Nota:
Acest document in aceasta forma este un document general.
El se va detalia pe masura in functie de caracteristicile de organizare ale centrului si pe masura desfasurarii activitatii, atunci cand se modifica modul de implementare al diferitelor sarcini
Manualul de proceduri este parte a contractului de sub-licenta.
Lipsa acestui manual sau necunosterea si/sau nerespectarea prevederilor sale poate atrage suspendarea licentei.
Manual de proceduri - cuprins
Prevederi generale
Folosirea Numelui si Logo-ului ECDL
Personal
Coordonatorul Centrului de Testare
Examinatori
Instructori
Responsabil IT
Alte categorii de personal
Documente
Cardul de aptitudini ECDL
Descriere
Comanda de carduri
Fisa de inregistrare si completarea cardului cu datele candidatului
Pastrarea cardului
Completarea cardului cu rezultate
Permisul ECDL
Descriere
Solicitarea permisului
Transmiterea permisului catre candidati
Bateria de teste ECDL
Arhiva de documente
Inregistrari. Baza de date.
Baza de date ECDL ROMANIA
Baza de date a centrului
Examinarea
Programarea examinarii
Pregatirea examinarii
Desfasurarea examinarii
Raportarea examinarii
Rezultate
Contestatii
Procedura de contestatie privind desfasurarea examinarii
Procedura de contestatie privind notarea testelor
Procedura de contestatie privind organizarea activitatii ECDL
Plati catre ECDLR
Conditii generale
Plata cardurilor de aptitudini
Plata examinarilor
Plata taxei de eliberare a Permiselor ECDL
Plata taxei acreditarii salii mobile
Efectuarea platilor
Asigurarea calitatii
Proceduri de Audit intern
Audit extern
Incheierea activitatii
Lista Anexe
ANEXA II - Model solicitare carduri
ANEXA III - Cerere acreditare examinator
ANEXA IV - model solicitare permise
ANEXA V - Fisa de inregistrare candidat ECDL
ANEXA VI - model solicitare examinare
ANEXA VII - model programare examinare
ANEXA VIII - lista regulilor de examinare
ANEXA IX - model raport examinare
ANEXA XI - Cerere examinator (personala)
Manual de proceduri
Varianta _____ din data __________
Manualul include toate elementele esentiale in desfasurarea activitatii ECDL si este pus la dispozitia tuturor examinatorilor care isi desfasoara activitatea in cadrul Centrului, atat pentru instruire cat si pentru desfasuraea activitatii. In el sunt desemnate cu exactitate persoanele responsabile pentru fiecare activitate.
Persoanele care au luat la cunostinta de continutul acestui manual vor semna intr-o lista nominala care va fi pastrata alaturi de acest manual si in care se va pastra si data luarii la cunostinta. In cazul in care manualul sufera modificari, persoanele implicate in activitatea ECDL ale caror indatoriri sunt afectate de modificarile facute vor lua la cunostinta ultima forma a manualului. Sarcina pastrarii acestor liste revine Coordonatorului.
Manualul sta la baza efectuarii auditului procedurilor folosite de centrul de testare si este parte a contractului de sub-licenta.
Coordonatorul Centrului este responsabil de pregatirea si revizuirea manualului de proceduri in conformitate cu standardele ECDL in vigoare.
Prevederile privind Reprezentantul Regional se aplica numai in zonele unde este numit un astfel de reprezentant.
Folosirea logo-ului si a numelui ECDL se va face numai cu aprobarea Coordonatorului Centrului de testare.
Coordonatorul centrului de testare va notifica ECDL ROMANIA daca el, sau oricare alt angajat sau colaborator al Centrului, a observat folosirea necorespunzatoare a logo-ului sau numelui ECDL
In momentul stabilirii sau efectuarii neanuntate a unui audit al centrului de testare, Coordonatorul va asigura reprezentarea Centrului in fata auditorilor ECDLR.
Va asigura ca toate comunicarile de la ECDLR sunt luate in considerare si transmise persoanelor responsabile.
______________ , _____________, pregatire, certificat ECDL nr............................
Coordonatorul va urmari afisarea vizibila a certificatelor examinatorilor in incinta centrului.
Procedura de Acreditare a noilor examinatori
Coordonatorul centrului de testare adreseaza o cerere in scris catre ECDL ROMANIA, conform modelului prezentat in Anexa III, la care anexeaza copia de CI.
La cerere se ataseaza documente care probeaza calificarile mentionate (copii), copii dupa documente care sa confirme angajarea persoanelor propuse in organigrama centrului si o cerere a examinatorului (Anexa XI).
Coordonatorul urmareste obtinerea acreditarii examinatorilor si primirea si afisarea certificatelor de examinatori.
Un centru nu poate programa la examinare examinatori ai propriului centru fara a anunta in prealabil ECDL ROMANIA confirm procedurii de mai sus. Un centru nu poate programa la examinare examinatori ai altor centre.
Centrul va asigura pastrarea Cardului in conditii de siguranta in ......
In cazul in care cardul este inmanat candidatului, se intocmeste un proces verbal de predare-primire in acest sens.
Coordonatorul va desemna examinatorul / examinatorii autorizati sa completeze cardurile de aptitudini.
Urmatoarele detalii vor fi trecute in Card pentru fiecare test luat.
o Semnatura lizibila a Examinatorului care a completat cardul
Data la care a fost promovat testul.
o Stampila oficiala a Centrului
Modificari ale altor rubrici din Cardul ECDL vor fi facute numai cu aprobarea Coordonatorului, intr-un mod care sa permita lizibilitatea atat a inregistrarii originale cat si a modificarii. Astfel de modificari trebuie sa fie semnate si datate de catre un Examinator.
Se va evita patarea cardurilor de aptitudini sau folosirea substantelor corectoare.
Avand in vedere ca un Card de aptitudini este valabil timp de 3 ani de la data sustinerii primului examen, in cazul in care primul examen sustinut de un candidat nu este promovat, se va face urmatoarea mentiune pe spatele cardului respectivului candidat:
[Numele centrului][data examinarii][modulul testat] - examenul nu a fost promovat - [semnatura examinator si stampila centru]
Toti angajatii Centrului au luat la cunostinta urmatoarele:
QTB este un document confidential si este subiectul unor controale severe. QTB este proprietatea ECDLR. Orice detinere a QTB sau a unei parti a QTB fara acordul scris al ECDL ROMANIA reprezinta o incalcare a Standardelor ECDL si a prevederilor contractuale.
Copii ale QTB, fie partiale sau complete, vor fi detinute numai de examinatori autorizati. Ele vor intra in posesia acestora numai cu aprobarea scrisa a ECDL ROMANIA S.A. sau urmare a aplicarii unei proceduri autorizate de ECDL ROMANIA si numai pentru o perioada determinata.
Numele examinatorilor care au astfel de copii vor fi inregistrate. Metode de asigurare a securitatii cerute pentru QTB vor fi comunicate clar examinatorilor care detin copii de catre persoana autorizata care le inmineaza aceste copii.
Copii dupa testele din QTB pot fi facute numai pentru folosirea lor de catre candidati la sustinerea de examene organizate. Astfel de copii vor fi facute numai cu autorizatia ECDL ROMANIA S.A. sau urmare a aplicarii unei proceduri autorizate de ECDL ROMANIA. Angajatii centrului de testare nu vor putea detine copii ilegale ale QTB.
Exemple de lucrari scrise vor fi oferite numai cu aprobarea ECDL ROMANIA si vor fi in mod clar identificate.
Centrul de testare nu va oferi candidatilor intrebari sau lucrari scrise nici din versiuni anterioare ale QTB care au intrat in posesia centrului.
Se pastreaza la arhiva centrului urmatoarele documente primite de la ECDL ROMANIA
Distrugerea documentelor confidentiale
Documentele confidentiale vor fi distruse prin rupere in fasii sau cu o masina de tocat hartie.
Baza de date privind sustinerea examinarii este configurata astfel incat permite:
Identificarea dupa candidat
Pentru un candidat dat, trebuie sa fie posibila determinarea urmatoarelor date, pentru toate testele sustinute, inclusiv cele nereusite sau repetate.
Identificarea dupa sustinerea testului
Pentru un test sustinut, trebuie sa fie posibila determinarea urmatoarelor date:
o Va raspunde intrebarilor candidatilor privind clarificarea enunturilor, fara a le oferi raspunsul corect
o La sfarsitul testarii, examinatorul va strange de la candidati foile cu intrebari, ciornele si va colecta fisierele rezultate de pe calculatoarele candidatilor. Candidatilor nu li se va permite parasirea salii cu materiale legate de examinare.
o Va verifica daca exista fisiere rezultate in urma examinarii pe harddisk si dupa colectare si asigurarea copierii corecte se sterg.
Lucrarile scrise trebuie pastrate in conditii de siguranta daca sunt pastrate, sau altfel trebuie distruse fiind confidentiale.
In cazul incalcarii regulilor de examinare de catre un candidat, testarea acelui candidat va inceta. Motivele incetarii testarii se vor mentiona in raportul de examinare.
Examinatorul centrului semneaza raportul intocmit de supervizorul ECDL ROMANIA si isi poate adauga observatiile personale privind desfasurarea examinarii in conditiile standardelor ECDL.
In raport se vor nota orice probleme intampinate semnificative pentru ECDL ROMANIA sau centrul de testare.
O copie a raportului va fi pastrata in arhiva centrului de testare.
Termenul de corectare a testelor este de 10 zile lucratoare.
Coordonatorul trebuie sa asigure informarea prompta a candidatilor asupra rezultatelor obtinute.
Un candidat care nu a promovat un examen trebuie sa fie informat asupra momentului in care un alt examen pentru acelasi modul este programat.
Reprezentantul Centrului de testare va prelua contestatia de la candidat si il va ruga pe acesta sa prevada in aceasta modul de contactare dorit pentru comunicarea rezultatelor contestatiei.
Contestatia va primi un numar de intrare.
Centrul de testare va pastra la arhiva o copie a contestatiei si va transmite contestatia catre ECDL ROMANIA.
La cererea ECDL ROMANIA, Coordonatorul va oferi orice documente necesare si va facilita orice investigatie considerate necesara.
La primirea rezultatului de la ECDL ROMANIA, Coordonatorul Centrului va desemna o persoana sa informeze candidatul asupra rezultatului contestatiei.
Raspunsul primit de la ECDL ROMANIA se va pastra la arhiva centrului de testare.
Reprezentantul Centrului de testare va prelua contestatia de la candidat si il va ruga pe acesta sa prevada in aceasta modul de contactare dorit pentru comunicarea rezultatelor contestatiei.
Contestatia va primi un numar de intrare.
Centrul de testare va pastra la arhiva o copie a contestatiei si va transmite contestatia catre ECDL ROMANIA.
La cererea ECDL ROMANIA, Coordonatorul va oferi orice documente necesare si va facilita orice investigatie considerate necesara.
Rezultatul contestatiei va fi primit de la ECDL ROMANIA in termen de 10 zile lucratoare.
La primirea rezultatului de la ECDL ROMANIA, Coordonatorul Centrului va desemna o persoana sa informeze candidatul asupra rezultatului contestatiei.
Raspunsul primit de la ECDL ROMANIA se va pastra la arhiva centrului de testare.
Reprezentantul Centrului de testare va prelua contestatia de la candidat si il va ruga pe acesta sa prevada in aceasta modul de contactare dorit pentru comunicarea rezultatelor contestatiei.
Contestatia va primi un numar de intrare.
Coordonatorul va stabili daca analizarea contestatiei tine de centrul de testare sau de ECDL ROMANIA.
Daca analizarea contestatiei este de competenta Centrului de testare, Coordonatorul va desemna modul de rezolvare a contestatiei si va desemna persoana responsabila de efectuarea unei investigatii, daca se considera necesar. Persoana desemnata va prezenta un Raspuns Coordonatorului centrului de testare.
Daca se considera ca analizarea contestatiei este de competenta ECDL ROMANIA, Centrul de testare va pastra la arhiva o copie a contestatiei si va transmite contestatia catre ECDL ROMANIA.
La cererea ECDL ROMANIA, Coordonatorul va oferi orice documente necesare si va facilita orice investigatie considerate necesara.
La primirea rezultatului de la ECDL ROMANIA, Coordonatorul Centrului va desemna o persoana sa informeze candidatul asupra rezultatului contestatiei si va urmari realizarea acestei informari. Un document datat si semnat care sa probeze transmiterea acestei informari va fi pastrat la arhiva centrului
Raspunsul primit de la ECDL ROMANIA, respectiv raportul elaborat de persoana responsabila cu analizarea contestatiei, se va pastra la arhiva centrului de testare.
Documentele de confirmare a platii sunt trimise pe fax catre ECDL ROMANIA de catre Dl./Dna_______________ imediat dupa efectuarea platii. Toate facturile si ordinele de plata privind activitatea ECDL sunt indosariate si pastrate sub responsabilitatea Dlui/Dnei _______________.
Auditul va fi efectuat numai de persoane autorizate. O procedura specifica trebuie sa fie auditata numai de o persoana autorizata care nu este direct responsabila de munca auditata.
La sfarsitul auditului intern, persoana/persoanele care a/au realizat auditul va/vor intocmi un raport de audit intern. Acest Raport va fi inmanat Coordonatorului Centrului de testare. In momentul primirii Raportului de audit care constata abateri observate in cadrul auditului de conformitate, Coordonatorul este responsabil de corectarea acestor abateri dupa indicatii.
In momentul in care abaterile sunt corectate, Coordonatorul intocmeste o Anexa la Raportul de audit intern in termenul maxim fixat prin Contractul Standard de Centru de testare pentru remedierea abaterilor de la standardele ECDL, pe care il ataseaza raportului.
Raportul de audit intern si Anexa, daca exista, sunt pastrate la arhiva Centrului de testare.
Desfasurarea auditului
o Auditorul determina aria de activitate supusa examinarii si persoanele responsabile pentru acele activitati (auditatii).
o Auditatii sunt rugati sa descrie modul in care activitatile sunt efectuate
o Auditatul trebuie sa indice unde este descrisa procedura pentru activitatea in discutie in manualul de operare sau in orice alt document.
o Auditorul compara descrierea verbala cu documentatia procedurii si va discuta diferentele cu auditatul.
o Auditorul va cere dovezi obiective ca activitatea se desfasoara asa cum I-a fost descrisa, cum ar fi inregistrari sau alte dovezi fizice, dupa caz.
o Auditorul va inregistra rezultatele auditului, alaturi de recomandarile sale pentru eventuale schimbari si va prezenta raportul Coordonatorului Centrului de Testare.
Auditul se va desfasura in mod normal cu o programare prealabila, dar audituri neanuntate ale reprezentantilor ECDLR sau ECDLF vor fi acceptate.
In momentul in care ECDLR anunta efectuarea unui audit, Coordonatorul se asigura ca este disponibil in data auditului sau numeste Adjunctul sau o alta persoana autorizata sa-l inlocuiasca.
Coordonatorului Centrului de testare, sau in lipsa sa, Adjunctul sau numit sa-l inlocuiasca va fi disponibil, fara exceptie, pe intreaga durata a auditului.
Coordonatorul va anunta departamentele implicate in activitatea ECDL (ex: contabilitate, IT, marketing, etc.) asupra auditului si va pregati toate documentele la zi pentru data auditului.
Coordonatorul va permite si facilita accesul la toate documentele si inregistrarile folosite de Centrul de Testare in desfasurarea activitatii ECDL.
In momentul primirii Raportului de audit care constata abateri observate in cadrul auditului de conformitate, Coordonatorul este responsabil de corectarea acestor abateri dupa indicatii.
In momentul in care abaterile sunt corectate, Coordonatorul intocmeste un Raport pe care il transmite ECDLR in termenul maxim fixat prin Contractul Standard de Centru de testare
o transmite catre ECDLR toate inregistrarile cerute de aceste Standarde
o returneaza toate cardurile de aptitudini ECDL nefolosite
o verifica, ordona si urmareste plata tuturor restantelor financiare catre ECDLR (solicita confirmare din partea ECDLR)
o se asigura de existenta acordurilor de confidentialitate incheiate cu toti angajatii centrului implicati in activitatea ECDL
o solicita si verifica daca responsabilul IT a dezinstalat softul ATE, daca a folosit un astfel de soft
Redactat in numele Centrului de testare acreditat
Nume si prenume
Semnatura si stampila
o Anexa II - model solicitare carduri
o Anexa III - cerere acreditare examinator
o Anexa IV - model solicitare permise
o Anexa V - fisa inregistrare
o Anexa VI - model solicitare examinare
o Anexa VII - model programare examinare
o Anexa VIII - lista regulilor de examinare
o Anexa IX - model raport de examinare
o Anexa X - model contestatie
Am luat la cunostinta de continutul manualului de proceduri versiunea ____ din data___________:
|
Nume si prenume |
Pozitia |
Data |
Semnatura |
||||
|
ANTET CENTRU REF: COMANDA CARDURI
Prin e-mail subject: Nume Centru, Localitatea - Comanda carduri Nume Centru Localitatea Nr carduri comandate: Tip de card: - pret intreg - pret redus - pentru examinator - avansat modul ___ Modalitatea de expediere: - Fan Courier - prin delegat ECDL - prin delegat al centrului Nume reprezentant centru Nr de telefon Nota: Daca este cazul, se
include in acest mesaj si solicitarea unei examinari, conform Anexei VI din
Manualul de proceduri. ANTET CENTRU REF: ACREDITARE EXAMINATORI
ANTET CENTRU ANEXA V - Fisa de
inregistrare candidat ECDL Aceasta este un model de fisa de
inregistrare pe care fiecare candidat trebuie sa o completeze in momentul
achizitionarii cardului de aptitudini. In antet se va insera sigla
centrului dumneavoastra de testare. Va rugam sa va asigurati ca ati primit de
la ECDL ROMANIA ultima versiune a fisei de inregistrare candidat. ( aceasta
versiune nu este obligatoriu
versiunea curenta ) ANTET CENTRU Subsemnatul, (se completează
de candidat) doresc sa achiziționez un Card de aptitudini ECDL
și, completând acest formular, declar că sunt de acord ca datele mele
personale, furnizate în acest formular, precum și cele privind rezultatele
obținute in procesul de certificare ECDL, să poată fi folosite de ECDL Romania si de Fundația ECDL Ltd. pentru
realizarea de baze de date si statistici. La cererea mea scrisă, ECDL ROMANIA
se obligă să actualizeze, să șteargă sau să mă informeze asupra datelor
prelucrate privind persoana mea, dar in cazul in care o terta persoana solicita
verificarea autenticitatii Permisului detinut, ma oblig sa garantez acesul la
informatiile privind validitatea Permisului. Totodata, imi asum obligatia de a
fi reexaminat gratuit de ECDL ROMANIA, in cazul in care exista dubii asupra
obtinerii Permisului, ECDL ROMANIA avand dreptul sa imi suspende Permisul pana
la clarificarea situatiei. Am fost informat ca valabilitatea cardului de
aptitudini este de 3 ani de la data sustinerii primului examen. In cazul
expirarii cardului de aptitudini, trebuie sa achizitionez un nou card de
aptitudini si sa sustin din nou examenele. Semnătură
candidat: _______________ (se completează
de reprezentantul autorizat al Centrului de testare) Persoanelor care completeaza acest formular le sunt garantate drepturile
potrivit Legii 677/2001. ECDL ROMANIA prelucrează datele cu caracter personal furnizate de dumneavoastră prin acest
document în scopul inscrierii dvs in procesul de certificare ECDL. Pe viitor, aceste date:
Email - Telefon fix/mobil ne permit să vă ținem la curent cu activitatea
noastră. Conform Legii nr. 677/2001, beneficiați de dreptul
de acces, de intervenție asupra datelor, dreptul de a nu fi supus unei decizii
individuale. PE FAX ANTET CENTRU REF: SOLICITARE SESIUNE
EXAMINARE ECDL Raport de examinare Nume Centru: Localitatea Ziua si data sesiunii
ANTET CENTRU Data: Semnatura si stampila Nota : se completeaza cate o cerere pentru fiecare
examinator. Includeti orice alte informatii considerati relevante Date
personale Nume : Prenume : Locul si data nasterii : CNP: Semnat de: Data: 1.
Examinator ........................... 2. Reprezentant autorizat Centru................... |
