CONCEPTUL DE SISTEM INFORMAŢIONAL
Sistemul conducator - format din ansamblul resurselor umane organizat astfel încât, prin folosirea unor proceduri specifice, precum si a sistemului informational ca instrument de lucru, sa asigure conducerea eficienta a procesului de baza;
Sistemul condus - este reprezentat prin ansamblul de resurse umane, materiale si financiare, menit sa asigure realizarea obiectivului;
Sistemul informational - reprezentat prin totalitatea metodelor, procedeelor si mijloacelor înfaptuirii operatiilor de înregistrare, culegere, prelucrare, sistematizare, transmitere, verificare si depozitare a informatiilor privind fluxurile de bunuri materiale si financiare, totalitatea informatiilor si resurselor umane.
Sistemul economic este o combinatie de personal, echipamente si alte mijloace care opereaza, pe baza unor metode proiectate, pentru realizarea obiectivelor unei organizatii. Sistemul economic este un or 20420v216u ganism unic, care suporta pe parcurs diferite schimbari, fapt care impune atât înfaptuirea unor îmbunatatiri, cât si valabilitatea performantelor sale.
În realizarea lucrarilor care fac obiectul unitatii economice, o importanta deosebita o prezinta sistemul informational. El este o componenta a managementului care exercita o mare influenta asupra functionarii eficiente a unitatii economice.
Sistemul informational managerial presupune folosirea metodelor moderne de calcul si analiza economica, programarea, optimizarea proceselor manageriale si elaborarea de metode previzionale, precum si tipizarea unor scheme de circuite informationale la nivelul managerului si a colaboratorilor acestuia.
Figura 1.8. Componentele sistemului economic
Întregul proces managerial apare ca un proces de însusire si transmitere a informatiei. Pe baza informatiilor primite, managerul are posibilitatea de a lua o decizie. Adoptarea deciziei genereaza la rândul ei o informatie, informatia decizionala, care se transmite la executanti sub forma de sarcini, comenzi, ordine, normative, etc. si îi impulsioneaza pe acestia la actiuni orientate spre scopuri precise. Practic, transpunerea deciziei în actiune este legata de sistemul informational care asigura transmiterea si urmarirea realizarii ei.
Fiecare manager reprezinta un nod al retelei comunicationale în care se întrepatrund o serie de informatii. Sistemul informational poate fi definit ca un ansamblu complex, organizat de oameni, masini, programe si activitati practice, concretizate în compartimente cu legaturi informationale, alcatuind un cadru organizatoric prin intermediul caruia se elaboreaza si se folosesc informatiile.
În conceperea, elaborarea si proiectarea unui sistem informational, ca si în cazul perfectionarii sau rationalizarii acestuia, trebuie sa se respecte o serie de principii de baza.
Printre acestea mentionam:
subordonarea conceptiei si functionarii sistemului informational cerintelor conducerii unitatii;
intercolerarea sistemului informational cu structura organizatorica si cu sistemul decizional;
asigurarea unitatii metodologice de tratare a informatiilor;
concentrarea sistemului informational asupra furnizarii informatiilor privind abaterile esentiale de la obiective, norme, standarde, etc.;
asigurarea unui timp corespunzator de reactie decizionala si operationala pentru toti beneficiarii de informatii;
obtinerea de maximum de informatii finale din fondul de informatii primare;
generarea de sisteme informationale ai caror parametri constructivi si functionali sa confere flexibilitate ridicata;
realizarea unei permanente evaluari si comparari a efectelor cantitative si calitative ale sistemului informational cu costurile realizarii si functionarii lui (principiul eficientei); realizarea unui echilibru optim între efectele sistemului informational si valoarea resurselor informationale alocate.
Sistemul informational modern furnizeaza informatii cu un nivel calitativ ridicat privind ansamblul si interdependenta proceselor conduse, asigura un timp de raspuns minim, adica procesul de informare urmareste fidel, în timp real procesul fizic.
Desfasurarea procesului fizic livreaza un flux continuu de informatii, urmarind evolutia proceselor si permite stabilirea abaterilor de la regimul normal. Pe aceasta baza, conducerea, cunoscând conditiile si factorii care influenteaza activitatea economica, poate sa prevada tendintele de evolutie sau sa ia masuri chiar în momentul aparitiei abaterilor.
Caracteristica generala de functionare a unui sistem informational o constituie flexibilitatea, posibilitatea modificarii sale în mod avantajos la aparitia unor situatii noi generate de cresterea necesitatii de informatii sau de introducerea de noi mijloace si metode de prelucrare. În cadrul masurilor care se iau pentru cresterea eficientei întregii activitati a unitatii economice, nu trebuie neglijata perfectionarea continua a sistemului informational.
În definirea sistemului informational se opereaza cu notiunile de flux, circuit si canal informational.
Fluxul informational reprezinta o categorie sau un ansamblu de informatii necesare desfasurarii unor anumite operatii, actiuni sau activitati ce se transmit între emitent si destinatar, cu precizarea punctelor intermediare de trecere. El este caracterizat prin continut, volum, frecventa, procese de obtinere, calitate, directie, forma, suport, cost etc.
Fluxul informational constituie baza sistemului de informare, fundamentul pentru care acesta este conceput, în asa fel încât sa serveasca în conditii optime procesul de conducere pe diferitele sale trepte ierarhice.
Sensul circulatiei în fluxul informational poate fi ascendent, descendent sau colateral. Ca parte a sistemului informational, fluxul informational, permite atingerea obiectivelor spre care evolueaza sistemul considerat.
În concordanta cu diferitele faze ale sistemului managerial, fluxul informational poate fi împartit în urmatoarele faze componente:
stabilirea liniei generale a politicii unitatii economice;
stabilirea strategiei în cadrul perspectivei concepute de manager;
alegerea tacticii în realizarea planurilor operative;
mobilizarea resurselor si utilizarea optima a acestora.
Fluxurile informationale se pot clasifica în:
fluxuri exterioare sau interioare;
macro sau micro;
verticale, orizontale sau oblice;
ascendente sau descendente;
pentru intrari, iesiri sau prelucrari;
tehnice operative, contabile, statistice, etc.;
sistematice sau nesistematice, etc.
conflict de interese între persoana care filtreaza si organizatie;
efecte negative ce ar putea avea informatia nefiltrata fata de persoana care o filtreaza;
frica de a nu supara sefii sau de a deveni nepopular, etc.
lipsa selectivitatii circulatiei informatiilor;
paralelismele în circulatia acestora;
volumul mare de informatii cerut, datorita unei conceptii supercentralizate, etc.
informale - circula în mod spontan între compartimente sau indivizi în functie de necesitati.
dupa natura lor:
cantitative;
calitative;
de comparatie.
dupa modul de exprimare:
orale - expuse prin viu grai;
scrise - consemnate de regula pe hârtie;
audio-vizuale - se adreseaza concomitent vazului si auzului si implica aparatura speciala (calculatoare, circuit de televiziune, tablouri de comanda etc.)
dupa directia vehicularii:
descendente - se transmit de la nivelurile ierarhice superioare la cele inferioare ale managementului si sunt alcatuite preponderent din decizii, instructiuni, metodologii etc.;
ascendente - se transmit de la esaloanele inferioare la cele superioare si reflecta cu prioritate modul de realizare a obiectivelor si deciziilor;
orizontale - se transmit între titularii de posturi situate pe acelasi nivel ierarhic si au un caracter functional si de cooperare.
dupa functia în cadrul sistemului:
de intrare;
de iesire;
de stare;
de cooperare;
de executie.
dupa modul de organizare a înregistrarii si prelucrarii:
tehnico-operative - utilizate preponderent de managementul de nivel inferior pentru a controla munca executantilor;
de evidenta - utilizate îndeosebi pentru fundamentarea si evaluarea deciziilor pe termen scurt;
statistice - reflecta sub forma preponderent numerica principalele activitati ale unitatii economice si au un caracter postoperativ.
dupa natura proceselor:
cercetare-dezvoltare;
productie;
comerciale;
financiar-contabile;
personal.
dupa gradul de obligativitate:
imperative - emise de conducatori, fiind destinate nivelurilor ierarhice inferioare si luarea în considerare a mesajului informational este obligatoriu;
neimperative - au un caracter informativ, luarea în considerare a mesajului informational nu este obligatorie.
în functie de situarea în timp:
active, dinamice, operative - culese în timpul desfasurarii procesului, care pot fi folosite pentru influentarea evolutiei ulterioare imediate a acestuia;
pasive, istorice - reflecte procese terminate si care, în consecinta, nu pot fi utilizate pentru influentarea imediata a proceselor reprezentate, dar sunt utile în modelele previzionale;
previzionale - se refera la procese a caror desfasurare nu a început înca.
în functie de continut:
primare - consemneaza un eveniment simplu;
complexe - se obtin prin angrenarea si prelucrarea informatiilor primare;
sintetice - reprezinta acele informatii complexe care caracterizeaza în mod concentrat laturile calitative ale proceselor economice la diferite nivele organizatorice;
grupate - reprezinta mai multe tipuri de informatii ordonate dupa anumite reguli si a caror analiza simultana sau corelare permite stabilirea legaturilor cauzale si a influentelor reciproce dintre fenomene,etc.
Managementul modern se manifesta pregnant printr-un ritm ridicat de perfectionare a sistemului informational.
O contributie majora în aceasta privinta o au perfectionarile tehnice si cresterea în ritm rapid a numarului mijloacelor de tratare a informatiilor si în primul rând a computerelor.
Organizarea de banci de date reprezinta o caracteristica a perfectionarii sistemelor informationale. Interconectarea sistemelor automate de prelucrare a datelor amplifica gradul de valorificare a informatiilor.
|
