propusi īn oferta tehnica (numai pentru ofertele care au realizat minimum 80 puncte).

Īn acest caz, expertii propusi de ofertanti sunt intervievati de Comisia de evaluare, preferabil īn mod colectiv, la intervale apropiate, care sa permita comparatia. Īn baza acestor interviuri, Comisia de evaluare, fara modificarea structurii sau a ponderii criteriilor prevazute īn grila de evaluare tehnica, decide, daca este necesar, ajustarea punctajele ofertelor.

o        Evaluarea financiara. Dupa efectuarea evaluarii tehnice, se trece la evaluarea ofertelor financiare pentru ofertele de licitatie care au fost admise la evaluarea tehnica.

Pentru achizitii de bunuri si lucrari, se alege oferta cea mai avantajoasa economic dintre cele corespunzatoare din punct de vedere tehnic. Ofertele peste valoarea maxima a contractului sunt eliminate de la īnceput.

Pentru contractele de servicii, īn stabilirea evaluarii finale, evaluarea tehnica reprezinta 80%, iar cea financiara 20%. 

Compararea ofertelor ia in calcul toate cheltuielile (taxe, costurile directe si globale etc.) cu exceptia cheltuielilor restituibile la prezentarea dovezii de plata.

o     Alegerea ofertantului (ofertantilor) calificat(ti) pentru executia contractului;

o     Aprobarea raportului de evaluare - recomandarea de acordare a contractului este īnaintata de catre Autoritatea Contractanta spre aprobare Delegatiei Comisiei Europene, care verifica corectitudinea aplicarii procedurilor de selectie si evaluare.

4.1.5 Acordarea contractului si anuntarea cāstigatorului

Dupa ce raportul de evaluare este aprobat de catre Delegatia Comisiei Europene, Autoritatea Contractanta īl anunta pe candidatul cāstigator si pregateste contractul pentru a fi semnat. Contractul se redacteaza īn trei exemplare, pe care Autoritatea Contractanta le semneaza si le trimite apoi candidatului cāstigator, care trebuie sa le contrasemneze si sa trimita īnapoi Autoritatii Contractante, īn cel mult 30 de zile, doua dintre acestea.

4.1.6 Publicarea rezultatelor

Autoritatea Contractanta īi informeaza pe ceilalti candidati sau ofertanti despre rezultatul evaluarii, precizānd si motivele deciziei luate. Dupa ce contractul este semnat, Autoritatea Contractanta pregateste anuntul de acordare a contractului, care este publicat pe Internet (site-ul Oficiului EuropeAid) sau īn mass-media.

4.2 Criterii de eligibilitate si principii generale

4.2.1 Reguli referitoare la nationalitate si origine

Nationalitate: Contractele sunt deschise īn mod egal tuturor persoanelor fizice si juridice din Statele Membre ale Uniunii Europene (Austria, Belgia, Danemarca, Finlanda, Franta, Germania, Grecia, Irlanda, Italia, Luxemburg, Marea Britanie, Norvegia, Olanda, Portugalia, Spania) si din tarile candidate la aderare din Europa Centrala si de Est sau viitoare state membre (Bulgaria, Romānia si respectiv Cehia, Estonia, Letonia, Lituania, Polonia, Slovacia, Slovenia si Ungaria). Celelalte trei tari candidate, Cipru, Malta si Turcia (care sunt incluse in programul MEDA) pot de asemenea sa participe la licitatiile PHARE.

Origine: Toate bunurile, echipamentele, precum si expertii angajati īn cadrul unui contract finantat prin PHARE sau ISPA trebuie sa provina dintr-o tara a Uniunii Europene sau candidata la aderare, conform regulii referitoare la nationalitate, enuntata mai sus. La licitatie, participantii trebuie sa specifice originea bunurilor. Contractantii trebuie sa prezinte Autoritatii Contractante un certificat de origine, care trebuie sa fie completat de autoritatile competente din tara de origine a furnizorului sau a bunurilor si sa corespunda acordurilor internationale semnate de tara respectiva.

Exceptii de la regulile referitoare la nationalitate si a origine

Astfel de derogari pot fi acordate numai de Comisia Europeana, de la caz la caz, īnainte ca procedura de licitatie sa fie lansata.

4.2.2 Criterii pentru excludere

Persoanele fizice sau juridice nu au dreptul sa participe la licitatii sau sa īncheie contracte daca:

a)      se afla īn stare de faliment sau lichidare, daca afacerile lor sunt sub administrare judecatoreasca, daca au īncheiat anumite īntelegeri cu creditorii, daca au suspendat activitatile de afaceri etc. sau constituie obiectul unor proceduri de declarare a falimentului, lichidarii, de trecere sub administrare judecatoreasca, sau legate de anumite īntelegeri cu creditorii;

b)      au fost condamnate pentru grave abateri profesionale printr-o hotarāre judecatoreasca definitiva;

c)      se fac vinovate de grave abateri profesionale, pe care Autoritatea Contractanta le poate demonstra prin orice mijloc;

d)      nu si-au īndeplinit obligatiile de plata a contributiilor sociale sau a taxelor si impozitelor īn conformitate cu reglementarile existente īn tara īn care īsi au sediul sau din tara īn care īsi are sediul Autoritatea Contractanta sau din tara unde contractul urmeaza a fi pus īn aplicare;

e)      au fost condamnate prin hotarāre judecatoreasca definitiva pentru frauda, coruptie, implicare īn activitati criminale si alte activitati criminale īn detrimentul intereselor financiare ale Uniunii;

f)        nu si-au respectat obligatiile legate de alt contract finantat din fonduri comunitare;

Daca este necesar, Autoritatea Contractanta poate consulta serviciile specializate ale Comisiei Europene īn vederea aprecierii situatiei unor candidati sau ofertanti.

Contractele nu pot fi acordate unui ofertant care īn timpul licitatiei:

este subiectul unui conflict de interese;

este vinovat de denaturare a informatiilor furnizate Autoritatii Contractante īn timpul licitatiei sau nu a reusit sa furnizeze informatiile cerute de aceasta.

4.2.3 Penalitati administrative si financiare

Cei dovediti a fi vinovati īn furnizarea de declaratii false sau neīndeplinirea obligatiilor contractuale īntr-o procedura precedenta vor fi exclusi de la adjudecarea de contracte finantate din bugetul Uniunii pentru o perioada de maxim 2 ani, cu posibilitatea de a se prelungi perioada la 3 ani īn situatii repetate. Penalitatile financiare īn astfel de situatii sunt īntre 2 si 10% din valoarea contractului īn discutie cu posibilitatea de crestere la 4-20% īn situatii repetate īn 5 ani.

4.2.4 Vizibilitate si publicitate

Contractorii pentru servicii, lucrari si bunuri īn cadrul programelor / proiectelor finantate din bugetul Uniunii Europene trebuie sa asigure cunoasterea faptului ca banii provin total sau partial de la Uniunea Europeana.

4.2.5 Alte principii generale

Concurenta loiala: pentru a evita conflictele de interese, orice firma (inclusiv firme din acelasi grup constituit legal, alti membri ai aceluiasi consortiu si subcontractori)  sau expert care contribuie la pregatirea unui proiect nu va participa la licitatiile care utilizeaza rezultatele acestei activitati de pregatire.

Principii de acordare a contractelor: procesul de acordare a contractului trebuie sa respecte principiile transparentei operatiunilor, proportionalitatii, tratamentului egal si nediscriminarii.

Cea mai buna valoare pentru bani: Trebuie sa fie selectata cea mai avantajoasa oferta din punct de vedere economic. 

Nu se va actiona retroactiv: Contractele intra īn vigoare din data semnarii lor de catre ultimul semnatar. Nu se pot debloca fonduri si nu se pot furniza servicii sau bunuri īnainte de semnarea contractului. Toate contractele trebuie sa contina datele exacte la care au fost semnate de partile contractante.

Utilizarea documentelor standard: Trebuie utilizate formatele standard de contracte si documente.

Arhivarea documentelor: Documentele scrise ale īntregului proces de licitatie si contractare sunt confidentiale si trebuie pastrate de Beneficiar timp de sapte ani de la data ultimei plati īn cadrul proiectului. Aceste documente trebuie sa includa ofertele originale depuse īn cadrul licitatiilor, dosarele de licitatie si de corespondenta aferenta, precum si toate celelalte documente.

4.2.6 Clauze etice

Orice īncercare a unui candidat sau participant la licitatie de a obtine informatii confidentiale, de a īncheia acorduri ilegale cu concurentii sau de a influenta decizia Comitetului de evaluare sau a Autoritatii Contractante īn legatura cu licitatia va conduce la respingerea candidaturii acestuia. Cānd īsi depun candidatura sau oferta, candidatul sau ofertantul trebuie sa declare ca nu sunt īn situatia de conflict de interes si ca nu au nici o legatura particulara cu alti ofertanti sau candidati implicati īn proiect. Orice schimbare a acestei situatii īn timpul aplicarii contractului trebuie sa fie imediat anuntata Autoritatii Contractante.

De asemenea, functionarii publici sau alti oficiali din administratia publica a tarii beneficiare a asistentei, indiferent de situatia lor administrativa, nu trebuie sa fie angajati ca experti de catre ofertanti.

Contractorul trebuie sa actioneze tot timpul impartial si īn concordanta cu codul de conduita specific profesiei sale. El nu trebuie sa detina legaturi care sa compromita nici independenta sa de actiune, nici pe cea a angajatilor sai.

Contractorul trebuie sa respecte, pe toata durata contractului, drepturile omului, precum si sa nu aduca vreo ofensa obiceiurilor culturale, politice si religioase ale tarii beneficiare a asistentei.

Trebuie sa pastreze confidentialitatea si secretul profesional pe toata durata de desfasurare a contractului si dupa.

Autoritatea Contractanta īsi rezerva dreptul de a suspenda sau anula finantarea proiectului īn cazul īn care sunt descoperite practici corupte, de orice tip, īn orice stadii ale procesului de acordare a contractului sau īn timpul implementarii unui contract si daca Autoritatea Contractanta nu reuseste sa ia masurile necesare remedierii situatiei.

4.3 Proceduri de acordare a contractelor

4.3.1 Licitatie cu o singura oferta

Beneficiarul poate acorda contracte pe baza unei singure oferte īn cazul tuturor contractelor (de bunuri, servicii sau lucrari) īn valoare de maxim 5.000 de EURO.

4.3.2 Contract cadru

Se poate folosi pentru contractele de servicii cu o valoare cuprinsa īntre 5.000 si 200.000 EURO. Este vorba de contracte de asistenta tehnica, pe termen scurt si cu o durata de performanta (durata serviciilor actuale care urmeaza a fi furnizate). Un astfel de contract se poate īncheia pentru maxim 4 ani de zile. El ofera acces la asistenta tehnica īntr-o perioada de timp mult mai scurta decāt īn cazul procedurii competitive negociate care este singura alternativa la acest tip de contract. Nu e suficient de clar ce inseamna contract cadru

4.3.3 Licitatie competitiva negociata

Beneficiarul poate acorda un contract printr-o procedura competitiva negociata, fara publicarea unui anunt de licitatie, īn urmatoarele situatii:

o        pentru contracte de servicii de peste 5.000 de EURO si pāna la 200.000 EURO (cānd contractul cadru nu poate fi utilizat pentru ca expertiza tehnica necesara nu este disponibila prin contract cadru sau sectorul respectiv nu este acoperit de un contract cadru);

o        pentru contracte de furnizare de bunuri de peste 5.000 de EURO si pāna la 30.000 EURO;

o        pentru contracte de lucrari de peste 5.000 de EURO si pāna la 300.000 EURO.

Beneficiarul alcatuieste o lista cuprinzānd cel putin trei furnizori la alegerea sa (de servicii, bunuri sau lucrari, īn functie de tipul de contract). Candidatilor li se trimite o scrisoare de invitatie de participare la licitatie īnsotita de dosarul de licitatie. Ei trebuie sa-si depuna oferta la Autoritatea Contractanta nu mai tārziu de data specificata īn invitatie. Candidatii alesi trebuie sa aiba totusi minim 30 de zile la dispozitie pentru pregatirea ofertei.

Ofertele se depun īn doua plicuri, unul cu oferta tehnica si celalalt cu cea financiara.

Ofertle sunt deschise si evaluate de catre un Comitet de evaluare. La sfārsitul procedurii se alege oferta cea mai avantajoasa din punct de vedere economic.

4.3.4 Licitatie internationala restrānsa cu precalificare

Licitatia restrānsa (cu precalificare) se utilizeaza pentru acordarea contractelor de servicii de minim 200.000 EURO sau īn cazuri exceptionale pentru contractele de lucrari cu o valoare de peste 5.000.000 EURO (cānd proiectele au caracteristici speciale).

Anuntul de licitatie trebuie publicat īn Jurnalul Oficial al Comisiei Europene, pe Internet (via Delegatia Comisiei Europene īn Romānia) si īn mass-media cea mai potrivita obiectivului contractului.

Anuntul trebuie sa mentioneze subiectul contractului, Autoritatea Contractanta, bugetul maxim disponibil, calendarul estimat al activitatilor si criteriile de selectie. Minim 30 de zile de la publicarea anuntului sunt acordate candidatilor pentru depunerea cererilor de īnscriere la licitatie (denumite "exprimarea interesului"). Termenul limita este ales īn functie de valoarea si complexitatea contractului.

Stabilirea listelor scurte (precalificarea)

Listele scurte sunt elaborate de un Comitet de evaluare ai carui membri sunt numiti de catre Autoritatea Contractanta. Comitetul este format dintr-un Presedinte fara drept de vot si dintr-un numar impar de membri cu drept de vot (minim trei si care sa aiba capacitatea tehnica si administrativa pentru o astfel de evaluare), plus un secretar fara drept de vot. Membrii Comitetului trebuie sa semneze o Declaratie de impartialitate si confidentialitate (īn care se angajeaza sa īsi īndeplineasca responsabilitatile cinstit si corect, sa fie independenti de partile implicate īn proces).

Procesul de selectie consta īn:

o        alcatuirea unei liste lungi cu toate solicitarile primite;

o        eliminarea candidatilor neeligibili;

o        verificarea situatiei financiare a candidatilor (exprimate de exemplu prin bilantul contabil si profitul pe ultimii trei ani);

o        verificarea capacitatilor tehnice si profesionale ale candidatilor, utilizānd criteriile de selectie publicate īn anuntul pentru licitatie (nr. anual mediu de angajati), marimea si experienta profesionala a liderilor acestora si serviciile  majore prestate īn domeniul contractului īn ultimii ani).

Lista scurta trebuie sa contina un minim de patru si un maxim de opt candidati (daca sunt mai putin de 4 se anuleaza licitatia, daca sunt mai mult de 8 se aplica formula "Cei mai buni" si se introduc criterii suplimentare cum ar fi: performantele īn contracte anterioare, īntāietate candidatilor care s-au implicat anterior īn proiecte majore la nivel international si acele proiecte erau relevante pentru contractul actual, consortiile au īntāietate īn fata firmelor individuale).

Īntreaga procedura este īnregistrata īntr-un Raport referitor la lista scurta care trebuie semnat de catre Presedinte, de catre membrii votanti si de catre Secretar.

Lista scurta este publicata pe Internet (site-ul EuropeAid), iar dosarul de licitatie este trimis tuturor candidatilor selectati pe lista scurta. Īn acelasi timp, Autoritatea Contractanta īi va informa īn scris pe candidatii respinsi.

Īn cadrul acestei proceduri trebuie sa treaca cel putin 50 de zile īntre data expedierii invitatiilor catre participantii la licitatie si termenul limita pentru primirea ofertelor (īn situatii exceptionale, aceasta perioada poate fi scurtata).

4.3.5. Licitatie locala deschisa

Se foloseste pentru:

• contracte de furnizare de bunuri īn valoare de cel putin 30.000 EURO si de cel mult 150.000 EURO;
• contracte de lucrari de cel putin 300.000 EURO si de pāna la 5.000.000 EURO printr-o licitatie locala deschisa.

Īn acest caz, anuntul este publicat īn mass-media din Romānia si trebuie sa contina referiri la numarul dosarului si la tipul contractului, precum si un minim de informatii referitoare la bunurile (respectiv lucrarile) care urmeaza sa fie furnizate, īmpreuna cu adresele de la care companiile pot obtine informatii suplimentare (anuntul complet si dosarul de licitatie).

Comisia Europeana publica pe Internet referinta unei astfel de proceduri (numarul dosarului de licitatie, tara beneficara, Autoritatea Contractanta si tipul contractului), indicānd adresa de unde firmele pot obtine informatii suplimentare.

Īn cadrul acestei proceduri, trebuie sa treaca cel putin 30 de zile pentru contractele de furnizare de bunuri si, respectiv, 60 de zile pentru contractele de lucrari īntre data publicarii anuntului īn presa si termenul pentru primirea ofertelor.

4.3.6. Licitatie internationala deschisa

Se foloseste pentru:

• contracte de furnizare de bunuri īn valoare de 150.000 EURO sau mai mult;
• contracte de lucrari īn valoare de 5.000.000 EURO sau mai mult.

Anuntul de licitatie se publica īn Jurnalul Oficial al Comisiei Europene, pe pagina de Internet a Comisiei Europene (site-ul Europe Aid) si īn mass-media locala. El trebuie sa identifice clar subiectul contractului si Autoritatea Contractanta. Trebuie sa contina referinte la numarul dosarului si la tipul de contract, precum si informatii minimale īn legatura cu bunurile (respectiv lucrarile) care urmeaza sa fie furnizate (respectiv executate), alaturi de adresa de la care firmele pot obtine informatii suplimentare (anuntul de licitatie complet si dosarul de licitatie).

Īn cadrul acestei proceduri, trebuie sa treaca cel putin 60 de zile pentru contractele de furnizare de bunuri si respectiv 90 de zile pentru contractele de lucrari īntre data publicarii anuntului si termenul pentru primirea ofertelor.

Autoritatea Contractanta va da dosarul de licitatie la cerere viitorilor ofertanti. Datorita marimii sale si costurilor de tiparire (mai ales la contractele de lucrari) acesta se furnizeaza, de regula, contra cost. Dosarul trebuie sa fie disponibil pentru consultare la sediul Autoritatii Contractante.

4.4 Dosarul de licitatie

Dosarul de licitatie trebuie sa contina toate prevederile si informatiile de care cei invitati la licitatie au nevoie pentru a-si prezenta ofertele:

o        procedurile care trebuie urmate;

o        documentele care trebuie prezentate;

o        conditii de eligibilitate;

o        criterii de selectie si punctajele lor;

o        prevederi referitoare la subcontractare etc.

De asemenea, modul īn care este redactat dosarul trebuie sa permita si executarea adecvata a contractului, precum si desfasurarea īn bune conditii a procedurii de licitatie si acordare a contractului.

Continutul dosarului de licitatie difera īn functie de tipul de contract (servicii, bunuri sau lucrari). Printre documentele care se regasesc īntr-un dosar de licitatie se numara:

Instructiunile pentru participantii la licitatie:

• Tipul contractului (servicii, bunuri sau lucrari, dupa caz)
• Criteriile de evaluare pentru licitatie - grila de evaluare (si orice alte sub-criterii) si punctajele lor (īn cazul contractelor de servicii). Pentru contractele de bunuri si lucrari, avānd īn vedere marea varietate de bunuri sau lucrari si natura lor tehnica, grila va avea un format DA/NU care sa permita o evaluare clara a gradului īn care oferta corespunde specificatiilor tehnice.
• Daca sunt prevazute interviuri, locul si data la care vor avea loc (de regula, pentru contractele de servicii)
• Daca sunt permise mai multe variante de oferte.
• Daca, si in ce proportii, este permisa sub-contractarea (de ex. la contractele de servicii nu se poate subcontracta, de regula, mai mult de 30% din valoarea contractului)
• Bugetul maxim disponibil pentru contract (pentru contractele de servicii)
• Moneda ofertei (EURO sau ROL)
• Formatul care trebuie utilizat de catre banci sau alte institutii similare pentru furnizarea garantiei de participare la licitatie 1-2% din bugetul disponibil pentru acest contract - pentru contractele de lucrari si bunuri).

Lista scurta a candidatilor

(numai īn cazul licitatiilor restrānse - vezi anterior), īn urma procesului de selectie.

Scopul acesteia este anuntarea numelor candidatilor selectati pe lista scurta pentru licitatie (se stipuleaza faptul ca acestia nu pot forma aliante sau realiza subcontractari īntre ei).

4.4.3 Proiectul de contract si anexele

Acestea includ:

• Conditiile specifice contractului fata de conditiile contractuale generale si īn fata carora prevaleaza īn situatie de conflict;
• Termenii de referinta pentru proiect (urmeaza sa devina anexa la contract) - pentru contractele de servicii;
• O structura generala pentru Organizare si metodologie realizata de participantii la licitatie si un format standard pentru CV-urile personalului, care vor deveni anexa la contract - pentru contractele de servicii;
• Formatul de buget, elaborat de participantul la licitatie, care va deveni anexa la contract;
• Formatul listei de lucrari (pentru contractele de lucrari);
• Anexele tehnice, care contin planuri si specificatii tehnice, precum si un calendar estimativ pentru derularea proiectului (īn cazul contractelor de furnizare de bunuri si de lucrari);
• Formularul care trebuie utilizat de o banca sau de o institutie similara pentru a oferi o garantie pentru plata īn avans, pentru buna executie (īn cazul contractelor de furnizare de bunuri si de lucrari);
• Orice informatie contractuala suplimentara (cum ar fi de exemplu aranjamente fiscale pentru contracte finantate din bugetul Uniunii).

Formatul ofertei de licitatie

Daca acest format nu este respectat, oferta de licitatie va fi respinsa.

Ofertele de licitatie trebuie sa fie trimise Autoritatii Contarctante la adresa si pāna la termenul limita specificate īn scrisoarea de invitatie la licitatie.

Ofertele de licitatie trebuie trimise īntr-un plic sigilat care sa contina doua plicuri separate, unul cu oferta tehnica si celalalt cu oferta financiara.

Oferta tehnica trebuie sa īndeplineasca specificatiile tehnice din toate punctele de vedere.

Oferta financiara trebuie sa fie exprimata īn moneda solicitata īn dosarul de licitatie si prezentata īn formatul standard pentru a facilita comparatia cu alte oferte financiare. Daca acest format nu este respectat, oferta va fi respinsa.

Perioada de valabilitate a ofertelor este fixata la 90 de zile de la termenul limita de depunere a ofertelor. Īn cazuri exceptionale, īnainte ca perioada de valabilitate a ofertelor sa expire, Autoritatea Contractanta le poate cere participantilor la licitatie sa prelungeasca perioada cu un anumit numar de zile, dar nu mai mult de 40 de zile.

Cāstigatorul licitatiei trebuie sa-si mentina oferta pentru īnca 60 de zile de la data la care s-a anuntat acordarea contractului.

4.5 Anularea licitatiei

Autoritatea Contractanta poate decide, īnainte de semnarea contractului, anularea licitatiei din urmatoarele motive:

procedura de licitatie a fost fara succes: nu a fost primita nici o oferta corespunzatoare din punct de vedere financiar si cantitativ sau nu s-a primit nici o oferta;

informatia de natura economica si tehnica a fost modificata substantial;

circumstante exceptionale sau caz de forta majora fac imposibila executarea contractului;

toate ofertele conforme din punct de vedere tehnic depasesc resursele financiare disponibile pentru acest contract;

au fost nereguli īn desfasurarea procedurii (de ex. nu s-a respectat principiul concurentei loiale).

Daca o astfel de anulare se produce, ofertantii vor fi informati īn scris cāt mai repede posibil cu privire la motivele care au stat la baza acestei decizii a Autoritatii Contractante.

Dupa anulare, Autoritatea Contractanta are urmatoarele posibilitati:

sa lanseze o noua licitatie;

sa deschida negocieri cu unul sau mai multi ofertanti care satisfac criteriile de selectie si au depus oferte corespunzatoare din punct de vedere tehnic (aceasta optiune nu este valabila pentru cazul īn care s-au descoperit nereguli īn desfasurarea licitatiei);

neadjudecarea contractului.

4.6 Modificarea contractelor

Contractele pot necesita anumite modificari pe parcursul derularii lor. Modificarile la contract se realizeaza printr-un addendum la contract, semnat de ambele parti sau prin ordin administrativ (pentru contractele de servicii atunci cānd impactul financiar este mai mic de 15% din bugetul initial disponibil).

Principii generale:

o        modificarile la contract pot fi efectuate numai pe durata executiei contractului si nu au efect retroactiv;

o        addendumul nu trebuie sa schimbe conditiile de selectie īn baza carora a fost acordat contractul;

o        preturile unitare si ratele onorariilor trebuie sa fie identice cu cele din contractul initial, cu exceptia cazului īn care contractul initial prevede altfel;

o        scopul de baza al contractului nu trebuie modificat.

Bugetul disponibil nu trebuie sa fie depasit. Schimbari majore, rezultānd īn modificari semnificative ale specificatiilor tehnice ale contractelor de bunuri si lucrari, nu pot fi realizate prin addendum.